Уявіть, що клієнт звертається до служби підтримки. Робочий процес щодо його питання містить в собі обробку заявки, визначення проблеми, розробку стратегії вирішення та її реалізацію, закриття запиту. Вони являють собою рутинні механічні кроки, які регулярно повторюються в повсякденній діяльності компанії. Для їх систематизації й існує концепція workflow або «воркфлоу», яка допомагає знизити навантаження на команду і відсоток можливих помилок.
Workflow у програмуванні: основні риси
В IT-індустрії робочий процес — це організація та управління послідовністю кроків і дій, які визначають порядок виконання певного завдання або процесу розробки програмного забезпечення. Workflow допомагає структурувати та автоматизувати роботу, забезпечуючи ефективну взаємодію між учасниками команди, управління завданнями та контроль якості продукту.
Складові «воркфлоу» в програмуванні, які включають основні типи робочих процесів:
- Структуру процесу — визначення послідовності кроків, які необхідно виконати для досягнення кінцевого результату.
- Етапи розробки — від планування і проєктування до тестування, розгортання і підтримки.
- Автоматизація завдань — допомагає прискорити процеси та знизити ймовірність помилок.
- Контроль версій — дає змогу розробникам співпрацювати та відстежувати зміни в коді.
- Комунікація — ефективна взаємодія та обмін інформацією між учасниками команди важливі для координації зусиль і запобігання дублювання робіт.
- Інтеграція — включення в процес інших інструментів, як-от середовище розробки, засоби тестування, системи відстеження помилок тощо.
Workflow у розробці може бути представлений у вигляді діаграми, блок-схеми або описаний у вигляді коду, який визначає порядок виконання операцій. Однак найкраще рішення — використання автоматизованих систем, які створені з урахуванням усіх потреб команди IT-фахівців.
Для чого потрібне налаштування робочих процесів?
Кожна мета народжується з унікального процесу, що зазвичай складається з кількох етапів: підготовка, планування, ухвалення остаточного рішення щодо втілення або скасування концепції. Завершальні кроки містять здійснення задуманого та отримання результату, який влаштує всі сторони.
Простий приклад — робота служби доставлення їжі. Основний процес можна розбити на три етапи: прийняття замовлення, підготовка, доставлення кур’єром. При цьому клієнт у режимі онлайн може спостерігати актуальну інформацію про поточний стан його запиту. Такий підхід дає змогу уникнути нескінченних дзвінків у службу підтримки та переживань про те, де знаходиться їжа.
По суті, кожен бізнес-процес — набір станів, які дають зрозуміти, що саме відбувається, на якому етапі та скільки часу залишилося до завершення завдання. Це саме можна застосувати до роботи команди розробки. Для цього необхідно виділити ключові етапи в технологічних, фінансових та інших процесах, що дасть змогу розв’язати одразу кілька проблем:
- Кожен член команди чітко обізнаний про свою роль і обов’язки в рамках процесу, враховуючи завдання для інших.
- Інформація про завершення одного етапу і початок наступного надсилається всім співробітникам.
- Аналіз виконаної роботи дає змогу виявити проблеми в процесах, а оптимізацію зосереджують на тих місцях, де це дійсно необхідно.
Для візуалізації, автоматизації та кращого контролю роботи програмістів та інших членів команди досвідчені проєктні менеджери радять використовувати спеціалізовані інструменти на кшталт Jira Workflow від Atlassian. Так ви отримуєте чітке розуміння, як таски рухаються від моменту постановки до завершення.
Jira — ваше рішення для простого робочого процесу
«воркфлоу» проєкту в Jira — це набір статусів і переходів, які відображають усі етапи життєвого циклу завдання і зазвичай відповідають бізнес-процесам. Інструмент дає змогу використовувати стандартний робочий процес, а також створити власний з нуля або імпортувати його з Atlassian Marketplace. За замовчуванням він має такий вигляд:
Статуси завдань у Jira показують, у якому робочому процесі вони перебувають на цей час. При цьому для кожного task може бути виставлено тільки один стан — так ви гарантовано не заплутаєте під час роботи та зможете грамотно контролювати поетапну реалізацію проєкту.
Статуси завдань у Jira: короткий огляд
Під час зазначення статусу для завдання в інструменті існує можливість задати додаткові параметри. Особливу увагу приділіть переходам — «сполучним ланкам» між різними статусами. Являють собою односпрямований зв’язок, який дає змогу завданню переміщатися від одного стану до іншого. Під час налаштування переходів пам’ятайте, що існує низка відмінностей між роботою переходів з активними та неактивними процесами.
Активні робочі процеси
Активний робочий процес — той, який наразі використовують в одному або кількох проєктах. Під час його редагування Jira створює спочатку чернетку, яку потім можна змінити на ваш розсуд. Після внесення необхідної інформації отриманий документ можете опублікувати або зберегти оригінальний процес у вигляді неактивної резервної копії. При цьому існує низка обмежень:
- Не можна видаляти статуси робочих процесів.
- Ідентифікатор кроку не можна видаляти або змінювати.
- Якщо статус не має вихідного переходу, він не може додати нові (як звичайні, так і глобальні).
Для виконання всіх дій скопіюйте робочий процес, внесіть зміни в копію, а потім активуйте її.
Неактивні робочі процеси
Неактивний робочий процес — той, який наразі не бере участі в жодному проєкті. Оскільки через нього не проходять завдання, можете редагувати його кроки та переходи безпосередньо. У таск-менеджері неактивні процеси зазвичай приховані в нижній частині сторінки, тому для їхнього перегляду необхідно розгорнути посилання.
Як організувати робочий процес у Jira?
Розібравшись із тим, що таке workflow і для чого потрібна візуалізація й автоматизація робочих процесів у програмуванні, ви можете узятися до роботи. Для початку необхідно відповідати трьом основним вимогам:
- Знати основи процесу розробки.
- Розуміти технічні терміни.
- Мати навички роботи з Jira і регулярно підвищувати свою кваліфікацію.
Якщо є прогалини за перерахованими пунктами, рішенням можуть стати спеціалізовані курси для проєктних менеджерів. Під час навчання ви розберетеся з базою розробки та термінологією, яку використовують IT-фахівці, а також отримаєте необхідні знання для впровадження автоматизованих інструментів у роботу своєї команди.
Створення нового робочого процесу
Існує кілька варіантів для створення нового workflow: клонування наявного процесу, створення з нуля, імпорт. Кожен із методів по-своєму зручний. Наприклад, для однотипних завдань добре підходить «клон», а ось для специфічних — налаштування «з нуля».
Для клонування наявного процесу увійдіть у систему з глобальним дозволом адміністратора. Потім виберіть пункт Issues і перейдіть у Workflows. У вікні, що відкрилося, ви побачите всі робочі процеси, які є в системі на цей час:
Використовуючи кнопку Copy у стовпці Operations, скопіюйте потрібний вам бізнес-процес. Після цього він відкриється в режимі редагування, де ви зможете додати необхідні кроки, переходи та внести інші зміни.
Створення робочого процесу з нуля — більш «просунуте» завдання. Для його вирішення проєктний менеджер повинен володіти певними знаннями та навичками, але результат того вартий. За допомогою такого підходу ви зможете створювати workflow під конкретні запити та потреби своєї команди, якщо в стандартному варіанті не вистачає необхідних функцій. Для цього виберіть Workflows на панелі навігації та клацніть на кнопку Add Workflow. Після цього вам необхідно буде заповнити поля з базовою інформацією щодо процесу: дати йому ім’я, скласти опис. Перейшовши в режим редагування, натисніть клавішу Create і дотримуйтесь підказок програми, яка допоможе вам у створенні необхідної кількості кроків і переходів.
Імпорт workflow — інструмент, який дає змогу «завантажити» в проєкт уже готовий «воркфлоу». Зробити це можна через інструмент Import Workflow, який має знаходитися в меню Workflows.
Редагування наявного робочого процесу
При створенні нових проєктів у Jira, до них автоматично підтягується workflow і за цією схемою зв’язуються всі доступні типи завдань. За замовчуванням інструмент створює копію, що редагується, тому для внесення змін уперше виконайте такі кроки:
- Авторизуйтеся як користувач із глобальними правами адміністратора.
- Виберіть необхідний проєкт.
- На сторінці адміністрування виберіть Workflow.
- Натисніть на значок «Змінити».
Після цього автоматично буде створено чернетку — копію системного робочого процесу. Будь-які наявні завдання в проєкті будуть пов’язані з ним.
Тепер у вас є можливість вносити зміни в чернетку. Для цього просто клацніть по статусу або переходу, щоб відкрити панель з параметрами. Після редагування опублікуйте чернетку або збережіть поточний процес у вигляді неактивної резервної копії.
Видалення робочого процесу
У разі потреби можете видалити «воркфлоу», який більше не потрібен для роботи. Опція недоступна для робочих циклів, які входять до складу певної схеми — спочатку потрібно прибрати його звідти. Щоб виконати видалення, перейдіть у проєкт і виберіть опцію Workflow. Прокрутіть сторінку вниз до вкладки з неактивними процесами та розгорніть їх, щоб переглянути повний список. Знайдіть у ньому потрібний і натисніть на клавішу Delete.
Майстерність Workflow — шлях до професійного зростання
У світі IT оптимізація робочого процесу — невіддільна частина успішної розробки програмного забезпечення. Ефективне управління завданнями та процесами не тільки прискорює здачу проєктів, а й забезпечує високий стандарт якості у вашій роботі. Workflow в Jira — інструмент, який може істотно в цьому допомогти. Саме тому багато IT-компаній використовують його у своїй практиці, а також перевіряють на співбесідах знання PM-ів на цю тему.
Project Managers, які добре орієнтуються в таск-менеджері та мають відповідні навички, в очах роботодавця мають додаткові бали перед іншими претендентами. Тож, якщо відчуваєте, що існують прогалини щодо роботи з Jira, придивіться до відповідних курсів для PM від експертів IAMPM. Вони надають унікальні можливості вивчення передових методик, практик та інструментів, необхідних для успішного впровадження описаних інструментів у свою роботу та подальшого управління ними.