Этапы управления IT-проектами: инициация проекта для менеджера

Чтобы проджект-менеджер в ІТ мог добиться поставленных целей, только технической грамотности и инновационных идей ему недостаточно. Необходимо также строго соблюдать определенные этапы управления проектом. Каждый этап играет свою уникальную роль в успешной реализации, но есть один, задающий тон — инициация.

Его часто недооценивают, но именно от него зависит, насколько четко вы обозначите цель, определите задачи и выстроите первоначальные планы, что в конечном счете определит успех всего проекта. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое инициация проекта, почему она так важна, и какие основные задачи стоят перед проджект-менеджером на этом начальном этапе.

Какие этапы управления IT-проектами существуют

Управление IT-проектами — это не просто набор случайных действий, а четко структурированный процесс, разделенный на определенные этапы. Каждый из этих этапов имеет свои уникальные задачи и цели. Давайте рассмотрим их более подробно.

Этап 1 — Инициация

Это фундамент всего проекта. Здесь определяются основные цели и задачи, формируется исходная концепция проекта. В процессе инициации проекта важно четко понимать, что именно необходимо достичь и какие ресурсы будут задействованы. Основной вопрос, на который нужно ответить: «Что мы хотим получить в итоге?»

Этап 2 — Планирование

На этом этапе разрабатывается детальный план проекта, включая сроки, бюджетирование и распределение ресурсов. Здесь также устанавливаются метрики успеха. Эффективное планирование — ключ к успешному исполнению проекта.

Этап 3 — Исполнение

Это этап, на котором проект переходит от теории к практике. Здесь происходит непосредственная реализация всех запланированных задач. Особое внимание уделяется управлению командами, ресурсами и временем.

Этап  4 — Мониторинг и контроль

На этой стадии проекта важно постоянно отслеживать его ход и сравнивать реальное выполнение задач с планом. Цель этого этапа — своевременно выявлять и корректировать отклонения от плана, управлять изменениями.

Этап 5 — Завершение 

Последний этап включает в себя подведение итогов работы, оценку достигнутых результатов и предоставление отчетов заинтересованным сторонам. Это время анализировать, что было сделано хорошо и что можно улучшить в будущих проектах.

Каждый из этих этапов управления IT-проектами играет важную роль в обеспечении его успеха. От правильной инициации до его качественного завершения — каждый шаг требует внимания, знаний и умений.

Инициация проекта: первый шаг к успеху

Инициация проекта — это не просто начальный этап управления. Это фундамент, на котором строится весь последующий процесс. Только тот, кто правильно понимает сущность инициации, сможет успешно реализовать проект.

Инициация — это первый шаг, с которого начинается проект. Это этап, где определяются основные параметры проекта: его цели, ожидаемые результаты, общий объем работ и ключевые заинтересованные стороны. На этой стадии формируется первоначальное видение, определяются его границы и делается первоначальная оценка ресурсов и времени, необходимых для реализации.

Почему этап инициации так важен?

Процесс инициации проекта — шанс для проджект-менеджера и всех участников сформировать общее понимание целей и задач. Эффективная инициация помогает предотвратить множество проблем на более поздних стадиях, таких как недопонимание целей или ошибки в распределении ресурсов. Также на этапе инициации устанавливаются первоначальные рамки, от которых зависит дальнейшее успешное управление и выполнение проекта.

С чего начинается проект?

Все начинается с идеи или потребности, которая превращается в проект. На этапе инициации команда должна формализовать эти идеи. В процессе вам нужно определить основные заинтересованные стороны, исходные требования и ожидания, разработать первоначальный план проекта. Это время, когда основные цели становятся понятными и начинается планирование пути к их достижению.

Правильно проведенная инициация создает прочную основу для всех последующих этапов управления проектом.

Кто участвует в инициации

Инициация проекта — это не одиночный процесс, а совместная работа многих участников. Каждый из них играет свою роль в формировании основы проекта. Рассмотрим, кто входит в этот критически важный процесс.

• Проджект-менеджер — ключевая фигура в процессе инициации. Он отвечает за разработку первоначального плана проекта, определение его целей и задач, а также за вовлечение и координацию всех участников. Менеджер должен глубоко понимать цели проекта и уметь эффективно общаться с разными заинтересованными сторонами.
• Заказчик или спонсор проекта — это лицо или организация, инициирующая проект. Они обычно предоставляют финансирование и ресурсы, необходимые для реализации, и имеют значительное влияние на его цели и приоритеты. Они тесно сотрудничают с проджект-менеджером, чтобы определить основные ожидания и требования к проекту.
• На начальном этапе инициации формируется команда проекта. Это могут быть специалисты различных направлений: разработчики, аналитики, тестировщики и другие специалисты, в зависимости от специфики проекта.
• Заинтересованные стороны — это любые лица или группы, которые каким-либо образом затрагиваются проектом или могут повлиять на его течение. Это могут быть внутренние и внешние клиенты, поставщики, партнеры и общественность.

Критически важно учитывать интересы всех заинтересованных сторон для обеспечения поддержки и успешной реализации проекта.

Основные задачи проджект-менеджера на этапе инициации

Проджект-менеджер может не уметь водить авто, не ладить с «навороченной» кофемашиной в офисе, но есть основные задачи, которые он должен уметь выполнять при инициации проекта.

1. Определить цели и задачи проекта
   Проджект-менеджер должен четко описать задачу: определить конечные цели проекта, его ожидаемые результаты и конкретную пользу для бизнеса.
2. Разработать документ инициации
   Документ инициации формализует начало проекта и содержит основные параметры, цели и ограничения.
3. Идентифицировать заинтересованные стороны
   Проджект-менеджер должен определить всех заинтересованных сторон, их интересы и влияние на работу всей команды.
4. Установить рамки
   Важно установить пределы: что входит в проект, а что нет. Это помогает предотвратить расширение объема скоупа (scope creep) в дальнейшем.
5. Оценить ресурсы и риски
   Проджект-менеджер должен произвести первоначальную оценку необходимых ресурсов и потенциальных рисков. Это включает анализ доступности ресурсов и идентификацию возможных проблем, которые могут возникнуть.
6. Спланировать начальные этапы работы
   Хотя детальное планирование происходит на следующем этапе, проджект-менеджер должен определить первые шаги и понимать, с чего начинается проект на практике.

Эти задачи создают основу для фазы инициации проекта и задают направление для всех последующих этапов управления. 

Что может пойти не так во время инициации проекта

Вот некоторые из проблем, которые могут возникнуть в процессе инициации проекта:

• Неопределенные или нереалистичные цели проекта. Если они не сформулированы четко или слишком амбициозны, это может привести к затруднениям в дальнейшем планировании и выполнении задач.
• Недостаточное вовлечение заинтересованных сторон. Важность заинтересованных сторон в процессе инициации проекта нельзя недооценивать. Их недостаточное вовлечение может привести к непониманию и недостаточной поддержке проекта.
• Неполное понимание объема. Ошибка в определении объема работ может привести к задержкам и увеличению стоимости проекта.
• Недооценка ресурсов и времени. Нереалистичная оценка необходимых ресурсов и времени может привести к значительным проблемам на более поздних этапах.
• Игнорирование рисков. Недооценка потенциальных рисков на этапе инициации может привести к неприятным сюрпризам в будущем.
  

Для решения этих и других проблем на проекте, проджект-менеджеру необходимо обладать определенными навыками и компетенциями. Например, четко формулировать цели и задачи, а также эффективно общаться с заинтересованными сторонами. Получить и развить эти навыки можно на курсе DAO PM, который предлагает практические занятия и реальные кейсы, помогающие углубить понимание управления IT-проектами и усовершенствовать необходимые навыки.

Как инициация влияет на дальнейшую работу над проектом

Инициация проекта не просто задает начальные рамки работы, но и оказывает значительное влияние на все последующие этапы управления проектом. Давайте рассмотрим, как именно инициация влияет на дальнейшую работу над ним:

• Качественно проведенная инициация помогает четко определить цели проекта и ожидания заинтересованных сторон. Это создает основу для всех последующих решений и действий в проекте.
• На этапе инициации создается первичный план проекта, который является отправной точкой для более детального планирования. Правильное определение рамок и ресурсов на этапе инициации облегчает дальнейшее планирование.
• Идентификация и оценка рисков во время инициации проекта позволяют разработать эффективную стратегию управления рисками на всем протяжении жизненного цикла проекта.
• Эффективная инициация способствует установлению качественного взаимопонимания и коммуникации между всеми участниками проекта, что критически важно для его успешного выполнения.
• Во время инициации проекта происходит распределение ролей и ответственностей, что позволяет каждому участнику понять свои задачи и вклад в проект.
• Инициация задает критерии, по которым будет оцениваться успех, что важно для его контроля и завершения.

Какие навыки нужны проджект-менеджеру для инициации IT-проекта

Для успешной инициации IT-проекта проджект-менеджеру требуется ряд ключевых навыков. Вот некоторые из них.

• Стратегическое планирование. Способность видеть общую картину проекта, определять его цели и разрабатывать эффективные стратегии для их достижения.
• Коммуникативные навыки. Важно уметь эффективно общаться с различными заинтересованными сторонами, включая заказчиков, команду разработчиков и других участников проекта.
• Знание стандартов и методологий управления проектами, таких как Agile, Scrum, Waterfall или PRINCE2. Понимание этих принципов помогает правильно структурировать инициацию проекта.
• Управление рисками. Навыки идентификации, анализа и минимизации потенциальных рисков на раннем этапе проекта.
• Лидерские качества. Способность вдохновлять и мотивировать команду, а также управлять ресурсами и задачами эффективно.
• Знание того, как функционируют бизнес-процессы в организации, помогает в интеграции проекта в общую стратегию компании.
• Аналитические навыки. Возможность анализировать сложные данные для принятия обоснованных решений и формирования стратегии проекта.
• Основное понимание технологий, используемых в проекте. Например, для IT-проектов это может быть знание программирования, баз данных, облачных технологий и т.д.
• Способность быстро и эффективно принимать решения, основанные на доступной информации, особенно в условиях неопределенности.
• Возможность адаптироваться к изменяющимся условиям и требованиям, а также способность изменять подходы в управлении проектом в зависимости от обстоятельств.
• Эффективное распределение времени и ресурсов, как своих собственных, так и команды, для достижения целей проекта в установленные сроки.
• Владение инструментами управления проектами, такими как JIRA, Trello, Microsoft Project, которые помогают в планировании, отслеживании и управлении проектами.
• Умение организовать работу проекта таким образом, чтобы она была структурированной и понятной для всех участников.
• Способность анализировать информацию и ситуации с критической точки зрения для выявления потенциальных проблем и выработки эффективных решений.
• Умение работать с инструментами для создания и управления документацией, такими как Confluence или Google Docs, что важно для эффективного документирования процессов инициации.

Эти и многие другие навыки можно развить и усовершенствовать на курсе DAO PM. Курс предлагает практическое обучение, включая реальные кейсы, которые помогут проджект-менеджерам освоить необходимые для инициации проекта навыки. Студенты курса узнают, как правильно определять цели проекта, устанавливать эффективное взаимодействие с командой и заинтересованными сторонами, а также как управлять рисками и ресурсами.

Кроме того, для этапа инициации крайне важно вести соответствующую документацию. На курсе PM Hard Skills: Planning студенты получают доступ к готовым универсальным шаблонам для документации. Эти шаблоны значительно облегчают работу проджект-менеджера, так как не требуется каждый раз создавать новую документацию с нуля. Это обеспечивает стандартизацию процессов и помогает фокусироваться на ключевых аспектах управления проектом.

Заключение

Инициация проекта — это критически важный этап в управлении IT-проектами, который задает основу для всех последующих этапов работы. Правильно проведенная инициация обеспечивает четкое понимание целей проекта, определяет его рамки и создает основу для успешного планирования и реализации.

Ключевые навыки, такие как стратегическое планирование, коммуникативные навыки, управление рисками, лидерские качества и организационные способности, являются неотъемлемой частью компетенций успешного проджект-менеджера. Технические навыки, включая знание методологий управления проектами, инструментов для их ведения и анализа данных, также играют важную роль в эффективной инициации.

Курсы DAO PM и PM Hard Skills дают углубленное понимание и практические навыки, необходимые для успешной инициации и управления IT-проектами. Они обеспечивают не только теоретические знания, но и практический опыт, который позволяет менеджерам проектов применять на практике полученные знания и умения.

Инициация проекта не только определяет его начальный этап, но и оказывает долгосрочное влияние на успех всего проекта. Поэтому важно подходить к этому этапу с полным осознанием его значимости и обладать всеми необходимыми навыками и знаниями для его эффективного выполнения.