Щодня в службу підтримки GхBar надходили сотні запитів, які вимагали миттєвих відповідей. Як компанія, яка управляє мережею б’юті-салонів по всьому світу, змогла зменшити навантаження на команду, не жертвуючи якістю обслуговування? Відповідь проста — штучний інтелект. Протягом кількох місяців AI зміг автоматизувати величезну частину процесів, що дозволило зекономити тисячі годин роботи та забезпечити партнерів і клієнтів компанії необхідною підтримкою без зайвих затримок. Анна Ковалевська, product manager в GхBar, розповіла, як саме їх команда впровадила AI в бізнес-процеси за допомогою курсу AI для бізнесу і чому це стало критично важливим для подальшого розвитку.
Коли ви відчули необхідність в залученні AI для автоматизації бізнес-процесів?
GхBar — це мережа б’юті-салонів по всьому світу. І сьогодні це вже не просто мережа, а ще й додаткова франшиза, яка активно розвивається протягом 10 років. Я в компанії 3 роки і займаю посаду Product Manager. Відповідаю безпосередньо за IT-напрямок та за всі IT-рішення в компанії з точки зору бізнесу. У нас розподілена роль, є і CTO, який займається імплементацією цих рішень для наших партнерів та для нашої глобальної команди.
AI — це така, з одного боку, доволі нова, а з іншого не нова технологія, яка дуже активно захоплює світ. І тих, хто не імплементує це рішення, чекають дуже не райдужні перспективи у майбутньому. Дуже важливо бути на вістрі і розуміти, де і як ви можете залучати ці рішення для покращення клієнтського досвіду або оптимізації якихось внутрішніх процесів, пришвидшити їх і відповідно бути більш ефективним.
Чому ви обрали саме курс «AI для бізнесу» від IAMPM
Мене зацікавило те, що я як пересічний громадянин доволі часто використовувала AI. Але це були прості запити, які стосувалися банальних моментів, пов’язаних з пришвидшенням моєї роботи: написання ТЗ, написання внутрішньої інструкції користувача, пошук якихось рішень — більше як помічник у роботі. Мені хотілося трошечки цю історію розгорнути, зрозуміти, де я можу більше використовувати його в межах бізнесу і як можна додати саме автоматизації з включенням AI в роботу бізнесу для того, щоб його покращити. Тому звернулась до вас за курсом, щоб поліпшити свої знання і розширити цей момент з автоматизацією.
Якщо казати про «до» та «після», як GхBar сьогодні використовує AI для автоматизації процесів
По-перше, ми почали використовувати додаткову інтеграцію з API нашої внутрішньої CRM для побудови різних звітів. Як це сталося? Я стала вивчати за допомогою GPT, яким чином можна інтегрувати нашу CRM і, наприклад, Google Sheets. Тепер без розробника, маючи на руках API, я можу побудувати базу, якісь звіти в Google Sheets, що дозволяє мені економити час розробника і отримувати інформацію доволі швидко і оперативно.
Також тепер у нас є автоматизований код по роботі з нашою внутрішньою базою знань. У нас дуже велика база знань, вона дуже різна по структурі, і наші партнери докладали багато зусиль для того, щоб шукати інформацію в ній. Одним із запитів було спрощення цього процесу для того, щоб партнери швидко могли отримати те, що їм потрібно. І в межах курсу ми автоматизували деякі розділи нашої бази знань — це маркетинг і HR, які найбільш часто запитують наші партнери.
Розкажи про процес створення технічного завдання та перші кроки автоматизації. Як це все працювало в команді?
Мені дуже сподобалось, що на етапі формування ТЗ мені чітко описали, які від мене повинні бути вихідні дані для того, щоб це було максимально ефективно. Я сформувала ТЗ і знову ж таки перевірила його через GPT, попросила, щоб він структурував, підправив проблемні моменти, які були, або уточнив, чи все окей. Коли ви зі своєї сторони перевірили ТЗ і надали якісь уточнені моменти, у нас написання ТЗ і прийняття ТЗ пройшло в одну ітерацію.
Це дуже крутий результат, оскільки я працюю з розробниками і знаю, що якщо ТЗ проходить більше ніж 2-3 ітерації, це означає, що першочергово воно було недостатньо чітко сформульоване, і це може впливати на кінцевий результат. Якщо ітерацій було мало і ми одразу співпали, то результат був очікуваний, і не було сюрпризів.
Як проходило тестування системи та вдосконалення швидкодії? Які моменти були найбільш важливими для досягнення успіху?
Ми доволі швидко отримали перший MVP, з яким могли одразу спробувати і протестувати. Що мені сподобалось, так це те, що в рамках тестування ми одразу дійшли згоди, що є певні гепи зі швидкістю і з результатами видачі. І класно, що одразу були доопрацювання. Не було моментів, коли ми б казали, що це не працює або щось треба переробляти.
Швидкість була проблемною, це було довго для очікування. Але ваша команда ефективно виконала доопрацювання, і зараз відповідь стала миттєвою. Якщо раніше ми чекали до хвилини, зараз це буквально секунди. Це дуже вражає.
Як відбувалась інтеграція AI в команді та на якому етапі вам допомогла технічна команда?
Нам дуже пощастило, що в команді є CTO, і ми маємо технічну команду, яка активно підтримує та інтегрує всі сторонні рішення в нашу екосистему. Я вважаю це ключовим для успіху. Якщо бізнес намагається імплементувати нові технології, тут можливі два рішення: або у вас є команда, яка працює безпосередньо всередині, або ви залучаєте аутсорс і періодично звертаєтесь для актуалізації підтримки.
Без цих двох рішень впровадження AI у бізнес буде важким. Зрозуміло, що навіть технічний спеціаліст, не знаючи специфіки серверів і інфраструктури, не зможе реалізувати проєкт так швидко і якісно.
Як змінилося твоє розуміння автоматизації та які результати ти отримала?
Я для себе винесла дуже важливі моменти щодо розуміння автоматизації. Ми розібрали, які елементи системи і на які результати вони впливають. Тепер я розумію, як AI може впливати на метрики та бізнес-процеси. Це дуже важливо, бо без такого розуміння реалізувати AI у бізнесі буде складно. Тепер, якщо мені потрібно автоматизувати якийсь новий процес, я вже знаю, на що звертати увагу.
Це дає повне розуміння, як працює система. І якщо щось йде не так, я знаю, куди звертатися, щоб покращити чи пофіксити проблему.
Для кого ти б порекомендувала курс AI для бізнесу?
Я вважаю, що цей курс підійде майже для всіх, не лише для IT-сфери. Якщо в бізнесі є масштаб, якщо з’являється проджект, який щось запускає, оптимізує або відстежує, то таким людям дуже важливо пройти цей курс. Він дозволить зрозуміти, де і як можна використовувати автоматизацію для пришвидшення процесів.
Це буде корисно і для бухгалтерів, юристів, маркетологів — всіх, хто прагне розширити свої знання і автоматизувати рутинні завдання. І навіть для тих, у кого немає команди розробників — на курсі ви зрозумієте, як оптимізувати роботу за допомогою AI.
Впровадження AI у компанії G Bar — це був необхідний крок для збереження конкурентоспроможності в швидко змінюваному світі. Завдяки автоматизації команда змогла зекономити час і ресурси, підвищити ефективність процесів і забезпечити своїх партнерів високоякісною підтримкою без зайвих затримок.