Представьте, что клиент обращается в службу поддержки. Рабочий процесс по его вопросу будет включать в себя обработку заявки, определение проблемы, разработку стратегии решения и ее реализацию, закрытие запроса. Они представляют собой рутинные механические шаги, которые регулярно повторяются в повседневной деятельности компании. Для их систематизации и существует концепция workflow или «воркфлоу», которая помогает снизить нагрузку на команду и процент возможных ошибок.
Workflow в программировании: основные черты
В IT-индустрии рабочий процесс – это организация и управление последовательностью шагов и действий, которые определяют порядок выполнения определенной задачи или процесса разработки программного обеспечения. Workflow помогает структурировать и автоматизировать работу, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками команды, управление задачами и контроль качества продукты.
Составляющие «воркфлоу» в программировании, которые включают основные типы рабочих процессов:
- Структуру процесса – определение последовательности шагов, которые необходимо выполнить для достижения конечного результата.
- Этапы разработки – от планирования и проектирования до тестирования, развертывания и поддержки.
- Автоматизация задач – помогает ускорить процессы и снизить вероятность ошибок.
- Контроль версий – позволяет разработчикам сотрудничать и отслеживать изменения в коде.
- Коммуникация – эффективное взаимодействие и обмен информацией между участниками команды важны для координации усилий и предотвращения дублирования работ.
- Интеграция – включение в процесс других инструментов, таких как среда разработки, средства тестирования, системы отслеживания ошибок и другие.
Workflow в разработке может быть представлен в виде диаграммы, блок-схемы или описан в виде кода, который определяет порядок выполнения операций. Однако лучшее решение — использование автоматизированных систем, которые созданы с учетом всех потребностей команды IT-специалистов.
Для чего нужна настройка рабочих процессов?
Каждая цель рождается из уникального процесса, которые обычно состоит из несколько этапов: подготовку, планирование, принятие окончательного решения о воплощении или отмене концепции. Завершающие шаги включают в себя осуществление задуманного и получение результата, который устроит все стороны.
Простой пример — работа службы доставки еды. Основной процесс можно разбить на три этапа: принятие заказа, подготовка, доставка курьером. При этом клиент в режиме онлайн может наблюдать актуальную информацию о текущем состоянии его запроса. Такой подход позволяет избежать бесконечных звонков в службу поддержки и переживаний о том, где находится еда.
По сути, каждый бизнес-процесс — набор состояний, которые дают понять, что именно происходит, на каком этапе и сколько времени осталось до завершения задачи. Это же применимо к работе команды разработки. Для этого необходимо выделить ключевые этапы в технологических, финансовых и других процессах, что позволит решить сразу несколько проблем:
- Каждый член команды четко осведомлен о своей роли и обязанностях в рамках процесса, учитывая задачи для других.
- Информация о завершении одного этапа и начале следующего направляется всем сотрудникам.
- Анализ проделанной работы позволяет выявить проблемы в процессах, а оптимизацию сосредотачивают на тех местах, где это действительно необходимо.
Для визуализации, автоматизации и лучшего контроля работы программистов и других членов команды опытные проектные менеджеры советуют использовать специализированные инструменты вроде Jira Workflow от Atlassian. Так вы получаете четкое понимание, как таски движутся от момента постановки до завершения.
Jira — ваше решение для простого рабочего процесса
«Воркфлоу» проекта в Jira — это набор статусов и переходов, которые отражают все этапы жизненного цикла задачи и обычно соответствуют бизнес-процессам. Инструмент позволяет использовать стандартный рабочий процесс, а также создать собственный с нуля или импортировать его из Atlassian Marketplace. По умолчанию он выглядит так:
Статусы задач в Jira показывают, в каком рабочем процессе они находятся на данный момент. При этом для каждого task может быть выставлено только одно состояние — так вы гарантированно не запутаетесь в ходе работы и сможете грамотно контролировать поэтапную реализацию проекта.
Статусы задач в Jira: краткий обзор
При указании статуса для задачи в инструменте существует возможность задать дополнительные параметры. Особое внимание уделите переходам — «связующим звеньям» между различными статусами. Представляют собой однонаправленную связь, которая позволяет задаче перемещаться от одного состояния к другому. При настройке переходов помните, что существует ряд различий между работой переходов с активными и неактивными процессами.
Активные рабочие процессы
Активный рабочий процесс — тот, который в настоящее время используют в одном или нескольких проектах. Во время его редактирования Jira создает сначала черновик, который затем можно изменить по вашему усмотрению. После внесения необходимой информации полученный документ можете опубликовать или сохранить оригинальный процесс в виде неактивной резервной копии. При этом существует ряд ограничений:
- Нельзя удалять статусы рабочих процессов.
- Идентификатор шага нельзя удалять или изменять.
- Если статус не имеет исходящего перехода, он не может добавить новые (как обычные, так и глобальные).
Для выполнения всех действий скопируйте рабочий процесс, внесите изменения в копию, а затем активируйте ее.
Неактивные рабочие процессы
Неактивный рабочий процесс – тот, который в данный момент не участвует ни в одном проекте. Так как через него не проходят задачи, можете редактировать его шаги и переходы напрямую. В таск-менеджере неактивные процессы обычно скрыты в нижней части страницы, поэтому для их просмотра необходимо развернуть ссылку.
Как организовать рабочий процесс в Jira?
Разобравшись с тем, что такое workflow и для чего нужна визуализация и автоматизация рабочих процессов в программировании, вы можете приступать к работе. Для начала необходимо соответствовать трем основным требованиям:
- Знать основы процесса разработки.
- Понимать технические термины.
- Иметь навыки работы с Jira и регулярно повышать свою квалификацию.
Если есть пробелы по перечисленным пунктам, решением могут стать специализированные курсы для проектных менеджеров. В ходе обучения вы разберетесь с базой разработки и терминологией, которую используют IT-специалисты, а также получите необходимые знания для внедрения автоматизированных инструментов в работу своей команды.
Создание нового рабочего процесса
Существует несколько вариантов для создания нового workflow: клонирование существующего процесса, создание с нуля, импорт. Каждый из методов по-своему удобен. Например, для однотипных задач хорошо подходит «клон», а вот для специфических — настройка «с нуля».
Для клонирования существующего процесса войдите в систему с глобальным разрешением администратора. Затем выберете пункт Issues и перейдите в Workflows. В открывшемся окне вы увидите все рабочие процессы, которые есть в системе на данный момент:
Используя кнопку Copy в столбце Operations, скопируйте нужный вам бизнес-процесс. После этого он откроется в режиме редактирования, где вы сможете добавить необходимые шаги, переходы и внести другие изменения.
Создание рабочего процесса с нуля — более «продвинутая» задача. Для ее решения проектный менеджер должен обладать определенными знаниями и навыками, но результат того стоит. С помощью такого подхода вы сможете создавать workflow под конкретные запросы и потребности своей команды, если в стандартном варианте не хватает необходимых функций. Для этого выберите Workflows на панели навигации и кликните на кнопку Add Workflow. После этого вам необходимо будет заполнить поля с базовой информацией по процессу: дать ему имя, составить описание. Перейдя в режим редактирование, нажмите клавишу Create и следуйте подсказкам программы, которая поможет вам в создании необходимого количества шагов и переходов.
Импорт workflow — инструмент, который позволяет «загрузить» в проект уже готовый «воркфлоу». Сделать это можно через инструмент Import Workflow, который должен находиться в меню Workflows.
Редактирование существующего рабочего процесса
При создании новых проектов в Jira, к ним автоматически подтягивается workflow и по этой схеме связываются все доступные типы задач. По умолчанию инструмент создает редактируемую копию, поэтому для внесения изменений впервые выполните такие шаги:
- Авторизуйтесь как пользователь с глобальными правами администратора.
- Выберите необходимый проект.
- На странице администрирования выберите Workflow.
- Кликните на значок «Изменить».
После этого автоматически будет создан черновик — копия системного рабочего процесса. Любые существующие задачи в проекте будут связаны с ним.
Теперь у вас есть возможность вносить изменения в черновик. Для этого просто кликните по статусу или переходу, чтобы открыть панель с параметрами. После редактирования опубликуйте черновик или сохраните текущий процесс в виде неактивной резервной копии.
Удаление рабочего процесса
В случае необходимости можете удалить «воркфлоу», который больше не нужен для работы. Опция не доступна для рабочих циклов, которые входят в состав определенной схемы — сначала нужно убрать его оттуда. Чтобы выполнить удаления, перейдите в проект и выберите опцию Workflow. Прокрутите страницу вниз до вкладки с неактивными процессами и разверните их, чтобы просмотреть полный список. Найдите в нем нужный и нажмите на клавишу Delete.
Мастерство Workflow – путь к профессиональному росту
В мире IT оптимизация рабочего процесса — неотъемлемая часть успешной разработки программного обеспечения. Эффективное управление задачами и процессами не только ускоряет сдачу проектов, но и обеспечивает высокий стандарт качества в вашей работе. Workflow в Jira — инструмент, который может существенно в этом помочь. Именно поэтому многие IT-компании используют его в своей практике, а также проверяют на собеседованиях знания PM-ов на эту тему.
Project Managers, которые хорошо ориентируются в таск-менеджере и имеют соответствующие навыки, в глазах работодателя имеют дополнительные баллы перед другими соискателями. Поэтому, если чувствуете, что существуют пробелы по работе с Jira, присмотритесь к соответствующим курсам для PM от экспертов IAMPM. Они предоставляют уникальные возможности изучения передовых методик, практик и инструментов, необходимых для успешного внедрения описанных инструментов в свою работу и дальнейшего управления ими.