IAMPM
65000
+38 (091) 481 01 38+7 (495) 128 58 05info@iampm.club

Как безболезненно перевести команду на удаленную работу во время covid-19

9 февраля 2021

  • Автор: Уля Днипрова

  • Сложность: норм

  • Время: 5 мин

До появления коронавируса, удаленный формат работы был скорее исключением. Большинство компаний заманивали сотрудников «кофе и печеньками» на график с 9 до 18 в креативные офисные пространства.

Когда карантин затянулся, задачей PM-ов, продактов и предпринимателей стал перевод сотрудников на remote.

Сложность в том, что хороший руководитель должен не только сам перейти на новый формат с максимальным комфортом, но еще и убедиться, что сотрудникам удобно и вся команда следует новым правилам взаимодействия.

Чтобы переход стал действительно безболезненным, нужно создать рабочие условиях для каждого участника команды. 

Рабочие инструменты

удаленная работа 1

Недостаточно просто сказать, что компания разрешает сотрудникам работать из дома. Позаботьтесь о техническом обеспечении: компьютерах, микрофонах, камерах и софте. 

Проведите собственное мини-исследование программ и не стоит слишком верить рейтингам, ведь то, что подходит другим, не обязательно будет удобно вашей команде. Тем более, что для любой категории задач существует больше чем один инструмент: 

  • Групповой мессенджер — Microsoft Teams, Slack.
  • CRM-система — Amo, Битрикс24.
  • Сервис для видеосвязи — Skype, Zoom, Hangouts.
  • Тайм-трекер — Harvest, Toggl, Jibble.
  • Менеджер задач — Asana, Trello, Jira.
  • Сервис для организации файлов — Google Docs, Dropbox.
  • База знаний — GitHub Wiki, Outline.

Убедитесь, что у каждого сотрудника есть доступ к корпоративной почте и рабочим файлам. Выясните, кому нужен компьютер или другая техника из офиса, а кто может пользоваться домашними гаджетами. 

На старте будет достаточно минимального набора программ: 

  • Google Docs для общей работы с документами.
  • Microsoft Teams, Slack или другой мессенджер для командного общения.
  • Zoom для звонков и конференций. 
  • Trello, Jira или Asana для работы с задачами.

Один из самых больших вызовов для распределенных команд — доносить информацию и цели работы до каждого сотрудника, помочь людям оставаться в контексте процессов компании. 

Команды работают неэффективно, если теряют четкую цель. В результате неясно как приоритизировать задачи, и в процессах наступает хаос. Справиться с беспорядком помогают планирование и отчетность

Документация
удаленная работа 2

В офисе новые сотрудники неосознанно усваивали негласные правила, командные ценности и культуру компании через общение и наблюдение за другими. К кому идти за советом, что можно, а чего нельзя делать, кто какую роль играет в коллективе. 

На карантине эти правила лучше записать, чтобы облегчить адаптацию новичкам и не растерять командных ценностей. На удаленке не должно быть никаких устных правил. Это также касается культуры работы и общения. 

Что записывать: 

  • информацию о программах и правила их использования; 
  • инструкции по процессам, чтобы каждый сотрудник мог обратиться к ним по мере надобности;
  • чек-листы выполнения задач, например, как готовиться к планированиям или составлять отчет. 
  • перечень тем для обсуждения на встрече, который предварительно рассылают участникам для ознакомления и дополнений.
  • результаты встречи и договоренности. 

Если в компании еще нет базы знаний — всерьез подумайте над ее созданием. Инструкции и правила, собранные в одном месте, упростят поиск ответов и онбординг новых сотрудников. 

Выделять время, чтобы задокументировать решение — не самое большое удовольствие. Его легко отодвинуть в конец списка задач, когда другие, на первый взгляд, срочные дела требуют вашего внимания. «Записывать все», может казаться слишком сложной работой, но такая привычка предотвращает токсичный цикл митингов и созвонов для «оптимизации сотрудников». 

Человеческая память не идеальна и легко упускает информацию, особенно, когда ее много. Зато мы можем зафиксировать решение, как только оно будет принято. Запись гарантирует, что ответ будет доступен даже через неделю, месяц или год.

Девизом удаленки должно стать выражение: «даже самый мягкий карандаш лучше самой острой памяти». Это значит, документировать все — от заметок на митингах до квартальных целей. 

Парадоксально, но документирование укрепляет доверие и командный настрой. Сотрудники понимают, чем заняты коллеги, видят свой вклад в общие задачи и знают, к кому можно обратиться за помощью. 

Доверие также растет, когда РМ хорошо управляет проектом, умеет делегировать ответственность, команда ежедневно отчитывается, а коммуникация открытая и понятная.

Качественное общение 

удаленная работа 3

Чтобы люди из разных городов ощущали себя действительно одной командой, установите единые правила для рабочего общения. Например, здороваться и прощаться с коллегами в корпоративном мессенджере, прописывать в общий чат несколько строчек об итогах обсуждения или ставить видимый для всех статус.

Помогите команде переключиться на текст

Когда люди работают из разных часовых регионов, текстовое общение просто идеально. Смещение в сторону текста формирует компанию, которая все фиксирует, а сотрудники четко формулируют свои мысли.

Несколько плюсов текстового общения: 

  • Приоритизация задач через теги: важно/срочно/терпит до завтра. Так сотрудник понимает, нужно ли ему немедленно оторваться от текущих дел и ответить на вопрос коллеги или можно перенести помощь на другое время. 
  • Экономия времени. Написанное один раз можно перечитать, когда нужно уточнить детали или вспомнить о чем договорились — и нет необходимости переспрашивать.
  • Быстрое решение горящих задач — когда сотрудник не успевает, он может написать об этом в общем чате — и кто-то из коллег обязательно поможет. 

Общаться через мессенджеры может быть неудобно тем, кто перешел на удаленку из общего офисного пространства. Человек привык, что все нужное можно обсудить с коллегами возле кулера или кофейного автомата. Чтобы принять текстовое общение и научиться эффективно его использовать, нужно умственно перестроиться. 

Не все можно обсудить в мессенджере, поэтому введите правило 10 сообщений: если текстовое обсуждение затянулось больше, чем на 10 сообщений, значит нужно созвониться, обсудить тонкости и прописать фоллоуап по завершению встречи или звонка.

Проводите регулярные синхроны

Если хотите достигать командных целей, без синхронов и митингов не обойтись. Организуйте регулярные встречи, на которых каждый участник расскажет, какая помощь нужна, что успел и не успел сделать вчера, что предстоит сегодня. Так команда сможет вместе приоритизировать задачи, а руководитель даст обратную связь и сориентирует по целям спринта. Только следите за тем, чтобы давать фидбек в позитивном ключе. 

Конструктивную и простую технику для обратной связи описала Патти МакКорд, руководитель HR-отдела компании Netflix. Фидбек раскладывается на три составляющих:

  1. Начни — это область получения новых компетенций. «Начни реагировать на кофликты по-другому», или «Начни изучать процесс разработки ПО, так тебе легче будет ставить задачи команде и обосновать клиенту выбор решения».
  2. Остановись — коррекция текущих навыков, взгляд со стороны. «Остановись и выдохни, когда случается конфликт в команде. Ты действуешь импульсивно и не всегда оптимально. Например, вчера…»  
  3. Продолжай — поддержка, похвала и мотивация. «У тебя прекрасно получается обрабатывать запросы на изменения. Продолжай».

Когда возвращаете обратную связь, чувствуйте тонкую грань между тем, чтобы люди принимали вызовы с надеждой и решимостью меняться и тем, чтобы позволить апатии проникнуть в команду.

Поддерживайте позитивный настрой. Если замечаете в рабочих чатах нотки неблагодарности или отчуждения, мотивируйте людей больше благодарить и хвалить друг друга. Пусть сотрудники видят ваш пример — дайте им почувствовать, что вы готовы поддержать и понимаете трудности. 

Манифест удаленной работы

удаленная работа 4

  1. Работайте и нанимайте сотрудников со всего мира, а не только из своего города. 
  2. Выбирайте гибкий рабочий график в противовес строго установленным часам работы.
  3. Записывайте знания вместо того, чтобы объяснять устно.
  4. Документируйте процессы, а не только учитесь в ходе работы.
  5. Погружайте команду в контекст и важность задач, вместо того чтобы давать только необходимую информацию.
  6. Оценивайте результаты проделанной работы, а не потраченное время.

Можно долго спорить, где лучше работать — в офисе или дома. Люди разные, и для одних — самым продуктивным местом будет офис, другие — счастливы трудиться в уютной домашней обстановке. 

Будущее за компаниями, которые сумеют предоставить сотрудникам комбинированные режимы работы: дом или офис, свободный или фиксированный график. Главное, чтобы люди работали оттуда, где они максимально продуктивны. 

 

Аватар

Уля Днипрова

Уля — копирайтер IAMPM. Всегда готова помочь юным авторам советом и просто обожает разговаривать о маркетинге, текстах и смыслах. Лучше всех относится к контентщикам, которые внимательно читали «Пиши-сокращай» и рассылку Максима Ильяхова.