Email или Letter

Как получить то, что тебе нужно, и при этом не оскорбить клиента?
Путь молодого РМ-а — сложный, и практически все новички попадали в ситуацию, когда приходит серьезный, суровый тимлид и говорит: «Ты перегнул палку. Так писать имейлы нельзя!»
8 советов как писать email правильно
1
Краткость — сестра таланта
Не пиши поэмы и сочинения на вольную тему. Лучше раздели информацию на отдельные пункты и сгруппируй их в несколько имейлов.
2
Простота
Используй простые предложения вместо сложносочиненных и сложноподчиненных. В частности при общении с иностранным заказчиком такой подход позволит избежать грамматических ошибок.
3
Заголовки
Их придумали не просто так. Всегда пиши тему емейла. Так твой адресат будет сразу понимать, о чем речь, и при необходимости быстро найдет письмо.
4
История важна
Если у тебя есть цепочка имейлов касательно какой-то темы, продолжай коммуникацию в ней. Не продолжай обсуждать старую тему в новом имейле. Скорее всего, клиент потеряет нить разговора.
5
Сдержанность и культура
Как бы ты не был расстроен или зол, не пиши капсом, красным цветом, жирным текстом и т.д. Письмо всегда должно выглядеть сдержанно.
6
Дружелюбие и открытость 🙂
Всегда отвечай всем людям, которые есть в копии. Мы же не хотим для кого-то создать впечатление, что его не позвали на вечеринку.
7
Уважение и любезность.
Как бы грубо тебе не отвечали, важно сохранить собственное лицо и лицо компании, поэтому отвечай вежливо. Но не забудь эскалировать ситуацию выше по иерархии.
8
Все ошибаются
Никто не застрахован от грамматической или лексической ошибки, не бойся установить программу для проверки очепяток. Как насчет Grammarly?
На тебя 'накричали' капсом? Не беда! Все мы там были или будем:)
Основные правила хорошей структуры емейла
Культурно поздоровайся, без фамильярности. Поблагодари за знакомство.
Не начинай с негативна первое предложение. Даже если у тебя плохая новость — не пиши об этом сразу.
Старайся избегать излишне экспрессивной лексики (превосходно, непревзойденно, ужасно и т.д).
Не пиши 'Hope you are doing well' каждый день. Это звучит неестественно и наигранно. Используй эту фразу только тогда, когда давно не общался с клиентом. Поищи другие примеры начала сообщений и добавь их в свой арсенал.
Вежливо попроси, если тебе что-то нужно, но не указывай и не требуй от клиента.
Спокойно объясни, с какими последствиями может столкнуться клиент, если не предоставит тебе информацию/материалы в срок. Это поможет клиенту определить важность твоей просьбы и оценить риски.
Не забывай, очень часто емейлы — это основной канал коммуникации. Клиент не видит команду, и ты не знаешь, что происходит у клиента за пределами вашего проекта. Не оставляй клиента в неведении.
Главное — следовать нескольким правилам
1
На имейл нужно отвечать в течении 24 часов.
2
Даже если тебе просто прислали материалы, поблагодари и подтверди, что ты все получил.
3
Давай клиенту регулярные апдейты.
4
Не относись к имейлам как к рутине. За каждым емейлом есть человек, который переживает за свой продукт и за свои деньги.
Запомни, легче общаться с клиентом, если у вас выстроены хорошие партнерские отношения. Этого можно достичь только открытостью, честностью и желанием сделать свою работу максимально хорошо!
Хочешь узнать больше? Получи список полезных фраз на английском на e-mail
P.S. Letter — это бумажное письмо, которое вы отправляете по почте
Не заставляй клиента нервничать и гадать, когда же голуби доставят твое
письмо 🙂 Email only!
Вернуться в главное меню
К следующей главе