Эффективное планирование и бюджетирование помогает избежать финансовых кризисов и обеспечивает стабильное развитие компании в IT – об этом говорят эксперты на курсах, это доказывает реальная практика. Именно финансовая аналитика позволяет принимать обоснованные решения, которые способствуют увеличению прибыльности и оптимизации расходов IT-бизнеса. Давайте вместе разберемся, как правильно прогнозировать и формировать бюджет в IT, какие типичные ошибки следует избегать. Начнем с базы.
Что такое финансовое планирование в IT
Финансовое планирование или financial planning, в частности в IT – процесс согласования ожидаемых финансовых показателей на будущий период: доходов, прибылей, расходов и т.д.
В зависимости от целей компании financial planning может покрывать разные временные периоды: квартал, год или несколько лет. Результат этого процесса – готовый финансовый план или бюджет. Согласование же показателей происходит на всех структурных уровнях компании: отдел, бизнес-направление, топ-менеджмент. Качество планирования оценивается уровнем отклонения от фактических данных, которые будут получены за конкретный период времени.
5 важных пунктов, которые нужно учитывать при создании бюджета
- Оценка текущей ситуации и прогноз финансового состояния в конце текущего периода, ведь планирование начинается за несколько месяцев до конца финансового года.
- Состояние рынка, клиентов и конкурентов для понимания объективной картинки реалий. Например, если есть тренд на уменьшение спроса и увеличение предложения, ожидается большая турбулентность и т.д., то видение этого помогает сделать финансовый план более реалистичным.
- Стратегия развития и конкурентные преимущества компании, продукта. Дает четкое понимание, как достичь нужных результатов: нужно ли менять бизнес-процессы, на что делать акценты и тому подобное. Стратегия особенно важна, когда ставят цели по большому росту бизнеса.
- Показатели прошлых периодов для разработки и оценки гипотез. Потому что странно будет выглядеть, когда компания несколько лет подряд движется в одном диапазоне, и неожиданно руководство хочет достичь цели x2, x3 и больше.
- Ожидания внешних пользователей – инвесторов, собственников, кредиторов. От них во многом зависит, будет ли согласован бюджет, какое будет стартовое финансирование и на каких условиях.
В целом вовлеченность сторон при финансовом планировании во многом зависит от бизнес-модели, внутренней структуры и размеров IT-бизнеса. Например, владельцы небольшой компании могут брать на себя также функции менеджмента – все это влияет на процесс разработки бюджета и его качество.
Пример графика разработки бюджета
Финансовое планирование начинается за несколько месяцев до конца финансового года, оптимально за 3-4 месяца – все зависит от размеров компании, детализации, требований к контролю и пр. Процесс делят на несколько этапов – итераций, в конце каждой менеджмент проверяет статус и данные. При этом дедлайн планирования должен быть четко установлен, и после него изменения либо не вносятся, либо согласовываются с топ-менеджментом.
В целом график разработки бюджета индивидуален для каждой компании и продукта. Для его составления нужно хорошо понимать, как работают финансы именно в IT – здесь есть своя специфика. Нужные знания приходят с опытом и знаниями, которые можете найти самостоятельно или же через прохождение специализированных курсов для IT-специалистов.
Специфика работы и отчетов в IT
Уникальные факторы индустрии имеют прямое влияние на подход к финансовому планированию. В целом IT – это про people business, где специалисты являются ключевым элементом не только успеха, но и вообще существования любой IT-компании.
Еще одна специфика – обычно много ролей и уровней у работников, а также их локаций для работы. Это нужно для оптимизации бизнес-процессов, конкурентоспособности и диверсификации рисков. Например, есть заказчик из Германии, который хочет иметь команду разработчиков исключительно из этой страны. Конечно, зарплата у специалистов будет выше по сравнению с той же Украиной, но клиент готов платить. В результате IT-компания получает больше доходов, однако маржа, скорее всего, будет ниже. Чтобы удержать баланс, менеджеры подключают тестировщиков на проект из другой локации, где разница в цене и зарплатах выгоднее для компании.
По факту – это основные виды доходов. От выбранного варианта во многом зависит прогнозирование доходов, контроль соотношения billable и non-billable расходов. При этом в каждом случае даже в рамках одной и той же модели выручки может быть полно исключений, дополнительных условий и пр. Именно поэтому этим составляющим планирования, а также отчетам, уделяют большое внимание эксперты курса FindMind – финансы для IT-бизнеса.
Основные финансовые показатели при планировании проекта
- Доходы.
- Расходы:
- оплата труда billable работников;
- оплата труда non-billable специалистов;
- прочие расходы: поездки, малоценные предметы и пр.
- Валовая прибыль (gross margin).
- Соотношение расходов и доходов для non-billable расходов.
- CAPEX – капитальные вложения.
- Средние доходы/расходы на одного работника.
Обычная практика по отчетам – унификация под внутренние правила компании для большего удобства всех, кто вовлечен в финансовое планирование. Это также касается уровня детализации.
Прогнозирование доходов и расходов
Баланс финансов – главная задача, которая всегда стоит перед тем, кто ответственен за планирование, распределение и контроль использования бюджета. В этом контексте очень важно правильное прогнозирование доходов и расходов, потому что из-за ошибок возможна приостановка работы компании и даже банкротство.
При планировании доходов по Time & Material особое внимание уделяйте локации и возможной утилизации – обычно именно здесь возникают основные трудности при расчете. В модели Fixed Price главное разумно распределить бюджет по всему периоду проведения работ. Capacity – это нечто среднее между TM и FP, поэтому можно дополнительно использовать составляющие этих моделей для прогнозирования доходов. Royalties – рабочий вариант для продуктовых компаний, которые запускают что-то свое.
На практике трудно четко спрогнозировать все расходы, особенно если есть некоторая зависимость от сторонних сервисов, подрядчиков и тому подобное. Один из вариантов снизить риски – изначально добавить к расчетам какой-то процент «на всякий случай». Такой подход также может подстраховать, если были сделаны какие-то другие ошибки при прогнозировании бюджета.
Пример бюджета компании
Для лучшего понимания таблицы добавляем уточнения по аббревиатурам:
- GM или Gross Margin – валовая прибыль.
- SG&A или Selling, General and Administrative expenses – сбытовые, общие и административные расходы, которые прямо не связаны с производственной деятельностью.
- EBITDA или Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization – прибыль до расходов на проценты, налоги и амортизацию.
Пример бюджета проекта
Эта таблица может стать вашим базовым чек-листом при финансовом планировании в IT. Конечно, список может быть больше и во многом зависит от специфики работы самой компании, проектов. Но снизить количество ошибок и рисков при составлении бюджета вполне возможно, если иметь нужные знания и навыки. Поэтому, если вы хотите разобраться в эффективном управлении финансами компании, обратите внимание на курс FindMind для IT.
В нем опытные и практикующие эксперты IAMPM из собственного опыта объясняют, как лучше прогнозировать доходы и расходы, удобно делать понятные отчеты и вообще эффективно управлять деньгами в IT-компании.