Чи траплялося вам почувати себе непотрібним на командній зустрічі? Помічати, що одні учасники активно обговорюють питання в той час, як інші ховаються за екранами ноутбуків? Або не розуміти, чому начебто в дискусії брали участь, говорили і навіть кричали всі — а результату немає?
Щоб уникнути подібних ситуацій, на мітингу має бути фасилітатор — людина, яка допоможе команді ухвалити правильні рішення, не витрачаючи на них цілий день. Він уміє вибудувати етапи зустрічі так, щоб кожен відчув себе потрібним і зробив свій внесок.
Як це працює
На зустрічі фасилітатор проводить групу через всі необхідні процеси: прийняття правил, планування, пошук рішення, зворотний зв’язок. Підсумком стане кінцевий результат у вигляді досягнутої домовленості, мети, до якої потрібно прагнути далі, або action plan-а.
Що робить фасилітатор:
- створює атмосферу, щоб люди почували себе комфортно й відчували власну цінність;
- залучає учасників до всього, що відбувається на зустрічі;
- веде групу так, щоб уникнути сутичок, управляє конфліктами;
- стежить за підтримкою заявленого порядку денного;
- відповідає за прийняття якісних рішень і забезпечує результати зустрічі.
Фасилітація може відбуватися не лише в рамках однієї команди, оскільки на зустрічах можуть бути представники різних команд. Тому більш універсальним буде говорити про «групу учасників».
Командну фасилітацію може проводити Scrum Master, Project Manager чи Team Lead. У цих людей велика особиста мотивація та розуміння змісту зустрічі, проте необхідний самоконтроль, щоб залишатися в ролі фасилітатора.
Деякі компанії запрошують людину збоку. Такий фахівець не має особистої зацікавленості та прихованих мотивів і може зберігати нейтралітет протягом усього часу роботи з групою.
У чому різниця між презентацією і фасилітуванням
Хоч фасилітатор і повинен мати навички презентації, але все ж таки його задача інша. Список з основними відмінностями допоможе вам залишатися в релевантній ролі в процесі роботи.
Презентація | Фасилітування |
Ведучий фокусується на інформації Групі відведено роль пасивних слухачів. Взаємодіють зі спікером лише яскраві формальні й неформальні лідери. | Фасилітатор думає про кожного учасника У команді всі мають бути почуті, всі ідеї помічені, на всі запитання дані відповіді або учасники повинні дізнатися, коли вони їх отримають. |
Норми та правила не обговорюються Якщо під час виступу спікера учасники «вимкнулися» і зайнялися своїми справами, то виступаючому буває важко повернути їх до слухання. | Правила й норми встановлюють на початку У процесі роботи фасилітатор спонукає саму команду стежити за дотриманням обумовлених правил. |
За результат відповідає спікер Ведучий повинен добре підготуватися і доносити інформацію. А група або слухає, або ні. | Відповідальність лежить на всіх Фасилітатор будує процес так, щоб кожен учасник зробив внесок у кінцевий результат. Рішення зрештою приймає команда. |
У центрі уваги – ведучий Спікер зосереджений на змісті презентації. Він робить все можливе, щоб утримати увагу групи на собі й на своїй доповіді. | Вся увага на процес Фасилітатор створює не зміст, а процес. Він залучає учасників і веде до тих цілей, які сформувала сама група. |
Як налаштувати учасників на роботу
Шанс досягти хороших результатів має фасилітатор, який розуміє рівень групи і використовує ретельно підібрані інструменти. Важливо від початку зустрічі налаштувати учасників на роботу та у процесі підтримувати енергію команди.
Заведіть невелику розмову з учасниками на початку. Мета — дізнатися аудиторію, з якою доведеться працювати і створити комфортну безпечну атмосферу. Поговорити можна про прості речі: як люди почуваються, як минув день. Слухаючи, виявляйте щирі емоції, показуйте, що ви справді зацікавлені.
Дякуйте учасникам у процесі роботи, а не лише повторюйте фразу «я вас почув».
Зчитуйте енергію групи: наскільки залучені люди, наскільки втомились. Передбачайте можливість перерви. Вона не завжди буде запланованою, але дивіться на аудиторію: якщо всі потребують короткого відпочинку — зробіть його.
Подбайте про комфорт учасників: подумайте про перекуси, воду, нормальну температуру в приміщенні.
Делегуйте обов’язки timekeeper — людину, яка стежитиме за часом. Допоможе залишатися в регламенті наочний символ таймінгу, наприклад, годинник із цифровим циферблатом. Учасники бачать скільки часу минуло і це допомагає дотримуватись таймінгу.
Дотримуйтесь порядку денного, але будьте готові до змін, якщо групі необхідно. На дошці напишіть назву зустрічі та запитання для обговорення. Додайте фліпчарт із заготовленими блоками: цілі, правила, підсумок. Візуальне нагадування допоможе і вам, і групі бути гнучкими, але не відходити надто далеко від запланованого порядку денного.
Як фасилітатору вести себе на мітингу
✔ Аналізуйте мотивацію учасників, а не просто вислуховуйте. Намагайтеся зрозуміти, чому людина опинилась на зустрічі, працюйте з потребами кожного.
✔ Однаково ставтеся до всіх присутніх, незалежно від їхньої позиції. Команда «Стоп!» має звучати для будь-кого, хто порушив правило.
✔ Будуйте процес так, щоб люди відчували, що в центрі уваги вони, а не «зірковий» фасилітатор.
✘ Тягніть учасників у бік запланованого порядку денного, ігноруючи актуальний запит аудиторії.
✘ Станьте пасивним, якщо щось пішло не так. Наприклад, дозвольте одному або декільком членам групи домінувати.
✘ Зосередьте всю увагу на собі, ніби ви тренер або спікер.
4 правила ефективної зустрічі
Фасилітатор схожий на диригента: хоча сам він не грає на музичному інструменті, але без диригента в оркестра не вийде злагодженої мелодії. Щоб адмініструвати цілий груповий оркестр, фасилітатору треба бути щирим і відкритим, підтримувати позитивну атмосферу, довіряти мудрості команди. Як це зробити?
1. Зберігайте нейтралітет і завойовуйте довіру
Фасилітувати зустріч — це велика відповідальність, тому що групу потрібно провести до поставленої мети через усі труднощі й конфлікти. Тематика зустрічі може бути не пов’язана із професійною діяльністю фасилітатора, наприклад, на стратегічну сесію можуть покликати фахівця, який є далеким від компанії.
Хороший фасилітатор вміє здобути довіру, зберігаючи неупередженість, забезпечуючи можливості для конструктивного діалогу між усіма учасниками групи.
2. Створюйте потрібний клімат
Спрямовуйте зусилля на те, щоб атмосфера й енергія у групі були якщо не на зростаючому, то хоча б на стабільному рівні. Будуйте процеси так, щоб усі присутні були відкриті й готові ділитися, а не слухали лише одного, найгучнішого.
На початку зустрічі й після кожної перерви добре проводити короткі вправи-розминки – icebreaker. Вони допомагають учасникам повернутися до стану «тут і зараз», активізують увагу, створюють дружню атмосферу.
Приклади icebreaker:
- “Все й ніхто”. Кожен по черзі закінчує дві фрази: «Всі знають, що я…» і «Ніхто не знає, що я…»
- «Хвиля потягувань». Перший учасник поволі потягується. Як тільки він закінчує, наступна людина робить те саме. І так, доки не потягнуться всі учасники групи.
- «Сила і слабкість». Потрібно продовжити фразу: «Моя сильна сторона в роботі це …», а «Моя слабка сторона …».
3. Використовуйте візуалізації
Візуальні матеріали підходять для різних цілей, а не лише презентації.
Це можуть бути:
- кольорові наклейки, щоб поділитися думкою або залишити запитання;
- картинки, з якими учасники зможуть порівнювати власний стан;
- ментальні карти;
- візуальне голосування;
- цілі, правила й регламент, позначені на фліпчарті;
- ідеї та думки, подані у вигляді метафор або образів.
Робіть онлайн і офлайн дошки, щоб наочно відзначати досягнення, проблеми й майбутні задачі або проводити швидке опитування учасників.
4. Залучайте до роботи всіх членів групи
Для підтримки енергії групи важливо залучати всіх учасників, щоб кожен відчував свій внесок у процес. Ось прийоми, які допомагають керувати груповою активністю:
Об’єднуйте учасників у невеликі групи, це допоможе кожному зробити внесок до спільної мети й відчути себе потрібним. Якщо знаєте, хто прийде на зустріч, можна заздалегідь наклеїти стікери з іменами на стільці, щоб люди зайняли передбачені місця.
Залучайте мовчазних учасників. Об’єднання в невеликі групи націлене на те, щоб всі розмовляли.
Якщо ви роздали кожному стікер, де потрібно відповісти на запитання, а потім наклеїли цей стікер на фліпчарт, то учасники не будуть спілкуватися. Але якщо в парах потрібно сформулювати одну відповідь та створити спільний стікер, то без спілкування не обійтися.
Порадьтеся з групою: запитуйте, консультуйте й консультуйтеся у неї. Про те, куди далі має йти ваша зустріч, як люди почуваються, чого б їм хотілося. Тобто, реагуйте на вашу групу, вірте у здатність усієї команди досягти результату.
Ставте відкриті запитання. Запитання, які ви ставите групі, практично завжди повинні бути відкритими. Закриті запитання є малоефективними для результату.
Приклад закритого питання:
— Чи знаєте ви якісь добрі техніки фасилітації?
— Так.
— Чи ділитеся ними з іншими?
— Ні.
Подібний діалог нічого не вносить у груповий процес.
Якщо група застрягла на якомусь запитанні, то перше, що ви можете зробити – це зупинити всіх і сказати:
— Друзі! Колеги! Ми обговорюємо це запитання вже 5 хвилин. Давайте вирішимо: ми готові зараз припинити обговорення і повернутися до нього пізніше, або витратимо ще дві хвилини, а потім підемо далі до наміченої мети.
Також можна одразу «запаркувати» додаткові дискусії, що розвинулися з основної. Відразу покажіть аудиторії, що всі відкладені рішення запарковані, і ви цього не забудете.
Parking lot офлайн може виглядати як 4 фліпчарти:
- Запитання.
- Те, що подобається.
- Aha-моменти.
- Що хотілося б змінити: цього дня, зустрічі чи наступного разу.
Приготуйте різнокольорові стікери, щоб учасники могли поставити запитання і дати зворотний зв’язок під час зустрічі або наприкінці.
Parking lot онлайн можна зробити у Tricider. Цей інструмент допомагає відрефлексувати зустріч, отримати зворотній зв’язок, провести мозковий штурм чи голосування.
Збирайте зворотний зв’язок
Спосіб для офлайну: Попросіть аудиторію підняти вгору кулак і на раз, два, три показати якусь кількість пальців. Це буде символізувати, наскільки продуктивно вони провели час, наскільки отримали повернення на зусилля, які інвестували в процес. П’ять – це найвищий показник, один – найнижчий.
Спосіб для онлайну: В онлайн або письмових оцінках теж потрібно оцінювати за обумовленою шкалою: від найменшого числа до найбільшого. Це допомагає фасилітатору проаналізувати враження групи й підготуватися до наступних зустрічей.
Підбиваємо підсумки
Фасилітація – не просто чергова модна «фішка», а дієвий інструмент для вирішення командних задач. Вона допомагає створити спільне розуміння цілей компанії, запобігти конфліктам, планувати та приймати рішення.
Такий підхід до групових процесів працює, якщо дотримуватись правил:
- Зберігати нейтралітет, не ставати на чийсь бік.
- Давати слово кожному, довіряти мудрості команди.
- Використовувати візуалізацію.
- Залучати до роботи всіх учасників.
Хочеться розвиватися далі, грамотно планувати проєкти більші та складніші? Приходьте навчатися на програми з розвитку менеджерських хард- і софтскілів, щоб підстелити соломку там, де зараз все дається з боєм й овертаймами. Анна Лаврова й інші спікери-практики навчать працювати з вимогами, формувати бюджет, враховувати ризики й поділяться шаблонами проєктної документації.