Работаем с целями проекта с помощью Impact Mapping

30 мая 2022

  • Автор: Анна Лаврова

  • Сложность: нормально

  • Время: 6 мин

Практически каждый проектный менеджер может поделиться историей, когда клиент по завершении всех работ говорил, что продукт или услуга не решают его бизнес-потребности. Обычно такая ситуация возникает, когда в процессе уточнения требований, планирования и реализации задач Project Manager теряет цели проекта или неверно их определяет. 

В статье поговорим о том, как этого не допустить с помощью понятного и эффективного инструмента Impact Mapping.

Что такое Impact Mapping и какие уровни существуют

Impact Mapping — это о том, что существует определенная цель, и, пройдя несколько шагов вместе со стейкхолдерами, вы понимаете: что конкретно нужно разработать, как выглядит разработка и пользовательская история. В итоге все это приведет обратно к Project Objectives, и вы сможете проверить, все ли верно определили на старте.

Обычно Impact Mapping состоит из четырех уровней:

  • Goal — главная цель;
  • Actors — люди, которые могут повлиять на ваш результат;
  • Impact — влияние, которое вы хотите произвести на Actors, чтобы изменить их поведение;
  • Deliverables — поставляемые элементы проекта или что вы можете сделать, чтобы поддержать желаемое воздействие.impact mapping

Каждый уровень может быть разбит на несколько блоков, которые в свою очередь могут также разделяться. Стартуем всегда с исходной точки — Goal.

Goal

Начать работу над поиском цели рекомендую с ответа на вопрос: «Зачем вы хотите разработать что-то?» Для этого изучите проблему, которую нужно решить, и определите, почему продукт будет полезен. Например, он оптимизирует какой-то процесс, приведет больше клиентов или повысит узнаваемость бренда заказчика. От этого во многом зависит, какие Project Objectives вы определите, и как они будут сформулированы

Виды целей проекта:

  • продуктовые — об изменении поведения пользователя;
  • финансовые — о деньгах компании (например, сколько хотите заработать, но важно сформулировать, как именно вы это сделаете и что будете отслеживать);
  • технические — о внутренней разработке продукта (например, разработка будет проходить с учетом микросервисной архитектуры);
  • процессные — о том, какие процессы внутри команды/компании нужно построить или изменить.

В качестве примера возьмем реальную историю с логистической компанией, в которой существует проблема — менеджеры не успевают вовремя обрабатывать файлы из-за того, что делают это без учета приоритетности. Из-за этого не все клиенты получают желаемое, а компания терпит убытки. Перечисленная информация дает нам понимание, каких изменений в поведении пользователей и менеджеров  хотим достичь: уменьшение числа не вовремя обработанных заказов и их контроль с помощью создания какого-то ПО.

В примере цель сформулирована исходя из проблемы. Теперь в нее нужно добавить конкретики — для этого отлично подойдет вариант со SMART-целями. Следующий раздел в Impact Mapping после работы над целью — Actors.

Actors

Actors — это все те, кто:

  • может произвести желаемый эффект;
  • может помешать этому;
  • является потребителями или пользователями вашего продукта;
  • на кого продукт или услуга повлияет.impact mapping

Для примера снова берем историю с проектом для логистической компании. Задача все та же — нужно оптимизировать рабочий процесс, так как менеджеры не успевают обработать много заказов. Кто может помешать? Другие отделы, так как им наверняка придется менять привычные процессы. Кто потребитель? Менеджеры-логисты, для которых продукт и разрабатывается. На кого может повлиять? На финансовый отдел, так как любой просроченный или успешный заказ напрямую связан с поступлением денег в компанию. Все эти люди — Actors — те, кто влияют на результат разработки продукта.

Когда вы опишите «актеров», которые у вас есть, разделите их на кластеры. Первыми будут основные субъекты или Primary Actors, чьи цели будут достигнуты. Дальше идут вторичные или Secondary Actors, которые предоставляют услуги. Третьими — «актеры вне сцены» или Actors off Stage, которые имеют влияние, но не получают выгоды или не предоставляют услуги. Деление Actors на кластеры поможет вам определить Impact на следующем шаге работы с Impact Mapping.

Impact

«Влияние» отвечает на вопрос: «Что вы хотите сделать с Actors?» Допустим, изменить их поведение, чтобы они вам помогли достичь целей или, наоборот, не мешали. Это может быть любой Impact и в любом количестве.

Снова пример с менеджерами-логистами. Они не успевают обрабатывать файлы, потому что они не видят приоритеты — дедлайны. Значит, вы должны их указать — это будет первый Impact. Второй — помочь фильтровать заказы по степени важности. Третий — дать возможность менеджерам уточнять дополнительную информацию, если не хватает данных. Вот варианты «влияния» на «актеров» в конкретном случае.

Чтобы правильно определить Impact и уровень его влияния:

  • Сосредоточьтесь на желаемых изменениях в деловой активности «актеров», например, на оптимизации рабочего процесса.
  • Покажите, как деятельность Actors после создания продукта будет отличаться от того, что они могут сейчас. Если взять пример с менеджерами-логистами, то после внедрения изменений в их работу они смогут вовремя обрабатывать больше заказов, чем сейчас, и делать это вовремя.
  • Рассмотрите негативные и позитивные Impacts для разных групп «актеров». Откиньте или оптимизируйте плохие и сосредоточьтесь на полезных. Пример с той же логистической компанией: возможность уточнения информации будет полезна для менеджеров, но при этом может мешать другим отделам, отвлекая их сотрудников от текущих задач.  
  • Подумайте о множественных воздействиях на каждого «актера». Найдите те, что смогут изменить его поведение и внедряйте их.PM Hard Skills_ Planning

Когда вы проработаете варианты возможных воздействий на ваших Actors, переходите к заключительному разделу в Impact Mapping — Deliverables.

Deliverables

На этом этапе нужно записать, что вы можете сделать как компания или команда для поддержки требуемого «влияния» на «актеров». Как и в случае с Impact, Deliverables могут быть разными и в любом количестве.

Продолжаем историю с логистической компанией. Нужно оптимизировать работу менеджеров, чтобы компания не теряла деньги. Соответственно, Project Manager с одной стороны проводит определенные работы, которые доставляют продукт, а с другой — обучает людей пользоваться разработкой и понять, как оптимально встроить все это в текущие процессы. Для этого PM может создать продукт и обучающие материалы, провести тренинги, дать чек-листы. Все это будет Deliverables.

На этапе Deliverables также советую заполнить соответствующий раздел в WBS. Work Breakdown Structure — это структура для иерархической декомпозиции работы на конкретные результаты команды для достижения Project Objectives. Заполнение Deliverables в WBS поможет в дальнейшем планировании.

impact mapping

Чтобы правильно проработать поставляемые элементы проекта в Impact Mapping:

  • Уточняйте уровень Deliverables итеративно по мере доставки, а не все сразу с самого начала. Добавляйте новые элементы, удаляйте или изменяйте старые постепенно.
  • Рассматривайте все результаты, которые отдаете клиенту, в качестве вариантов Deliverables.
  • Перечисляйте поставляемые элементы только высокого уровня. Не вдавайтесь в детали — не нужно все расписывать на уровне задач.
  • Рассматривайте все возможности, которые помогают достичь воздействия на «актеров». Не ограничивайте ваше IT-решение исключительно программным обеспечением.
  • Учитывайте вероятность, что часть перечисленного вами в разделе Deliverables не будет доставлено.

После заполнения Deliverables пройдитесь снова по получившейся карте. Если все шаги построены логично, можете приступать к планированию.

Гипотезы и диалог в Impact Mapping

Impact Mapping часто строится на гипотезах, которые у вас есть. Для наглядности возьмем реальный пример с Facebook. Еще некоторое время назад FB хотел получить 1 млн «игроков». Одна из гипотез утверждала, что для получения N юзеров нужно внедрить возможность приглашать незарегистрированных пользователей. Для этого был разработан инструмент автоматической отправки инвайтов.

impact mapping

Важно помнить, что Impact Mapping — это про диалог менеджера с командой, клиентом, стейкхолдерами, с помощью которого из амбициозной и большой цели нужно сделать конкретную — прийти к тому, что конкретно вы должны разрабатывать. Берем тот же пример с Facebook, только теперь смотрим на User Story.

impact mapping

Из показанной инфографики видим следующую логическую цепочку. Я игрок (Actor) хочу пригласить моего друга (Impact), для чего использую автоматическую рассылку (Deliverables), в итоге нас таких будет 1 млн. юзеров (Goal). Так что Impact Mapping можете использовать не только для определения правильных Project Objectives, заполнения WBS и дальнейшего планирования, но и для составления User Story.

Альтернативный вариант Impact Mapping в MIRO

Платформа для совместной работы распределенных команд MIRO предлагает свою версию Impact Mapping. Если сравнить пример Template со скриншота с классическим вариантом, отличия в том, что в нем предлагают записывать «Product Backlog Item» вместо «Deliverables» и прорабатывать «Persona» вместо «Actor».

Эта версия мне нравится даже больше, так как технически после проведения воркшопа вы должны превратить все «Deliverables» в «Product Backlog Item». Если говорить про «Persona», то тут немного меняется коннотация в сравнении с «Actor», но в остальном то, как вы хотите повлиять на «персону/актера», и зачем, — данная версия Impact Mapping от MIRO такая же, как и классическая в проектном менеджменте.

Если вы работаете в продуктовой IT-компанией, то в дополнение к составлению Impact Mapping советую использовать доску со стикерами для лучшей наглядности работы с Goals. На стикерах напишите ваши цели, бенчмарк, метрики оценки, достигли/не достигли планируемого результата. В любой момент на доске можете просматривать информацию, изменять вводные.

impact mapping

Вместо вывода

Сначала, в качестве бонуса — наглядная инфографика, как выстраивать цепочку от большой цели до уровня кода:

impact mapping

Любой проект начинайте с выявления целей и построения Impact Mapping. Да, это занимает время, но такой подход поможет упростить планирование работ и донесение информации команде и клиенту. С Impact Mapping вы всегда сможете быстро скорректировать действия технических специалистов в случае изменения обстоятельств и внесения дополнений от заказчика. Это простой и гибкий инструмент в помощь каждому проектному менеджеру вне зависимости от его квалификации.

Анна Лаврова

Agile Coach at Wemanity Belgium. Более 9-ти лет опыта работы в управлении проектами. За это время была в роли PM-а в Outsource, Outstaff, Product, Startup компаниях. Работала с государственными проектами США, запустила несколько стартапов. Сейчас живет в Брюсселе и работает с корпорациями, которые стремятся быть Agile.