Впровадити нову людину в IT-команду – звучить як текст із фільму про шпигунів, але процес онбордингу якраз про це. На перших порах навіть невелика помилка може серйозно нашкодити команді та продукту. Детальніше про те, як уникнути проблеми під час онбордингу IT-фахівця, розповість Олексій Голубєв, Lead Software Engineer at SoftServe з досвідом роботи понад 8 років.
Це друга стаття циклу «Шпаргалка для проєктного менеджера», продовження першої частини, в якій йшлося про те, як правильно провести інтерв’ю з новачком в IT.
Що таке онбординг співробітника в IT
Онбординг розробників – це не просто процес адаптації нового співробітника в команду, це справжнє мистецтво, що вимагає уваги до деталей і розуміння тонкощів IT-сфери.
Це комплексний процес, який починається ще до першого робочого дня нового співробітника і триває протягом декількох місяців. Він включає в себе знайомство з корпоративною культурою компанії, освоєння робочих інструментів, вивчення внутрішніх процесів і стандартів. Важливо, щоб під час онбордингу кожен новий розробник почувався підтриманим і розумів свою роль у команді.
Хто бере участь в онбордингу?
Онбординг розробника в IT-компанію – це мультидисциплінарний процес, у якому беруть участь різні фахівці. Кожен із них відіграє свою унікальну роль, забезпечуючи плавне входження новачка в робоче середовище. Ось хто і за що відповідає:
- HR-менеджери. Відповідальні за початкове введення в корпоративну культуру, проведення орієнтаційних сесій і забезпечення виконання всіх адміністративних процедур.
- Безпосередній керівник. Визначає робочі завдання, цілі та очікування, допомагає зорієнтуватися в специфіці проєктів і процесів компанії.
- Куратори або ментори. Зазвичай це досвідчені колеги, які допомагають новачкові в професійних питаннях, підтримують у процесі навчання та адаптації.
- Командні члени. Допомагають у соціалізації новачка, діляться знаннями про поточні проєкти та процеси.
- IT-відділ. Надає необхідне технічне обладнання та доступ до корпоративних систем.
Кожен із цих учасників робить свій внесок в успішний онбординг, створюючи сприятливу атмосферу і забезпечуючи необхідні ресурси для нового співробітника. Ця взаємодія є ключовою для інтеграції в команду та подальшої продуктивної роботи.
Як спростити і прискорити онбординг новачка
Уявіть, що ви привели в команду новенького учасника, усім його представили і дали завдання. Через якийсь час запитуєте в нього, як йдуть справи з поставленим завданням. У відповідь чуєте, що частину не вдається виконати, оскільки немає доступу до певного документа. На ваше запитання, чому ви про це дізнаєтеся тільки зараз, новий розробник або розробниця відповідає, що було незрозуміло, до кого потрібно звернутися з цього приводу, а ви весь час були зайняті.
Далі ситуація може розвиватися за різними сценаріями, але суть у тому, що у кожного фахівця в команді завжди мають бути доступи до всіх потрібних документів, ПЗ і «заліза». За це відповідає проєктний менеджер. Тому, коли онбордите новачка, обов’язково простежте за тим, щоб він міг спокійно приступити до виконання своїх обов’язків.
Ще одна з труднощів, з якою стикаються розробники на етапі онбордингу, але про що часто мовчать, – документація, в якій складно самостійно розібратися. На проєктах не завжди все очевидно: іноді потрібно VPN спеціальним способом під’єднати, акаунт запустити в кількох місцях тощо. Про це PM-и теж часом забувають.
У підсумку новачок замість того, щоб швидко влитися в проєкт, витрачає багато часу на вивчення документації та технічних моментів. Щоб такого не відбувалося, призначте досвідченого ментора, який допоможе швидко в усьому розібратися. На практиці година роботи у зв’язці «ментор-початківець» економить близько тижня часу нового учасника команди, як порівняти з його самостійним «копанням» в інформації.
Після того як фахівець вивчив документацію та ознайомився з базовою технічною інформацією (що і як запускати, які є доступи і до чого), починайте його «занурення» в деталі проєкту – дайте так званий контекст. По суті, розкажіть про специфіку завдань. Наприклад, на медичних проєктах розробникам часто доводиться писати багато технічної документації та тестів. Про це обов’язково потрібно говорити на самому початку роботи і показувати приклади. Така інформація дасть змогу швидше адаптуватися до проєкту.
Навіщо потрібен пребординг?
Пребординг – це початковий етап інтеграції нового співробітника в компанію, який відіграє ключову роль у процесі адаптації. Передбачаючи низку дій до офіційного першого робочого дня, пребординг допомагає зміцнити зв’язок між співробітником і компанією, зменшити початкову напругу і сформувати позитивні очікування.
Полегшення переходу
Пребординг згладжує перехід від прийняття пропозиції про роботу до фактичного початку роботи. Це може включати надання інформаційних матеріалів про компанію, інструкцій, очікуваних процесів роботи, а також вступних зустрічей.
Зниження тривожності
Нові співробітники часто відчувають занепокоєння перед початком роботи. Пребординг допомагає знизити цю тривожність, надаючи чіткі інструкції та відповіді на запитання, що робить перші дні менш стресовими.
Поліпшення залученості
Створення залученості до початку роботи дає змогу новим співробітникам почуватися цінними і бажаними. Це сприяє швидкій адаптації та підвищує лояльність до компанії.
Ознайомлення з корпоративною культурою
Пребординг дає можливість познайомитися з цінностями і культурою компанії заздалегідь. Це дає змогу співробітникам краще зрозуміти, які поведінкові та професійні стандарти очікуються від них.
Підготовка до робочого процесу
Цей етап може включати надання доступу до необхідних інструментів і систем, навчання основам роботи з ними, що прискорює процес входження в робочі завдання після початку роботи.
Встановлення зв’язку з колегами
Пребординг може включати в себе знайомство з майбутньою командою, що допомагає новим співробітникам відчувати себе частиною колективу ще до офіційного старту.
Загалом, пребординг – це не просто підготовчий етап перед початком роботи, а стратегічний інструмент, що підвищує ефективність і задоволеність нових працівників, що зі свого боку сприяє загальному успіху організації.
Роль IT-менеджера в онбордингу нового співробітника
IT-менеджер відіграє центральну роль у процесі онбордингу нових співробітників, забезпечуючи їхню успішну інтеграцію в команду і проєкти. Його завдання включають:
- Організація процесу. IT-менеджер повинен розробити чіткий план онбордингу, що включає всі етапи адаптації новачка.
- Координація з відділами. Співпраця з HR, технічними фахівцями та іншими відділами для забезпечення всіх необхідних умов і ресурсів.
- Надання ресурсів. Забезпечення доступу до необхідних технічних ресурсів, документації та систем.
- Навчання. Організація тренінгів і семінарів, щоб новий співробітник міг ефективно освоїтися в робочих процесах.
- Менторство і підтримка. IT-менеджер може виступати в ролі ментора, спрямовуючи новачка, допомагаючи у розв’язанні проблем, що виникають, і відповідаючи на запитання.
- Регулярні зустрічі. Проведення періодичних зустрічей для обговорення прогресу, надання зворотного зв’язку та вирішення поточних завдань.
- Оцінка потреб. Визначення індивідуальних освітніх і професійних потреб нового співробітника.
- Зв’язок із командою. Сприяння в інтеграції співробітника в команду, сприяючи швидкому налагодженню робочих відносин.
- Відстеження прогресу. Регулярний моніторинг адаптації співробітника, оцінка його успіхів і складнощів.
- Зворотний зв’язок. Збір та аналіз зворотного зв’язку від співробітника і колег для поліпшення процесу онбордингу.
IT-менеджер повинен приділяти особливу увагу не тільки технічним аспектам роботи, а й людському фактору, створюючи сприятливу атмосферу для адаптації нового співробітника. Це сприяє формуванню сильної та ефективної команди, готової до вирішення складних завдань.
Курс TechMind від IAMPM значно спрощує процес онбордингу нових співробітників для IT-менеджерів, надаючи їм знання та інструменти для ефективного спілкування з розробниками. Він охоплює важливі аспекти програмування, процеси розробки та ключові технології, що дає змогу менеджерам краще розуміти своїх колег-розробників і ефективніше керувати проєктами. Це призводить до більш гладкої адаптації нових співробітників, оскільки менеджери можуть краще розпізнавати їхні потреби та полегшувати їхню інтеграцію в команду.
Трохи про workflow
Після занурення в контекст саме час познайомити нового члена вашої IT-команди з workflow. Якщо попередній етап можна перекласти на плечі ментора, то цей вже точно завдання проєктного менеджера. Розкажіть: у кого які ролі, з ким і як потрібно взаємодіяти, основні завдання девелопера та особливості процесів. Наприклад, у роботі команда практикує поділ тасків на якусь кількість сабтасків з обов’язковими проміжними звітами. Ви, як PM, маєте пояснити новому співробітнику, як правильно проходити всі етапи за прийнятим у компанії алгоритмом.
Обов’язково розкажіть про деякі загальноприйняті правила (особливо, якщо проєкт на аутсорсі):
- не можна брати в роботу таски, які незрозумілі;
- не беремо в спринт сторі, які більше 60% від загального капасіті;
- об’ємні таски потрібно розбивати на сабтаски з уточненнями і роз’ясненнями.
Це приблизний список того, що і як можна або не можна робити IT-фахівцю. Пункти завжди можна доповнити або змінити. Завдання проєктного менеджера в цьому випадку – максимально документальним шляхом «підстелити собі соломку» і убезпечити новачка та команду від можливих претензій з боку замовника.
Онбординг розробників, в ідеалі, закінчується на workflow. Далі йде естимейт і безпосередньо реалізація проєкту. На цих етапах теж можливі проблеми з адаптацією, але про це в наступних статтях циклу «Шпаргалка для проєктного менеджера».