Кожен менеджер націлений на якісне та своєчасне ведення проєкту. Щоб уникнути зриву термінів, непорозуміння в команді, важливо чітко вибудувати робочі процеси і постійно тримати в курсі оновлень усі причетні сторони.
Для встановлення цілей, ведення звітності, фіксації домовленостей і термінів можна використовувати як записник, так і документ Excel. Однак, будь-який працюючий бізнес постійно розвивається та розширюється, тому очевидно, що такими інструментами довго підтримувати порядок та дисципліну буде складно.
Тут на допомогу грамотному менеджеру і приходить дорожня карта.
З нашого матеріалу ви дізнаєтесь:
- Що таке дорожня карта проєкту і для чого вона потрібна
- Як скласти дорожню карту розвитку проєкту
- Чому варто вибирати спеціальні інструменти для створення роадмапів
- Топ платформ для створення дорожньої карти проєкту
- Про що не варто забувати під час роботи з роадмапами
Що таке дорожня карта проєкту і для чого вона потрібна
Roadmap, або дорожня карта, це візуалізація проєкту, його огляд під широким кутом. Роадмап є ключовим документом для реалізації стратегії компанії та містить у собі основну інформацію про проєкт. Його мета — донести ідеї та прогрес у завданнях до членів команди, клієнта та інших осіб. А також сфокусувати усі зацікавлені сторони на досягненні конкретної мети.
Дорожня карта необхідна протягом усього життєвого циклу продукту: від ідеї та розробки до запуску, ведення та завершення. Вона дозволяє ефективно розподіляти час, фінанси та ресурси.
Роадмап дає можливість впливати на інші відділи та узгоджувати їхню роботу з вашим баченням продукту. Тому дорожня карта не перевантажена деталями та легко зрозуміла для кожного працівника.
Не варто плутати дорожню карту із планом проєкту. Роадмап — це не дати, деталі та дані. Це про цілі, завдання та переваги. Щоб створити точну дорожню карту, важливо зосередитись на результатах замість виконання.
Роадмапи використовуються для реалізації різних видів проєктів:
- Маркетинговий план;
- IT-стратегія; підвищення продажів;
- Стратегія розвитку;
- Створення нового бізнесу;
- Технологічний проект;
- Управління портфелем проєктів.
Також дорожні карти використовуються в інших професійних галузях, таких як освіта чи охорона здоров’я. Ми розповімо докладніше про дорожні карти у проєктах IT.
Основні компоненти дорожньої карти
1. Стратегія
Навіщо задумувався проєкт, які у нього перспективи? Яку користь він принесе споживачам та компанії, яку головну мету має? Відповіді на ці запитання будуть відправною точкою під час створення карти.
2. Результат
Що стане результатом проведення та завершення проєкту? Це може бути документ, програмне забезпечення, або фізичний продукт.
3. Хід проєкту
Як правило, хід проєкту, що відображається на часовій діаграмі, — це хронологічний порядок ключових періодів проекту.
4. Потенційні ризики
Це можуть бути складнощі, пов’язані з діяльністю проєкту, членами команди, ресурсами чи зовнішніми факторами. Дуже важливо заздалегідь оцінити, які проблеми можуть призвести до відхилення від графіка або збільшення бюджету.
Всі перелічені вище пункти необхідно враховувати при створенні навіть найпростішої дорожньої карти. Вони дадуть чітке розуміння колегам та замовникам про призначення проєкту, допоможуть усім зацікавленим тримати руку на пульсі та бути в курсі змін та нововведень вчасно.
Як скласти дорожню карту розвитку проєкту
Універсального шаблону або програми для створення роадмапів немає. Дорожні карти можуть сильно відрізнятися одна від одної. Їх зовнішній вигляд і зміст залежать від багатьох факторів:
- Рід діяльності підприємства;
- Складність та масштабність проєкту;
- За якою методологією працює команда;
- Для кого складено дорожню карту (керівники, інвестори, розробники, клієнти).
Щоб зосередитися на загальній стратегії і не заплутатися в багатьох деталях, проєктні менеджери використовують низхідний підхід планування роадмапа.
Етапи створення дорожньої карти
Цей процес починається з чіткого розуміння кінцевої мети. При створенні карти дуже важливо знати, куди вона приведе.
Далі важливо визначити, що допоможе перетворити бачення на результат. Які продукти/дії найкраще реалізують ініціативи компанії. Розставляйте пріоритети, вибирайте ті кроки, які найімовірніше призведуть до глобальної мети, задуму проєкту.
На завершення важливо загалом визначити дедлайн запланованих завдань. Не ставте чітких строків, адже вони часто зсуваються на тижні і навіть місяці. Нехай тимчасові рамки будуть ширшими: позначайте лише місяць, квартал або рік завершення конкретного етапу.
Таким чином, ми отримали триступеневу низхідну схему створення дорожньої карти проєкту:
- Загальне бачення цілей та етапів, яких прагне компанія.
- Продукти/дії, які допоможуть команді реалізувати заплановане.
- Строки завершення кожного з етапів задля досягнення глобальної мети організації.
Важливо пам’ятати, що дорожня карта продукту — це стратегічний документ. Цілі, якими ви захочете поділитися з керівництвом, сильно відрізнятимуться від цілей, які побачить команда з маркетингу або розробки.
Це означає, що небажано використовувати ідентичний документ для всіх зацікавлених сторін проєкту. Чому? Якщо інвестори захочуть побачити дорожню карту, пріоритетом для них буде те, як поставлена мета допоможе збільшити частку компанії на ринку.
І навпаки, на нараді з командою розробників вони насамперед поцікавляться приблизними датами релізів, якими будуть пріоритети та завдання на найближчий час.
Саме тому важливо вміти представляти дорожню карту у різних варіаціях, залежно від команди чи аудиторії.
Чому варто вибирати спеціальні інструменти для створення роадмапів?
Роадмапи можна створювати за допомогою найпростіших програм. Наприклад, в Excel або PowerPoint. Однак файли цих інструментів статичні, незмінні.
Дорожні карти ж, навпаки, періодично доповнюються, коригуються та оновлюються. Вам буде складно щоразу переробляти таблицю/презентацію, знову і знову розсилаючи документ учасникам проєкту.
Ймовірно, такий підхід у найближчому майбутньому спровокує помилки та недоліки, які призведуть до розбіжностей у команді, тимчасових, а також грошових втрат. Тому створювати дорожню карту краще в онлайн-інструменті, який спеціально для цього призначений. Крім того, ви завжди матимете можливість спільної роботи над дорожньою картою з командою, а також інтеграції роадмапу зі сторонніми сервісами.
Платформи для створення дорожньої карти проєкту
1. Roadmunk
Ціна: від 19 $/місяць за користувача при річній оплаті.
Безкоштовний пробний період: 14 днів, для реєстрації платіжна картка не потрібна.
Мови: англійська.
Roadmunk — інструмент для візуалізації робочого процесу. Інтеграція з Jira, можливості експорту в популярні формати роблять продукт зручним та легко впроваджується у будь-яке бізнес-середовище. Створюйте дорожні карти, роздруковуйте їх та діліться результатом із колегами.
Переваги:
- Безлімітна кількість переглядів дорожніх карт.
- Можливість додавання ключових дат, підпунктів.
- Відстеження прогресу.
- Надання різних видів доступу учасникам проєкту (коментування, перегляд, редагування).
- Імпорт документів у форматі CSV.
Недоліки:
- Можливість запрошення для роботи максимум трьох осіб у базовому тарифі.
2. Roadmap Planner
Ціна: від 3,98 $/місяць за члена команди при річній оплаті.
Безкоштовний пробний період: є.
Мови: англійська, німецька, французька, японська, корейська, китайська.
Інструмент для планування та спільної роботи підходить компаніям та організаціям з різноманітних галузей бізнесу. Залежно від плану (базовий або професійний) інструмент пропонує функції планування, управління, візуалізації, інтеграції та обміну даними. Кожна з версій софту допоможе створювати прості дорожні карти проєкту, записувати ідеї, встановлювати пріоритети завдань та робити багато іншого.
Переваги:
- Управління ресурсами.
- Загальне посилання на дорожню карту.
- Можливість створення беклогу.
- Безкоштовна версія для команди до 5 осіб із обмеженим функціоналом.
- Відстеження прогресу.
- Програма доступна в Mac ОС.
- Безкоштовна клієнтська підтримка.
Недоліки:
- Відсутність інтеграцій із сторонніми програмами.
3. Hygger
Ціна: від 7 $/місяць за користувача при річній оплаті.
Безкоштовний пробний період: для перших 50 завдань після реєстрації.
Мови: англійська.
Софт пропонує гнучкі функції управління проєктами: дошка Kanban, Scrum, спринти, дорожні карти. Hygger відображає повну картину проєкту, над яким ви працюєте. За допомогою програми можна розставляти пріоритети для завдань та реалізовувати цінні ідеї. Все це та багато іншого сприяє ефективному веденню проєктів.
Переваги:
- Програми для IOS/Android.
- Автоматичні сповіщення.
- Ведення звітності та статистики.
- Безкоштовна версія для роботи.
- Управління завданнями.
- Облік робочого часу.
Недоліки:
- Маленький об’єм сховища у безкоштовній версії (100 мб).
4. ProductBoard
Ціна: від 49 $/місяць за користувача при річній оплаті.
Безкоштовний пробний період: 15 днів.
Мови: англійська.
Інструмент допомагає керувати проєктами та створювати продукти, які потрібні вашим клієнтам, визначати масштаб проєкту та його пріоритети, створювати вехи. Також софт дає можливість відстежувати прогрес і адаптувати процес до вимог, що змінюються.
Переваги:
- Моніторинг стану проєкту онлайн.
- Оцінка роботи команди та кожного співробітника.
- Контроль проміжних завдань.
- Інтеграції зі Slack, Email, Zendesk, Intercom для спілкування команди.
- Інтеграція з Trello, Pivotal, Github для роботи.
- Експорт дорожніх карт у формат PDF.
Недоліки:
- Ціна вища порівняно з більшістю інших інструментів.
- Відсутність можливості створення діаграм Ганта.
Про що не варто забувати під час роботи з роадмапами
- Тримайте дорожню карту в загальному доступі. Так, кожен працівник завжди буде в курсі актуальних змін та глобальних цілей компанії. Це допоможе не збитися зі шляху та запобігти помилкам.
- Перевіряйте дорожню карту самостійно після завершення кожного етапу. А також візьміть за звичку робити це з командою: раз на місяць чи квартал.
- І останнє, але не менш важливе: не забувайте, що карта не статична. Будьте адаптивними до змін під час роботи над проєктом. Самостійно або на обговореннях із командою завжди можна дійти нової ідеї, яка зіграє на руку компанії.