Каждый менеджер нацелен на качественное и своевременное ведение проекта. Для того чтобы избежать срывов сроков, недопониманий в команде, важно четко выстроить рабочие процессы и постоянно держать в курсе обновлений все причастные стороны.
Для постановки целей, ведения отчетности, фиксации договоренностей и сроков можно использовать как записную книжку, так и документ Excel. Однако, любой работающий бизнес постоянно развивается и расширяется, поэтому очевидно, что такими инструментами долго поддерживать порядок и дисциплину будет сложно.
Тут на помощь грамотному менеджеру и приходит дорожная карта.
Из нашего материала вы узнаете:
- Что такое дорожная карта проекта и для чего она нужна
- Как составить дорожную карту развития проекта
- Почему стоит выбирать специальные инструменты для создания роадмапов
- Топ-5 платформ для создания дорожной карты проекта
- О чем не стоит забывать при работе с роадмапами
Что такое дорожная карта проекта и для чего она нужна
Roadmap, или дорожная карта, — это визуализация проекта, его обзор под широким углом. Роадмап является ключевым документом для реализации стратегии компании и содержит в себе основную информацию о проекте. Его цель — донести идеи и прогресс в задачах до членов команды, клиента и других лиц. А также сфокусировать все заинтересованные стороны на достижении конкретной цели.
Дорожная карта необходима на протяжении всего жизненного цикла продукта: от идеи и разработки до запуска, ведения и завершения. Она позволяет эффективно распределять время, финансы и ресурсы.
Роадмап дает возможность влиять на другие отделы и согласовывать их работу с вашим видением продукта. Поэтому дорожная карта не перегружена деталями и легко понятна для каждого работника.
Не стоит путать дорожную карту с планом проекта. Роадмап — это не про даты, детали и данные. Это про цели, задачи и преимущества. Чтобы создать точную дорожную карту, важно сосредоточиться на результатах вместо исполнения.
Роадмапы используются для реализации разных видов проектов:
- Маркетинговый план;
- IT-стратегия;
- Повышение продаж;
- Стратегия развития;
- Создание нового бизнеса;
- Технологический проект;
- Управление портфелем проектов.
Также дорожные карты используются в других профессиональных отраслях, таких как образование или здравоохранение. Мы расскажем подробнее о дорожных картах в проектах IT.
Основные компоненты дорожной карты
1. Стратегия
Для чего задумывался проект, какие у него перспективы? Какую пользу он принесет потребителям и компании, какую главную цель преследует? Ответы на эти вопросы будут отправной точкой при создании карты.
2. Результат
Что станет результатом проведения и завершения проекта? Это может быть как документ или программное обеспечение, так и физический продукт.
3. Ход проекта
Как правило, отображаемый на временной диаграмме ход проекта — это хронологический порядок ключевых периодов проекта.
4. Потенциальные риски
Это могут быть сложности, связанные с деятельностью проекта, членами команды, ресурсами или внешними факторами. Очень важно оценить заранее, какие проблемы могут привести к отклонению от графика или увеличению бюджета.
Все вышеперечисленные пункты необходимо учитывать при создании даже самой простой дорожной карты. Они дадут четкое понимание коллегам и заказчикам о назначении проекта, помогут всем заинтересованным держать руку на пульсе и быть в курсе изменений и нововведений вовремя.
Как составить дорожную карту развития проекта
Универсального шаблона или программы для создания роадмапов нет. Дорожные карты могут сильно отличаться друг от друга. Их внешний вид и содержание зависят от множества факторов:
- Род деятельности компании;
- Сложность и масштабность проекта;
- По какой методологии работает команда;
- Для кого составлена дорожная карта (руководители, инвесторы, разработчики, клиенты).
Чтобы сосредоточиться на общей стратегии и не запутаться во множестве деталей, проектные менеджеры используют нисходящий подход планирования роадмапа.
Этапы создания дорожной карты
Этот процесс начинается с четкого понимания конечной цели. При создании карты очень важно знать, куда она в итоге приведет.
Далее важно определить, что поможет превратить видение в результат. Какие продукты/действия лучше реализуют инициативы компании. Расставляйте приоритеты, выбирайте те шаги, которые вероятнее всего приведут к глобальной цели, задумке проекта.
В завершение важно в общих чертах определить дедлайны запланированных задач, вех. Не ставьте четкие границы, ведь они часто сдвигаются на недели и даже месяцы. Пусть временные рамки будут более широкими: обозначайте только месяц, квартал или даже год завершения конкретного этапа.
Таким образом, мы получили трехступенчатую нисходящую схему создания дорожной карты проекта:
- Общее видение целей и этапов, к которым стремится компания.
- Продукты/действия, которые помогут команде реализовать запланированное.
- Сроки завершения каждого из этапов для достижения глобальной цели организации.
Важно помнить, что дорожная карта продукта — это стратегический документ. Цели, которыми вы захотите поделиться с руководством, будут сильно отличаться от целей, которые увидит команда по маркетингу или разработке.
Это значит, что нежелательно использовать идентичный документ для всех заинтересованных сторон проекта. Почему? Если инвесторы захотят увидеть дорожную карту, то приоритетом для них будет то, как поставленная цель поможет увеличить долю компании на рынке.
И наоборот, на совещании с командой разработчиков они в первую очередь поинтересуются примерными датами релизов, каковы будут приоритеты и задачи на ближайший период времени.
Именно поэтому важно уметь представлять дорожную карту в разных вариациях, в зависимости от команды или аудитории.
Почему стоит выбирать специальные инструменты для создания роадмапов?
Роадмапы можно создавать с помощью самых простых программ. Например, в Excel или в PowerPoint. Однако, файлы этих инструментов статичны, неизменны.
Дорожные карты же, наоборот, периодически дополняются, корректируются и обновляются. Вам будет довольно сложно каждый раз переделывать таблицу/презентацию, снова и снова рассылая документ участникам проекта.
Вероятно, такой подход в ближайшем будущем спровоцирует ошибки и недочеты, которые приведут к разногласиям в команде, временным, а также денежным потерям. Поэтому создавать дорожную карту лучше в онлайн инструменте, который специально для этого предназначен. Кроме того, у вас всегда будет возможность совместной работы над дорожной картой с командой, а также интеграции роадмапа со сторонними сервисами.
Платформы для создания дорожной карты проекта
Цена: 8,9$/месяц за сотрудника в командных планах, 15$/месяц за индивидуальный план. Оплата годовая.
Бесплатный пробный период: 14 дней полного функционала без привязки платежной карточки.
Языки: русский, английский, немецкий, испанский, португальский.
GanttPRO — инструмент для управления проектами в виде диаграмм Гантта. Создание роадмапа доступно благодаря встроенному планировщику задач.
Интуитивный интерфейс GanttPRO поможет без трудностей создать дорожную карту, которая будет понятна каждому участнику проекта и всем заинтересованным сторонам. С помощью программы вы сможете контролировать зависимости, управлять финансами и сроками, создавать майлстоуны (вехи).
Преимущества:
- Мгновенные онлайн-оповещения.
- Командное взаимодействие: комментарии, упоминания, вложения.
- Служба поддержки 24/7.
- Работа с файлами MPP.
- История изменений проекта, отмена действий.
- Простой и понятный интерфейс.
- Экспорт в популярные форматы (PDF, PNG и Excel).
- Возможность делиться публичной ссылкой на дорожную карту даже с незарегистрированными пользователями.
- Интеграция с Jira, Google Drive.
Недостатки:
- Отсутствие мобильного приложения (в разработке).
Цена: от 19$/месяц за пользователя при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: 14 дней, для регистрации платежная карточка не требуется.
Языки: английский.
Roadmunk — инструмент для визуализации рабочего процесса. Интеграция с Jira, возможности экспорта в популярные форматы делают продукт удобным и легко внедряемым в любую бизнес-среду. Создавайте дорожные карты, распечатывайте их и делитесь результатом с коллегами.
Преимущества:
- Безлимитное количество просмотров дорожных карт.
- Возможность добавления ключевых дат, подпунктов.
- Отслеживание прогресса.
- Предоставление разных видов доступа участникам проекта (комментирование, просмотр, редактирование).
- Импорт документов в формате CSV.
Недостатки:
- Отсутствие русскоязычной версии.
- Возможность приглашения к работе максимум трех человек в базовом тарифе.
Цена: от 3,98 $/месяц за члена команды при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: есть.
Языки: английский, немецкий, французский, японский, корейский, китайский и русский.
Инструмент для планирования и совместной работы подходит компаниям и организациям из разнообразных областей бизнеса. В зависимости от плана (базовый или профессиональный), инструмент предлагает функции планирования, управления, визуализации, интеграции и обмена данными. Каждая из версий софта поможет создавать простые дорожные карты проекта, записывать идеи, устанавливать приоритеты задач и делать многое другое.
Преимущества:
- Управление ресурсами.
- Общедоступная ссылка на дорожную карту.
- Возможность создания бэклога.
- Бесплатная версия для команды до 5 человек с ограниченным функционалом.
- Отслеживание прогресса.
- Программа доступна в Mac ОС.
- Бесплатная клиентская поддержка.
Недостатки:
- Отсутствие интеграций со сторонними приложениями.
Цена: от 7$/месяц за пользователя при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: есть, для первых 50 задач после регистрации.
Языки: английский.
Софт предлагает гибкие функции для управления проектами: доска Kanban, Scrum, спринты, дорожные карты. Hygger отражает полную картину проекта, над которым вы работаете. С помощью программы можно расставлять приоритеты для задач и реализовывать ценные идеи. Все это и многое другое способствует эффективному ведению проектов.
Преимущества:
- Приложения для IOS/Android.
- Автоматические уведомления.
- Ведение отчетности и статистики.
- Бесплатная версия для работы.
- Управление задачами.
- Учет рабочего времени.
Недостатки:
- Отсутствие русскоязычного интерфейса.
- Маленький объем хранилища в бесплатной версии (100 мб).
Цена: от 49$/месяц за пользователя при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: 15 дней.
Языки: английский.
Инструмент помогает управлять проектами и создавать продукты, которые нужны вашим клиентам, определять масштаб проекта и его приоритеты, создавать вехи. Также софт дает возможность отслеживать прогресс и адаптировать процесс к изменяющимся требованиям.
Преимущества
- Мониторинг состояния проекта онлайн.
- Оценка работы команды и каждого сотрудника.
- Контроль промежуточных задач.
- Интеграции со Slack, Email, Zendesk, Intercom для общения команды.
- Интеграции с Trello, Pivotal, Github для работы.
- Экспорт дорожных карт в формат PDF.
Недостатки:
- Цена выше по сравнению с большинством других инструментов.
- Отсутствие возможности создания диаграмм Ганта.
О чем не стоит забывать при работе с роадмапами
- Постоянно держите дорожную карту в общем доступе. Так, каждый работник всегда будет в курсе актуальных изменений и глобальных целей компании. Это поможет не сбиться с пути и предотвратить ошибки.
- Самостоятельно пересматривайте дорожную карту после завершения каждого этапа. А также возьмите за привычку делать это с командой: раз в месяц или квартал.
- И последнее, но не менее важное: не забывайте, что карта не статична. Будьте адаптивны к переменам в ходе работы над проектом. Самостоятельно или на обсуждениях с командой всегда можно прийти к новой идее, которая сыграет на руку компании.