IAMPM
ул. Успенская, 44 65000 Одесса, Украина
+38 (091) 481 01 38+7 (495) 128 58 05info@iampm.club

Фасилитация: как улучшить работу команды

27 февраля 2020

  • Автор: Виктория Бобро

  • Сложность: изи

  • Время: 7 мин

Случалось ли вам чувствовать себя ненужным на командной встрече? Замечать, что одни участники активно обсуждают вопросы в то время, как другие прячутся за экранами ноутбуков? Или не понимать, почему вроде как в дискуссии участвовали говорили и даже кричали все — а результата нет?

Чтобы избежать подобных ситуаций, на митинге должен быть фасилитатор — человек, который поможет команде принять правильные решения, не тратя на них весь день. Он умеет выстроить этапы встречи так, чтобы каждый почувствовал себя нужным и внес свой вклад.

Как это работает

На встрече фасилитатор проводит группу через все нужные процессы: принятие правил, планирование, поиск решения, обратную связь. Итогом станет конечный результат в виде достигнутой договоренности, цели, к которой нужно стремиться дальше или action plan-а.

Как это работает

Что делает фасилитатор:

  • создает атмосферу, чтобы люди чувствовали себя комфортно и ощущали собственную ценность;
  • задействует участников во всем, что происходит на встрече;
  • ведет группу так, чтобы избежать стычек, управляет конфликтами;
  • следит за поддержанием заявленной повестки дня;
  • отвечает за принятие качественных решений и обеспечивает итоги встречи.

Фасилитация может происходить не только в рамках одной команды. Поскольку на встречах могут быть представители от разных команд. Поэтому более универсальным будет говорить о «группе участников».

Командную фасилитацию может проводить Scrum Master, Project Manager или Team Lead. У этих людей большая личная мотивация и понимание содержания встречи, однако необходим самоконтроль, чтобы оставаться в роли фасилитатора.

Некоторые компании приглашают человека со стороны. Такой специалист не имеет личной заинтересованности и скрытых мотивов, и может сохранять нейтралитет в течение всего времени работы с группой.

В чем разница между презентацией и фасилитированием

Хоть фасилитатор и должен обладать навыками презентации, но все же его задача другая. Список с основными отличиями поможет вам оставаться в релевантной роли в процессе работы.

Презентация Фасилитирование
Ведущий фокусируется на информации

Группе отведена роль пассивных слушателей. Взаимодействуют со спикером только яркие формальные и неформальные лидеры.

Фасилитатор думает о каждом участнике

В команде все должны быть услышаны, все идеи замечены, все вопросы отвечены либо участники должны узнать, когда они получат ответы.

Нормы и правила не оговариваются

Если во время выступления спикера участники «выключились» и занялись своими делами, то выступающему бывает трудно вернуть их к слушанию.

Правила и нормы устанавливают в начале

В процессе работы фасилитатор побуждает саму команду следить за соблюдением оговоренных правил.

За результат отвечает спикер

Ведущий должен хорошо подготовиться и доносить информацию. А группа либо слушает, либо нет.

Ответственность лежит на всех

Фасилитатор строит процесс так, чтобы каждый участник внес вклад в конечный результат. Решение в итоге принимает команда.

В центре внимания — ведущий

Спикер сосредоточен на содержании презентации. Он делает все возможное, чтобы удержать внимание группы на себе и на своем докладе.

Все внимание на процесс

Фасилитатор создает не содержание, а процесс. Он включает участников и ведет к тем целям, которые сформировала сама группа.

Как настроить участников на работу

Шанс добиться хороших результатов есть у фасилитатора, который понимает уровень группы и использует тщательно подобранные инструменты. Важно от начала встречи настроить участников на работу и в процессе поддерживать энергию команды.

Как настроить участников на работу

Заведите небольшой разговор с участниками в самом начале. Цель — узнать аудиторию, с которой предстоит работать и создать комфортную безопасную атмосферу. Поговорить можно о простых вещах: как люди себя чувствуют, как прошел день. Слушая, проявляйте искренние эмоции, показывайте, что вы действительно заинтересованы.

Благодарите участников в процессе работы, а не только повторяйте фразу «я вас услышал».

Считывайте энергию группы: насколько вовлечены люди, насколько устали. Предусматривайте возможность перерыва. Он не всегда будет запланированным, но смотрите на аудиторию: если все нуждаются в коротком отдыхе — сделайте его.

Позаботьтесь о комфорте участников: подумайте о перекусах, воде, нормальной температуре в помещении.

Делегируйте обязанности timekeeper — человека, который будет следить за временем. Поможет оставаться в регламенте наглядный символ тайминга, например, часы с цифровым циферблатом. Участники видят сколько времени прошло и это помогает придерживаться тайминга.

Соблюдайте повестку дня, но будьте готовы к изменениям, если группе это необходимо. На доске напишите название встречи и вопросы для обсуждения. Добавьте флипчарт с заготовленными блоками: цели, правила, итог. Визуальное напоминание поможет и вам и группе быть гибкими, но не отходить слишком далеко от запланированной повестки дня.

Как фасилитатору вести себя на митинге

Как фасилитатору вести себя на митинге

✔ Анализируйте мотивацию участников, а не просто выслушивайте. Пытайтесь понять, почему человек оказался на встрече, работайте с потребностями каждого.
✔ Одинаково относитесь ко всем присутствующим, независимо от их позиции. Команда «Стоп!» должна звучать для любого, кто нарушил правило.
✔ Стройте процесс так, чтобы люди чувствовали, что в центре внимания — они, а не «звездный» фасилитатор.

✘ Тяните участников в сторону запланированной повестки дня, игнорируя актуальный запрос аудитории.

✘ Станьте пассивным, если что-то пошло не так. Например, разрешите одному или нескольким членам группы доминировать.

✘ Сосредоточьте все внимание на себе, как будто вы тренер или спикер.

4 правила эффективной встречи

4 правила эффективной встречи

Фасилитатор похож на дирижера: хотя сам он не играет на музыкальном инструменте, но без дирижера у оркестра не получится слаженной мелодии. Чтобы администрировать целый групповой оркестр, фасилитатору нужно быть искренним и открытым, поддерживать позитивную атмосферу, доверять мудрости команды. Как это сделать?

1. Сохраняйте нейтралитет и завоевывайте доверие

Фасилитировать встречу — это большая ответственность, потому что группу нужно провести к поставленной цели через все сложности и конфликты. Тематика встречи может быть не связана профессиональной деятельностью фасилитатора, например, на стратегическую сессию могут позвать специалиста, который далек от компании.

Хороший фасилитатор умеет завоевать доверие, сохраняя беспристрастность, обеспечивая возможности для конструктивного диалога между всеми участниками группы.

2. Создавайте нужный климат

Направляйте усилия на то, чтобы атмосфера и энергия в группе были если не на возрастающем, то хотя бы на стабильном уровне. Стройте процессы так, чтобы все присутствующие были открыты и готовы делиться, а не слушали только одного, самого громкого.

В начале встречи и после каждого перерыва хорошо проводить короткие упражнения-разминки — icebreaker. Они помогают участникам прийти в состояние «здесь и сейчас», активизируют внимание, создают дружественную атмосферу.

Примеры icebreaker:

  • «Все и никто». Каждый по-очереди заканчивает две фразы: «Все знают, что я…» и «Никто не знает, что я…»
  • «Волна потягиваний». Первый участник медленно потягивается. Как только он заканчивает, следующий человек делает то же самое. И так, пока не потянутся все участники группы.
  • «Сила и слабость». Нужно продолжить фразу: «Моя сильная сторона в работе это…», а  «Моя слабая сторона…».

3. Используйте визуализации

Используйте визуализации

Визуальные материалы подходят для разных целей, а не только для презентации.

Это могут быть:

  • цветные стикеры, чтобы поделиться мнением или оставить вопрос;
  • картинки, с которыми участники смогут ассоциировать собственное состояние;
  • ментальные карты;
  • визуальное голосование;
  • цели, правила и регламент, обозначенные на флип-чарте;
  • идеи и мнения, представленные в виде метафор или образов.

Делайте онлайн и офлайн доски, чтобы наглядно отмечать достижения, проблемы и предстоящие задачи или проводить быстрый опрос участников.

4. Включайте в работу всех членов группы

Для поддержания энергии группы важно вовлекать всех участников, чтобы каждый чувствовал свой вклад в процесс. Вот приемы, которые помогают управлять групповой активностью:

Объединяйте участников в небольшие группы, это поможет каждому внести вклад в общую цель и почувствовать себя нужным. Если знаете, кто придет на встречу, то можно заранее наклеить стикеры с именами на стулья, чтобы люди заняли предусмотренные места.

Привлекайте молчаливых участников. Объединение в небольшие группы как раз нацелено на то, чтобы все разговаривали.

Если вы раздали каждому стикер, где нужно ответить на вопрос, а потом этот стикер наклеить на флипчарт, то участники не будут общаться. Но если в парах нужно сформулировать один ответ и создать общий стикер, то без общения не обойтись.

Советуйтесь с группой: спрашивайте, консультируйте и консультируйтесь у нее. О том, куда дальше должна идти ваша встреча, как люди себя чувствуют, чего бы им хотелось. То есть, реагируйте на вашу группу, верьте в способность всей команды достичь результата.

Задавайте открытые вопросы. Вопросы, которые вы задаете группе, практически всегда должны быть открытыми. Закрытые вопросы мало эффективны для результата.
Пример закрытого вопроса:
— Знаете ли вы какие-то хорошие техники фасилитации?
— Да.
— Делитесь ли вы ими с другими?
— Нет.
Подобный диалог ничего не привносит в групповой процесс.

Если группа застряла на каком-то вопросе, то первое, что вы можете сделать – это остановить всех и сказать:

— Друзья! Коллеги! Мы обсуждаем этот вопрос уже 5 минут. Давайте решим: мы готовы сейчас прекратить обсуждение и вернуться к нему позже, либо потратим еще 2 минуты, а затем пойдем дальше к намеченной цели.

Также можно сразу «запарковать» дополнительные дискуссии, которые развились из основной. Сразу покажите аудитории, что все отложенные решения «запаркованы», и вы этого не забудете.

Parking lot офлайн может выглядеть как 4 флипчарта:

  1. Вопросы.
  2. То, что нравится.
  3. Aha-моменты.
  4. Что хотелось бы изменить: в этот день, встречу или в следующий раз.

Приготовьте разноцветные стикеры, чтобы участники могли задать вопросы и дать обратную связь по ходу встречи или в самом конце.

Parking lot онлайн можно сделать в Tricider. Этот инструмент помогает отрефлексировать встречу, получить обратную связь, провести мозговой штурм или голосование.

Собирайте обратную связь

Собирайте обратную связь

Способ для офлайна: Попросите аудиторию поднять вверх кулак и на раз, два, три показать какое-то количество пальцев. Это будет символизировать, насколько продуктивно они провели время, насколько получили возврат на на те усилия, которые инвестировали в процесс. Пять – это самый высокий показатель, один – самый низкий.

Способ для онлайна: В онлайн или в письменных оценках тоже нужно оценивать по оговоренной шкале: от наименьшего числа до наибольшего. Это помогает фасилитатору проанализировать впечатления группы и подготовиться к следующим встречам.

Вывод

Фасилитация — не просто очередная модная «фишка», а действенный инструмент для решения командных задач. Она помогает создать общее понимание целей компании, предотвратить конфликты, планировать и принимать решения.

Такой подход к групповым процессам работает, если соблюдать правила:

  • Сохранять нейтралитет, не становиться на чью-то сторону.
  • Давать слово каждому, доверять мудрости команды.
  • Использовать визуализацию.
  • Вовлекать в работу всех участников.
Виктория Бобро

Виктория Бобро

Копирайтер IAMPM. Пишет тексты, боится разговаривать с незнакомыми людьми и предпочитает судить о качестве материалов по статистике в Google Analytics.