Как презентовать proposal заказчику

17 августа 2022

  • Автор: Александр Крючков

  • Сложность: очень легко

  • Время: 4 мин

Всем привет! Меня зовут Александр Крючков, и уже 14 лет я руковожу проектами. Недавно обсуждали с коллегой тему правильного тайминга встреч. Разговор получился интересным, поэтому я решил поделиться наблюдениями и опытом с комьюнити IAMPM. 

В статье расскажу о важных составляющих презентации, о том, как реагировать на вопросы заказчика, и грамотном хронометраже — где менеджер все успевает, а клиент остается довольным.

Из чего состоит успешная презентация  

Успех сделки в большей степени зависит от качества предложения, но содержанием все не исчерпывается. Есть и другие факторы, которые влияют на решение заказчиков.

Структура. Перед созданием слайдов продумайте структуру рассказа и основные мысли, которые хотите донести. Сначала рассказ — и только потом слайды.

Уверенность. Восприятие предложения во многом зависит от того, насколько уверенно вы его презентуете. Это не значит, что на одной лишь уверенности можно продать клиенту чепуху. Но даже самое крутое предложение, представленное неуверенно, нескладно и неструктурированно, будет отклонено.

Если чувствуете, что на презентациях ведете себя неуверенно, порепетируйте. Это поможет понять, что и когда говорить, как лучше сформулировать ту или иную мысль, нужно ли изменить порядок слайдов или убрать что-то. 

Темп речи. Добейтесь того, чтобы рассказ был непрерывным. Слайды — лишь дополнение и иллюстрация, не пытайтесь их «читать» или, что еще хуже, озвучивать заголовки слайдов. Ваша задача — рассказать больше, чем описано в презентации, дать более широкий контекст, расставить акценты.

Помощь коллег. В некоторых презентациях, особенно во время представлении технических решений, далеко не все слайды сможет квалифицированно рассказать именно РМ. В таких случаях распределите слайды между командой.

Тайминг презентации

Допустим, перед вами стоит классическая задача — организовать онлайн-встречу с клиентом и представить ему proposal — ваше коммерческое предложение. При планировании времени на презентацию нужно учесть как минимум 4 временных отрезка:

  1. Время на приветствие и знакомство. Практически ни одна встреча не начинается вовремя. Чем больше участников, тем больше вероятность, что кто-то опоздает. Если не все участники встречи знакомы, им необходимо дать возможность представиться. Small talks тоже никто не отменял, и в разных культурах они имеют разное значение и длительность.
  2. Время на саму презентацию. Даже если опустить фактор вопросов со стороны аудитории (клиента), люди часто склонны недооценивать время, которое они потратят на свой рассказ. По своему личному опыту скажу, что даже идеально отработанный материал при его проговаривании на реальную аудиторию занимает в полтора-два раза больше времени, чем при подготовке. Кроме того, учитывайте свой темп речи: в каких-то ситуациях он может быть быстрым, а в каких-то — медленнее. Оценить его проще, если послушаете себя в записи и попробуете подсчитать, сколько в среднем слайдов за минуту вы проговариваете.
  3. Время на вопросы и комментарии клиента. Презентация — лишь способ донести информацию и вывести клиента на разговор. Чем больше у клиента вопросов, тем лучше. То же самое касается и комментариев. Именно за счет них вы понимаете, насколько клиенту «зашло» предложение. Попросите его задавать вопросы сразу, а не ждать до конца. Так возникнет ощущение интерактива, а не «power-point show», как говорил один мой коллега.
  4. Время на подведение итогов. Встреча должна завершиться конкретным результатом и убеждением сотрудничать именно с вашей компанией, а не просто оборваться, потому что закончился отведенный под неё слот. На согласование дальнейших шагов, как правило, требуется несколько минут. Их тоже нужно учитывать, ведь по сути — это самая важная часть встречи, ради неё всё и затевается.

Хронометраж презентации

Здесь время взято немного с запасом, но лучше планировать так, чем не успеть и «скомкать» материал.

Кстати, если не успеваете, то постарайтесь отследить это хотя бы минут за 5-10 до окончания слота и спросить участников, могут ли они задержаться. Так вы сможете завершить встречу в комфортной для всех обстановке.

Presale Time

Как отвечать на вопросы клиента

Даже если вы максимально хорошо подготовились, помните — на звонке с клиентом всё пойдет не так, как вы себе представляли. Будут вопросы не к месту, возражения, которые могут выбить из колеи. Нужно учиться адаптироваться к изменившейся адженде.

Ни один вопрос клиента не должен остаться без ответа. Только нужно понять, как отвечать и отвечать ли сразу. Если знаете, кому передать вопрос — передайте. Если не можете ответить сразу, так и скажите: «Я не готов сейчас ответить, напишу в письме».

Чего точно нельзя делать — так это перебрасывать вопрос на другого члена команды, если вы не уверены, что он сможет ответить. Таким «переводом стрелок» вы подводите коллегу.

Очень важно не молчать в ответ на вопрос или реплику клиента. Это «неловкое молчание» может заметно ухудшить впечатление от разговора с вами и снизить шансы на успешную продажу. Если вам нужно продумать ответ, то есть как минимум два варианта выиграть время:

  1. Повторите вопрос клиента, перефразировав его. Мотивируйте это тем, что вам надо проверить, правильно ли вы его поняли. Затем отвечайте.
  2. Если ответ на вопрос будет в следующих слайдах, то скажите об этом.

Кстати, о «следующих слайдах». Иногда можно и полезно нарушить порядок изложения и перейти сразу на слайд, закрывающий вопрос клиента. Это создает хорошее впечатление: вы подготовились, предвосхитили то, что хочет знать заказчик. 

Самая успешная моя продажа длилась почти два дня (onsight), и у нас почти на каждый вопрос клиента был свой слайд. При этом по слайдам приходилось постоянно «прыгать», так как клиент не хотел ждать, пока мы дойдем до нужного пункта. Но такие переходы стоит делать, только если вы уже достаточно уверенно себя чувствуете на презентациях, иначе можно сбиться.

Вместо вывода

Сколько бы презентаций не проводил менеджер, с каждой следующей появляется новый опыт. Это как с интервью: никогда точно не знаешь, чего ожидать, но элемент неожиданности не отменяет тщательной предварительной подготовки. 

Хорошей подготовки, удачных выступлений и успешных сделок 😉

Александр Крючков

17 лет опыта в IT, Senior PM, Program Manager, Head of Presale Сейчас работает Head of Presale в Avenga, до этого был Program Manager в Ciklum. 17 лет опыта в IT, 14 из которых управлял проектами и программами численностью до 120 человек. Специализируется на работе в аутсорсинге разработки программного обеспечения. Спикер и ментор курса Supreme PM.