Етапи управління IT-проєктами: ініціація проєкту для менеджера

Щоб проджект-менеджер в ІТ міг досягнути поставлених цілей, тільки технічної грамотності та інноваційних ідей йому не достатньо. Потрібно також суворо дотримуватись певних етапів управління проєктом. Кожен етап відіграє свою унікальну роль в успішній реалізації, але є один, який задає тон — ініціація. 

Його часто недооцінюють, але саме від нього залежить, наскільки чітко ви окреслите мету, визначите завдання і вибудуєте початкові плани, що в кінцевому підсумку визначить успіх всього проєкту. У цій статті ми детально розглянемо, що таке ініціація проєкту, чому вона така важлива, і які основні завдання стоять перед проджект-менеджером на цьому початковому етапі.

Які етапи управління IT-проєктами існують

Управління IT-проєктами — це не просто набір випадкових дій, а чітко структурований процес, розділений на певні етапи. Кожен із цих етапів має свої унікальні завдання та цілі. Давайте розглянемо їх детальніше.

Етап 1 — ініціація

Це фундамент усього проєкту. Тут визначаються основні цілі та завдання, формується вихідна концепція проєкту. У процесі ініціації важливо чітко розуміти, що саме необхідно досягти, і які ресурси будуть задіяні. Основне питання, на яке потрібно відповісти: «Що ми хочемо отримати в результаті?»

Етап 2 — планування

На цьому етапі розробляється детальний план проєкту, включно з термінами, бюджетуванням і розподілом ресурсів. Тут також встановлюються метрики успіху проєкту. Ефективне планування — ключ до успішного релізу.

Етап 3 — виконання

Тут проєкт переходить від теорії до практики. Відбувається безпосередня реалізація всіх запланованих завдань. Особлива увага приділяється управлінню командами, ресурсами та часом.

Етап 4 — моніторинг і контроль

На цій стадії важливо постійно відстежувати його перебіг і порівнювати реальне виконання завдань із планом. Мета цього етапу — своєчасно виявляти та коригувати відхилення від плану, керувати змінами.

Етап 5 — завершення проєкту

Останній етап охоплює підбиття підсумків роботи, оцінку досягнутих результатів і надання звітів зацікавленим сторонам. Це час аналізувати, що було зроблено добре і що можна поліпшити в майбутніх проєктах.

Від правильної ініціації до його якісного завершення — кожен крок потребує уваги, знань та вмінь.

Ініціація проєкту: перший крок до успіху

Ініціація проєкту — це не просто початковий етап управління. Це фундамент, на якому будується весь подальший процес. Тільки той, хто правильно розуміє сутність ініціації, зможе успішно реалізувати проєкт.

На цьому етапі ви маєте визначити основні параметри проєкту: його цілі, очікувані результати, загальний обсяг робіт і ключові зацікавлені сторони. Саме тоді формується початкове бачення, визначаються його межі та робиться первісна оцінка ресурсів і часу, необхідних для реалізації.

Чому етап ініціації такий важливий?

Процес ініціації проєкту — це можливість для проджект-менеджера і всіх учасників сформувати спільне розуміння цілей і завдань. Ефективна ініціація допомагає запобігти безлічі проблем на пізніших стадіях, як-от непорозуміння цілей або помилки в розподілі ресурсів. У цей же час встановлюються початкові рамки, від яких залежить подальший успіх управління та виконання проєкту.

З чого починається проєкт?

Усе починається з ідеї або потреби, яка перетворюється на проєкт. На етапі ініціації команда має формалізувати ці ідеї. У процесі ви повинні визначити основні зацікавлені сторони, початкові вимоги та очікування, розробити первинний план проєкту. Це час, коли основні цілі стають зрозумілими, і починається планування шляху до їх досягнення.

Правильно проведена ініціація створює міцну основу для всіх наступних етапів управління проєктом.

Хто бере участь в ініціації

Ініціація проєкту — це не поодинокий процес, а спільна робота багатьох учасників. Кожен із них відіграє свою роль у формуванні основи проєкту. Розглянемо, хто входить у цей критично важливий процес.

• Проджект-менеджер — ключова фігура в процесі ініціації. Він відповідає за розробку початкового плану проєкту, визначення його цілей і завдань, а також за залучення і координацію всіх учасників. Менеджер має глибоко розуміти цілі проєкту і вміти ефективно спілкуватися з різними зацікавленими сторонами.
• Замовник або спонсор проєкту — це особа або організація, яка ініціює проєкт. Вони зазвичай надають фінансування та ресурси, необхідні для реалізації, і мають значний вплив на його цілі та пріоритети. Вони тісно співпрацюють із проджект-менеджером, щоб визначити основні очікування та вимоги до проєкту.
• На початковому етапі ініціації формується команда проєкту. Це можуть бути фахівці різних напрямів: розробники, аналітики, тестувальники та інші фахівці, залежно від специфіки проєкту.
• Зацікавлені сторони — це будь-які особи або групи, які якимось чином зачіпаються проєктом або можуть вплинути на його перебіг. Це можуть бути внутрішні та зовнішні клієнти, постачальники, партнери і навіть громадськість. 

Критично важливо враховувати інтереси всіх зацікавлених сторін, щоб забезпечити підтримку та успішну реалізацію проєкту.

Основні завдання проджект-менеджера на етапі ініціації

Проджект-менеджер може не вміти водити авто, не ладнати із «навороченою» кавомашиною в офісі, але є основні завдання, які він повинен вміти виконувати під час ініціації проєкту.

1. Визначити цілі та завдання проєкту.
   Проджект-менеджер повинен чітко описати завдання: визначити кінцеві цілі проєкту, його очікувані результати і конкретну користь для бізнесу.
2. Розробити документ ініціації.
   Документ ініціації формалізує початок проєкту і містить його основні параметри, цілі та обмеження.
3. Ідентифікувати зацікавлені сторони.
   Проджект-менеджер має визначити всіх ключових зацікавлених сторін, їхні інтереси та вплив на роботу всієї команди.
4. Встановити рамки.
   Важливо встановити межі: що входить у проєкт, а що ні. Це допомагає запобігти розширенню обсягу скоупу (scope creep) надалі.
5. Оцінити ресурси і ризики.
   Проджект-менеджер повинен провести первісну оцінку необхідних ресурсів і потенційних ризиків. Це включає в себе аналіз доступності ресурсів та ідентифікацію можливих проблем, які можуть виникнути.
6. Спланувати початкові етапи роботи.
   Хоча детальне планування відбувається на наступному етапі, проджект-менеджер повинен окреслити перші кроки і розуміти, з чого починається проєкт на практиці.

Ці завдання створюють основу для фази ініціації проєкту і задають напрямок для всіх наступних етапів управління. 

Що може піти не так під час ініціації проєкту

Ось деякі з проблем, які можуть виникнути в процесі ініціації проєкту:

• Невизначені або нереалістичні цілі проєкту. Якщо вони не сформульовані чітко або занадто амбітні, це може призвести до труднощів у подальшому плануванні та виконанні завдань.
• Недостатнє залучення зацікавлених сторін. Важливість зацікавлених сторін у процесі ініціації проєкту не можна недооцінювати. Їх недостатнє залучення може призвести до нерозуміння і недостатньої підтримки проєкту.
• Неповне розуміння обсягу. Помилка у визначенні обсягу робіт може призвести до затримок і збільшення вартості проєкту.
• Недооцінка ресурсів і часу. Нереалістична оцінка необхідних ресурсів і часу може призвести до значних проблем на пізніших етапах.
• Ігнорування ризиків. Недооцінка потенційних ризиків на етапі ініціації може призвести до неприємних сюрпризів у майбутньому.

Для розв’язання цих та інших проблем на проєкті, проджект-менеджеру необхідно володіти певними навичками та компетенціями. Наприклад, чітко формулювати цілі та завдання, а також ефективно спілкуватися із зацікавленими сторонами. Отримати та розвинути ці навички можна на курсі DAO PM, який пропонує практичні заняття та реальні кейси. Це  допомагає зануритись в управління IT-проєктами та вдосконалити необхідні навички.

Як ініціація впливає на подальшу роботу над проєктом

Ініціація проєкту не просто задає початкові рамки роботи, а й чинить значний вплив на всі наступні етапи управління проєктом. Давайте розглянемо, як саме ініціація впливає на подальшу роботу над ним:

• Якісно проведена ініціація допомагає чітко визначити цілі проєкту та очікування зацікавлених сторін. Це створює основу для всіх подальших рішень і дій у проєкті.
• На етапі ініціації створюється первинний план проєкту, який є відправною точкою для більш детального планування. Правильне визначення рамок і ресурсів на етапі ініціації полегшує подальше планування.
• Ідентифікація та оцінка ризиків під час ініціації проєкту дають змогу розробити ефективну стратегію управління ризиками впродовж усього життєвого циклу.
• Ефективна ініціація сприяє встановленню якісного взаєморозуміння та комунікації між усіма учасниками, що критично важливо для його успішного виконання.
• Під час ініціації відбувається розподіл ролей і відповідальності, що дає змогу кожному учаснику зрозуміти свої завдання і внесок у проєкт.
• Ініціація задає критерії, за якими оцінюватиметься успіх, що важливо для його контролю та завершення.

Які навички потрібні проджект-менеджеру для ініціації IT-проєкту

Для успішної ініціації IT-проєкту поджект-менеджеру потрібна низка ключових навичок. Ось деякі з них:

• Стратегічне планування. Здатність бачити загальну картину проєкту, визначати його цілі та розробляти ефективні стратегії для їх досягнення.
• Комунікативні навички. Важливо вміти ефективно спілкуватися з різними зацікавленими сторонами, включно із замовниками, командою розробників та іншими учасниками проєкту.
• Знання стандартів і методологій управління проєктами, таких як Agile, Scrum, Waterfall або PRINCE2. Розуміння цих принципів допомагає правильно структурувати ініціацію проєкту.
• Управління ризиками. Навички ідентифікації, аналізу та мінімізації потенційних ризиків на ранньому етапі проєкту.
• Лідерські якості. Здатність надихати і мотивувати команду, а також керувати ресурсами і завданнями ефективно.
• Знання того, як функціонують бізнес-процеси в організації, допомагає в інтеграції проєкту в загальну стратегію компанії.
• Аналітичні навички. Можливість аналізувати складні дані для прийняття обґрунтованих рішень і формування стратегії проєкту. Здатність аналізувати інформацію та ситуації з критичної точки зору для виявлення потенційних проблем і вироблення ефективних рішень.
• Основне розуміння технологій, що використовуються в проєкті. Наприклад, для IT-проектів це може бути знання програмування, баз даних, хмарних технологій тощо.
• Здатність швидко й ефективно ухвалювати рішення, засновані на доступній інформації, особливо в умовах невизначеності.
• Можливість адаптуватися до мінливих умов і вимог, а також здатність змінювати підходи в управлінні проєктом залежно від обставин.
• Ефективний розподіл часу та ресурсів, як своїх власних, так і команди, для досягнення цілей проєкту у встановлені терміни.
• Володіння інструментами управління проєктами, такими як JIRA, Trello, Microsoft Project, які допомагають у плануванні, відстеженні та управлінні проєктами.
• Уміння організувати роботу проєкту таким чином, щоб вона була структурованою і зрозумілою для всіх учасників.
• Уміння працювати з інструментами для створення та управління документацією, такими як Confluence або Google Docs, що важливо для ефективного документування процесів ініціації.

Ці та багато інших навичок можна розвинути та вдосконалити на курсі DAO PM. Курс пропонує практичне навчання, включно з реальними кейсами, які допоможуть проджект-менеджерам опанувати необхідні для ініціації проєкту навички. Студенти вчаться правильно визначати цілі проєкту, встановлювати ефективну взаємодію з командою та зацікавленими сторонами, а також управляти ризиками та ресурсами.

Крім того, для етапу ініціації вкрай важливо вести відповідну документацію. На курсі PM Hard Skills: Planning студенти отримують доступ до готових універсальних шаблонів для документації. Ці шаблони значно полегшують роботу проджект-менеджера, оскільки не потрібно щоразу створювати нову документацію з нуля. Це забезпечує стандартизацію процесів і допомагає фокусуватися на ключових аспектах управління проєктом.

Висновок

Ініціація проєкту — це критично важливий етап в управлінні IT-проєктами, який задає основу для всіх наступних робіт. Правильно проведена ініціація забезпечує чітке розуміння цілей проєкту, визначає його рамки і створює основу для успішного планування та реалізації.

Ключові навички, такі як стратегічне планування, комунікативні, управління ризиками, лідерські якості та організаційні здібності, є невід’ємною частиною компетенцій успішного проджект-менеджера. Технічні скіли, включно зі знанням методологій управління проєктами, інструментів для їх ведення та аналізу даних, також є обов’язковими.

Курси DAO PM і PM Hard Skills дають поглиблене розуміння і практичні навички, необхідні для успішної ініціації та управління IT-проектами. Вони забезпечують не лише теоретичні знання, а й практичний досвід, який дає змогу менеджерам проєктів застосовувати на практиці отримані знання та вміння.