IAMPM
65000
+38 (091) 481 01 38+7 (495) 128 58 05info@iampm.club

5 выгод от сотрудничества PM-а и BA

23 сентября 2021

  • Автор: Анна Лаврова

  • Сложность: легко

  • Время: 3 мин

Из-за непонимания зон ответственности между PM-ом и BA возникают проблемы: требования выявлены плохо, времени потрачено много, проект расползается. Корень зла в отсутствии налаженной коммуникации. Исправив подход к ней, можно решить ряд проблем бизнеса и получить пользу: от комфортной работы в команде до попадания в ожидания клиента. 

В статье найдете 5 выгод от сотрудничества между PM-ом и BA. Я расскажу, как выстраивать коммуникацию и рабочие процессы с бизнес-аналитиком, где нужно «перехватить», а где — делегировать, и почему PM не должен быть одним воином на проектном поле. 

#1: Сотрудничайте, чтобы избежать разрастания скоупа

Если на старте не выявили или не задокументировали все требования, — готовьтесь к scope creep. 

Scope creep — неконтролируемое «расползание» объема проекта, которое влечет за собой несоблюдение сроков, перерасход бюджета и ухудшение качества проекта.

Чтобы тщательно проанализировать требования и помочь справиться с расширением масштабов, BA должен понимать решаемую бизнес-проблему и общие «причины», стоящие за проектом. Обычно эта информация есть в документе о бизнес-кейсе (business case) или объеме проекта (sow). Команда также может использовать User Story Map. Этот метод хорошо использовать в начале проекта, к тому же у BA, вероятно, есть опыт такой работы.

#2: Составляйте планы и расписания, чтобы укладываться в сроки

Когда опытный бизнес-аналитик оценивает контекст проекта, у него появляются мысли об эффективных методах обработки данных и порядке действий в бизнес-анализе. Максимальная ясность за короткий промежуток времени в этом BA действительно хороши. Но когда BA и PM не сотрудничают, бизнес-аналитику сложно выполнить задачи в срок. 

Как PM может помочь? Нужно постоянно поддерживать отношения с бизнес-аналитиком, уточняя элементы контекста проекта, которые с наибольшей вероятностью повлияют на план бизнес-анализа. Составьте максимально реалистичное личное расписание для рабочих задач и целей, а также расписание проекта, чтобы вся команда могла идти в ногу с ним.

Убедитесь, что моменты, которые касаются планов и расписания, адекватно освещены в документах по управлению проектом, чтобы BA знал, куда обратиться в случае надобности.

#3: Предоставьте доступ к стейкхолдерам, чтобы экономить время

Одна из причин, по которой бизнес-аналитикам может быть трудно придерживаться графика проекта, заключается в зависимости от заинтересованных сторон. Бывает, что нельзя продвинуться в работе, пока не будет ответа от определенного человека. Эта проблема усугубляется, если у BA нет прямого доступа к стейкхолдерами или если не разрешено планировать свои собственные собрания по требованиям и управлять процессом их сбора.

PM-ы, не будьте посредниками. Хотя в некоторых компаниях сбором требований занимается проектный менеджер, если бизнес-аналитика нет, все же чаще это обязанность BA. Самый простой способ собрать требования — спросить. А для этого нужно иметь прямой доступ к заинтересованным лицам. Предоставив бизнес-аналитику контакты и возможность взаимодействовать с критически важными стейкхолдерами на протяжении всего проекта, вы избежите посредничества, что сэкономит ваше время и поможет проекту продвигаться более гладко.

#4: Помогайте в коммуникации со стейкхолдерами, чтобы бизнес продвигался эффективнее

Как руководитель проекта вы можете помочь преодолеть барьеры в общении со стейкхолдерами, управляя ими в качестве ресурсов проекта. Бывает, что заинтересованные стороны не появляются на собраниях или не предоставляют необходимую информацию. Вы можете помочь бизнес-аналитику сформулировать идею о том, что замедление выполнения требований влияет на проект в целом, чтобы донести ее до других. Если BA увидел потребность в корректировке этапов проекта и передаче проблем руководству, кто спешит на помощь? Project Manager — если он, конечно, заинтересован в успехе общего проекта! Партнерство ведет к успеху проекта, правда же?

Клиент часто не понимает, зачем делиться информацией о проекте с бизнес-аналитиком. Проектный менеджер и здесь может поучаствовать. На встречах объясняйте заказчику, что, зачем и на каком этапе делает BA. Ведь нежелание делиться информацией не из-за вредности клиента, а из-за непонимания, кто такой бизнес-аналитик и какое отношение он имеет к проекту.

#5: Обсуждайте совместные ожидания с BA, чтобы попадать в ожидания заказчика 

PM-у важно присутствовать на встречах, чтобы быть в курсе всего происходящего и контролировать объективно нереалистичные обещания, которые могут быть даны стейкхолдерам. Но приходить на каждую встречу, не замедляя темпы проекта, практически невозможно. 

Чтобы избежать этой проблемы, составьте план коммуникации. Прежде чем вовлекать других, договоритесь с BA о том, какой информацией вы будете делиться друг с другом и каких решений будете избегать. Иначе как у вас получится удовлетворить пожелания заказчика, если вы не совпадаете в ожиданиях и целях с вашей же командой?

В частности, вы можете попросить бизнес-аналитика быть вашими глазами и ушами во время встреч по требованиям, обращать ваше внимание на новые проблемы и риски, чтобы управлять ими в рамках всего проекта. Работая сообща, с большей долей вероятности можно избежать факапов. Например, если проговорить ожидания, цели и контекст, бизнес-аналитик соберет ровно столько требований к проекту (и превратит их в Acceptance Criteria), сколько нужно на тот бюджет, который клиент озвучил PM-у. 

Качественный бизнес-анализ гарантирует желаемый результат для бизнеса и проекта. Для этого требования и процессы должны быть понятны всем заинтересованным лицам, а работа в команде налажена и выстроена по принципу партнерства. Должны ли менеджер проекта и бизнес-аналитик сотрудничать в рамках проекта напрямую? Обязательно! 

5 выгод от сотрудничества PM-а и BA banner

Анна Лаврова

Анна Лаврова

Agile Coach at Wemanity Belgium. Более 9-ти лет опыта работы в управлении проектами. За это время была в роли PM-а в Outsource, Outstaff, Product, Startup компаниях. Работала с государственными проектами США, запустила несколько стартапов. Сейчас живет в Брюсселе и работает с корпорациями, которые стремятся быть Agile.