Умение работать с системой управления проектами Jira не только упрощает «жизнь» менеджеру, но и добавляет баллы соискателям на позицию Project и Product Manager. Даже в вакансиях для Junior в требованиях к hard skills часто указывают знание данного инструмента. Поэтому решили поделиться лайфхаками по работе с Jira, которые точно пригодятся на практике и повысят вашу ценность в качестве специалиста, но для начала чуть больше о самой системе.
Система управления проектами с большими возможностями
По сути Jira представляет из себя комплекс технических решений, которые помогают менеджеру оптимизировать управление над проектом: лучше планировать и распределять задачи, контролировать процессы и результаты работы команды. При этом большие функциональные возможности позволяют значительно повысить эффективность teamwork и сохранить множество нервных клеток самого менеджера.
Одна из главных особенностей Jira — возможность работать по методологии Kanban или Scrum без дополнительных настроек. При этом возможна интеграция с большим количеством сервисов вроде Github, Gmail, Slack и подключение широкого списка плагинов. Все вместе делает систему максимально гибкой и позволяет адаптировать ее к управлению проектами разного уровня сложности.
Не удивительно, что многие IT-компании внедряют Jira и охотно дают оффер менеджерам с необходимыми знаниями и навыками. Каждый лайфхак ниже поможет максимально раскрыть потенциал работы с project management system, улучшить личную продуктивность и поднять ваш рейтинг в глазах руководства и команды.
Лайфхак 1: выберите правильный шаблон и тип проекта
«Как корабль назовешь, так он и поплывет» — это выражение актуально и для старта работы в Jira, который начинается с выбора шаблона для нового проекта. Для отделов разработки оптимально подходит Software Development с уже встроенными инструментами для наиболее популярных методологий Scrum и Kanban. Дальше система переведет вас на выбор типа проекта — управляемый командой либо компанией. Этот шаг очень важен, так как каждый из вариантов имеет свои особенности, которые впоследствии влияют на возможности управления рабочими процессами в Jira.
Основные особенности двух типов проектов в Jira:
Если вы ведете клиентский или большой и сложный внутренний проект, выбирайте тип «под управлением компанией». Так вы получите:
- больше гибкости в настройках задач и предоставлении доступов;
- широкие возможности для автоматизации процессов;
- высокий потенциал для масштабирования.
На практике большинство менеджеров в аутсорсинговых и продуктовых компаниях при выборе типа проекта в Jira отдают предпочтение именно «под управлением компании». Вариант «под управлением команды» обычно берут для внутрикомандных мини-проектов.
Лайфхак 2: назначьте нужные права доступа и роли
При работе с любым проектом возникает вопрос организации доступов: кому и какие права давать. В Jira с этим максимальная гибкость, но все же присутствуют нюансы.
Таблица прав доступов и ролей в системе управления проектами:
| Права доступов к проектам |
| Open | у любого пользователя компании в Jira есть доступ ко всем задачам проекта, в том числе и редактирования |
| Limited | открытый просмотр проекта для всех пользователей компании в системе, создавать и редактировать задачи могут только участники проекта и администратор |
| Private | только участники проекта и администратор могут просматривать, создавать и редактировать задачи |
| Роли участников в проекте |
| Viewer | возможность просмотра и комментирования |
| Member | разрешение на создание и редактирование задачи |
| Administrator | полный доступ ко всему проекту: распределение доступов и ролей, управление задачами и проектом в целом |
Права доступа обычно определяют при создании проекта, но также доступен вариант это сделать и в меню настроек в процессе работы. С ролями все интересней — вы можете создавать производные от основных, расширить или уменьшить их возможности. Например, часто Administrator делегирует часть своих функций определенным Members. При этом «всплывают подводные камни» выбора правильного типа проекта — в случае с «управлением командой» каждый участник может иметь только одну роль, что иногда очень неудобно.
Еще больше про особенности настроек и работы в Jira вы узнаете от экспертов IAMPM на курсе Jira Start. На нем получите не только теоретические знания, но и на практике проработаете весь жизненный цикл проекта в системе: от управления командой до аналитики. С помощью курса вы точно прокачаете собственные hard skills, повысите свою эффективность и конкурентоспособность в качестве PM.
Лайфхак 3: оптимизируйте dashboard менеджера
Одна из «фишек» Jira — предоставление различных онлайн-отчетов в удобном виде на информационной панели или dashboard. Для ускорения и облегчения работы с данными рекомендуем оптимизировать этот инструмент.
- По умолчанию система вам предоставляет Default Dashboard — советуем его не использовать, либо оставлять на нем только общую информацию. Причина в том, что этот дашборд всегда доступен для всех участников проекта. Если вам нужны гибкие настройки в доступах, используйте функцию создания New Dashboard.
- В Jira нет ограничений по созданию инфо панелей — рекомендуем для каждого проекта сделать несколько отдельных, разделив их по типам данных на операционные, аналитические и стратегические. В ежедневной рутине вам скорее всего понадобятся первые две категории, поэтому их оптимизации уделите максимальное внимание.
- Любой dashboard представляет из себя «плитку» с определенными гаджетами — советуем их добавлять не больше 5-6 штук на одну панель для лучшего восприятия информации. Также воспользуйтесь возможностями кастомизации: выберите понятное имя для gadjet, индивидуальный цвет ярлыка, удобный размер и расположение на панели.
В целом Jira предоставляет очень широкие возможности по созданию удобных дашбордов и кастомизации. Она по праву считается одной из самых удобных систем управления проектами с точки зрения информативности и управления данными.
Лайфхак 4: сделайте работу проще с помощью «горячих клавиш»
Существует два типа пользователей Jira: первые для навигации в системе используют только «мышку», а вторые экономят время с помощью «горячих клавиш». Например, если хотите быстро перейти в дашборд, жмите клавишу «g» следом «d», а если интересует быстрый поиск — обычный слэш «/». В проекте экономьте время на переключениях между Product Backlog, Sprint Backlog/Kanban Board и Reports — используйте «1», «2», «3».
Еще больше комбинаций:
Хотите посмотреть больше вариантов shortcuts непосредственно при работе в Jira? Нажмите комбинацию «Shift + /» либо «?» — перед вами откроется диалоговое окно сочетаний клавиш. Только помните, что в этот момент курсор не должен находиться в каком-либо текстовом поле ввода.
Лайфхак 5: настройте оптимальный workflow
To Do, In Process, Done — вот три статуса выполнения задач в Jira, которые вам доступны «по умолчанию» в Workflow. При необходимости всегда можете добавить еще какой-то промежуточный этап или несколько. При этом визуально и функционально все просто — каждый статус имеет вид колонки, между которыми можно перемещать задачи в произвольном порядке.
С одной стороны это позволяет оптимизировать и масштабировать процессы на любом проекте, но с другой — такая свобода в действиях может создавать путаницу при большом количестве тасков и статусов. Выход — настроить определенные правила в Workflow. Пссс…пасхальный кролик спрятал тут подарок для тебя. Если удалось найти — молодец. Ты получаешь 5% скидки на любой технический курс: Jira Start, Jira Time, Techmind, Delivery Mind. И если ты хочешь взять каждый из этих курсов, то и на каждый получишь дополнительно 5% скидки. Достаточно сказать менеджеру промокод «Пасхалочка». А теперь продолжай читать статью, больше не отвлекаю. Этот лайфхак поможет не только избежать хаоса, но и в определенном смысле автоматизировать, ускорить и упростить процесс контроля задач.
Настройка определенных правил в Workflow:
- Зайдите в любой тип задач в проекте.
- Нажмите на кнопку «Изменить рабочий процесс» в интерфейсе редактирования.
- Измените бизнес-логику процессов в открывшемся окне со схемой Workflow по умолчанию. Для этого создайте нужную цепочку переходов задач из одного статуса в другой с помощью простых инструментов — «Статус», «Переход» и «Правило».
Индивидуальная настройка Workflow под конкретный проект и автоматизация другой рутины значительно ускоряют работу менеджера, освобождая его время для более важных задач. Что еще и как можно оптимизировать в Jira, а также как эффективно использовать весь потенциал системы, с вами поделятся спикеры курса Jira Time 2.0 — практикующие специалисты в ведущих IT-компаниях.
Они на собственных примерах покажут и научат, как можно «выжать» из системы максимум при минимальных затратах вашего времени. После прохождения курса вы не только выйдете на новый уровень управления проектами, но и значительно повысите свою ценность в качестве PM.
Послесловие
Jira — одна из самых продвинутых систем управления проектами с высокой гибкостью настроек. Она помогает менеджеру вывести собственную эффективность и работу команды на качественно новую ступень. Это хорошо поясняет тенденцию «хантеров» искать прежде всего PM-ов, которые хорошо знают Jira и способны адаптировать ее возможности под любые задачи. Так что практические навыки и лайфхаки, пройденные курсы и официальный сертификат от Atlassian однозначно добавят вам баллов во время собеседований или обсуждения повышения — тот случай, когда знания конкретного инструмента напрямую влияют на рейт.