Юрий и Анатолий — фаундеры аутсорсинговой компании Brilliant IT, которая уже больше десяти лет, занимается мобильной и веб-разработкой. Со временем компания стала получать больше проектов, нанимать новых людей, и, как часто случается при стремительном росте, терять в эффективности.
Что делать, когда все летит в тартарары, и как организовать процессы при стремительном масштабировании? Юрий и Анатолий для решения задач компании выбрали консалтинг, и вместе с Александром Крючковым, автором курса Supreme PM и специалистом по процессам деливери в аутсорсинге, осуществили план по выходу из кризиса.
Расскажите, как выглядела ситуация до консалтинга и какие проблемы вы хотели решить
Юрий: Когда за короткое время число сотрудников выросло в два раза, стало ясно, что существующая система нестабильна и не выполняет свои задачи. Нужно было улучшать эффективность работы проектных менеджеров и процессов в целом.
Качество проектного менеджмента проседало: не было понимания даже базовых ролей в команде, не был налажен процесс поставки проектов, с понятным и эффективным распределением ролей и зон ответственности.
Большой потребностью была и работа с метриками: нам важно было выбрать, что анализировать, как вести отчетность, как повысить маржинальность работ.
Почему вы выбрали консалтинг, а не например, корпоративное обучение
Юрий: Когда мы оставили заявку в IAMPM, нам сначала предложили корпоративное обучение, но я сомневался, что мы сможем закрыть с помощью курса все наши задачи. Нам нужно было что-то большее, что помогло бы стабилизировать процессы в компании, выявить узкие места, выстроить систему.
После того как мы озвучили менеджеру IAMPM свои задачи, нам предложили совершенно новый для нас формат — консалтинг с опытным проектным менеджером. И хотя для нашей компании это было достаточно недешевое решение, каждый потраченный доллар был оправдан.
Хочу сказать еще вот что. Мы поверили специалистам из IAMPM, потому что нам не пытались продать доступное решение из тех что есть, а подошли к нашим задачам индивидуально и предложили то, что удовлетворит потребности нашего бизнеса.
Анатолий: В нашей ситуации консалтинг казался (и стал!) лучшим решением, потому что он охватил все направление проджект-менеджмента в компании, а не просто точечно решил одну проблему, например, «научим ваших проектных менеджеров работать с рисками». Нам нужна была более комплексная работа.
Не было ли каких-то страхов, переживаний, что пускаете постороннего человека во все внутренние процессы?
Юрий: Нет, вообще нет. Работа с IAMPM и с Александром Крючковым — как тройной страйк! С первого созвона Александр произвел впечатление профессионала, который вдумчиво относится к тому, что мы говорим. Взаимодействие было максимально комфортным и полезным, и сразу после знакомства мы поняли, что консалтинг приведет нас к результату.
Анатолий: У меня тоже не было никаких сомнений. Возможно, опасения руководителей зависят от сферы, например, с финансами мы были бы осторожнее. Мы предоставляли Александру достаточно важные документы, но полностью доверяли его подходу к работе. И наши ожидания оправдались — сотрудники довольны, используют новые шаблоны и практики. Также работа с Александром натолкнула нас на новые идеи, которые раньше упускали из виду.
Как команда восприняла консалтинг, не было ли трудностей?
Юрий: По моим ощущениям — ребята восприняли процесс как шаг вперед, как ступеньку вверх. Это был новый подход для нас, когда консультант общался напрямую с менеджерами, конфиденциально. А мы с Анатолием получили только отчет по этим интервью от Александра.
Конечно, кто-то может говорить: «Какие консультации? Нужно срочно тушить пожары», но для нас это было стратегически верное решение. Основная часть команды тоже это понимала, и консультации для нас послужили чем-то вроде тимбилдинга.
Мы проводили совместные созвоны с командой РМ, обсуждали, что можем внедрять, как это сделать, делились опытом. Сотрудники понимали, что компания не стоит на месте, не закрывает глаза на проблемы, а пытается их решить.
Любые изменения — это всегда тяжело. Поэтому, конечно же, кому-то может быть сложно перестроиться на новые процессы, но мы понимаем, что не бывает развития без определенного дискомфорта, а «лейкопластырь нужно срывать быстро».
Конечно, мы сталкивались и со сложностями. Где-то нужно было больше времени, чтобы проанализировать, поискать выход, но решения всегда находились. На все вопросы мы получили максимально прозрачные и развернутые ответы. Мы также получали ответы на вопросы, которые сразу и не оговаривались.
Что помогло вам преодолеть трудности и получить максимум от консалтинга
Юрий: Как менеджеры со стороны IAMPM, так и эксперт Александр Крючков, очень вдумчиво относились ко всем нашим запросам: мы работали как единое целое.
В общем чате менеджер IAMPM назначал встречи, следил, чтобы всем было удобно, чтобы в личных и корпоративных календарях были слоты. Мне понравилось, когда мы писали комментарии в документе и получали развернутые, исчерпывающие ответы в краткие сроки. В итоге, Александр полностью закрывал наши потребности в понимании, как внедрять тот или иной инструмент.
Какие инсайты вы вынесли и когда
Юрий: Мы начали получать инсайты с первой же встречи с Александром — когда описывали проблемы, уже понимали часть решений. И наводящие вопросы от Александра, очень тонкие, точные, не в бровь, а в глаз, позволяли находить узкие места в организации компании.
Как фаундеры, мы с Анатолием поняли, что консультации с профессионалами своего дела — это новый этап в развитии нашей компании. Ведь в итоге, мы получили нешаблонные решения, которые работают здесь и сейчас, и эффективны именно для нашей компании.
Есть вещи, которые, в принципе все знают, но которые почему-то не работают в вашем конкретном случае. Здесь очень помогает взгляд опытного профессионала, чтобы узнать как улучшить процессы конкретно в вашей ситуации. У нас уже сейчас много позитивных изменений, и я уверен, что после финального внедрения, мы выйдем на качественно новый уровень работы проджект менеджмента.
Насколько консалтинг решил задачи компании
Юрий: Сейчас мы находимся на финальном этапе, и очень довольны результатами. Даже тот факт, что мы каждый день собираемся с командой проджект менеджмента и обсуждаем работу, внедряем новшества, — это уже результат.
Какие улучшения видим сейчас:
- Внедрили отчетность с конкретными метриками, чтобы четко понимать маржинальность каждого проекта.
- Нашли хорошего Head of PM с помощью Александра, расписали организационную структуру компании, задачи специалистов на каждой позиции. Сейчас сотрудники понимают, что нужно делать, чтобы достигать результатов.
- Получили четкие шаблоны для отчетов, оценки проектов, самого процесса разработки. Усовершенствовали планирование долгосрочных проектов: все новые проекты мы уже запускаем с помощью шаблонов.
Сейчас мы находимся на этапе финализации, внедряем идеи, которые были результатом несколько недельных консультаций. Но уже сейчас могу сказать, что компания до и после знакомства с IAMPM — это две разные компании.
Для каких компаний вы бы порекомендовали консалтинг
Анатолий: Консалтинг необходим для разных этапов: тем, кто только начинает — потому что такие компании чаще концентрируются на прибыли и росте, а не на процессах. Или компаниям, которые, как и мы, сделали быстрый скачок и увидели, что качество не успевает за ростом. Жаль, что нам этого никто не подсказал, потому что сейчас я думаю, что нам следовало бы провести консалтинг раньше.
Юрий: Я бы советовал консалтинг всем компаниям, которые изначально выстраивали процессы без учета масштабирования бизнеса. Для команд, которые находятся на этапе стремительного роста, очень полезно будет не просто получить советы от консультанта, но и помощь во внедрении, — это наиболее ценно.
Если хотите получить результат, то СЕО, владельцам компаний, необходимо занимать роль ученика, даже если уже есть много опыта в IT. Так от консалтинга можно получить максимум пользы.