Ефективне планування та бюджетування допомагає уникнути фінансових криз і забезпечує стабільний розвиток компанії в IT — про це говорять експерти на курсах, це доказує реальна практика. Саме фінансова аналітика дозволяє приймати обґрунтовані рішення, які сприяють збільшенню прибутковості та оптимізації витрат IT-бізнесу. Давайте разом розберемося, як правильно прогнозувати та формувати бюджет в IT, які типові помилки слід уникати. Почнемо з бази.
Що таке фінансове планування в IT
Фінансове планування або financial planning, зокрема в IT — процес узгодження очікуваних фінансових показників на майбутній період: доходів, прибутків, витрат тощо.
Залежно від цілей компанії financial planning може покривати різні часові періоди: квартал, рік чи кілька. Результат цього процесу — готовий фінансовий план або бюджет. Узгодження ж показників відбувається на всіх структурних рівнях компанії: відділ, бізнес-напрямок, топ-менеджмент. Якість планування оцінюється рівнем відхилення від фактичних даних, які будуть отримані за конкретний період часу.
5 важливих пунктів, які потрібно враховувати при створенні бюджету
- Оцінка поточної ситуації та прогноз фінансового стану в кінці поточного періоду, адже планування розпочинається за декілька місяців до кінця фінансового року.
- Стан ринку, клієнтів та конкурентів для розуміння об’єктивної картинки реалій. Наприклад, якщо є тренд на зменшення попиту та збільшення пропозиції, очікується велика турбулентність тощо, то бачення цього допомагає зробити фінансовий план більш реалістичним.
- Стратегія розвитку та конкурентні переваги компанії, продукту. Дає чітке розуміння, як досягти потрібних результатів: чи потрібно змінювати бізнес-процеси, на що робити акценти тощо. Стратегія особливо важлива, коли ставлять цілі по великому зростанню бізнесу.
- Показники минулих періодів для розробки та оцінки гіпотез. Бо дивно буде виглядати, коли компанія кілька років поспіль рухається в одному діапазоні, і зненацько керівництво хоче досягнути цілі x2, x3 та більше.
- Очікування зовнішніх користувачів — інвесторів, власників, кредиторів. Від них у багато чому залежить, чи буде узгоджений бюджет, яке буде стартове фінансування та на яких умовах.
В цілому залученість сторін при фінансовому плануванні багато в чому залежить від бізнес-моделі, внутрішньої структури та розмірів IT-бізнесу. Наприклад, власники невеликої компанії можуть брати на себе також функції менеджменту — все це впливає на процес розробки бюджету та його якість.
Приклад графіку розробки бюджету
Фінансове планування розпочинається за декілька місяців до кінця фінансового року, оптимально за 3-4 місяці — все залежить від розмірів компанії, деталізації, вимог до контролю тощо. Процес ділять на декілька етапів — ітерацій, наприкінці кожної менеджмент перевіряє статус та дані. При цьому дедлайн планування повинен бути чітко встановленим, і після нього зміни або не вносяться або узгоджуються із топ-менеджментом.
В цілому графік розробки бюджету індивідуальний для кожної компанії та продукту. Для його складання потрібне добре розуміти, як працюють фінанси саме в IT — тут є своя специфіка. Потрібні знання приходять з досвідом та знаннями, які можете знайти самостійно або ж через проходження спеціалізованих курсів для IT-фахівців.
Специфіка роботи та звітів в IT
Унікальні фактори індустрії мають прямий вплив на підхід до фінансового планування. В цілому IT — це про people business, де фахівці є ключовим елементом не тільки успіху, а й взагалі існування будь-якої IT-компанії.
Ще одна специфіка — зазвичай багато ролей та рівнів у працівників, а також їх локацій для роботи. Це потрібно для оптимізації бізнес-процесів, конкурентоздатності та диверсифікації ризиків. Наприклад, є замовник з Німеччини, який хоче мати команду розробників виключено з цієї країни. Звісно, зарплата у фахівців буде вищою у порівнянні з той же Україною, але клієнт готовий платити. В результаті IT-компанія отримує більше доходів, проте маржа, скоріше за все, буде нижчою. Щоб утримати баланс, менеджери підключають тестувальників на проєкт з іншої локації, де різниця у ціні та зарплатах вигідніша для компанії.
По факту — це основні види доходів. Від вибраного варіанту багато в чому залежить прогнозування доходів, контроль співвідношення billable і non-billable витрат. При цьому у кожному випадку навіть в рамках однієї й тієї ж моделі виручки може бути повно виключень, додаткових умов тощо. Саме тому цім складовим планування, а також звітам, приділяють велику увагу експерти курсу FindMind — фінанси для IT-бізнесу.
Основні фінансові показники при плануванні проєкту
- Доходи.
- Витрати:
- оплата праці billable працівників;
- оплата праці non-billable фахівців;
- інші витрати: поїздки, малоцінні предмети тощо.
- Валовий прибуток (gross margin).
- Співвідношення витрат і доходів для non-billable витрат.
- CAPEX — капітальні вкладення.
- Середні доходи/витрати на одного працівника.
Звичайна практика щодо звітів — уніфікація під внутрішні правила компанії для більшої зручності усіх, хто залучений до фінансового планування. Це також стосується рівня деталізації.
Прогнозування доходів та витрат
Баланс фінансів — головне завдання, яке завжди стоїть перед тим, хто відповідальний за планування, розподіл та контроль використання бюджету. В цьому контексті дуже важливе правильне прогнозування доходів та витрат, бо через помилки можливе призупинення роботи компанії та навіть банкрутування.
При плануванні доходів по Time & Material особливу увагу приділяйте локації та можливій утилізації — зазвичай саме тут виникають основні труднощі при розрахунку. У моделі Fixed Price головне розумно розподілити бюджет по всьому періоду проведення робіт. Capacity — це щось поміж TM та FP, тому можна додатково використовувати складові цих моделей для прогнозування доходів. Royalties — робочий варіант для продуктових компаній, які запускають щось своє.
На практиці важко чітко спрогнозувати усі витрати, особливо якщо є деяка залежність від сторонніх сервісів, підрядників тощо. Один з варіантів знизити ризики — від самого початку додати до розрахунків якийсь процент «про всяк випадок». Такий підхід також може підстрахувати, якщо були зроблені якійсь інші помилки при прогнозуванні бюджету.
Приклад бюджету компанії
Для кращого розуміння таблиці додаємо уточнення по абревіатурах:
- GM або Gross Margin — валовий прибуток.
- SG&A або Selling, General and Administrative expenses — збут, загальні та адміністративні витрати, які прямо не пов’язані з виробничою діяльністю.
- EBITDA або Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization — прибуток до витрат на відсотки, податки та амортизацію.
Приклад бюджету проєкту
Ця таблиця може стати вашим базовим чек-листом при фінансовому плануванні в IT. Звісно, список може бути більшим та багато у чому залежить від специфіки роботи самої компанії, проєктів. Але знизити кількість помилок та ризиків при складанні бюджету цілком можливо, якщо мати потрібні знання та навички. Тому, якщо ви хочете розібратися в ефективному управлінні фінансами компанії, зверніть увагу на курс FindMind для IT.
В ньому досвідченні та практикуючі експерти IAMPM з власного досвіду пояснюють, як краще прогнозувати доходи та витрати, зручно робити зрозумілі звіти та взагалі ефективно керувати грошима в IT-компанії.