IAMPM
65000
+38 (091) 481 01 38+7 (495) 128 58 05info@iampm.club

Как PM-у собрать и организовать удаленную команду с нуля

30 сентября 2021

  • Автор: Александр Кононенко

  • Сложность: норм

  • Время: 5 мин

Удаленный формат работы — это новая нормальность. После пандемии специалисты не хотят возвращаться в офисы, по крайней мере на полную неделю. Так что умение правильно собрать и организовать удаленную команду — это скил, который стоит прокачать каждому руководителю проектов.

Этот навык особенно актуален, когда PM-у нужно создавать свою dream team с нуля. Работать в удаленном формате с уже сплоченным коллективом и выстраивать все процессы с самого начала — разные вещи.

Риски и выгоды удаленного формата работы

Для начала определим, какие вообще существуют типы команд:

  • Co-located. Весь коллектив специалистов находится в конкретном месте.
  • С удаленными участниками. Основной состав команды работает в одном помещении, а несколько людей — на удаленке.
  • Разделенная. Обычно так называют команды, которые поделены 50/50. Половина находится в одном помещении, а вторая может быть даже в другом городе или стране, но также в формате co-located.
  • Распределенная. Все участники работают на удаленке без привязки к какой-либо локации.

На практике, при организации удаленных команд с нуля, PM-ы больше всего сталкиваются именно с распределенным типом. Многонациональные и мультиязычные коллективы тоже накладывают свои особенности на процесс формирования команды.

Основные риски и сложности удаленного формата работы:

  1. Ослабевает личный контакт между участниками. Общение онлайн даже по видео с голосом — это не тоже самое, что в реале тет-а-тет с руководителем или разговоры у кофеварки с коллегой.
  2. Пропадает взаимосвязь с компанией. Часто на удаленке до человека не доходит информация о глобальных планах и целях руководства, изменениях внутри подразделений и подобных вещах. Через какое-то время специалист может просто забыть, что он работает в конкретной компании, а не на фрилансе.
  3. Сотрудник может взять задачу и пропасть из поле зрения PM-а. Например, разработчик заэстимейтил задачу на 2 недели и не выходит на связь. Что он делает, как у него дела? Хорошо, если сотрудник будет честно работать и выполнит задание в срок, а если нет?
  4. Обсудить что-либо или «просто спросить» становится сложнее. Банально нет возможности переговорить с коллегами в той же курилке или быстро что-то уточнить у руководителя. При удаленном формате приходится заранее договариваться о выделении времени для обсуждения личных и рабочих вопросов. 
  5. Контролировать работу команды труднее. В офисе можно подойти к конкретному сотруднику и проконтролировать рабочий процесс: уточнить детали, похвалить или сделать замечание при необходимости. На удаленке обычно нет возможности посмотреть, кто, что и как делает в каждый момент времени. 

При формировании команды с нуля к перечисленным сложностям добавляется еще один пункт — сплотить в единое целое и создать эффективный коллектив из незнакомых людей, которые общаются только онлайн. Если при этом в команде широкое распределение по странам и национальностям, то ситуация усложняется разницей во времени и отличиями в культурах, и к этому нужно быть готовым.

Если говорить про выгоды удаленки, то основные:

  1. Свобода в организации собственного рабочего места. Для интровертов это просто подарок свыше.
  2. Снижение количества отвлекающих факторов. Это повышает эффективность работы. Этими факторами могут быть коллеги, которые любят задавать пустые вопросы и просить помощь по мелочам, например. Попросив коллег для начала попытаться разобраться самому, можно развить в них самостоятельность и навык ресерча.
  3. Экономия времени. Нет необходимости тратить время на регулярные поездки в офис.
  4. Гибкость в построении рабочего графика. Это в определенной степени помогает нивелировать разницу во времени, а также комфортно распределить нагрузку в зависимости от хронобиологического типа: «жаворонок», «сова», «голубь». 

К выгодам удаленки можно отнести и возможность общения с руководством без непосредственного личного контакта, так как зачастую это снижает психологическое напряжение внутри команды. Главное в коммуникациях — найти баланс во взаимодействии специалистов с PM-ом и между собой.

С чего начинать создание команды на удаленке с нуля

Для удаленного формата работы критически важно, чтобы в коллективе были опытные специалисты с высокой экспертностью в своих направлениях (key persons). Это базис, на котором все строится. Если PM собирает команду на проект самостоятельно, то техлид — первый человек, которого необходимо нанять. Он будет собеседовать других технических специалистов, помогать project manager-у составлять планы на спринты и выстраивать рабочие процессы.

Вне зависимости от проекта и состава команды, на удаленке особое внимание нужно уделять общению внутри коллектива. При первом знакомстве участников желательно, чтобы у всех были включены камеры и микрофоны. Попросите каждого кратко рассказать о себе, своих увлечениях и так далее. Это поможет создать личностный контакт. В дальнейшем на митингах также стоит придерживаться правила включенных камер и микрофонов.

Хороший способ объединить людей в единый коллектив и вывести из состояния интровертности (такое часто бывает, когда человек вынужден работать удаленно) — это придумать ежедневные ритуалы. Например, каждую встречу начинать с рассказов о погоде в местах, где находятся члены команды.

Для организации команды на удаленке и поддержания общности хорошо показывает себя онлайн-коворкинг или «курилка». Это виртуальная комната в Zoom или какой-то отдельный чат, в который каждый может зайти и обсудить любую ситуацию: от рабочих моментов до результатов спортивного матча. Для тимбилдинга хорошо устраивать совместные онлайн посиделки. Для этого подходит любой сервис, где можно организовать групповое общение: Skype, Telegram и другие.

утро PM-а

Общение команды и контроль

Коммуникация и контроль команды — основные боли PM-ов вне зависимости от формата работы, но на удаленке это проявляется особенно сильно. 

В вопросах налаживания взаимодействия между членами коллектива и управления их работой помогут:

  1. Единые правила для всех. Особенно это касается графика работы и сдачи отчетности. Удаленный формат имеет нехорошее качество расслаблять. «Нет необходимости ехать в офис», «начальство находится где-то там» и подобные вещи могут сказаться на дисциплине любого сотрудника. Для проекта это несет серьезные риски.
  2. Коммуникация, которая удобна всем. Обязательно договоритесь со всеми участниками о том, где именно и в каком формате будет происходить коммуникация: переписки в групповых и личных чатах, через e-mail; созвоны по телефону либо через онлайн сервисы. Например, все рабочие моменты обговаривают в Telegram, отчеты сдают по электронной почте, а митинги проводят в Zoom. Для постановки задач и разговоров по делу удобен корпоративный мессенджер Slack и менеджеры задач по типу Trello. Про CRM системы тоже не стоит забывать.
  3. Визуализация целей, плана работ, прогресса — это must have при работе в удаленном формате. В качестве инструментов можно применять простые и информативные Канбан-доски онлайн. Идеально, когда кроме общей доски есть индивидуальные для каждого члена команды.
  4. Собрания. Если в случае с офлайн проектом возможны исключения, то на удаленке собирать команду для обсуждения рабочих моментов лучше каждый день (с учетом разницы во времени). На практике хорошо себя показывает формат, когда каждый участник рассказывает: что сделал вчера, какие планы на сегодня, есть ли проблемы и какие. Это помогает всем членам команды быть в курсе событий и рабочем тонусе.
  5. Четкий план на спринт. Действовать нужно также, как при работе в офлайн проектах, только с поправкой на удаленный формат общения. Важно грамотно организовывать и проводить встречи онлайн при обсуждении плана работ:
    • назначать их на удобное для всех время;
    • заранее составить список основных вопросов;
    • модерировать и контролировать ход общения;
    • четко придерживаться тайминга.

Также для удаленки крайне необходимо присутствие и участие всех членов команды в обсуждении.

Документация

Аккуратно и четко все фиксируйте, располагайте в упорядоченном виде. Например, у вас есть удаленный диск, на котором хранится вся рабочая информация. Создайте дерево папок и подпапок, следите за тем, чтобы не возникало хаоса. У вас всегда должна быть возможность предоставить или получить информацию сразу же по запросу.

Контроль процессов и результатов

Код ревью — это маст-хэв всегда, промежуточные достижения можно проверять на планерках. Основные результаты фиксируем на контрольных точках. Принцип тот же, что и в офлайне: достигли целей или нет. С контролем рабочего процесса сложнее. Некоторые проектные менеджеры для этого используют трекинг времени. Этот инструмент удобен в двух случаях:

  • у специалиста почасовая оплата;
  • полученные данные можно проанализировать и в дальнейшем использовать при планировании будущих спринтов.

Во всех остальных случаях лучше контролировать работу специалистов через проверку промежуточных результатов и личной коммуникации.

В целом же сбор команды для удаленного проекта и организация ее работы происходит по тем же принципам, что и в классическом формате. Только акценты смещаются в сторону коммуникации и контроля. Уследить за этим и правильно настроить процессы, помогают инструменты для удаленной работы, о которых рассказываем на курсе.

PMHS banner

Александр Кононенко

Александр Кононенко

Копирайтер-маркетолог с техническим образованием, опытом в продажах и маркетинге. Всегда в поисках лучших решений для достижения поставленных целей, и считает, что создание текстов — это симбиоз искусства и науки.