Вам теж знайомий біль від неправильно сформульованих завдань чи невідповідності кінцевого продукту очікуванням клієнта? Щоб уникнути багатьох проблем з ІТ-проєктом в майбутньому, треба «на березі» зрозуміти, що дійсно потрібно замовнику. Як це зробити? — Навчитись виявляти вимоги.
Одним з найефективніших методів виявлення вимог є інтерв’ю з замовником. Завдяки інтерв’ю ви не тільки зберете необхідну інформацію, а й встановите довірчі відносини з клієнтом. Розгляньмо основні етапи підготовки та проведення вдалого інтерв’ю, після якого у вас не залишиться питань до вимог, а клієнт не скаже: «Я хотів геть інакше, переробіть!».
Переваги та недоліки інтерв’ювання
Щоб отримати максимальну користь від інтерв’ю, треба вміти користуватись його перевагами і обережно оминати недоліки. Тому спершу познайомимось з ними.
Переваги проведення інтерв’ю
Проджект-менеджери виділяють 5 ключових переваг:
- Особиста взаємодія. Інтерв’ю дає змогу встановити безпосередній контакт із замовником, що сприяє більш довірливим і відкритим відносинам.
- Гнучкість у запитаннях. Можливість адаптуватися до відповідей замовника і ставити уточнювальні запитання під час бесіди дає змогу глибше розібратися у вимогах і отримати точніші дані.
- Глибоке розуміння контексту. Під час інтерв’ю можна детально вивчити контекст проєкту, зрозуміти бізнес-цілі та завдання, що допомагає точніше визначити вимоги й очікування замовника.
- Можливість виявлення прихованих вимог. Особисте спілкування сприяє виявленню неочевидних потреб і проблем, які можуть бути пропущені при використанні інших методів збору вимог.
- Безпосередній зворотний зв’язок. Інтерв’ю дає змогу одразу отримувати реакцію на поставлені запитання і швидко уточнювати незрозумілі моменти, що знижує ризик непорозумінь і помилок.
Як наслідок, маємо шосту бонусну перевагу — можливість встановити довірчі відносини з замовником. Це робить інтерв’ю одним із найцінніших методів збору вимог для проєктних менеджерів.
Недоліки проведення інтерв’ю
Але, при зборі вимог шляхом інтерв’ю зважайте також на недоліки методу. Розглянемо основні з них:
- Високі часові витрати. Інтерв’ю вимагає значних часових ресурсів як на підготовку, так і на проведення та подальший аналіз даних. Це може збільшити загальну тривалість процесу виявлення вимог.
- Суб’єктивність відповідей. Відповіді замовника можуть бути інтерпретовані по-різному, що вносить елемент суб’єктивності в процес збирання даних. Це може призвести до непорозуміння або помилок у визначенні вимог.
- Залежність від навичок інтерв’юера. Успіх інтерв’ю багато в чому залежить від професіоналізму та досвіду проєктного менеджера. Недостатньо досвідчений інтерв’юер може упустити важливі деталі або неправильно інтерпретувати відповіді.
- Емоційний фактор. Настрій та емоційний стан як замовника, так і інтерв’юера можуть впливати на якість спілкування та одержувану інформацію. Це вимагає особливої уваги до створення комфортної атмосфери під час інтерв’ю.
- Обмежена можливість масштабування. Проведення великої кількості інтерв’ю може бути ускладнене через обмеженість часу та ресурсів, особливо у великих проєктах із безліччю зацікавлених сторін.
Тож радимо готуватись до інтерв’ю, враховуючи ці обмеження. Тоді ви зможете мінімізувати їхній вплив.
Етапи підготовки та проведення інтерв’ю
Як же, знаючи плюси й мінуси інтерв’ю, підготуватись до нього так, щоб отримати очікувані результати? Ми попросили спікерку курсу PM Hard Skills: Planning Анну Лаврову зі свого досвіду скласти покроковий план підготовки до інтерв’ю, його проведення та аналізу.
Підготовка до інтерв’ю
Підготовчий етап відіграє ключову роль в успіху всього інтерв’ю. Що краще ви підготуєтеся, то більш продуктивним та інформативним буде процес.
Рівень підготовки безпосередньо залежить від якості проведення інтерв’ю і від успіху проєкту в тривалій перспективі. Тому необхідно прокачати навички проведення інтерв’ю, якщо цей процес стає частиною вашої роботи, як проєктного менеджера.
Проведення інтерв’ю
Етап проведення інтерв’ю вимагає від проєктного менеджера зосередженості, гнучкості та вміння встановлювати контакт із замовником.
- Початок інтерв’ю. Почніть інтерв’ю з привітання та короткого вступу. Поясніть мету інтерв’ю, як використовуватиметься отримана інформація і скільки часу займе процес. Це допоможе створити комфортну атмосферу і налаштувати замовника на продуктивну розмову.
- Основна частина. Дотримуйтесь підготовленого плану, ставте запитання й уважно слухайте відповіді замовника. Будьте готові до відхилень від наміченого плану і ставте уточнювальні запитання, якщо це необхідно. Пам’ятайте про важливість активного слухання і підтримуйте зоровий контакт зі співрозмовником.
- Заключна частина. Підведіть підсумки інтерв’ю, коротко резюмуючи основні моменти та висновки. Уточніть у замовника, чи правильно ви зрозуміли його вимоги та очікування. Подякуйте замовнику за його час і внесок у проєкт.
Оволодіння навичками інтерв’ювання потребує часу та практики. На курсі PM Hard Skills: Planning ви отримаєте всі необхідні знання та інструменти для проведення ефективних інтерв’ю. Ми детально розглянемо кожен етап процесу, запропонуємо практичні поради та реальні кейси з життя проєктних менеджерів. Ви навчитеся:
- Готувати та проводити інтерв’ю із замовником на професійному рівні.
- Використовувати різні техніки та підходи для отримання точних і релевантних даних.
- Аналізувати та документувати результати інтерв’ю.
- Створювати якісну документацію та використовувати її для успішного планування проєктів.
Курс розроблено для проєктних менеджерів, які прагнуть підвищити свою кваліфікацію та опанувати передові методи виявлення вимог. Приєднуйтесь до нас, щоб стати справжнім професіоналом у сфері проєктного менеджменту та досягти успіху у своїй кар’єрі!
Аналіз і документування результатів
Після проведення інтерв’ю необхідно опрацювати отримані дані та скласти детальний звіт.
- Аналіз отриманої інформації. Прослухайте записи інтерв’ю (якщо їх було зроблено) і систематизуйте отриману інформацію. Виділіть ключові вимоги, інсайти та важливі деталі.
- Документування. Складіть докладний звіт про проведене інтерв’ю, включивши до нього всі ключові моменти, висновки та рекомендації. Переконайтеся, що звіт ясний і зрозумілий як для вашої команди, так і для замовника.
- Зворотний зв’язок. Надайте замовнику можливість ознайомитися з результатами інтерв’ю і внести коригування, якщо це необхідно. Це допоможе уникнути непорозумінь і підтвердити правильність розуміння вимог.
Інтерв’ювання – не просто збір інформації, воно вимагає навичок і досвіду. Це один із найпотужніших інструментів в арсеналі проєктного менеджера для виявлення вимог. Цей метод, за правильного підходу, дає змогу не тільки зібрати точні й докладні дані, а й встановити міцні робочі стосунки з клієнтом, що є запорукою успішного проєкту.
Висновок
Ретельна підготовка, грамотне проведення та аналіз результатів інтерв’ю – ключові етапи, які допоможуть вам отримати точні та релевантні дані для успішного виконання проєкту.
Опанувати всі тонкощі інтерв’ювання ви зможете на нашому курсі PM Hard Skills: Planning. Приєднуйтесь, щоб стати справжнім професіоналом і впевнено вести проєкти до успіху!
