Вміння працювати з системою управління проєктами Jira не лише спрощує «життя» менеджеру, а й додає бали претендентам на позицію Project та Product Manager. Навіть у вакансіях для Junior у вимогах до hard skills часто вказують знання цього інструменту.
Тому вирішили поділитися лайфхаками по роботі з Jira, які точно знадобляться на практиці і підвищать вашу цінність як спеціаліста.
Система управління проєктами з великими можливостями
По суті Jira є комплексом технічних рішень, які допомагають менеджеру оптимізувати управління над проєктом: краще планувати і розподіляти завдання, контролювати процеси та результати роботи команди. При цьому великі функціональні можливості дозволяють значно підвищити ефективність teamwork і зберегти безліч нервових клітин самого менеджера.
Однією з головних особливостей Jira є можливість працювати за методологією Kanban або Scrum без додаткових налаштувань. При цьому можлива інтеграція з великою кількістю сервісів типу Github, Gmail, Slack і підключення широкого списку плагінів. Все разом робить систему максимально гнучкою та дозволяє адаптувати її до управління проєктами різного рівня складності.
Не дивно, що багато IT-компаній впроваджують Jira та охоче дають оффер менеджерам з необхідними знаннями та навичками. Кожен лайфхак нижче допоможе максимально розкрити потенціал роботи з project management system, покращити особисту продуктивність та підняти ваш рейтинг в очах керівництва та команди.
Лайфхак 1: виберіть правильний шаблон та тип проєкту
«Як корабель назвеш, так він і попливе» « — це вираз актуальний і для старту роботи в Jira, який починається з вибору шаблону для нового проєкту. Для відділів розробки оптимально підходить Software Development із вже вбудованими інструментами для найпопулярніших методологій Scrum та Kanban. Далі система переведе вас на вибір типу проєкту — керований командою або фірмою. Цей крок дуже важливий, оскільки кожен із варіантів має свої особливості, які згодом впливають на можливості управління робочими процесами у Jira.
Основні особливості двох типів проєктів у Jira:
Якщо ви ведете клієнтський або великий та складний внутрішній проєкт, вибирайте тип «під керуванням компанією». Так ви отримаєте:
- більше гнучкості в налаштуваннях завдань та наданні доступів;
- широкі можливості автоматизації процесів;
- високий потенціал масштабування.
На практиці більшість менеджерів в аутсорсингових та продуктових компаніях при виборі типу проєкту в Jira віддають перевагу саме «під керуванням компанії». Варіант «під керуванням команди» зазвичай беруть для внутрішньокомандних міні-проєктів.
Лайфхак 2: призначте необхідні права доступу та ролі
Працюючи з будь-яким проєктом виникає питання організації доступів: кому і які права надавати. У Jira з цим максимальна гнучкість, але все ж таки присутні нюанси.
Таблиця прав доступів та ролей у системі управління проєктами:
| Права доступу до проектів |
| Open | у будь-якого користувача компанії в Jira є доступ до всіх завдань проєкту, у тому числі редагування |
| Limited | відкритий перегляд проєкту для всіх користувачів компанії в системі, створювати та редагувати завдання можуть лише учасники проєкту та адміністратор |
| Private | тільки учасники проєкту та адміністратор можуть переглядати, створювати та редагувати завдання |
| Ролі учасників у проекті |
| Viewer | можливість перегляду та коментування |
| Member | дозвіл на створення та редагування задачі |
| Administrator | повний доступ до всього проєкту: розподіл доступів та ролей, управління завданнями та проєктом в цілому |
Права доступу зазвичай визначають при створенні проєкту, але доступний варіант це зробити і в меню налаштувань в процесі роботи. З ролями все цікавіше – ви можете створювати похідні від основних, розширити чи зменшити їхні можливості. Наприклад, часто Administrator делегує частину своїх функцій певним Members. При цьому «спливають підводні камені» вибору правильного типу проєкту — у разі «керування командою» кожен учасник може мати лише одну роль, що іноді дуже незручно.
Ще більше про особливості налаштувань та роботи в Jira ви дізнаєтесь від експертів IAMPM на курсі Jira Start. На ньому отримаєте не лише теоретичні знання, а й на практиці опрацюєте весь життєвий цикл проєкту в системі: від керування командою до аналітики. За допомогою курсу ви точно прокачаєте власні hard skills, підвищите свою ефективність та конкурентоспроможність як PM.
Лайфхак 3: оптимізуйте менеджера dashboard
Одна з «фішок» Jira – надання різних онлайн-звітів у зручному вигляді на інформаційній панелі чи dashboard. Для прискорення та полегшення роботи з даними рекомендуємо оптимізувати цей інструмент.
За замовчуванням система вам надає Default Dashboard — радимо його не використовувати або залишати на ньому тільки загальну інформацію. Причина в тому, що цей дашборд завжди доступний всім учасникам проєкту. Якщо вам потрібні гнучкі налаштування доступу, використовуйте функцію створення New Dashboard.
У Jira немає обмежень щодо створення інфо панелей — рекомендуємо для кожного проєкту зробити кілька окремих, розділивши їх за типами даних на операційні, аналітичні та стратегічні. У щоденній рутині вам швидше за все знадобляться перші дві категорії, тому їх оптимізації приділіть максимальну увагу.
Будь-який dashboard є «плиткою» з певними гаджетами — радимо їх додавати не більше 5-6 штук на одну панель для кращого сприйняття інформації. Також скористайтеся можливостями кастомізації: виберіть зрозуміле ім’я для gadjet, індивідуальний колір ярлика, зручний розмір та розташування на панелі.
Загалом Jira надає дуже широкі можливості для створення зручних дашбордів та кастомізації. Вона по праву вважається однією з найзручніших систем управління проєктами з погляду інформативності та управління даними.
Лайфхак 4: зробіть роботу простіше за допомогою гарячих клавіш
Існує два типи користувачів Jira: перші для навігації в системі використовують лише «мишку», а другі заощаджують час за допомогою «гарячих клавіш». Наприклад, якщо хочете швидко перейти в дашборд, натисніть клавішу g слідом d, а якщо цікавить швидкий пошук — звичайний слеш /. У проєкті заощаджуйте час на перемиканнях між Product Backlog, Sprint Backlog/Kanban Board та Reports – використовуйте «1», «2», «3».
Ще більше комбінацій:
Хочете подивитися більше варіантів shortcuts безпосередньо при роботі в Jira? Натисніть комбінацію “Shift + /” або “?” — Перед вами відкриється діалогове вікно клавіш. Тільки пам’ятайте, що в цей момент курсор не повинен перебувати в текстовому полі введення.
Лайфхак 5: налаштуйте оптимальний workflow
To Do, In Process, Done – ось три статуси виконання завдань у Jira, які вам доступні «за умовчанням» у Workflow. За потреби завжди можете додати ще якийсь проміжний етап або кілька. При цьому візуально та функціонально все просто – кожен статус має вигляд колонки, між якими можна переміщувати завдання у довільному порядку.
З одного боку, це дозволяє оптимізувати та масштабувати процеси на будь-якому проєкті, але з іншого — така свобода в діях може створювати плутанину за великої кількості тасок та статусів. Вихід – налаштувати певні правила у Workflow. Пссс…великодній кролик сховав тут подарунок тобі. Якщо вдалося знайти – молодець. Ти отримуєш 5% знижки на будь-який технічний курс: Jira Start, Jira Time, Techmind, Delivery Mind. І якщо ти хочеш взяти кожен із цих курсів, то й на кожен отримаєш додатково 5% знижки. Достатньо сказати менеджеру промокод “Пасхалочка”. А тепер продовжуй читати статтю, більше не відволікаю. Цей лайфхак допоможе не лише уникнути хаосу, а й у певному сенсі автоматизувати, прискорити та спростити процес контролю завдань.
Налаштування певних правил у Workflow:
- Зайдіть у будь-який тип завдань у проєкті.
- Натисніть кнопку «Змінити робочий процес» в інтерфейсі редагування.
3. Змініть бізнес-логіку процесів у вікні зі схемою Workflow за замовчуванням. Для цього створіть потрібний ланцюжок переходів задач з одного статусу в інший за допомогою простих інструментів – «Статус», «Перехід» та «Правило».
Індивідуальне налаштування Workflow під конкретний проєкт та автоматизація іншої рутини значно прискорює роботу менеджера, звільняючи його час для більш важливих завдань. Що ще й як можна оптимізувати в Jira, а також як ефективно використати весь потенціал системи, з вами поділяться спікери курсу Jira Time 2.0 – спеціалісти в провідних IT-компаніях.
Вони на власних прикладах покажуть і навчать, як можна «вичавити» із системи максимум за мінімальних витрат вашого часу. Після проходження курсу ви не тільки вийдете на новий рівень управління проєктами, а й значно підвищите свою цінність як PM.
Післямова
Jira — одна з найпросунутіших систем керування проєктами з високою гнучкістю налаштувань. Вона допомагає менеджеру вивести власну ефективність та роботу команди на якісно новий рівень. Це добре пояснює тенденцію «хантерів» шукати насамперед PM-ів, які добре знають Jira та здатні адаптувати її можливості під будь-які завдання. Так що практичні навички та лайфхаки, пройдені курси та офіційний сертифікат від Atlassian однозначно додадуть вам балів під час співбесід чи обговорення підвищення – той випадок, коли знання конкретного інструменту безпосередньо впливають на рейт.