Одна из причин задержки сроков по сдаче проектов или даже откровенных провалов — непонятное задание, которое ошибочно было взято в работу без дополнительных уточнений и разъяснений от заказчика. Особенно часто этим «грешат» новички, поэтому первое время вам, как проектному менеджеру, лучше подстраховаться и проверять задачи нового специалиста.
Эта статья — продолжения цикла «Шпаргалка для менеджера». В предыдущих двух рассказали о «хороших и плохих» вопросах во время интервью и особенностях онбординга технических специалистов.
Контроль эстимейта от разработчиков
Что такое эстимейт?
Эстимейт (от англ. estimate – оценка, приблизительный расчет) – это термин, широко используемый в различных сферах деятельности, от бизнеса до инженерии и программирования. Эстимейт представляет собой оценку времени, ресурсов, стоимости или других ключевых параметров, необходимых для выполнения определенного проекта или задачи.
Ключевые аспекты эстимейта следующие:
- Приблизительность. Эстимейт всегда является приблизительным расчетом. Он основан на доступной информации и опыте, но не может учитывать все возможные переменные и неожиданности.
- Использование в управлении проектами. В управлении проектами эстимейты помогают планировать бюджет, распределять ресурсы и определять сроки. Они являются ключевым элементом в методологиях проектного менеджмента, таких как Agile и Scrum.
- Техники оценки. Существуют различные техники для создания эстимейтов, включая экспертные оценки, аналитические методы, исторические данные, а также статистические и вероятностные модели.
- Важность для бюджетирования. В бизнесе эстимейты часто используются для бюджетирования проектов и могут влиять на принятие решений в инвестициях и распределении финансовых ресурсов.
- Применение в разработке ПО. В сфере разработки программного обеспечения эстимейты помогают планировать спринты, распределять задачи между командами и управлять ожиданиями клиентов.
Эстимейт – это мощный инструмент в руках профессионалов, позволяющий планировать и прогнозировать ключевые аспекты проектов и задач. Хотя он никогда не бывает абсолютно точным, правильно составленный эстимейт может значительно улучшить планирование и управление в любой сфере деятельности.
Вызовы и ограничения
Одним из ключевых вызовов при создании эстимейтов является неопределенность. Многие факторы могут измениться, что повлияет на точность оценок. Проекты могут эволюционировать, и требования к ним могут изменяться, что требует пересмотра и корректировки эстимейтов.
Субъективность оценок и влияние человеческого фактора также являются важными аспектами. Это может включать в себя избыточный оптимизм или пессимизм при оценке.
Кому и для чего нужны эстимейты
Эстимейты имеют важное значение в разнообразных областях и для разных профессионалов. Они помогают в планировании, принятии решений и управлении рисками. Давайте рассмотрим основные группы, для которых эстимейты оказываются особенно полезными:
Руководители проектов и команды управления проектами
Цель: Расчет времени, ресурсов и бюджета, необходимых для достижения целей проекта.
Применение: Эстимейты помогают в составлении планов проекта, определении сроков доставки и распределении задач между членами команды.
Разработчики и инженеры
Цель: Оценка времени и усилий, требуемых для реализации технических задач или разработки продуктов.
Применение: Используется для планирования спринтов в Agile-методологиях, определения приоритетов и распределения рабочего времени.
Финансовые аналитики и бухгалтеры
Цель: Предсказание затрат, доходов и других финансовых показателей.
Применение: Важно для составления бюджетов, финансового планирования и анализа рентабельности проектов.
Маркетологи и рекламщики
Цель: Оценка эффективности рекламных кампаний, затрат на маркетинг и ожидаемой отдачи от маркетинговых усилий.
Применение: Помогает в планировании рекламных кампаний, распределении бюджета и прогнозировании результатов маркетинговых инициатив.
Предприниматели и стартапы
Цель: Оценка потребностей в финансировании, ресурсах и времени для запуска и развития нового бизнеса.
Применение: Используется для привлечения инвестиций, планирования роста и управления рисками.
Клиенты и заказчики
Цель: Получение информации о стоимости, сроках и ресурсах, необходимых для реализации их запросов или проектов.
Применение: Помогает в принятии решений о том, стоит ли начинать проект, и в выборе подрядчиков на основе их оценок.
Единицы измерения эстимейта
Единицы измерения эстимейта могут значительно варьироваться в зависимости от контекста и области применения. Важно выбирать единицу измерения, которая наиболее точно отражает характеристики проекта или задачи. Ниже приведены наиболее распространенные единицы измерения эстимейтов:
- Время. Часы/Дни/Недели/Месяцы: Широко используются в проектном управлении для оценки продолжительности задач или проектов. Человеко-часы/Человеко-дни: Применяются для оценки объема работы, учитывая время, которое потребуется одному человеку для её выполнения.
- Стоимость. Валютные единицы (доллары, евро, гривны и т.д.): Используются для оценки бюджета проекта, затрат на материалы, оплату труда и другие расходы. Проценты от бюджета: Это может быть процент от общего бюджета проекта, выделенный на определенную задачу или этап.
- Ресурсы. Единицы Ресурсов (материалы, оборудование и т.д.): Оценка количества необходимых материалов или оборудования. Человеческие Ресурсы (количество сотрудников, команд): Оценка численности персонала или команд, необходимых для выполнения задачи.
- Комплексные единицы. Баллы Усилий/Сложности (в Agile-методологиях): Это относительная оценка усилий или сложности задачи, часто используемая в скрам-методологии. Функциональные точки: Применяются в разработке ПО для оценки функциональности и сложности программных продуктов.
- Качественные показатели. Уровни приоритета (высокий, средний, низкий): Используются для определения важности или срочности задач. Оценки риска (высокий, умеренный, низкий): Оценка потенциальных рисков, связанных с проектом или задачей.
Выбор подходящих единиц измерения критичен для точности и полезности эстимейта. Неправильный выбор может привести к недопониманию, неправильному распределению ресурсов или даже к провалу проекта. Важно, чтобы выбранные единицы были понятны всем участникам проекта и соответствовали специфике задачи или проекта.
Эстимейт от Project manager
Project manager отвечает за работу команды и реализацию проекта в целом. В случае каких-либо проблем ответственность всегда на нем, поэтому необходимо, чтобы на всех этапах участники команды следовали общепринятым правилам и инструкциям.
Во время эстимейта PM-у важно следить за тем, чтобы:
- Разработчик или разработчица не брали задания с блокерами либо сразу их документировали. Это поможет обезопасить команду от возможных претензий клиента, если вдруг будут вопросы по таким задачам.
Блокер — это препятствие, которое затрудняет или делает невозможным выполнение задания. Например, отсутствие каких-то данных или доступов.
- IT-специалист эстимейтил только те задания, в которых ему понятно, что нужно сделать и какой результат должен быть. Если разработчик или разработчица видят, что задание поставлено некорректно, не хватает какой-то информации для выполнения, — им обязательно нужно уточнить все детали у Team Lead-а, Project Manager-а либо у заказчика. Ведь выполнение любой задачи без четкого ТЗ, — это потенциальная точка риска для всего проекта.
- Тесты должны быть учтены в задачах. Они по своей сути фиксируют поведение приложения. Когда в продукт вносят изменения, всегда есть вероятность появления технических ошибок или нарушения работы в бизнес-логике. Тесты позволяют это учесть и отследить. Добавьте к этому то, что программисты в среднем тратят на их создание около 20% своего времени, — и получите важную составляющую задачи, от которой сильно зависят сроки. При этом убирать тесты нежелательно, так как это может негативно сказаться на конечном результате и придется потом все переделывать.
В остальном процесс оценки задачи даже у новичков проходит без особых вопросов. Цель PM-а на этом этапе — убедиться, что все участники команды берутся выполнять понятные им задания со всей необходимой информацией для их реализации. Тогда работа над проектом будет проходить легче и без особых проблем, но об этом поговорим в следующей статье цикла «Шпаргалка для проектного менеджера».