Как мы используем Trello в IAMPM: инструкция по настройке

Идеального таск-менеджера не существует, но какой-то обязательно подойдет под ваши задачи. Проблема одна — найти «свою любовь» и правильно ее настроить. Звучит просто, но на практике вас ждет череда проб и ошибок. Поэтому, я решил поделиться опытом IAMPM. Возможно, он будет полезен и для вашего проекта.

На сейчас, мы пользуемся Trello и этот инструмент полностью закрывает потребности нашей команды, нескольких десятков преподавателей и нескольких сотен студентов. В этой статье я расскажу: почему мы выбрали Trello, как его настроили и чем, в итоге, пользуемся.

Почему мы выбрали Trello

Внедрение нового таск-менеджера — процесс всегда болезненный. Люди плохо воспринимают перемены и лучше «глючное и нефункциональное старое», чем самое классное новое. При выборе инструмента мы столкнулись с несколькими ограничениями.

  • Проект был в самом начале своего существования, и команда была еще слабо ознакомлена с проектными подходами. До этого почти никто из сотрудников не работал с таск-трекерами. Все задачи велись в виде списков в Wunderlist.
  • Платный софт и консультации по его внедрению мы как вариант даже не рассматривали.
  • IAMPM — это EdTech проект, а не софтверная компания. Поэтому практики, привычные для создания и контроля задач в IT, приживались плохо. Требовалось скрещивать бульдога с носорогом.

Вообщем, вырисовывалась достаточно ощутимая проблема, которая усиливалась тем, что большая часть команды, на тот момент, работала удаленно.

Перед нами стояли такие задачи:

  • Синхронизация основной команды IAMPM и контроль прогресса по задачам.
  • Формирование образовательных продуктов и контроль работы с преподавателями.
  • Проверка прогресса студентов по домашним заданиям.
  • Работа со стратегическими задачами и новыми инициативами.

Trello позволило синхронизировать все команды

Может показаться, что до выбора Trello наша работа была вообще не структурирована, но это не так. На самом деле, на тот момент, мы уже частично внедрили Scrumban. Проводили регулярные митинги (дейли и ретро), планировали спринтами и старались не брать в работу более одной задачи одновременно. Для нашей сферы «потоковый» подход оказался наиболее применимым форматом организации процесса.

Оказалось, что в нашем случае Trello — идеальный вариант.

Почему нам подошло Trello:

  • Продукт бесплатен для любого количества пользователей.
  • У Trello есть хорошо работающие решения для всех популярных платформ.
  • Продукт поддерживает лучшие практики управления задачами и проектами. В первую очередь, уже знакомый команде формат Kanban досок.
  • У продукта большое количество интеграций с другими решениями.
  • Trello не «подсаживает на иглу функционала». Все задачи можно, при желании, экспортировать в другой сервис.
  • Функционал Trello расширяем через специальные power-ups плагины.

 

Как мы используем Trello

Из коробки Trello позволяет создавать команды и доски. Внутри досок есть списки, которые вы можете организовывать по собственному желанию. Чистый лист, настраивай как хочешь. С одной стороны, это дает свободу. Однако, без продуманной структуры эта свобода скорее путает, чем помогает работать. Поэтому, я расскажу о том, как же настроили работу мы.

Вначале, Trello — это чистый лист

Даже сейчас, когда я пишу эту статью, я понимаю, что есть еще пару вещей, которые я бы улучшил, так что думаю список получится не конечным и будет дополняться.

Работаем с досками

Структуру досок мы постарались определить так, чтобы не плодить сущности, но, при этом разделить разные типы участников. Команда преподавателей, команда разработки сайта, сотрудники IAMPM и студенты занимаются в проекте разными вещами, поэтому важно беречь их время и информационное поле от лишних уведомлений.

При этом, типология списков в рамках досок везде жестко одинаковая (безобразно, но единообразно, как в армии): backlog, sprint, todo, in progress, on hold, done.

 

Вот, как выглядит наша основная доска

 

  • Общий бэклог проекта хранит в себе все, что мы собираемся делать.
  • Задачи на спринт лежат в одноименной колонке, тут все, что мы планируем на 2 недели вперед.
  • Все что хочется сделать на сегодня лежит в todo.
  • То, что делается, соответственно в in progress.
  • Ожидаем ответа от другого человека? Перемещаем задачу в on hold.
  • Сделанное, соответственно, в done, а потом — в архив.

 

Помните, что в Trello вы всегда можете копировать подходящую форму тикета или же просто скопировать доску (список). Как по мне, это очень удобно, особенно когда вам необходимо постоянно создавать одинаковые задачи. Например, для выполнения домашних заданий студентами, как нам.

 

Маркируем и приоритизируем задачи

Люблю Trello за возможность фильтровать и маркировать все, что вздумается. Тут можно включить полет фантазии и, даже перестараться. Поэтому, прежде чем создать метку — серьезно подумайте, нужна ли она вам. В IAMPM мы используем такие labels.

Priority— приоритет можно отмечать по-разному. Мы остановились на светофоре, как самом заметном маркере. Разделили важность на три базовых цвета. Красный — это самое важное, желтый — делаем сразу после красных задач, а зеленый — выполняем, если осталось время. Приоритет не выбит в камне. То, что вчера было «зеленым» завтра может стать «красным», на важность постоянно влияет рынок и другие внешние факторы.

Совет: если вы используете приоритеты, объясните команде, что все задачи не могут быть «красными». Все, что мы делаем — важно, но матрицу Эйзенхауэра еще никто не отменял.

Это единственные цветные метки на доске. Все остальные labels отображаются серым цветом и на самих тикетах не подсвечиваются. Так что процесс сортировки задач по приоритету простой и удобный.

У каждой задачи есть свой приоритет

 

Серые метки могут касаться типа задачи или работ. Их использование не обязательно. Сотрудники могут ставить их на свое усмотрение для удобства работы.

Работаем с мини-проектами

Trello отлично подходит для работы с небольшими задачами, но когда дело доходит до контроля прогресса по разным мини-проектам (вроде продвижения и организации конкретного мероприятия), а таких проектов у вас десяток — может начаться путаница. Особенно в процессе планирования спринта.

Чтобы решить эту проблему, мы ввели понятие «epic». Сразу отмечу, что эпики в нашем пониманию не являются артефактами storymapping, хотя название аналогичное.

 

Для нас epic = мини-проект = инициатива / event. То есть, любой наш продукт запускается и создается как эпик, за которым мы следим отдельно от всех тикетов. Эпики выделяет то, что на досках они живут в отдельной одноименной колонке, и внутри них есть списки задач с именами ответственных лиц.

 

В процессе командного планирования создавать новые тикеты в Trello неудобно. Представьте, вы сидите за одним столом и обсуждаете работу, запланированную на две последующие недели. Когда у вас одновременно 6-12 разных мини-проектов (таких как курсы) очень легко один из них упустить и что-то не сделать.

Тут на помощь приходят эпики. Они позволяют сразу увидеть, что нужно сделать и в какие даты (у каждого эпика есть дедлайн, например, старт мероприятия). Дальше можно быстро накидать свои задачи по данной инициативе простым списком. Позже эти задачи легко трансформируются в обычные тикеты.

Внутри эпика есть списки задач для каждого сотрудника

На следующем планировании сразу видно, что было сделано по определенному эпику, а что мы не успели. Достаточно отметить сделанное галочками в процессе обсуждения. Это позволяет более эффективно работать с приоритетами.

Контролируем сроки

В нашей команде каждый сотрудник четко понимает свою зону ответственности и может сам принимать большинство решений, например, о переносе дедлайна задачи. Однако, руководителю важно отслеживать, чтобы задачи не прокрастинировались и не переносились постоянно со дня на день.

Тут мне помогает интеграция со Slack. Мы создали специальный канал, который отправляет уведомление каждый раз, когда задача меняет свой делайн. Это позволяет вовремя отслеживать «появление хвостов» и решать проблему со сроками.

Наш специальный канал для отслеживания дедлайнов

 

Само собой, это будет работать, только в том случае, если ваша команда сдвигает сроки, а не просто забивает на них. Поэтому, время от времени проверяйте, что твориться на доске с помощью простого фильтра, отображающего только просроченные задачи.

Trello-этикет. Не пропускаем важное

Погрязли в уведомлениях? Мы тоже, поэтому мы тщательно следим за рабочим этикетом.

В Trello тегать участников доски можно совершенно везде. Приучайте сотрудников обращать внимания на уведомления со своим именем и пролистывать общий список нотификаций, как минимум, один раз в день.

Чтобы этот процесс не превратился в пытку — нужно соблюдать определенные правила:

  • Не добавляйте в задачу всех подряд. Если вы там что-то делаете —будьте исполнителем, если нет — наблюдателем. Это не плодит задачи в вашем личном backlog-е, при этом вы всегда оповещены.
  • Кто-то нужен? Тегните этого человека.
  • Отправляете задачу на проверку? Добавьте человека, от которого ждете ответа в задаче. Помните, не занимайтесь туалетным делегированием через комментарии.
  • Не ставьте задачи на других людей день в день. Если сегодня — понедельник, ставьте задачу на вторник (за исключением редких случаев). Уважайте чужое время.

Какие Power-ups делают нашу жизнь проще

Напоследок, хочу рассказать о нескольких полезных дополнениях, которые позволяют расширить текущий функционал Trello и упрощают работу команды IAMPM. К сожалению, не все они бесплатные, но (сказать по правде), даже у платных стоимость довольно демократичная, особенно в сравнении с итоговой пользой.

  • Slack — позволяет получать уведомления из Trello в командный мессенджер. Кейс того, как это можно применить уже описан выше.
  • Hangouts создает комнату для удаленного общения в один клик. Полезно, если кто-то из ваших коллег остался дома и не может физически присутствовать на daily meeting.
  • Repeater — создает повторяющиеся задачи.
  • Planyway Calendar — позволяет посмотреть свои задачи в календарном виде. Очень удобно, особенно функция интеграции с внешними календарями.
  • Calendar — упрощенная версия календарного вида задач. Функций меньше, зато бесплатно.

Planyway позволяет понять загрузку на неделю

Power-ups очень сильное дополнение к возможностям Trello из коробки и может серьезно прокачать функционал. Только помните, что в бесплатной версии Trello у вас будет возможность добавить только один плагин.

Есть еще один неплохой lifehack: если вы не можете найти power-up в магазине Trello, то добро пожаловать в Google. Список решений, интегрируемых с Trello огромен. Подключая стороннее решение, вы не занимаете счетчик плагинов, и при этом получаете дополнительный функционал. Win-win!

Попробуйте поискать расширения, которые решают ваши задачи, но не увлекайтесь.

В этой статье я постарался вкратце описать процесс работы с таск-менеджером Trello в IAMPM, от причин выбора, до тонкостей настройки. Получилось много, хотя при редактуре статью и так сократили вдвое :).

Спасибо, что дочитали до конца. Надеюсь, мои решения натолкнут вас на интересные мысли и помогут оптимизировать собственные процессы. Остались вопросы? Пишите нам нам, или добавляйтесь в чатик в telegram. Мы с удовольствием поделимся секретами и лайфхаками.

Автор статьи: Ярослав Ротарь