Привет! Меня зовут Алексей Поган, я Project/Product Manager в DCNC и спикер на курсе Jira Time. В IT я уже больше 16 лет, прошел путь от разработчика Oracle до Head of Project Management. Более 10 лет использую и администрирую Jira различных редакций (Cloud, Server и DC). Веду собственный сайт специалиста по Jira и SQL и тематический Телеграм-канал.
В этой статье я расскажу о причинах популярности Jira среди IT-компаний, покажу ее основные возможности и поделюсь своим видением, почему хорошие знания инструмента важны для PM-а.
Почему IT-компании выбирают Jira
Jira — это система управления проектами, которая позволяет закрывать почти все задачи PM-а в рамках одного инструмента: от планирования до контроля процессов и результатов. Представляет собой комплекс из IT-решений от компании Atlassian, которые объединены воедино в Jira Family Products: Jira WM для работы с бизнес-процессами, Jira SM для построения сервис-деска, Jira Software для проектов по разработке программного обеспечения.
Основные плюсы Jira:
- Широкий набор функций. Вы сможете адаптировать Jira к работе с проектами практически любой сложности.
- Большой интеграционный потенциал. Jira дружелюбна к интеграции с различными сервисами: Github, Salesforce, Outlook, Slack, Gmail, Teams.
- Возможность расширения функционала, используя различные плагины. Наиболее популярные — Tempo, Script Runner, EazyBI, Big Picture, Structure.
- Возможность работы по методологиям Scrum или Kanban «из коробки».
Из минусов Jira часто выделяют длительный процесс настройки под конкретные рабочие процессы и сложный интерфейс. Определенная доля правды в этом есть из-за широкой функциональности, но эти недостатки можно перекрыть изучением инструмента и постоянной практикой. Тогда будет достаточно один раз настроить Jira, а затем просто оптимизировать рабочие процессы по мере необходимости.
Почему PM-у стоит изучать Jira
Jira — это многогранный помощник для работы Project Manager-а, который можно сравнить с конструктором Lego. Без инструкции вы, скорее всего, что-то сможете сделать, но при этом 70% деталей (полезных функций) не будут использованы, из-за чего теряется весь смысл применения инструмента.
Зная тонкости работы Jira, вы всегда сможете предложить интересные инициативы по оптимизации процессов, что поможет заработать дополнительные баллы во внутреннем рейтинге компании. Также по Jira есть официальная сертификация, которая повышает конкурентоспособность специалиста на рынке.
Еще одна из причин серьезно углубиться в функциональность сервиса — получить источник идей для разработки софта. Здесь есть что почерпнуть для собственных проектов: продуманная архитектура, решения по безопасности, реализация отдельных модулей и всего комплекса в целом.
Основные функциональные возможности Jira
На рынке представлены три редакции сервиса:
- Jira Data Center — для крупных компаний, которые разворачивают Jira в своей инфраструктуре и для которых важно иметь отказоустойчивое и масштабируемое решение.
- Jira Server — редакция официально поддерживается до 2024 года, но уже не продается.
- Jira Cloud — наиболее актуальная редакция с облачным хранилищем, которую юзает много проектных и продуктовых менеджеров.
Именно на примере «облака» рассмотрим основные функции инструмента.
Типы проектов в Jira
Стартовая точка работы в Jira — это создание нового проекта в админке. Система предоставляет большой список шаблонов вместе с возможностью выбора методологии работы с учетом специфики каждой из них. После выбора нужного варианта Jira предложит определить тип проекта: управляемый командой или компанией. Очень важно сделать правильный выбор.
В таблице ниже описаны особенности каждого из них.
| Проект под управлением команды | Проект под управлением компании |
| Команда не зависит от админа. Любой участник проекта потенциально может настраивать Workflow. | Настраивается и поддерживается администраторами Jira. |
| Настройки не влияют на другие проекты. | Настройки можно «расшаривать» между проектами. |
| Упрощенная настройка типов задач и полей. Только один тип на уровне подзадач. | Полный контроль над типами задач и настраиваемыми полями. |
| Упрощенные возможности автоматизации. | Полный спектр возможностей по автоматизации. |
| Упрощенная модель доступа. Участник может иметь только одну роль. | Гибкая настройка доступов и разрешений. Участник может иметь несколько ролей. |
| Одна доска в проекте. | Возможность иметь несколько досок в проекте. |
После определения типа проекта система переносит в его меню, где доступны инструменты, соответствующие выбранному шаблону и методологии. Например, в случае со Scrum точно будет Roadmap, Backlog, Active Sprints, Reports. Если же используете Kanban, то вместо бэклога и спринтов, будет Kanban Board.
Права доступа в проектах, управляемых командой
В Jira для Team managed проектов можно выбрать соответствующий уровень доступа для пользователей:
- Private — только администратор и участники проекта могут видеть, создавать и редактировать задачи.
- Limited — любой пользователь компании в Jira может смотреть задачи внутри проекта, но только участники проекта могут создавать и редактировать задачи.
- Open — по сути полный и открытый доступ ко всем задачам проекта.
Перечисленные уровни доступа можно выбрать сразу на момент создания проекта либо в процессе работы в меню настроек проекта.
Роли участников в проектах, управляемых командой
Распределение ролей в Jira — несложный процесс. По умолчанию Jira предлагает три роли:
- Administrator — полный доступ ко всем задачам и возможность управления проектом, доступом и ролями участников;
- Member — создание и редактирование задач;
- Viewer — только просмотр и комментирование.
Гибкость работы с ролями состоит в том, что можно создать производные от базовых и дать им определенные привилегии. Например, передать Member часть функций администратора. Только важно помнить, что в проектах под управлением команды каждый участник может исполнять одновременно только одну роль, а в случае с компанией — несколько.
Типы задач, иерархия и поля
Как и в случае с ролями, для создания задач в Jira можно использовать готовые шаблоны либо изменить их под конкретный случай.
Jira предлагает три уровня иерархии: на первом — Epics, на втором — Stories, Tasks, Bugs и Custom-типы, а на третьем — Sub-tasks и кастомизированные подтипы.
Важно не забывать, что в team-managed проектах кастомизация на уровне подзадач отсутствует.
Типизация позволяет наполнять разные виды работ разными полями и менять порядок отображения полей.
Отсутствие хаоса в Workflow
Одна из главных «фишек» Jira — это гибкая настройка Workflow. Если посмотреть на Board, все задачи разделены на три статуса: «К выполнению» или To Do, «В процессе» или In Process, «Готово» или Done.
Когда вы только создаете проект, то по умолчанию предлагается очень упрощенный workflow, в котором задачи можно перемещать из статуса в статус абсолютно произвольно. Для этого достаточно перетащить выбранную задачу в нужную колонку.
Все просто и интуитивно понятно, но когда задач много и процессы усложняются, подобная свобода действий может привести к хаосу. Чтобы такого не было, в Jira предусмотрена возможность настройки рабочих процессов по определенным правилам. Для этого нужно зайти в проект в любой тип задач и в интерфейсе редактирования нажать на кнопку «Изменить рабочий процесс».
Перед вами откроется окно со схемой Workflow по умолчанию.
Изображенная логика бизнес-процессов позволяет менять статус задач в любом порядке. С помощью простых инструментов — «Статус», «Переход» и «Правило» — вы можете создать новую цепочку переходов задач из одного состояния в другое и даже добавить новую колонку-статус на доску.
Вместо выводов
Jira — это настоящая палочка-выручалочка для проектных менеджеров. С помощью этого сервиса вы не только сэкономите время на рутинных задачах, но и сможете оптимизировать рабочие процессы, повысить собственную и командную эффективность. Добавьте к этому востребованность PM-ов с хорошим знанием Jira на рынке труда и получите дополнительную мотивацию к тому, чтобы изучить все возможности этого инструмента.
