Как финансисту в IT не накосячить при расчетах бюджета на команду проекта

Финансовый менеджмент в IT сфере требует высокой точности и внимания к деталям. Ошибки в расчетах могут привести к значительным финансовым потерям. Для того чтобы эффективно управлять бюджетом проектной команды, необходимо четко понимать основы «unit-экономики», а также уметь правильно оценивать cash flow и составлять P&L (Profit and Loss Statement). В статье разберем, как правильно рассчитывать бюджет на команду IT-проекта. 

Шаг 1: Оценка опыта и почасовой оплаты сотрудников

Первым делом, вам нужно будет анализировать опыт каждого члена команды. Опытные специалисты могут стоить дороже, но их производительность обычно выше. Понимание соотношения между стоимостью и продуктивностью сотрудника — ключ к эффективному распределению ресурсов.

Анализ профессионального опыта

Фундаментальным аспектом расчета бюджета является анализ опыта каждого члена команды. Опытные сотрудники обычно имеют более высокие ставки, но их вклад в проект и эффективность работы могут значительно сократить время и ресурсы, необходимые для достижения целей проекта. 

Расчет почасовой оплаты

После оценки опыта следует определение почасовой ставки каждого сотрудника. Это поможет вам правильно распределить бюджет в соответствии с вкладом каждого участника. 

Пример расчета

Допустим, у вас есть проектный менеджер с 5-летним опытом, который ранее успешно управлял проектами с бюджетом свыше $500,000. Исходя из данных о зарплатах на рынке, его почасовая ставка может составлять $50. Такой подход поможет не только адекватно оценить затраты, но и обеспечить мотивацию и справедливое вознаграждение для вашего ключевого сотрудника.

Правильная оценка опыта и почасовой оплаты сотрудников позволит вам не только оптимизировать расходы, но и максимально эффективно использовать потенциал каждого члена команды.

Шаг 2: Расчет бюджета на основе unit-экономики

Unit-экономика — это анализ экономической эффективности отдельных единиц бизнеса, например, часа работы сотрудника или одного проекта. Этот анализ помогает понять, приносит ли каждая инвестированная единица прибыль или убыток. В контексте IT, это особенно важно, так как проекты могут сильно различаться по своим требованиям и ресурсам.

Оцените, сколько реально стоит час работы каждого сотрудника и как это отражается на общем бюджете проекта.

Процесс расчета

1. Определение переменных затрат. Включают зарплаты, стоимость оборудования, лицензии на программное обеспечение и другие прямые затраты, непосредственно связанные с проектом.
2. Расчет постоянных затрат. Оплата аренды, административные расходы, маркетинг и другие расходы, которые не зависят от конкретного проекта, но необходимы для поддержания операционной деятельности.
3. Анализ прибыли на единицу. Вычисление разницы между доходами от проекта и затратами на его реализацию на единицу работы или продукта.

Практические советы, которые помогут рассчитать бюджет на основе юнит-экономики

• Попробуйте просчитать бюджет, исходя из разных уровней затрат и доходов. Это позволит увидеть, как изменения в одном параметре влияют на общую финансовую картину.
• Существуют специализированные IT инструменты, которые могут автоматизировать и упростить процесс расчета unit-экономики. Используйте их в работе. Например: Microsoft Excel, QuickBooks, PlanGuru, SAP Business Planning and Consolidation, Oracle Hyperion, Xero, Zoho Books, Smartsheet.
• Убедитесь, что учет рабочего времени сотрудников ведется точно и последовательно. Это критически важно для точности ваших расчетов.
• Регулярно общайтесь с командой, чтобы понимать, насколько реалистичны установленные рамки затрат. Командное взаимодействие поможет выявить потенциальные проблемы на ранних этапах.

Пример анализа

Представим, что каждый час работы программиста стоит компании $50, а средняя стоимость его работы по проекту приносит $70. Это значит, что прибыль с каждого часа его работы составляет $20. Такие расчеты помогают определить общую рентабельность проекта и понять, стоит ли инвестировать в дополнительные ресурсы или пересмотреть стратегию.

Этот шаг является критически важным для определения финансовой жизнеспособности проектов в IT. Правильно проведенный анализ unit-экономики позволит не только управлять текущими проектами более эффективно, но и планировать будущие инициативы с большей уверенностью.

Шаг 3: Учет рисков

Учет рисков в финансовом планировании IT проектов является критически важным аспектом, который помогает предотвратить возможные финансовые потери и обеспечивает устойчивость проекта. Риск — это неизбежная часть любого проекта, но его можно управлять и минимизировать с помощью правильного планирования и анализа.

Анализ рисков IT-проекта

Первым шагом в учете рисков является идентификация потенциальных рисковых событий, которые могут повлиять на проект. Это могут быть:

• Технические риски. Например, непредвиденные сложности с новыми технологиями или сбои в используемом программном обеспечении.
• Операционные риски. Возможные задержки в доставке ресурсов или изменения в команде проекта.
• Финансовые риски. Изменения в стоимости материалов или труда, непредвиденные затраты, колебания валютных курсов.
• Юридические риски. Изменения в законодательстве, контрактные споры.
• Маркетинговые риски. Связанные с оценкой рыночного спроса и эффективности рекламных кампаний. Например, продукт может не соответствовать потребностям рынка или рекламная кампания может не привлечь ожидаемое количество клиентов.
• Кадровые риски. Включают проблемы с наймом и удержанием квалифицированных сотрудников.
• Технологические риски. Связанные с устареванием используемых технологий или непредвиденными трудностями при интеграции новых технологических решений.
• Политические риски. Включают в себя риски, связанные с изменениями в государственной политике или законодательстве, которые могут повлиять на управление проектом или его финансовые условия.

Учет этих рисков в процессе планирования и управления проектом поможет создать более устойчивую стратегию и минимизировать потенциальные убытки.

Методы минимизации рисков

Существует несколько эффективных способов минимизации рисков, которые может использовать финансист в IT:

• Резервирование бюджета. Создание резервного бюджета для непредвиденных обстоятельств поможет обеспечить финансовую подушку безопасности. Рекомендуется выделять от 5% до 20% от общего бюджета проекта в зависимости от уровня риска.
• Страхование. Рассмотрение возможности страхования отдельных аспектов проекта, например, страхование от профессиональных ошибок или страхование проектных рисков.
• Гибкое планирование. Применение гибких методологий управления проектами, таких как Agile, которые позволяют быстро адаптироваться к изменениям и минимизировать потенциальные риски.
• Контингентные планы. Разработка альтернативных планов для критических аспектов проекта. Например, наличие вторичных поставщиков или резервных технических решений.
• Регулярный мониторинг и отчетность. Установление системы регулярного мониторинга ключевых показателей проекта и рисков. Это позволяет рано выявлять потенциальные проблемы и принимать меры, не дожидаясь их критического воздействия на проект.
• Курсы и развитие навыков. Обучение команды управлению рисками и методам минимизации последствий непредвиденных событий. Повышение квалификации сотрудников в области лучших практик и технологий поможет укрепить внутренние ресурсы компании для борьбы с рисками.

Вы можете легко научиться работать с рисками на IT-проектах на курсе FinMind. Он разработан специально для финансистов, которые работают или переходят в IT-сферу. В ходе обучения вы освоите инструменты, которые нужны именно для Digital сферы. Научитесь управлять финансами в IT и оптимизировать расходы. 

Шаг 4: Анализ cash flow

Cash flow (денежный поток) представляет собой движение финансов в и из компании за определенный период. В контексте управления IT-проектами, анализ cash flow помогает убедиться, что проект финансируется должным образом и компания имеет достаточно средств для покрытия всех текущих и будущих расходов.

Ключевые аспекты анализа cash flow

• Прогнозирование. Составление прогнозов поступлений и платежей на основе планов проекта и ожидаемых дат оплаты клиентами. Это включает в себя анализ сроков поступления доходов и времени, необходимого для покрытия расходов.
• Мониторинг. Регулярный мониторинг фактического cash flow по сравнению с прогнозами. Это позволяет оперативно выявлять отклонения и принимать меры для их корректировки.
• Оптимизация расходов. Анализ и оптимизация времени и объема расходов, чтобы максимально сократить проценты по кредитам и увеличить доходы от процентов на временно свободные денежные средства.

Практические советы для анализа cash flow

• Разработка детального плана платежей. Учет всех предстоящих платежей и поступлений, включая зарплаты, налоги, платежи поставщикам и ожидаемые поступления от клиентов.
• Использование автоматизированных инструментов. Программы для управления финансами могут автоматизировать процесс мониторинга cash flow, предоставляя актуальные данные в режиме реального времени.
• Четкое разделение капиталовложений и операционных расходов. Понимание, какие расходы являются инвестициями в будущее, а какие — текущими операционными расходами, помогает лучше контролировать финансовое положение проекта.
• Сценарное планирование. Разработка нескольких финансовых сценариев на основе различных уровней доходов и расходов поможет подготовиться к возможным финансовым колебаниям.

Пример из практики

Допустим, IT-проект предполагает разработку новой программной платформы с предполагаемым сроком реализации в один год. Прогнозируемые доходы от продаж лицензий начнут поступать только после запуска продукта. В таком случае, необходимо тщательно спланировать все предстоящие расходы на зарплаты, налоги, маркетинг и разработку, чтобы обеспечить, что у компании всегда будет достаточно средств для поддержания операций до начала поступления доходов.

Шаг 5: Составление P&L и других финансовых отчетов

Составление прибыльно-убыточного отчета (P&L), баланса (Balance Sheet) и отчета о собственном капитале (Equity Statement) является ключевым элементом управления финансами IT-проекта. Эти документы предоставляют всесторонний обзор финансового состояния проекта и помогают стейкхолдерам принимать обоснованные решения.

Разработка P&L

Прибыльно-убыточный отчет (Profit and Loss Statement) показывает доходы, расходы и прибыль компании за определенный период. В контексте IT-проекта, P&L помогает отслеживать:

• Доходы – все поступления от продаж продуктов, лицензий, услуг.
• Расходы – операционные расходы, включая зарплаты, налоги, амортизацию, маркетинг и другие.
• Чистая прибыль – разница между общими доходами и общими расходами.

Составление Balance Sheet

Баланс (Balance Sheet) представляет собой отчет о состоянии активов, обязательств и собственного капитала компании на определенную дату. Это включает:

• Активы – денежные средства, оборудование, программное обеспечение, запасы.
• Обязательства – кредиты, долгосрочные финансовые обязательства, кредиторская задолженность.
• Собственный капитал – инвестиции владельцев и нераспределенная прибыль.

Создание Equity Statement

Отчет о собственном капитале (Equity Statement) показывает изменения в собственном капитале компании в течение определенного периода времени из-за различных бизнес-операций, таких как:

• Инвестиции владельцев – добавления капитала владельцами.
• Вывод средств – снятие средств владельцами.
• Прибыль/убыток – влияние чистой прибыли или убытка на капитал.

Для IT-стартапа, разрабатывающего новое приложение, важно регулярно обновлять P&L для отслеживания изменений в доходах от продаж и расходах на разработку и маркетинг. Баланс позволит оценить общее состояние активов и обязательств компании, а отчет о собственном капитале покажет, как инвестиции владельцев и прибыль влияют на стабильность и потенциал роста.

Интегрированный подход к финансовому управлению в IT

Финансовое управление проектами в IT требует комплексного подхода, включающего детальный анализ и стратегическое планирование. Начиная с оценки опыта и почасовой оплаты сотрудников и заканчивая сложными процедурами анализа cash flow и составления финансовых отчетов, каждый шаг играет ключевую роль в обеспечении финансовой устойчивости и успеха проекта.

Курс FinMind поможет вам не только усвоить необходимые теоретические знания, но и научит применять их на практике. Этот курс — возможность стать мастером финансов в IT и уверенно управлять бюджетами проектов, минимизируя риски и увеличивая прибыльность.

Эффективное управление финансами — залог успеха любого IT проекта. Подход, описанный выше, позволит вам развить необходимые умения и обеспечить стабильное финансовое будущее ваших проектов.