Внедрить нового человека в IT-команду — звучит как текст из фильма про шпионов, но процесс онбординга как раз об этом. На первых порах даже небольшая ошибка может серьезно навредить команде и продукту. Подробней о том, как избежать проблемы во время онбординга IT-специалиста, расскажет Алексей Голубев, Lead Software Engineer at SoftServe с опытом работы более 8 лет.
Это вторая статья цикла «Шпаргалка для проектного менеджера», продолжение первой части, в которой говорили о том, как правильно провести интервью с новичком в IT.
Как упростить и ускорить онбординг новичка
Что такое онбординг сотрудника в IT
Онбординг разработчиков – это не просто процесс адаптации нового сотрудника в команду, это настоящее искусство, требующее внимания к деталям и понимания тонкостей IT-сферы.
Это комплексный процесс, который начинается еще до первого рабочего дня нового сотрудника и продолжается в течение нескольких месяцев. Он включает в себя знакомство с корпоративной культурой компании, освоение рабочих инструментов, изучение внутренних процессов и стандартов. Важно, чтобы во время онбординга каждый новый разработчик чувствовал себя поддержанным и понимал свою роль в команде.
Кто участвует в онбординге?
Онбординг разработчика в IT-компанию – это мультидисциплинарный процесс, в котором участвуют различные специалисты. Каждый из них играет свою уникальную роль, обеспечивая плавное вхождение новичка в рабочую среду. Вот кто и за что отвечает:
- HR-менеджеры. Ответственны за первоначальное введение в корпоративную культуру, проведение ориентационных сессий и обеспечение выполнения всех административных процедур.
- Непосредственный руководитель. Определяет рабочие задачи, цели и ожидания, помогает сориентироваться в специфике проектов и процессов компании.
- Кураторы или менторы. Обычно это опытные коллеги, которые помогают новичку в профессиональных вопросах, поддерживают в процессе обучения и адаптации.
- Командные члены. Помогают в социализации новичка, делятся знаниями о текущих проектах и процессах.
- IT-отдел. Предоставляет необходимое техническое оборудование и доступ к корпоративным системам.
Каждый из этих участников вносит свой вклад в успешный онбординг, создавая благоприятную атмосферу и обеспечивая необходимые ресурсы для нового сотрудника. Это взаимодействие является ключевым для интеграции в команду и дальнейшей продуктивной работы.
Трудности онбординга нового сотрудника
Представьте, что вы привели в команду новенького участника, всем его представили и дали задание. Через какое-то время спрашиваете у него, как обстоят дела с поставленной задачей. В ответ слышите, что часть не удается выполнить, так как нет доступа к определенному документу. На ваш вопрос, почему вы об этом узнаете только сейчас, новый разработчик или разработчица отвечает, что было неясно, к кому нужно обратиться по этому поводу, а вы все время были заняты.
Дальше ситуация может развиваться по разным сценариям, но суть в том, что у каждого специалиста в команде всегда должны быть доступы ко всем нужным документам, ПО и «железу». За это отвечает проектный менеджер. Поэтому, когда онбордите новичка, обязательно проследите за тем, чтобы он мог спокойно приступить к выполнению своих обязанностей.
Еще одна из трудностей, с которой сталкиваются разработчики на этапе онбординга, но о чем часто молчат, — документация, в которой сложно самостоятельно разобраться. На проектах не всегда все очевидно: иногда нужно VPN специальным способом подключить, аккаунт запустить в нескольких местах и т. п. Об этом PM-ы тоже порой забывают.
В итоге новичок вместо того, чтобы быстро влиться в проект, тратит много времени на изучение документации и технических моментов. Чтобы такого не происходило, назначьте опытного ментора, который поможет быстро во всем разобраться. На практике час работы в связке «ментор-новичок» экономит около недели времени нового участника команды в сравнении с его самостоятельным «копанием» в информации.
После того как специалист изучил документацию и ознакомился с базовой технической информацией (что и как запускать, какие есть доступы и к чему), начинайте его «погружение» в детали проекта — дайте так называемый контекст. По сути, расскажите о специфике задач. Например, на медицинских проектах разработчикам часто приходится писать много технической документации и тестов. Об этом обязательно нужно говорить в самом начале работы и показывать примеры. Такая информация позволит быстрее адаптироваться к проекту.
Немного о workflow
После погружения в контекст самое время познакомить нового члена вашей IT-команды с workflow. Если предыдущий этап можно переложить на плечи ментора, то этот уж точно задача проектного менеджера. Расскажите: у кого какие роли, с кем и как нужно взаимодействовать, основные задачи девелопера и особенности процессов. Например, в работе команда практикует деление тасков на какое-то количество сабтасков с обязательными промежуточными отчетами. Вы, как PM, должны пояснить новому сотруднику, как правильно проходить все этапы по принятому в компании алгоритму.
Обязательно расскажите про некоторые общепринятые правила (особенно, если проект на аутсорс):
- нельзя брать в работу таски, которые непонятны;
- не берем в спринт стори, которые больше 60% от общего капасити;
- объемные таски нужно разбивать на сабтаски с уточнениями и разъяснениями.
Это примерный список того, что и как можно или нельзя делать IT-специалисту. Пункты всегда можно дополнить или изменить. Задача проектного менеджера в данном случае — максимально документальным путем «подстелить себе соломку» и обезопасить новичка и команду от возможных претензий со стороны заказчика.
Зачем нужен пребординг?
Пребординг – это начальный этап интеграции нового сотрудника в компанию, который играет ключевую роль в процессе адаптации. Предполагая ряд действий до официального первого рабочего дня, пребординг помогает укрепить связь между сотрудником и компанией, уменьшить начальное напряжение и сформировать положительные ожидания.
Облегчение перехода
Пребординг сглаживает переход от принятия предложения о работе до фактического начала работы. Это может включать предоставление информационных материалов о компании, инструкций, ожидаемых процессов работы, а также вводных встреч.
Снижение тревожности
Новые сотрудники часто испытывают беспокойство перед началом работы. Пребординг помогает снизить эту тревожность, предоставляя четкие инструкции и ответы на вопросы, что делает первые дни менее стрессовыми.
Улучшение вовлеченности
Создание вовлеченности до начала работы позволяет новым сотрудникам чувствовать себя ценными и желанными. Это способствует быстрой адаптации и повышает лояльность к компании.
Ознакомление с корпоративной культурой
Пребординг дает возможность познакомиться с ценностями и культурой компании заранее. Это позволяет сотрудникам лучше понять, какие поведенческие и профессиональные стандарты ожидаются от них.
Подготовка к рабочему процессу
Этот этап может включать предоставление доступа к необходимым инструментам и системам, обучение основам работы с ними, что ускоряет процесс вхождения в рабочие задачи после начала работы.
Установление связи с коллегами
Пребординг может включать в себя знакомство с будущей командой, что помогает новым сотрудникам чувствовать себя частью коллектива еще до официального старта.
В целом, пребординг – это не просто подготовительный этап перед началом работы, а стратегический инструмент, повышающий эффективность и удовлетворенность новых сотрудников, что в свою очередь способствует общему успеху организации.
Роль IT-менеджера в онбординге нового сотрудника
IT-менеджер играет центральную роль в процессе онбординга новых сотрудников, обеспечивая их успешную интеграцию в команду и проекты. Его задачи включают:
- Организация процесса. IT-менеджер должен разработать четкий план онбординга, включающий все этапы адаптации новичка.
- Координация с отделами. Сотрудничество с HR, техническими специалистами и другими отделами для обеспечения всех необходимых условий и ресурсов.
- Предоставление ресурсов. Обеспечение доступа к необходимым техническим ресурсам, документации и системам.
- Обучение. Организация тренингов и семинаров, чтобы новый сотрудник мог эффективно освоиться в рабочих процессах.
- Менторство и поддержка. IT-менеджер может выступать в роли ментора, направляя новичка, помогая в решении возникающих проблем и отвечая на вопросы.
- Регулярные встречи. Проведение периодических встреч для обсуждения прогресса, предоставление обратной связи и решение текущих задач.
- Оценка потребностей. Определение индивидуальных образовательных и профессиональных потребностей нового сотрудника.
- Связь с командой. Содействие в интеграции сотрудника в команду, способствуя быстрому налаживанию рабочих отношений.
- Отслеживание прогресса. Регулярный мониторинг адаптации сотрудника, оценка его успехов и сложностей.
- Обратная связь. Сбор и анализ обратной связи от сотрудника и коллег для улучшения процесса онбординга.
IT-менеджер должен уделять особое внимание не только техническим аспектам работы, но и человеческому фактору, создавая благоприятную атмосферу для адаптации нового сотрудника. Это способствует формированию сильной и эффективной команды, готовой к решению сложных задач.
Курс TechMind от IAMPM значительно упрощает процесс онбординга новых сотрудников для IT-менеджеров, предоставляя им знания и инструменты для эффективного общения с разработчиками. Он охватывает важные аспекты программирования, процессы разработки и ключевые технологии, что позволяет менеджерам лучше понимать своих коллег-разработчиков и более эффективно управлять проектами. Это приводит к более гладкой адаптации новых сотрудников, поскольку менеджеры могут лучше распознавать их потребности и облегчать их интеграцию в команду.
Онбординг разработчиков, в идеале, заканчивается на workflow. Дальше идет эстимейт и непосредственно реализация проекта, но об этом в следующих статьях цикла «Шпаргалка для проектного менеджера».