Вам тоже знакома боль от неправильно сформулированных задач или несоответствия конечного продукта ожиданиям клиента? Чтобы избежать многих проблем с IT-проектом в будущем, надо «на берегу» понять, что действительно нужно заказчику. Как это сделать – научиться выявлять требования.
Одним из самых эффективных методов выявления требований является интервью с заказчиком. Благодаря интервью вы не только соберете необходимую информацию, но и установите доверительные отношения с клиентом. Давайте рассмотрим основные этапы подготовки и проведения удачного интервью, после которого у вас не останется вопросов к требованиям, а клиент не скажет: «Я хотел совсем иначе, переделайте!».
Преимущества и недостатки интервьюирования
Чтобы получить максимальную пользу от интервью, надо уметь пользоваться его преимуществами и осторожно обходить недостатки. Поэтому сначала познакомимся с ними.
Преимущества проведения интервью
Проджект-менеджеры выделяют 5 ключевых преимуществ:
- Личное взаимодействие. Интервью позволяет установить непосредственный контакт с заказчиком, что способствует более доверительным и открытым отношениям.
- Гибкость в вопросах. Возможность адаптироваться к ответам заказчика и задавать уточняющие вопросы во время беседы позволяет глубже разобраться в требованиях и получить более точные данные.
- Глубокое понимание контекста. Во время интервью можно детально изучить контекст проекта, понять бизнес-цели и задачи, что помогает точнее определить требования и ожидания заказчика.
- Возможность выявления скрытых требований. Личное общение способствует выявлению неочевидных потребностей и проблем, которые могут быть пропущены при использовании других методов сбора требований.
- Непосредственная обратная связь. Интервью позволяет сразу получать реакцию на заданные вопросы и быстро уточнять непонятные моменты, что снижает риск недоразумений и ошибок.
Как следствие, имеем шестое бонусное преимущество – возможность установить доверительные отношения с заказчиком. Это делает интервью одним из самых ценных методов сбора требований для проектных менеджеров.
Недостатки проведения интервью
При сборе требований путем интервью учитывайте также недостатки метода. Рассмотрим основные из них:
- Высокие временные затраты. Интервью требует значительных временных ресурсов как на подготовку, так и на проведение и последующий анализ данных. Это может увеличить общую продолжительность процесса выявления требований.
- Субъективность ответов. Ответы заказчика могут быть интерпретированы по-разному, что вносит элемент субъективности в процесс сбора данных. Это может привести к недопониманию или ошибкам в определении требований.
- Зависимость от навыков интервьюера. Успех интервью во многом зависит от профессионализма и опыта проектного менеджера. Недостаточно опытный интервьюер может упустить важные детали или неправильно интерпретировать ответы.
- Эмоциональный фактор. Настроение и эмоциональное состояние как заказчика, так и интервьюера могут влиять на качество общения и получаемую информацию. Это требует особого внимания к созданию комфортной атмосферы во время интервью.
- Ограниченная возможность масштабирования. Проведение большого количества интервью может быть затруднено из-за ограниченности времени и ресурсов, особенно в крупных проектах с множеством заинтересованных сторон.
Поэтому советуем готовиться к интервью, учитывая эти ограничения. Тогда вы сможете минимизировать их влияние.
Этапы подготовки и проведения интервью
Как же, зная плюсы и минусы интервью, подготовиться к нему так, чтобы получить ожидаемые результаты? Мы попросили спикера курса PM Hard Skills: Planning Анну Лаврову из своего опыта составить пошаговый план подготовки к интервью, его проведения и анализа.
Подготовка к интервью
Подготовительный этап играет ключевую роль в успехе всего интервью. Чем лучше вы подготовитесь, тем более продуктивным и информативным будет процесс.
Уровень подготовки напрямую зависит от качества проведения интервью и от успеха проекта в длительной перспективе. Поэтому необходимо прокачать навыки проведения интервью, если этот процесс становится частью вашей работы, как проектного менеджера.
Проведение интервью
Этап проведения интервью требует от проектного менеджера сосредоточенности, гибкости и умения устанавливать контакт с заказчиком.
- Начало интервью. Начните интервью с приветствия и короткого вступления. Объясните цель интервью, как будет использоваться полученная информация и сколько времени займет процесс. Это поможет создать комфортную атмосферу и настроить заказчика на продуктивный разговор.
- Основная часть. Следуйте подготовленному плану, задавайте вопросы и внимательно слушайте ответы заказчика. Будьте готовы к отклонениям от намеченного плана и задавайте уточняющие вопросы, если это необходимо. Помните о важности активного слушания и поддерживайте зрительный контакт с собеседником.
- Заключение. Подведите итоги интервью, кратко резюмируя основные моменты и выводы. Уточните у заказчика, правильно ли вы поняли его требования и ожидания. Поблагодарите заказчика за его время и вклад в проект.
Овладение навыками интервьюирования требует времени и практики. На курсе PM Hard Skills: Planning вы получите все необходимые знания и инструменты для проведения эффективных интервью. Мы подробно рассмотрим каждый этап процесса, предложим практические советы и реальные кейсы из жизни проектных менеджеров. Вы научитесь:
- Готовить и проводить интервью с заказчиком на профессиональном уровне.
- Использовать различные техники и подходы для получения точных и релевантных данных.
- Анализировать и документировать результаты интервью.
- Создавать качественную документацию и использовать ее для успешного планирования проектов.
Курс разработан для проектных менеджеров, которые стремятся повысить свою квалификацию и овладеть передовыми методами выявления требований. Присоединяйтесь к нам, чтобы стать настоящим профессионалом в сфере проектного менеджмента и достичь успеха в своей карьере!
Анализ и документирование результатов
После проведения интервью необходимо обработать полученные данные и составить подробный отчет.
- Анализ полученной информации. Прослушайте записи интервью (если они были сделаны) и систематизируйте полученную информацию. Выделите ключевые требования, инсайты и важные детали.
- Документирование. Составьте подробный отчет о проведенном интервью, включив в него все ключевые моменты, выводы и рекомендации. Убедитесь, что отчет ясен и понятен как для вашей команды, так и для заказчика.
- Обратная связь. Предоставьте заказчику возможность ознакомиться с результатами интервью и внести корректировки, если это необходимо. Это поможет избежать недоразумений и подтвердить правильность понимания требований.
Интервьюирование – не просто сбор информации, оно требует навыков и опыта. Это один из самых мощных инструментов в арсенале проектного менеджера для выявления требований. Этот метод, при правильном подходе, позволяет не только собрать точные и подробные данные, но и установить прочные рабочие отношения с клиентом, что является залогом успешного проекта.
Заключение
Тщательная подготовка, грамотное проведение и анализ результатов интервью – ключевые этапы, которые помогут вам получить точные и релевантные данные для успешного выполнения проекта.
Овладеть всеми тонкостями интервьюирования вы сможете на нашем курсе PM Hard Skills: Planning. Присоединяйтесь, чтобы стать настоящим профессионалом и уверенно вести проекты к успеху!
