Когда работаешь в IT-сфере, кажется, что главные проблемы всегда связаны с технологиями: баги в коде, дедлайны, которые приближаются быстрее, чем хотелось бы, и постоянно меняющиеся требования. Но мало кто осознает, что на самом деле часто провал проектов не связан с техническими ошибками, а с неправильной коммуникацией. Особенно это касается общения с IT-отделом, который зачастую говорит на «своем языке», непонятном для остальных.
IT-менеджеры, стремящиеся к успеху, могут столкнуться с непростыми вызовами в общении с разработчиками, и даже не заметить, как эти маленькие ошибки превращаются в большие проблемы. В этой статье мы разберем 5 самых распространенных ошибок в общении с IT-отделом, которые могут стоить вашему проекту успеха, и дадим практические советы, как их избежать.
Ошибка 1: Недооценка сложности задач
Менеджеры часто недооценивают сложность задач, выполняемых IT-отделом. Задачи вроде «добавить кнопку» или «изменить цвет фона» кажутся простыми, но за ними могут скрываться недели работы.
Почему возникает эта ошибка
Ошибка возникает из-за нехватки технических знаний. Менеджеры, не понимая архитектуру проекта, предполагают, что задачи решатся быстро. Это приводит к нереалистичным срокам, конфликтам в IT-команде и срыву проекта.
Чтобы избежать ошибок в коммуникации с IT-отделом, менеджеру нужно:
- Изучать технические аспекты — обсудите задачу с IT-специалистами, чтобы понимать ее сложность.
- Проводить регулярные встречи — следите за прогрессом и проблемами команды.
- Задавать вопросы — если что-то непонятно, уточняйте у IT-отдела.
- Использовать оценочные техники — привлекайте IT-команду к оценке сроков и ресурсов.
- Защищать команду от давления — будьте посредником между клиентом и IT-специалистами.
Эти шаги помогут улучшить общение с IT-отделом и избежать рисков в IT-проектах.
Пример из практики
Анна, проектный менеджер, получила запрос от клиента на добавление кнопки для скачивания PDF-отчетов. Анна, недооценив задачу, пообещала завершить работу за два дня. Но IT-отдел выяснил, что для этого нужно изменить архитектуру системы. Сроки были сорваны, команда оказалась под давлением, а клиент остался недоволен. После этого Анна начала всегда обсуждать задачи с IT-отделом перед установкой сроков и обещаниями клиенту.
Ошибка 2: Недостаточное вовлечение IT-отдела в планирование
Еще одна распространенная ошибка в управлении IT-проектами — это недостаточное вовлечение IT-специалистов на этапе планирования. Когда решения принимаются без участия команды разработчиков, это может привести к недоразумениям, неправильно поставленным задачам и в итоге к задержкам.
Почему возникает эта ошибка
Менеджеры часто думают, что планирование — это исключительно их задача, и IT-отдел должен подключаться уже на этапе реализации. Но без учета мнения тех, кто будет выполнять работу, высок риск неправильно оценить сроки, ресурсы и возможные риски.
Чтобы избежать проблем в управлении IT-проектами, менеджеру нужно:
- Включать IT-отдел в планирование с самого начала — обеспечьте присутствие ключевых специалистов на всех этапах обсуждения проекта.
- Регулярно консультироваться с разработчиками — спрашивайте их мнение о сроках и технических решениях.
- Учитывать возможные риски — IT-специалисты могут предвидеть потенциальные проблемы, которые менеджеры могут упустить.
- Создавать общую картину проекта — совместная работа помогает лучше понять, что нужно для успешного завершения проекта.
- Оценивать задачи вместе с командой — привлекайте IT-отдел к оценке сложности и сроков.
Эти меры помогут улучшить коммуникацию с IT-специалистами и минимизировать риски.
Пример из практики
Алексей, проектный менеджер, начал разработку нового приложения без участия IT-отдела на этапе планирования. Он сам оценил сроки и установил дедлайны, исходя из своего понимания задач. Когда IT-отдел приступил к работе, оказалось, что некоторые технические решения невозможно реализовать в заданные сроки, так как они требовали переписывания ключевых компонентов системы. В результате проект задержался, а Алексей понял, что нужно было включить разработчиков в процесс планирования с самого начала, чтобы избежать подобных ситуаций.
Ошибка 3: Непонимание технического сленга
Одной из частых ошибок менеджеров является непонимание технического жаргона, которым пользуются IT-специалисты. Когда менеджеры не знают значения терминов, это приводит к недопониманию задач и путанице в коммуникации. Это не просто история про «быть своим среди технарей». Иногда непонимание специфических терминов приводит к разночтению задачи. Чтобы избежать этого, нужно хорошо разбираться в терминологии, и начать с азов.
У нас есть 45 карточек для менеджера с IT терминами, которые помогут понять основы и разобраться с базовым сленгом. Скачать вы можете их абсолютно бесплатно. Забирайте и начинайте активно учить и использовать в своей профессиональной речи.
Почему возникает эта ошибка
IT-специалисты часто используют специфические термины, которые не всегда понятны людям, не работающим напрямую с технологиями. Если менеджер не знаком с этими терминами, он может неправильно интерпретировать информацию или не задавать уточняющие вопросы, боясь показаться некомпетентным.
Чтобы избежать ошибок в общении с IT-отделом, менеджеру следует:
- Изучить базовые технические термины — это поможет лучше понимать команду и избегать недопонимания.
- Не бояться задавать вопросы — лучше уточнить значение незнакомого термина, чем сделать ошибочные выводы.
- Использовать глоссарий — создайте список технических терминов и сокращений, которые часто используются в проекте.
- Проводить внутренние тренинги — организуйте обучение для менеджеров и других членов команды, чтобы они лучше понимали IT-специалистов.
- Пройти курс Techmind и научиться говорить с разработчиками на одном языке. Это курс не про терминологию. А про полное понимание технической стороны IT-проекта для менеджера. Именно то, что нужно, чтобы работать в IT сфере.
Эти шаги помогут избежать недопонимания и улучшить коммуникацию с IT-командой.
Пример из практики
Мария, проектный менеджер, столкнулась с задачей, в которой разработчики упомянули «рефакторинг кода». Не зная значения термина, она не уточнила, что это за процесс, и решила, что это просто небольшая правка. В итоге оказалось, что рефакторинг занял значительно больше времени, чем предполагалось, и проект затянулся. После этого случая Мария начала уделять больше внимания изучению технического жаргона и стала активно использовать глоссарий, который помогал ей и её команде лучше понимать друг друга.
Ошибка 4: Игнорирование обратной связи от IT-отдела
Игнорирование или недооценка обратной связи от IT-специалистов — это еще одна серьезная ошибка, которая может привести к провалу проекта. Когда менеджер не учитывает мнения команды, он рискует не заметить важные проблемы и упустить критические риски.
Почему возникает эта ошибка
Часто менеджеры сосредоточены на выполнении плана и могут посчитать, что любые замечания от IT-отдела — это просто попытка отложить сроки или усложнить процесс. Однако такие сигналы могут указывать на реальные проблемы, которые необходимо решить.
Чтобы избежать этой ошибки и эффективно управлять IT-проектами, менеджеру нужно:
- Прислушиваться к мнению IT-специалистов — они видят проект изнутри и могут предсказать возможные сложности.
- Проводить регулярные встречи для обсуждения проблем — создайте среду, где каждый может выразить своё мнение без страха быть непонятым.
- Документировать обратную связь — фиксируйте все замечания и предложения, чтобы не упустить важные детали.
- Анализировать и учитывать предложения IT-команды — принимайте во внимание предложенные улучшения и корректировки.
Эти рекомендации помогут наладить эффективное общение и избежать ошибок в управлении IT-проектами.
Пример из практики
Сергей, проектный менеджер, работал над крупным IT-проектом. На одном из этапов разработки IT-отдел начал сигнализировать о том, что выбранная архитектура системы может не выдержать нагрузки при масштабировании. Сергей, сосредоточенный на сроках, проигнорировал эти предупреждения, решив, что это лишние страхи. В результате, когда проект запустили, система начала давать сбои, и компания понесла значительные убытки. Сергей осознал свою ошибку и впредь стал внимательно прислушиваться к команде, проводя регулярные обсуждения возможных рисков и проблем.
Ошибка 5: Отсутствие четкого технического задания (ТЗ)
Отсутствие ТЗ — это одна из ключевых ошибок, которые могут привести к срыву проекта. Без ясного ТЗ IT-отдел может неправильно интерпретировать задачи, что приведет к недоразумениям, задержкам и переработке.
Почему возникает эта ошибка
Менеджеры могут недооценивать важность детализированного ТЗ, считая, что общих указаний и устных договоренностей будет достаточно. Однако IT-специалисты нуждаются в чётких и конкретных инструкциях, чтобы правильно выполнить задачи и избежать недоразумений.
Чтобы избежать проблем с управлением IT-командой, менеджеру нужно:
- Создавать детализированное ТЗ для каждой задачи — это позволит IT-отделу точно понимать, что от них требуется. Лучше потратить немного времени на составление четкого ТЗ, чем много времени на переделывание задачи.
- Включать в ТЗ все важные детали — указывайте конкретные требования, сроки, ожидаемые результаты.
- Проводить обсуждения ТЗ с IT-специалистами — убедитесь, что все понимают задачи одинаково и нет разночтений.
- Использовать стандартные шаблоны для ТЗ — это поможет структурировать информацию и избежать упущений.
- Обновлять ТЗ по мере необходимости — если возникают изменения в проекте, оперативно вносите их в ТЗ и сообщайте команде.
Эти шаги помогут создать чёткое понимание задач и избежать ошибок в коммуникации с IT-отделом.
Пример из практики
Екатерина, проектный менеджер, начала работу над разработкой нового модуля для веб-приложения. Она дала устное задание IT-отделу, предполагая, что команда правильно поймет ее ожидания. Однако разработчики поняли задачу иначе и потратили несколько недель на реализацию функционала, который не соответствовал первоначальному замыслу. В результате Екатерине пришлось пересмотреть задачу, создать подробное ТЗ и объяснить все детали. После этого разработка пошла по плану, и проект был успешно завершен.
Заключение
Ошибки в общении с IT-отделом могут стать серьезным препятствием на пути к успешному завершению проекта. Недооценка сложности задач, недостаточное вовлечение команды в планирование, непонимание технического жаргона, игнорирование обратной связи и отсутствие четкого технического задания — все это может привести к задержкам, недопониманию и даже провалу проекта.
Вооружившись правильными инструментами и подходами, менеджер может избежать этих проблем. Важно учиться понимать и уважать мнение IT-специалистов, регулярно с ними общаться и тщательно планировать каждый этап работы. Только так можно создать эффективную коммуникацию, минимизировать риски и достичь успеха в управлении IT-проектами.
И помните, успешный проект начинается с успешного общения. Если вы хотите стать идеальным проектным менеджером и не сойти с ума в мире IT, IAMPM всегда готов помочь вам развиваться и достигать новых высот. Techmind создан, чтобы сделать сложное понятным, а ваше обучение — интересным и увлекательным.