Практически каждый проектный менеджер может поделиться историей, когда клиент по завершении всех работ говорил, что продукт или услуга не решают его бизнес-потребности. Обычно такая ситуация возникает, когда в процессе уточнения требований, планирования и реализации задач Project Manager теряет цели проекта или неверно их определяет.
В статье поговорим о том, как этого не допустить с помощью понятного и эффективного инструмента Impact Mapping.
Что такое Impact Mapping и какие уровни существуют
Impact Mapping — это о том, что существует определенная цель, и, пройдя несколько шагов вместе со стейкхолдерами, вы понимаете: что конкретно нужно разработать, как выглядит разработка и пользовательская история. В итоге все это приведет обратно к Project Objectives, и вы сможете проверить, все ли верно определили на старте.
Обычно Impact Mapping состоит из четырех уровней:
- Goal — главная цель;
- Actors — люди, которые могут повлиять на ваш результат;
- Impact — влияние, которое вы хотите произвести на Actors, чтобы изменить их поведение;
- Deliverables — поставляемые элементы проекта или что вы можете сделать, чтобы поддержать желаемое воздействие.
Каждый уровень может быть разбит на несколько блоков, которые в свою очередь могут также разделяться. Стартуем всегда с исходной точки — Goal.
Goal
Начать работу над поиском цели рекомендую с ответа на вопрос: «Зачем вы хотите разработать что-то?» Для этого изучите проблему, которую нужно решить, и определите, почему продукт будет полезен. Например, он оптимизирует какой-то процесс, приведет больше клиентов или повысит узнаваемость бренда заказчика. От этого во многом зависит, какие Project Objectives вы определите, и как они будут сформулированы.
Виды целей проекта:
- продуктовые — об изменении поведения пользователя;
- финансовые — о деньгах компании (например, сколько хотите заработать, но важно сформулировать, как именно вы это сделаете и что будете отслеживать);
- технические — о внутренней разработке продукта (например, разработка будет проходить с учетом микросервисной архитектуры);
- процессные — о том, какие процессы внутри команды/компании нужно построить или изменить.
В качестве примера возьмем реальную историю с логистической компанией, в которой существует проблема — менеджеры не успевают вовремя обрабатывать файлы из-за того, что делают это без учета приоритетности. Из-за этого не все клиенты получают желаемое, а компания терпит убытки. Перечисленная информация дает нам понимание, каких изменений в поведении пользователей и менеджеров хотим достичь: уменьшение числа не вовремя обработанных заказов и их контроль с помощью создания какого-то ПО.
В примере цель сформулирована исходя из проблемы. Теперь в нее нужно добавить конкретики — для этого отлично подойдет вариант со SMART-целями. Следующий раздел в Impact Mapping после работы над целью — Actors.
Actors
Actors — это все те, кто:
- может произвести желаемый эффект;
- может помешать этому;
- является потребителями или пользователями вашего продукта;
- на кого продукт или услуга повлияет.
Для примера снова берем историю с проектом для логистической компании. Задача все та же — нужно оптимизировать рабочий процесс, так как менеджеры не успевают обработать много заказов. Кто может помешать? Другие отделы, так как им наверняка придется менять привычные процессы. Кто потребитель? Менеджеры-логисты, для которых продукт и разрабатывается. На кого может повлиять? На финансовый отдел, так как любой просроченный или успешный заказ напрямую связан с поступлением денег в компанию. Все эти люди — Actors — те, кто влияют на результат разработки продукта.
Когда вы опишите «актеров», которые у вас есть, разделите их на кластеры. Первыми будут основные субъекты или Primary Actors, чьи цели будут достигнуты. Дальше идут вторичные или Secondary Actors, которые предоставляют услуги. Третьими — «актеры вне сцены» или Actors off Stage, которые имеют влияние, но не получают выгоды или не предоставляют услуги. Деление Actors на кластеры поможет вам определить Impact на следующем шаге работы с Impact Mapping.
Impact
«Влияние» отвечает на вопрос: «Что вы хотите сделать с Actors?» Допустим, изменить их поведение, чтобы они вам помогли достичь целей или, наоборот, не мешали. Это может быть любой Impact и в любом количестве.
Снова пример с менеджерами-логистами. Они не успевают обрабатывать файлы, потому что они не видят приоритеты — дедлайны. Значит, вы должны их указать — это будет первый Impact. Второй — помочь фильтровать заказы по степени важности. Третий — дать возможность менеджерам уточнять дополнительную информацию, если не хватает данных. Вот варианты «влияния» на «актеров» в конкретном случае.
Чтобы правильно определить Impact и уровень его влияния:
- Сосредоточьтесь на желаемых изменениях в деловой активности «актеров», например, на оптимизации рабочего процесса.
- Покажите, как деятельность Actors после создания продукта будет отличаться от того, что они могут сейчас. Если взять пример с менеджерами-логистами, то после внедрения изменений в их работу они смогут вовремя обрабатывать больше заказов, чем сейчас, и делать это вовремя.
- Рассмотрите негативные и позитивные Impacts для разных групп «актеров». Откиньте или оптимизируйте плохие и сосредоточьтесь на полезных. Пример с той же логистической компанией: возможность уточнения информации будет полезна для менеджеров, но при этом может мешать другим отделам, отвлекая их сотрудников от текущих задач.
- Подумайте о множественных воздействиях на каждого «актера». Найдите те, что смогут изменить его поведение и внедряйте их.
Когда вы проработаете варианты возможных воздействий на ваших Actors, переходите к заключительному разделу в Impact Mapping — Deliverables.
Deliverables
На этом этапе нужно записать, что вы можете сделать как компания или команда для поддержки требуемого «влияния» на «актеров». Как и в случае с Impact, Deliverables могут быть разными и в любом количестве.
Продолжаем историю с логистической компанией. Нужно оптимизировать работу менеджеров, чтобы компания не теряла деньги. Соответственно, Project Manager с одной стороны проводит определенные работы, которые доставляют продукт, а с другой — обучает людей пользоваться разработкой и понять, как оптимально встроить все это в текущие процессы. Для этого PM может создать продукт и обучающие материалы, провести тренинги, дать чек-листы. Все это будет Deliverables.
На этапе Deliverables также советую заполнить соответствующий раздел в WBS. Work Breakdown Structure — это структура для иерархической декомпозиции работы на конкретные результаты команды для достижения Project Objectives. Заполнение Deliverables в WBS поможет в дальнейшем планировании.
Чтобы правильно проработать поставляемые элементы проекта в Impact Mapping:
- Уточняйте уровень Deliverables итеративно по мере доставки, а не все сразу с самого начала. Добавляйте новые элементы, удаляйте или изменяйте старые постепенно.
- Рассматривайте все результаты, которые отдаете клиенту, в качестве вариантов Deliverables.
- Перечисляйте поставляемые элементы только высокого уровня. Не вдавайтесь в детали — не нужно все расписывать на уровне задач.
- Рассматривайте все возможности, которые помогают достичь воздействия на «актеров». Не ограничивайте ваше IT-решение исключительно программным обеспечением.
- Учитывайте вероятность, что часть перечисленного вами в разделе Deliverables не будет доставлено.
После заполнения Deliverables пройдитесь снова по получившейся карте. Если все шаги построены логично, можете приступать к планированию.
Гипотезы и диалог в Impact Mapping
Impact Mapping часто строится на гипотезах, которые у вас есть. Для наглядности возьмем реальный пример с Facebook. Еще некоторое время назад FB хотел получить 1 млн «игроков». Одна из гипотез утверждала, что для получения N юзеров нужно внедрить возможность приглашать незарегистрированных пользователей. Для этого был разработан инструмент автоматической отправки инвайтов.
Важно помнить, что Impact Mapping — это про диалог менеджера с командой, клиентом, стейкхолдерами, с помощью которого из амбициозной и большой цели нужно сделать конкретную — прийти к тому, что конкретно вы должны разрабатывать. Берем тот же пример с Facebook, только теперь смотрим на User Story.
Из показанной инфографики видим следующую логическую цепочку. Я игрок (Actor) хочу пригласить моего друга (Impact), для чего использую автоматическую рассылку (Deliverables), в итоге нас таких будет 1 млн. юзеров (Goal). Так что Impact Mapping можете использовать не только для определения правильных Project Objectives, заполнения WBS и дальнейшего планирования, но и для составления User Story.
Альтернативный вариант Impact Mapping в MIRO
Платформа для совместной работы распределенных команд MIRO предлагает свою версию Impact Mapping. Если сравнить пример Template со скриншота с классическим вариантом, отличия в том, что в нем предлагают записывать «Product Backlog Item» вместо «Deliverables» и прорабатывать «Persona» вместо «Actor».
Эта версия мне нравится даже больше, так как технически после проведения воркшопа вы должны превратить все «Deliverables» в «Product Backlog Item». Если говорить про «Persona», то тут немного меняется коннотация в сравнении с «Actor», но в остальном то, как вы хотите повлиять на «персону/актера», и зачем, — данная версия Impact Mapping от MIRO такая же, как и классическая в проектном менеджменте.
Если вы работаете в продуктовой IT-компанией, то в дополнение к составлению Impact Mapping советую использовать доску со стикерами для лучшей наглядности работы с Goals. На стикерах напишите ваши цели, бенчмарк, метрики оценки, достигли/не достигли планируемого результата. В любой момент на доске можете просматривать информацию, изменять вводные.
Вместо вывода
Сначала, в качестве бонуса — наглядная инфографика, как выстраивать цепочку от большой цели до уровня кода:
Любой проект начинайте с выявления целей и построения Impact Mapping. Да, это занимает время, но такой подход поможет упростить планирование работ и донесение информации команде и клиенту. С Impact Mapping вы всегда сможете быстро скорректировать действия технических специалистов в случае изменения обстоятельств и внесения дополнений от заказчика. Это простой и гибкий инструмент в помощь каждому проектному менеджеру вне зависимости от его квалификации.