Слово «риск» заставляет нервничать многих PM-ов. И зря, ведь риски — это не всегда плохо. Риски нужно уметь анализировать и считать, плюс — заранее знать, как с ними поступать — вот, что, действительно, важно.
Как правильно работать с рисками в проекте рассказала Анна Лаврова на мастер-классе «Работа с рисками в проекте «не для галочки»» 9-го июля.
Несколько слов о спикере: Анна Лаврова — сертифицированный Scrum Master, Сertified SAFe Agilist, спикер курсов Dao PM, PMHS, PMHS 2. Опыт работы в управлении проектами — более 9 лет, за это время была в роли PM-а в Outsource, Outstaff, Product, Startup компаниях. Внедряла техники Agile с нуля на трех проектах. Работала с государственными проектами США, запустила несколько стартапов. Спикер на 10+ конференциях в 2016 году и наставник в нескольких IT школах в Киеве.
Итак, вернемся к рискам и к мастер-классу. Говорить о рисках на проекте мы начали с планирования путешествий. Многие ли из вас планируют риски, когда едут в отпуск?
Рассмотрим возможные «неприятности», которые могут случиться, когда мы отправляемся в другую страну.
- У нас могут украсть багаж. В качестве предотвращения этого риска стоит позаботится о том, чтобы сохранить важные вещи. Например: хранить вещи первой необходимости в ручной клади.
- Также, у нас могут украсть документы. Чтобы выйти из этой ситуации можно отсканировать свои документы и хранить их на гугл-диске, в Dropbox или любом другом облачном хранилище.
- На случай физического ущерба нужно сделать страховку и сделать прививки.
Анна: «2 года назад я решила поехать на Мальдивы. Все мы знаем, что это очень дорого. Почему дорого? Мальдивы — это скопление островов и на каждом острове все компании — монополисты. Мы решили сэкономить, и нашли местных жителей на острове Тодду, договорились, что будем жить у них и отправились в путь. Прилетели мы на остров как два лоха – нас никто не встречал, и мы приехали на остров, которого, как оказалось, не существует. Местные жители не говорили на английском языке и писали символами и точками. Нам пришлось искать тех, кто все-таки помог бы нам отправиться на ближайший остров. В результате, мы целый день потратили на бессмысленные поиски и метания».
Как можно было этого избежать:
- Взять больше денег.
- Купить местную симку и позвонить хозяину дома, в котором мы должны были жить.
- Заранее узнать на каком языке говорит коренное население.
- Точно оговорить место встречи в аэропорту.
В случае с проектом работа с рисками происходит примерно по тому же принципу. Мы выясняем, какие риски нас могут ждать, и решаем, что мы будем с ними делать.
Риски могут быть:
- Положительными
- Отрицательными
Отрицательные риски – это события, ведущие к ухудшению качества исполнения проекта. Они требуют дополнительных затрат ресурсов и времени или снижают качественные характеристики конечного результата.
Положительные риски – это события, дающие возможность улучшить качество реализации проекта и достигнуть целей с меньшими затратами ресурсов и времени или с более высоким качеством.
В случае риска существует возможность количественно и качественно определить, какое решение принимать. Это зависит от трех условий:
- Наличие неопределенности.
- Необходимость выбора альтернативы (включая отказ от выбора).
- Возможность оценить вероятность осуществления выбираемых альтернатив.
При этом, закрытие проекта — это тоже альтернатива
В зависимости от нашей готовности, рики делятся на несколько типов:
- Известный риск- риск, который был определен и проанализирован. Он случался с кем-то из ваших знакомых и вы знаете, как действовать.
- Неизвестный риск – это то, что спланировать невозможно.
Для известных рисков можно спланировать бюджет и свою реакцию. С неизвестными — дело обстоит сложнее.
Риск не приходит из ниоткуда. Риск приходит из неопределенности
Если мы хотим открыть салон красоты и похоронное бюро. Где больше рисков?
В салоне красоты больше конкуренции, но в сфере похоронных бюро есть большие монополисты.
Больше рисков там – где менее исследован рынок.
Больше конкурентов — больше рисков
Однако, одно дело говорить обо всем в теории, и совсем другое — анализировать риски проектов на практике. Участникам мастер-класса предстояло не просто послушать лекцию, но и поработать самостоятельно. Им были выданы конверты с проектами, над которыми они работали в течение всего мастер-класса.
Проекты:
- Компания, занимающаяся продажей авто. После падения спроса решила заняться электротранспортом.
- Банк. Разрабатывает мобильное приложение, но в процессе вносились постоянные изменения и, в итоге, разработка превысила весь ожидаемый бюджет и сроки.
- VR игра. Первый этап игры позволил привлечь инвестиции, но во втором раунде нужно вернуть инвестиции и разработчики разбежались.
- Компания, которая занимается перевозкой грузов получила запрос на написание программного обеспечения для водителей. Команда и деньги есть, но продукт плохой.
Для начала, каждая из команд сделала SWOT-анализ проекта, после чего они написали по 30 рисков и выбрали из них 15 самых значимых.
Для работы с рисками был использован метод «5 почему».
Идея исследования причинно-следственных связей была выдвинута ещё Сократом. Но сам метод, получивший название «5 почему», был разработан основателем Toyota Сакити Тоёдой (Sakichi Toyoda). Первоначально техника предназначалась для решения производственных задач компании.
Первым делом формулируется исходная проблема. Затем исследователь задаёт вопрос: «Почему это произошло (происходит)?». Получив ответ, он снова спрашивает: «Почему это произошло?» — выясняя таким образом причину причины. В результате выстраивается логическая цепочка, ведущая к первопричине. Предполагается, что именно воздействие на первопричину будет наиболее эффективным для решения исходной проблемы.
Этот метод обладает рядом несомненных достоинств. Во-первых, простота. Применить его может каждый. Во-вторых, малые затраты времени по сравнению с большинством других техник. В-третьих, минимальные требования к оборудованию: искать причины можно даже в уме.
Когда вы категоризируете риски, среди них необходимо найти первопричину
Чтобы оценить риски необходимо выяснить первопричину и найти возможность её устранить.
Чему участники научились на мастер-классе?
На четырех часовом мастер-классе участники узнали и опробовали на практике основные инструменты анализа и контроля рисков, поняли их участие в формировании бюджета, научились правильно составлять бюджет, а также поняли, стоит ли вообще начинать проект в определенных случаях.
