Обзор сервиса для ведения и структурирования документации Outline: преимущества, недостатки, мнение IAMPM

Обзор сервиса для ведения и структурирования документации Outline: преимущества, недостатки, мнение IAMPM

24 февраля 2023

  • Автор: Юрій Липка

  • Сложность: Легко

  • Время: 7 мин

Ведение структурированной документации в компании – залог грамотной организации работы. Начиная от онбординга новых сотрудников, заканчивая сбором базы знаний, документации проектов и файлов внутреннего пользования, нужно собрать все в единую систему, чтобы подчинить хаос. Еще нужно позаботиться о распределении прав доступа, безопасности и удобстве использования. Тут на помощь приходит сервис Outline. Мы сделали обзор на него и делимся личным опытом использования инструмента в компании IAMPM.

Об Outline в 100 словах 

Outline — инновационный сервис, предоставляющий платформу для управления документами и их систематизации. Он используется компаниями для упрощения процесса создания и обмена документами. Его можно использовать для создания презентаций и других типов контента.

Это отличный инструмент для бизнеса, поскольку он позволяет командам совместно работать над общими проектами в режиме реального времени. Благодаря возможности создания презентаций, форм, опросов и анкет, сервис используется в маркетинговой и сейлз команде для работы с клиентами. 

Он подходит не только для бизнес-среды. Как пример – организация учебного процесса. Преподаватели могут проводить лекции в текстовом формате, студенты получают интерактивный процесс обучения. Но главная цель сервиса Outline – структурирование и организация документации.

Знакомство с интерфейсом Outline 

Обзор на сервис для документации

Интерфейс Outline настолько простой, что достаточно нескольких минут, чтобы полностью освоиться. Он кажется родным и знакомым, не вызывает раздражения, а главное, подходит для людей с разным опытом работы с подобными инструментами. Никаких лишних функций, только то, что необходимо для работы.

При входе на сайт вы сразу же можете ознакомиться с компанией, узнать их преимущества и условия работы. В центре одна кнопка «Начать бесплатно». Outline платный, но дает 30 дней, чтобы вы смогли убедиться в его возможностях и понять, подходит ли он для ваших задач. При этом вам не придется давать данные карты, как у большинства подобных сервисов.

вход в Outline

Чтобы создать рабочее пространство, нажимайте на кнопку. Дальше вам будет предложен вариант регистрации. На выбор есть учетная запись Microsoft, почта Gmail или Slack. Если вы пользуетесь последним, как мы в IAMPM, то эти сервисы легко интегрировать.

регистрация Outline

Тут сразу есть недостаток. Если вы решили войти через Gmail, то обычную почту использовать не получится. Нужно использовать учетную запись Google Workspace. 

После регистрации вы создадите свое первое рабочее пространство. Слева находится меню навигации, в котором будет отображаться структура вашего рабочего пространства. Она легко упорядочивается, вы можете переносить страницы простым перетаскиванием, но об этом позже.

рабочее пространство в Outline

В левом верхнем углу, где находится название вашего проекта, есть выпадающее меню. Там вы можете создавать дополнительные пространства на несколько проектов. Поэтому, даже если компания очень большая, документацию легко структурировать. В этом же меню есть настройки. Сервис Outline имеет большое количество настроек, начиная от языка интерфейса, заканчивая интеграциями и подключением вебхуков и API. 

настройки в Outline

Сам документ создается максимально просто. Сначала нужно создать коллекцию в левой боковой панели. Это своеобразная «папка», где будет храниться документ. Например, вам нужно сделать онбординг для новичков в команде. Называйте ее «Онбординг» и добавляйте туда ваши документы.

После создания коллекции в правом верхнем углу нужно нажать на кнопку «Новый документ» и начать заполнять его. Добавляйте заголовок, а ниже него находится «плюсик». При нажатии вы увидите довольно внушительное меню. Там есть элементы традиционного текста, добавление изображений, видео, а также различные сервисы и системы, которые можно подключить. Outline объединяет в себе десятки разных функций и сервисов, его возможности позволяют оформлять документы настолько ярко, насколько хватит вашей фантазии.

оформление документа в Outline

Когда документ сформирован, остается нажать кнопку «Опубликовать». Система предложит выбрать коллекцию, в которую добавить этот документ. Выбирайте подходящую и завершайте процесс добавления.

публикация документа в Outline

Мы не будем детально расписывать все возможности инструмента и подробно описывать интерфейс. Он интуитивно понятный и привлекательный, простой и многофункциональный. Именно поэтому в IAMPM мы выбрали этот сервис для работы с документацией. 

На что способен Outline: возможности и особенности

на что способен Outline

Команда разработчиков долгое время работала над тем, чтобы сделать быстрый инструмент, который открывается за миллисекунды. Им это удалось. Даже при большой наполненности документы открываются моментально.

Одна из особенностей – инструменты поиска. Вы можете прописать ключевые слова в названиях документов и настроить пользовательский интерфейс. Благодаря этому навигация становится быстрой и удобной. 

Еще одна особенность сервиса – совместный доступ. Независимо от количества человек в вашей компании, вы можете дать доступ каждому к определенным разделам и обеспечить работу с документацией в режиме реального времени. В команде IAMPM 100 человек, все находятся в разных уголках планеты. Но это не мешает нам работать с документами одновременно.

Мы выделили такие преимущества Outline для себя:

  • Простой в использовании интерфейс: сервис имеет интуитивно понятный интерфейс, который позволяет пользователям легко и быстро создавать и редактировать схемы. Он также совместим с большинством популярных программ обработки текста, что упрощает перенос набросков между различными платформами.
  • Инструменты для совместной работы: Outline упрощает совместную работу пользователей над проектами, позволяя им делиться схемами с другими и вносить изменения в режиме реального времени.
  • Облачное хранилище: Outline хранит все ваши документы в облаке, что делает их доступными с любого компьютера или устройства. Это гарантирует, что ваша работа всегда будет доступна вам.
  • База данных с возможностью поиска: сервис имеет мощную функцию поиска, которая позволяет пользователям быстро находить определенные темы в своем рабочем пространстве без необходимости прокручивать страницы текста.
  • Параметры экспорта: Outline позволяет легко экспортировать схемы в файлы PDF или другие форматы для печати или публикации в интернете.
  • Настраиваемые темы: Outline предлагает несколько шаблонов и тем, чтобы пользователи могли настраивать свои схемы с помощью уникальных шрифтов и цветов. На документы и коллекции можно ставить иконки в виде эмоджи, добавлять цвета, что позволяет улучшить навигацию. 

В целом, Outline — отличный инструмент для тех, кто ищет простой способ упорядочить свои документы. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и мощным функциям он обязательно поможет вам быстро и эффективно навести порядок. 

Личный опыт: как IAMPM применяет Outline? Рассказывает CEO компании – Мэри Ротар

про Outline от IAMPM

Когда компания IAMPM только открылась, у нас не было потребности вести документацию в таком виде. Большинство планов велось в таблицах и в google docs, этого вполне хватало. Но команда начала расти, выросли операционные процессы и следить за всем стало тяжело. Через 2 года мы начали использовать Outline в работе.

Почему выбор пал на этот инструмент? Мы выбрали Outline, потому что он был бесплатным. Но даже когда появились тарифы, мы остались, потому что ничего подобного в бесплатном сегменте и близко не было. Более того, когда мы начали сравнивать инструмент с другими платными аналогами оказалось, что остальные продукты с подобным функционалом существенно дороже.

Для работы команды до 100 человек, по моему мнению, нет хорошей альтернативы сервиса с нулевым или низким бюджетом. Долгое время Outline был доступен бесплатно, что не могло не радовать. Но мы понимаем, что развитие продукта требует инвестиций, поэтому без сожалений перешли на платную подписку. Уже 4 года всю документацию мы ведем в Outline, начиная от онбординга новых членов команды, заканчивая сложными операционными и организационными документами.

Моя любимая функция – возможность быстро следить за обновлением информации и версионностью статей. Это позволяет легко отслеживать, какие знания морально устарели и вовремя это исправлять.

Все процессы IAMPM – в одном месте

Мы привыкли подробно описывать каждый процесс в работе компании. Нужно добавить статью на сайт? Мы создаем подробную инструкцию со скринами и пошаговыми действиями. Чтобы новый контент-менеджер смог быстро погрузиться в рабочие процессы и понять, что от него хотят. 

Для команды сейлз прописываются инструкции по работе с клиентами, правила общения, инструкции по работе с CRM. Это помогает менеджеру быстро сориентироваться во время выполнения своих задач. Для каждого отдела в компании создается своя коллекция, в который помещаются необходимые документы.

Наша команда сервиса всегда знает, что делать, если спикер задерживается или лекция отменяется. В документы вносятся расписания курсов, а каждый участник имеет права доступа редакции своего раздела. 

Онбординг новых сотрудников через Outline – наш метод быстрого погружения

онбординг в Outline от IAMPM

Мы активно нанимаем сотрудников и расширяем нашу команду. Задача HR – познакомить потенциального члена нашей команды с онбордингом, который полностью оформлен в Outline. Нам не приходится тратить дни и недели, чтобы ввести нового человека в рабочие процессы. Особенно, если он не проходит тестовую неделю. 

Онбординг полностью оформлен в Outline. Это серия документов, с которыми потенциальный сотрудник работает на тестовой неделе. Он начинает знакомство с компанией, изучает наш подход к работе и взгляды, и уже на этом этапе решает, совпадаем ли мы ментально. 

как выглядит онбординг в онбординг в Outline от IAMPM

Дальше проходит ознакомление с рабочими инструментами и сервисами, которые мы используем в работе. Кандидат получает доступы и подробные инструкции. Нам не приходится загружать команду Operations работой с кандидатами в вопросе интеграции в процессы компании. Это действие автоматизировано.

Актуализация и динамичность позволяют следить за реальным положением дел

Благодаря тому, что в Outline есть возможность вносить данные в режиме реального времени, информация всегда актуальная. Независимо от того, в какой точке мира находится наш сотрудник, он своевременно получает нужную информацию для работы.

Если мы внедряем новый инструмент, разрабатываем курс или переходим на новые методы работы, создаются документы и подробно описываются процессы. Нам не нужно к каждому из сотни сотрудников доносить изменения, все получают актуальную информацию в пространстве Outline.

База знаний для ведения курсов в едином пространстве

ведение базы знаний компании в Outline

Для каждого нашего курса есть своя база знаний. Это отдельный документ, в котором собираются полезные статьи, видеолекции, записи вебинаров, интервью со спикерами, отзывы студентов, чек-листы и другой контент, связанный с курсом. Эту информацию могут использовать команды сейлз и маркетинг. А наши студенты получают быстрые ответы на свои запросы. 

Наши читатели в социальных сетях удивляются, насколько быстро мы отвечаем на их запросы. Нужна запись вебинара, на который клиент не смог попасть? Нашему менеджеру понадобится пара минут, чтобы получить ссылку в базе знаний для курсов в Outline. А благодаря возможностям оформления, информация не только структурированная в документах, но и легко воспринимается. Поэтому менеджеры не теряются среди сотен страниц документации.

Как вы можете использовать Outline в своей компании

Сервис Outline могут использовать практически любые компании. Он подходит для онлайн-школ, IT-компаний, малого и среднего бизнеса. Но помимо корпоративного использования Outline можно применять в личных целях. 

Вы полны идей и постоянно делаете заметки? Разрабатываете собственный стартап или генерируете сценарии для роликов? Упорядочить хаос в мыслях поможет Outline. Это отличное решение для грамотной структуры информации и контроля потока мыслей. 

Использовать ли вам Outline? Вы должны решить самостоятельно. Сервис имеет конкурентов, тот же Notion обладает не менее выразительными возможностями. Но в соотношении цены, скорости работы и качества ведения документации, нам ближе Outline. В любом случае, у вас есть 30 бесплатных дней, чтобы понять, подходит ли инструмент для вас и решает ли ваши потребности.

Юрій Липка

Юрий Липка – Senior Content Manager в IAMPM. Создаю дружелюбные тексты для бизнеса, пишу легко о сложном. Создаю статьи с идеей и целью, которые попадают в сердце и мозг читателя. Моя задача – профессионально и понятно донести смысл с помощью букв.