Огляд сервісу для ведення та структурування документації Outline: переваги, недоліки, думка IAMPM

Огляд сервісу для ведення та структурування документації Outline: переваги, недоліки, думка IAMPM

24 February 2023

  • Автор: Юрій Липка

  • Складність: Легко

  • Час: 7 хв

Ведення структурованої документації у компанії – запорука грамотної організації роботи. Починаючи від онбордингу нових співробітників, закінчуючи збиранням бази знань, документації проєктів та файлів внутрішнього користування, потрібно зібрати все в єдину систему, щоб підкорити хаос. Ще потрібно подбати про розподіл прав доступу, безпеки та зручність використання. Тут на допомогу приходить сервіс Outline. Ми зробили огляд на нього та ділимося особистим досвідом використання інструменту у компанії IAMPM.

Про Outline у 100 словах

Outline – інноваційний сервіс, що надає платформу для керування документами та їх систематизації. Він використовується компаніями для спрощення процесу створення та обміну документами. Його можна використовувати для створення презентацій та інших типів контенту.

Це відмінний інструмент для бізнесу, оскільки дозволяє командам працювати над спільними проєктами в режимі реального часу. Завдяки можливості створення презентацій, форм, опитувань та анкет, сервіс використовується в маркетинговій та сейлз команді для роботи з клієнтами.

Він підходить не лише для бізнес-середовища. Як приклад – організація навчального процесу. Викладачі можуть проводити лекції у текстовому форматі, студенти отримують інтерактивний процес навчання. Але головна мета сервісу Outline – структурування та організація документації.

Ознайомлення з інтерфейсом Outline

Обзор на сервис для документации

Інтерфейс Outline настільки простий, що достатньо кількох хвилин, щоб повністю освоїтися. Він здається рідним і знайомим, не викликає роздратування, а головне підходить для людей з різним досвідом роботи з подібними інструментами. Жодних зайвих функцій, тільки те, що необхідно для роботи.

При вході на сайт ви відразу можете ознайомитися з компанією, дізнатися про їх переваги та умови роботи. У центрі одна кнопка «Почати безкоштовно». Outline платний, але дає 30 днів, щоб ви змогли переконатися у його можливостях та зрозуміти, чи підходить він для ваших завдань. При цьому вам не доведеться давати дані карти, як у більшості подібних сервісів.

вход в Outline

Щоб створити робочий простір, натисніть кнопку. Далі вам буде запропоновано варіант реєстрації. Виберіть обліковий запис Microsoft, пошту Gmail або Slack. Якщо ви користуєтеся останнім, як ми в IAMPM, ці послуги легко інтегрувати.

регистрация Outline

Тут одразу випливає недолік. Якщо ви вирішили увійти через Gmail, звичайну пошту використовувати не вийде. Потрібно використовувати обліковий запис Google Workspace.

Після реєстрації ви створите свій перший робочий простір. Зліва знаходиться меню навігації, в якому відображатиметься структура вашого робочого простору. Вона легко впорядковується, ви можете переносити сторінки простим перетягуванням, але про це пізніше.

рабочее пространство в Outline

У лівому верхньому кутку, де знаходиться назва вашого проєкту, є меню, що випадає. Там можна створювати додаткові простори на кілька проєктів. Тому навіть якщо компанія дуже велика, документацію легко структурувати. У цьому меню є настройки. Сервіс Outline має велику кількість налаштувань, починаючи від мови інтерфейсу, закінчуючи інтеграціями та підключенням веб-хуків та API.

настройки в Outline

Сам документ створюється дуже просто. Спочатку потрібно створити колекцію у лівій боковій панелі. Це своєрідна «папка», де зберігатиметься документ. Наприклад, вам потрібно зробити онбординг для новачків у команді. Називайте її «Онбординг» та додавайте туди ваші документи.

Після створення колекції у верхньому правому кутку потрібно натиснути на кнопку «Новий документ» і почати заповнювати його. Додайте заголовок, а нижче за нього знаходиться «плюсик». При натисканні ви побачите досить велике меню. Там є елементи традиційного тексту, додавання зображень, відео, а також різноманітні сервіси та системи, які можна підключити. Outline поєднує в собі десятки різних функцій та сервісів, його можливості дозволяють оформлювати документи настільки яскраво, наскільки вистачить вашої фантазії.

оформление документа в Outline

Коли документ сформовано, залишається натиснути кнопку «Опублікувати». Система запропонує вибрати колекцію, до якої додати цей документ. Вибирайте відповідну та завершуйте процес додавання.

публикация документа в Outline

Ми не будемо детально розписувати всі можливості інструменту та детально описувати інтерфейс. Він інтуїтивно зрозумілий та привабливий, простий та багатофункціональний. Саме тому у IAMPM ми вибрали цей сервіс для роботи з документацією.

На що здатний Outline: можливості та особливості

на что способен Outline

Команда розробників довгий час працювала над тим, щоб зробити швидкий інструмент, який відкривається за мілісекунди. Їм це вдалося. Навіть за великої наповненості документи відкриваються моментально.

Однією з особливостей є інструменти пошуку. Ви можете прописати ключові слова в назвах документів і налаштувати інтерфейс користувача. Завдяки цьому навігація стає швидкою та зручною.

Ще одна особливість сервісу – спільний доступ. Незалежно від кількості людей у вашій компанії, ви можете дати доступ кожному до певних розділів та забезпечити роботу з документацією у режимі реального часу. У команді IAMPM 100 людей, усі знаходяться у різних куточках планети. Але це не заважає працювати з документами одночасно.

Ми виділили такі переваги Outline для себе:

  • Простий у використанні інтерфейс: сервіс має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який дозволяє користувачам легко та швидко створювати та редагувати схеми. Він також сумісний з більшістю популярних програм обробки тексту, що спрощує перенесення начерків між різними платформами.
  • Інструменти для спільної роботи: Outline полегшує спільну роботу користувачів над проєктами, дозволяючи їм ділитися схемами з іншими та вносити зміни в режимі реального часу.
  • Хмарне сховище: Outline зберігає всі ваші документи у хмарі, що робить їх доступними з будь-якого комп’ютера чи пристрою. Це гарантує, що ваша робота завжди буде доступною для вас.
  • База даних із можливістю пошуку: сервіс має потужну функцію пошуку, що дозволяє користувачам швидко знаходити певні теми у своєму робочому просторі без необхідності прокручувати сторінки тексту.
  • Параметри експорту: Outline дозволяє легко експортувати схеми до PDF-файлів або інших форматів для друку або публікації в інтернеті.
  • Теми, що настроюються: Outline пропонує кілька шаблонів і тим, щоб користувачі могли налаштовувати свої схеми за допомогою унікальних шрифтів і кольорів. На документи та колекції можна ставити іконки у вигляді емоджі, додавати кольори, що дозволяє покращити навігацію.

Загалом, Outline – чудовий інструмент для тих, хто шукає простий спосіб упорядкувати свої документи. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу та потужним функціям він обов’язково допоможе вам швидко та ефективно навести лад.

Особистий досвід: як IAMPM застосовує Outline? Розповідає CEO компанії – Мері Ротар

Коли компанія IAMPM тільки-но відкрилася, у нас не було потреби вести документацію в такому вигляді. Більшість планів велося в таблицях і google docs, цього цілком вистачало. Але команда почала зростати, виросли операційні процеси і слідкувати за всім стало важко. Через 2 роки ми почали використовувати Outline у роботі.

Чому вибір припав на цей інструмент? Ми вибрали Outline, тому що він був безкоштовним. Але навіть коли з’явилися тарифи, ми залишилися, бо нічого подібного у безкоштовному сегменті й близько не було. Більш того, коли ми почали порівнювати інструмент з іншими платними аналогами, виявилося, що інші продукти з подібним функціоналом істотно дорожчі.

Для роботи команди до 100 осіб, на мою думку, немає хорошої альтернативи сервісу з нульовим чи низьким бюджетом. Довгий час Outline був доступний безкоштовно, що не могло не тішити. Але ми розуміємо, що розвиток продукту потребує інвестицій, тому без жалю перейшли на платну передплату. Вже 4 роки всю документацію ми ведемо в Outline, починаючи від онбордингу нових членів команди, закінчуючи складними операційними та організаційними документами.

Моя улюблена функція – можливість швидко стежити за оновленням інформації та версійністю статей. Це дає змогу легко відслідковувати, які знання морально застаріли та вчасно це виправляти.

Всі процеси IAMPM – в одному місці

Ми звикли докладно описувати кожен процес у роботі компанії. Потрібно додати статтю на сайт? Ми створюємо докладну інструкцію зі скрінами та покроковими діями. Щоб новий контент-менеджер зміг швидко поринути у робочі процеси та зрозуміти, що від нього хочуть.

Для команди сейлз прописуються інструкції з роботи з клієнтами, правила спілкування, інструкції з роботи з CRM. Це допомагає менеджеру швидко зорієнтуватися під час виконання своїх завдань. Для кожного відділу в компанії створюється своя колекція, в якій містяться необхідні документи.

Наша команда сервісу завжди знає, що робити, якщо спікер затримується чи лекція скасовується. До документів вносяться розклади курсів, а кожен учасник має право на доступ редакції свого розділу.

Онбординг нових співробітників через Outline – наш метод швидкого занурення

онбординг в Outline от IAMPM

Ми активно наймаємо співробітників та розширюємо нашу команду. Задача HR – познайомити потенційного члена нашої команди з онбордингом, який повністю оформлено у Outline. Нам не доводиться витрачати дні та тижні, щоб ввести нову людину в робочі процеси. Особливо якщо він не проходить тестовий тиждень.

Онбординг повністю оформлений у Outline. Це серія документів, із якими потенційний співробітник працює на тестовому тижні. Він починає знайомство з компанією, вивчає наш підхід до роботи та погляди, і вже на цьому етапі вирішує, чи ми збігаємося ментально.

как выглядит онбординг в онбординг в Outline от IAMPM

Далі проходить ознайомлення з робочими інструментами та сервісами, які ми використовуємо у роботі. Кандидат отримує доступи та докладні інструкції. Нам не доводиться завантажувати команду Operations роботою з кандидатами щодо інтеграції в процеси компанії. Ця дія автоматизована.

Актуалізація та динамічність дозволяють стежити за реальним станом справ

Завдяки тому, що Outline має можливість вносити дані в режимі реального часу, інформація завжди актуальна. Незалежно від того, в якій точці світу наш співробітник, він своєчасно отримує потрібну інформацію для роботи.

Якщо ми впроваджуємо новий інструмент, розробляємо курс чи переходимо на нові методи роботи, створюються документи і докладно описуються процеси. Нам не потрібно до кожного із сотні співробітників доносити зміни, усі отримують актуальну інформацію у просторі Outline.

База знань для ведення курсів у єдиному просторі

ведение базы знаний компании в Outline

Для кожного нашого курсу є база знань. Це окремий документ, де збираються корисні статті, відеолекції, записи вебінарів, інтерв’ю зі спікерами, відгуки студентів, чек-листи та інший контент, пов’язаний з курсом. Цю інформацію можуть використовувати команди сейлз та маркетинг. А наші студенти одержують швидкі відповіді на свої запити.

Наші читачі у соціальних мережах дивуються, наскільки швидко ми відповідаємо на їхні запити. Потрібний запис вебінару, на який клієнт не зміг потрапити? Нашому менеджеру знадобиться кілька хвилин, щоб отримати посилання в базі знань для курсів в Outline. А завдяки можливостям оформлення інформація не тільки структурована в документах, а й легко сприймається. Тому менеджери не губляться серед сотень сторінок документації.

Як ви можете використовувати Outline у своїй компанії

Сервіс Outline можуть використовувати практично будь-які компанії. Він підходить для онлайн-шкіл, IT-компаній, малого та середнього бізнесу. Але крім корпоративного використання Outline можна використовувати в індивідуальних цілях.

Ви сповнені ідей і постійно робите нотатки? Розробляєте власний стартап чи генеруєте сценарії для роликів? Упорядкувати хаос у думках допоможе Outline. Це відмінне рішення для грамотної структури інформації та контролю потоку думок.

Чи використовувати вам Outline? Ви маєте вирішити самостійно. Сервіс має конкурентів, той же Notion має не менш виразні можливості. Але у співвідношенні ціни, швидкості роботи та якості ведення документації нам ближче Outline. У будь-якому випадку, у вас є 30 безкоштовних днів, щоб зрозуміти, чи підходить інструмент для вас і чи вирішує ваші потреби.

Юрій Липка

Юрій Липка – Senior Content Manager в IAMPM. Створюю доброзичливі тексти для бізнесу, легко пишу про складне. Створюю статті з ідеєю та метою, які потрапляють у серце та мозок читача. Моя задача – професійно та зрозуміло донести сенс за допомогою літер.