Время — самый ценный ресурс, которого всегда мало. Согласитесь, часто приходится работать в условиях, когда нет времени на многочасовые поиски консенсуса и стратегические сессии. Заказчику, обычно, откровенно фиолетово на то, что тестировщики не поделили с девами, и какие подковерные игры ведут тимлиды. Ничего личного, просто бизнес. Вы поручились выдать результат в срок? Тогда будьте любезны, выложиться чуть более чем полностью и сделать это. Когда нужно получить результат в предельно сжатые сроки и быстро привести команду к решению — на помощь приходят ретроспективы, системный подход, и старая добрая фасилитация, как способ поиска первопричин бунта на корабле и сокращения времени на обсуждения.
Фасилитация — это просто процесс управления обсуждениями и взаимодействиями во время встречи или мероприятия. Речь идет о том, чтобы вести разговор естественным путем и помогать группе достичь результата.
Если еще проще, это один из способов общения с группой. Способ помочь команде достичь результата быстрее, не тратя все свои внутренние ресурсы и не прибегая к членовредительству. Для вас же, как менеджера — возможность получить опыт и создать атмосферу «команды».
Кто такой фасилитатор и кто им может быть:
Фасилитатор — человек, который обеспечивает успешную групповую коммуникацию.
Хороший фасилитатор может держать людей во время встречи сосредоточенными на предмете обсуждения, повышать творческий потенциал, управлять ожиданиями, решать проблемы или разрешать конфликты более эффективно. Он также устанавливает и расширяет связь между участниками сессий или совещаний.
Будучи фасилитатором проектной команды, вы должны убедиться, что все вносят свою лепту, чтобы вести беседу на ходу и удерживать команду в направлении результата.
Когда этот подход необходим:
Вы пришли на проект, где до вас была собрана новая команда. Команда находится на стадии Storming, времени на притирку нет, сроки горят, заказчик злой и машет шашкой. В таком случае собираем всех в митинг руме, садим на таком расстоянии, чтобы не дотянулись руками друг до друга. Желательно еще приковать наручниками к столам, но можно обойтись и без этого. И начинаем говорить. Много. Будет долго и мучительно больно. Но потом будет ощущение облегчения, слезы счастья и цветы благодарности. Хотя на самом деле нет. Все разойдутся по кабинетам надувшиеся как сычи, а вот на следующий день вы увидите, что накал страстей утих и можно начинать вести конструктивный диалог, ставить таски и тушить пожар на проекте.
Вам только предстоит собрать команду. Один из лучших способов сделать это — определить роли и обязанности. Обычно вы делаете это в таблице или другом документе проекта, но что, если вы проведете это как групповое обсуждение? Это хороший способ для всех познакомиться друг с другом, разобраться у кого какие навыки и как они будут способствовать реализации проекта по мере его продвижения вперед.
Вы на финишной прямой к сдаче проекта. Как вдруг прилетает письмо с тревожным звоночком. С тяжелым сердцем вы идете сообщать команде, что кастомер возжелал, чтобы у беспилотного дрона были педали. На всякий случай. И желательно фаянсовые. В голубую крапинку. Представили? Вы понимаете, что это полнейший абсурд. И ваша команда понимает. А клиент не понимает. Как провести встречу таким образом, чтобы все остались довольны результатом, и никто не остался в дураках? Проведите митинг, выступая в роли фасилитатора. Дайте обеим сторонам высказаться, выслушайте аргументы за и против, и попытайтесь объяснить каждой из сторон позицию второй стороны. В концу собрания у вас гарантированно будет единое мнение на счёт дрона с педалями в крапинку. Возможно, идея исчезнет не полностью, но точно станет лучше изначальной версии.
Конфликт между разработчиками. В природе встречается столь же часто, как дождь на выходных, когда ты запланировал поехать на море и хорошенько отдохнуть. Обычно решается довольно быстро, путем непродолжительного разговора и выяснения, кто действительно прав.
Коммуникация двух команд. Например, вы менеджерите тестировщиков и разработчиков. Причина конфликта ясна как белый день и могла давно быть решена, но обе команды считают, что мяч не на их стороне и отказываются признавать свою причастность к проблеме.
Типичные ошибки фасилитатора
Список из 15 пунктов, которые помогут проверить себя. Если вы допускаете половину из этих ошибок — стоит немедленно менять свое поведение.
1. Начинать обсуждение без предварительного описания цели собрания.
2. Придерживаться запланированной программы, не делая поправку на ветер.
3. Неравномерно распределять эфирное время на высказывание участников.
4. Привлекать участников к разговорам с фасилитатором, а не друг с другом.
5. Не уделять достаточно времени для разбора проблем.
6. Перетягивать все внимание на себя. Вы не тамада на свадьбе, не старайтесь занимать весь эфир собой.
7. Задавать вопросы, на которые вы уже знаете ответы для достижения заданного результата.
8. Вмешиваться в процесс слишком часто, а не доверять групповой динамике.
9. Начинать выступать до того, как все внимание группы будет сосредоточено на вас.
10. Предоставлять долгие запутывающие инструкции или менять инструкции, когда их просят повторить.
11. Избегать реальных разговоров, прячась за флипчартом.
12. Слушать несколько человек рядом друг с другом.
13. Устранять дискомфорт, а не изучать его.
14. Выбирать того, кто говорит, основываясь на том, кто первым поднял руку, а не кто не говорил.
15. Кричать.
Фасилитация позволяет за действительно короткий промежуток времени выяснить мнения сотрудников, свести их к общему фокусу, и найти точки пересечения интересов. Если чувствуете, что кому-то нужна помощь в выполнении задач, которые не двигаются и обросли тройным слоем мха в беклоге — действуйте!