Вітаю! Мене звати Олексій Поган, я Project/Product Manager у DCNC та спікер на курсі Jira Time. В IT я вже більше 16 років, пройшов шлях від розробника Oracle до Head of Project Management. Більше 10 років використовую та адмініструю Jira різних редакцій (Cloud, Server та DC). Веду власний сайт фахівця з Jira та SQL та тематичний Телеграм-канал.
У цій статті я розповім про причини популярності Jira серед IT-компаній, покажу її основні можливості та поділюся своїм баченням, чому хороші знання цього інструменту важливі для PM-а.
Чому IT-компанії обирають Jira
Jira — це система управління проєктами, яка дозволяє закривати майже всі завдання PM-а в рамках одного інструмента: від планування до контролю процесів та результатів. Є комплексом з IT-рішень від компанії Atlassian, які об’єднані в Jira Family Products: Jira WM для роботи з бізнес-процесами, Jira SM для побудови сервіс-диску, Jira Software для проєктів з розробки програмного забезпечення.
Основні плюси Jira:
- Широкий набір функцій. Ви зможете адаптувати Jira до роботи з проєктами практично будь-якої складності.
- Великий інтеграційний потенціал. Jira приязна до інтеграції з різними сервісами: Github, Salesforce, Outlook, Slack, Gmail, Teams.
- Можливість розширення функціоналу, використовуючи різні плагіни. Найбільш популярні — Tempo, Script Runner, EazyBI, Big Picture, Structure.
- Можливість роботи за методологіями Scrum або Kanban «з коробки».
З мінусів Jira часто виділяють тривалий процес налаштування під конкретні робочі процеси та складний інтерфейс. Певна частка правди в цьому є через широку функціональність, але ці недоліки можна перекрити вивченням інструменту та постійною практикою. Тоді буде достатньо раз налаштувати Jira, а потім просто оптимізувати робочі процеси за необхідністю.
Чому PM-у варто вивчати Jira
Jira — це багатогранний помічник для роботи Project Manager, який можна порівняти з конструктором Lego. Без інструкції ви швидше за все щось зможете зробити, але при цьому 70% деталей (корисних функцій) не будуть використані, через що втрачається весь сенс застосування інструменту.
Знаючи тонкощі роботи Jira, ви завжди зможете запропонувати цікаві ініціативи щодо оптимізації процесів, що допоможе заробити додаткові бали у внутрішньому рейтингу компанії. Також є офіційна сертифікація з Jira, яка підвищує конкурентоспроможність фахівця на ринку.
Ще одна з причин серйозно заглибитись у функціональність сервісу — отримати джерело ідей для розробки софту. Тут є що почерпнути для власних проєктів: продумана архітектура, рішення щодо безпеки, реалізація окремих модулів та всього комплексу загалом.
Основні функціональні можливості Jira
На ринку представлено три редакції сервісу:
- Jira Data Center — для великих компаній, які розгортають Jira у своїй інфраструктурі і для яких важливо мати масштабоване та стійке до відмов рішення.
- Jira Server — редакція офіційно підтримується до 2024 року, але вже не продається.
- Jira Cloud — найбільш актуальна редакція з хмарним сховищем, яку юзає багато проєктних та продуктових менеджерів.
Саме з прикладу «хмари» розглянемо основні функції інструмента.
Типи проєктів у Jira
Стартова точка роботи в Jira — це створення нового проєкту в адмінці. Система надає великий перелік шаблонів разом із можливістю вибору методології роботи з урахуванням специфіки кожної. Після вибору потрібного варіанту Jira запропонує визначити тип проєкту: керований командою чи компанією. Дуже важливо зробити правильний вибір.
У таблиці нижче описані особливості кожного з них.
| Проєкт під керуванням команди | Проєкт під управлінням компанії |
| Команда залежить від адміну. Будь-який учасник проєкту може налаштовувати Workflow. | Налаштовується та підтримується адміністраторами Jira. |
| Налаштування не впливають на інші проєкти. | Налаштування можна розшарити між проєктами. |
| Спрощене налаштування типів завдань та полів. Лише один тип на рівні підзавдань. | Повний контроль над типами завдань і полями, що налаштовуються. |
| Спрощені можливості автоматизації. | Повний спектр можливостей автоматизації. |
| Спрощена модель доступу. Учасник може мати лише одну роль. | Гнучке налаштування доступів та дозволів. Учасник може мати декілька ролей. |
| Одна дошка у проєкті. | Можливість мати кілька дощок у проєкті. |
Після визначення типу проєкту система переносить у його меню, де доступні інструменти, що відповідають вибраному шаблону та методології. Наприклад, у випадку зі Scrum точно буде Roadmap, Backlog, Active Sprints, Reports. Якщо використовуєте Kanban, то замість беклога і спринтів, буде Kanban Board.
Права доступу в проєктах, керованих командою
У Jira для team-managed проєктів можна вибрати відповідний рівень доступу для користувачів:
- Private — лише адміністратор та учасники проєкту можуть бачити, створювати та редагувати завдання.
- Limited — будь-який користувач компанії Jira може дивитися завдання всередині проєкту, але тільки учасники проєкту можуть створювати та редагувати завдання.
- Open — по суті повний та відкритий доступ до всіх завдань проєкту.
Перераховані рівні доступу можна вибрати одразу на момент створення проєкту або в процесі роботи в меню налаштувань проєкту.
Ролі учасників у проєктах, керованих командою
Розподіл ролей у Jira — нескладний процес. За замовчуванням Jira пропонує три ролі:
- Administrator — повний доступ до всіх завдань та можливість управління проєктом, доступом та ролями учасників;
- Member — створення та редагування завдань;
- Viewer — лише перегляд та коментування.
Гнучкість роботи з ролями полягає в тому, що можна створити похідні від базових та дати їм певні привілеї. Наприклад, передати Member частину функцій адміністратора. Тільки важливо пам’ятати, що у проєктах під управлінням команди кожен учасник може виконувати одночасно лише одну роль, а у випадку з компанією — кілька.
Типи завдань, ієрархія та поля
Як і у випадку з ролями, для створення завдань Jira можна використовувати готові шаблони або змінити їх під конкретний випадок.
Jira пропонує три рівні ієрархії: на першому — Epics, на другому — Stories, Tasks, Bugs та Custom-типи, а на третьому — Sub-tasks та кастомізовані підтипи.
Важливо не забувати, що у team-managed проєктах кастомізація на рівні підзадач відсутня.
Типізація дозволяє наповнювати різні види робіт різними полями та змінювати порядок відображення полів.
Відсутність хаосу у Workflow
Одна з головних «фішок» Jira — це гнучке налаштування Workflow. Якщо подивитися на Board, всі завдання розділені на три статуси: «До виконання» або To Do, «У процесі» або In Process, «Готово» або Done.
Коли ви створюєте проєкт, то за замовчуванням пропонується дуже спрощений Workflow, в якому завдання можна переміщати зі статусу в статус абсолютно довільно. Для цього достатньо перетягнути вибране завдання у потрібну колонку.
Все просто й інтуїтивно зрозуміло, але коли багато завдань і процеси ускладнюються, подібна свобода дій може призвести до хаосу. Щоб такого не було, у Jira передбачена можливість налаштування робочих процесів за певними правилами. Для цього потрібно зайти в проєкт у будь-який тип завдань та в інтерфейсі редагування натиснути кнопку «Змінити робочий процес».
Перед вами відкриється вікно зі схемою Workflow за промовчанням.
Зображена логіка бізнес-процесів дозволяє змінювати статус завдань у будь-якому порядку. За допомогою простих інструментів — «Статус», «Перехід» і «Правило» — ви можете створити новий ланцюжок переходів завдань з одного стану в інший і навіть додати нову колонку-статус на дошку.
Замість висновків
Jira — це справжня паличка-виручалочка для проєктних менеджерів. За допомогою цього сервісу ви не тільки заощадите час на рутинних завданнях, але й зможете оптимізувати робочі процеси, підвищити власну та командну ефективність. Додайте до цього затребуваність PM-ів з хорошим знанням Jira на ринку праці, і отримаєте додаткову мотивацію, щоб вивчити всі можливості цього інструменту.