Як презентувати proposal замовнику

17 August 2022

  • Автор: Олександр Крючков

  • Складність: дуже легко

  • Час: 4 хв

Всім привіт! Мене звуть Олександр Крючков, і вже 14 років я керую проєктами. Нещодавно обговорювали з колегою тему правильного таймінгу зустрічей. Розмова вийшла цікавою, тому я вирішив поділитися спостереженнями та досвідом із ком’юніті IAMPM. У статті розповім про важливі складові презентації, про те, як реагувати на запитання замовника, та грамотний хронометраж — де менеджер все встигає, а клієнт залишається задоволеним.

З чого складається успішна презентація

Успіх угоди більшою мірою залежить від якості пропозиції, але змістом не вичерпується. Є й інші чинники, які впливають рішення замовників.

Структура. Перед створенням слайдів продумайте структуру оповідання та основні думки, які хочете донести. Спочатку розповідь — і лише потім слайди.

Впевненість. Сприйняття пропозиції багато в чому залежить від того, наскільки впевнено ви її презентуєте. Це не означає, що на одній лише впевненості можна продати клієнтові нісенітницю. Але навіть найкрутіша пропозиція, яка подається невпевнено, нескладно і неструктуровано, буде відхилена.

Якщо відчуваєте, що на презентаціях поводитесь невпевнено, порепетируйте. Це допоможе зрозуміти, що і коли говорити, як краще сформулювати думки, чи потрібно змінити порядок слайдів або прибрати щось.

Темп мови. Досягніть того, щоб розповідь була безперервною. Слайди — лише доповнення та ілюстрація, не намагайтеся їх «читати» або, що ще гірше, озвучувати заголовки слайдів. Ваше завдання  — розповісти більше, ніж описано у презентації, дати ширший контекст, розставити акценти.

Допомога колег. У деяких презентаціях, особливо під час представлення технічних рішень, далеко не всі слайди зможе кваліфіковано розповісти саме РМ. У такому разі розподіліть слайди між командою.

Таймінг презентації

Припустимо, перед вами стоїть класичне завдання — організувати онлайн-зустріч з клієнтом і представити йому proposal — вашу комерційну пропозицію. При плануванні часу на презентацію потрібно врахувати щонайменше 4 відрізки часу:

  1. Час на привітання та знайомство. Майже жодна зустріч не починається вчасно. Чим більше учасників, тим більша ймовірність, що хтось запізниться. Якщо не всі учасники зустрічі знайомі, їм необхідно надати можливість представитися. Small talks теж ніхто не скасовував, і в різних культурах вони мають різне значення та тривалість.
  2. Час на презентацію. Навіть якщо опустити фактор питань з боку аудиторії (клієнта), люди часто схильні недооцінювати час, який вони витратять на свою розповідь. З особистого досвіду, навіть ідеально відпрацьований матеріал при його проговоренні на реальну аудиторію займає у півтора-два рази більше часу, ніж під час підготовки. Крім того, враховуйте свій темп мови: у якихось ситуаціях він може бути швидким, а в якихось — повільнішим. Оцінити його простіше, якщо послухаєте себе в записі і спробуєте підрахувати, скільки в середньому слайдів за хвилину ви говорите.
  3. Час на запитання та коментарі клієнта. Презентація — лише спосіб донести інформацію та вивести клієнта на розмову. Чим більше у клієнта питань, тим краще. Те саме стосується і коментарів. Саме за рахунок них ви розумієте, наскільки клієнту «зайшла» пропозиція. Попросіть його ставити запитання одразу, а не чекати до кінця. Так виникне відчуття інтерактиву, а не «power-point show», як казав один мій колега.
  4. Час на підбиття підсумків. Зустріч має завершитись конкретним результатом, а не просто обірватися, бо закінчився відведений під неї слот. На узгодження подальших кроків зазвичай потрібно кілька хвилин. Їх теж треба враховувати, адже по суті — це найважливіша частина зустрічі, заради неї все й починається.

Хронометраж презентацій

Тут час трохи із запасом, але краще планувати так, ніж не встигнути і «зім’яти» матеріал.

До речі, якщо не встигаєте, то постарайтеся відстежити це хоча б хвилин за 5-10 до закінчення слота та запитати учасників, чи можуть вони затриматись. Так ви зможете завершити зустріч у комфортній для всіх обстановці.

Presale Time

Як відповідати на запитання клієнта

Навіть якщо ви максимально добре підготувалися, пам’ятайте — на дзвінку з клієнтом все піде не так, як ви собі уявляли. Будуть недоречні питання, заперечення, які можуть вибити з колії. Потрібно вчитися адаптуватися до адженди, що змінилася.

Жодне питання клієнта не повинно залишитися без відповіді. Тільки треба зрозуміти, як відповідати та чи відповідати одразу. Якщо знаєте, кому передати запитання, передайте. Якщо не можете відповісти одразу, то так і скажіть: «Я не готовий зараз відповісти, напишу в листі».

Чого точно не можна робити — це перекидати питання на іншого члена команди, якщо ви не впевнені, що він зможе відповісти. Таким «переведенням стрілок» ви підводите колегу.

Дуже важливо не мовчати у відповідь на запитання чи репліку клієнта. Це «незручне мовчання» може помітно погіршити враження від розмови з вами та знизити шанси на успішний продаж. Якщо вам потрібно продумати відповідь, існують як мінімум два варіанти виграти час:

  1. Повторіть питання клієнта через його перефразування. Мотивуйте це тим, що вам треба перевірити, чи правильно ви його зрозуміли. Потім відповідайте.
  2. Якщо відповідь на запитання буде в наступних слайдах, скажіть про це.

До речі, про «наступні слайди». Іноді можна і корисно порушити порядок висловлювання та перейти відразу на слайд, що закриває питання клієнта. Це створює гарне враження: ви підготувалися, передбачили те, що хоче знати замовник.

Найуспішніший мій продаж тривав майже два дні (onsight), і у нас майже на кожне питання клієнта був свій слайд. При цьому доводилося постійно доводилося  «стрибати» слайдами, оскільки клієнт не хотів чекати, поки ми дійдемо до потрібного пункту. Але такі переходи варто робити, тільки якщо ви вже досить впевнено почуваєтеся на презентаціях, інакше можна збитися.

Замість висновків

Скільки презентацій не проводив би менеджер, з кожною наступною з’являється новий досвід. Це як із інтерв’ю: ніколи точно не знаєш, чого чекати, але елемент несподіванки не скасовує ретельної попередньої підготовки.

Хорошої підготовки, вдалих виступів та успішних угод  

Олександр Крючков

17 років в IT, з них 14 керував проєктами та програмами чисельністю до 120 чоловік. Спеціалізується на роботі в аутсорсингу розробки програмного забезпечення. Вважає, що однією з головних відмінностей досвідченого РМ від початківця є вміння впливати на маржинальність проєкту.