Юрій та Анатолій — фаундери аутсорсингової компанії Brilliant IT, яка вже понад десять років займається мобільною та веброзробкою. Згодом компанія почала отримувати більше проєктів, наймати нових людей, і, як часто трапляється при стрімкому зростанні, втрачати ефективність.
Що робити, коли все летить у тартарари, і як організувати процеси при стрімкому масштабуванні? Юрій та Анатолій для вирішення задач компанії обрали консалтинг, і разом з Олександром Крючковим, автором курсу Supreme PM і спеціалістом з процесів делівері в аутсорсингу, реалізували план виходу із кризи.
Розкажіть, як виглядала ситуація до консалтингу та які проблеми ви хотіли вирішити
Юрій: Коли за короткий час кількість співробітників зросла вдвічі, стало ясно, що існуюча система нестабільна й не виконує своїх задач. Потрібно було покращувати ефективність роботи проєктних менеджерів і процесів загалом.
Якість проєктного менеджменту просідала: не було розуміння навіть базових ролей у команді, не було налагоджено процес постачання проєктів, зі зрозумілим й ефективним розподілом ролей і зон відповідальності.
Великою потребою була й робота з метриками: нам важливо було вибрати, що аналізувати, як вести звітність, як підвищити маржинальність робіт.
Чому ви обрали консалтинг, а не наприклад, корпоративне навчання
Юрій: Коли ми залишили заявку в IAMPM, нам спочатку запропонували корпоративне навчання, але я сумнівався, що ми зможемо закрити за допомогою курсу всі наші задачі. Нам потрібно було щось більше, що допомогло б стабілізувати процеси в компанії, виявити вузькі місця, побудувати систему.
Після того, як ми озвучили менеджеру IAMPM свої задачі, нам запропонували новий для нас формат — консалтинг з досвідченим проєктним менеджером. І хоча для нашої компанії це було досить недешеве рішення, кожен витрачений долар був виправданий.
Хочу сказати ще ось що. Ми повірили фахівцям з IAMPM, тому що нам не намагалися продати доступне рішення з тих, що є, а підійшли до наших задач індивідуально й запропонували те, що задовольнить потреби нашого бізнесу.
Анатолій: У нашій ситуації консалтинг здавався (і став!) найкращим рішенням, бо він охопив увесь напрямок проджект-менеджменту в компанії, а не просто точково вирішив одну проблему, наприклад, «навчимо ваших проєктних менеджерів працювати з ризиками». Нам потрібна була більш комплексна робота.
Чи не було якихось страхів, переживань, що пускаєте сторонню людину в усі внутрішні процеси?
Юрій: Ні, взагалі ні. Робота з IAMPM і з Олександром Крючковим — як потрійний страйк! З першого зідзвону Олександр справив враження професіонала, який вдумливо ставиться до того, що ми говоримо. Взаємодія була максимально комфортною та корисною, і відразу після знайомства ми зрозуміли, що консалтинг приведе нас до результату.
Анатолій: У мене також не було жодних сумнівів. Можливо, побоювання керівників залежать від сфери, наприклад, з фінансами ми були б обережнішими. Ми надавали Олександру досить важливі документи, але повністю довіряли його підходу до роботи. І наші очікування справдилися — співробітники задоволені, використовують нові шаблони та практики. Також робота з Олександром наштовхнула нас на нові ідеї, які раніше упускали з поля зору.
Як команда сприйняла консалтинг, чи не було труднощів?
Юрій: За моїми відчуттями, хлопці сприйняли процес як крок уперед, як сходинку вгору. Це був новий підхід для нас, коли консультант спілкувався безпосередньо з менеджерами конфіденційно. А ми з Анатолієм отримали лише звіт щодо цих інтерв’ю від Олександра.
Звісно, хтось може казати: «Які консультації? Потрібно терміново гасити пожежі», але для нас це було стратегічно правильним рішенням. Основна частина команди теж це розуміла, й консультації для нас послужили чимось на зразок тимбілдінгу.
Ми проводили спільні зідзвони із командою РМ, обговорювали, що можемо впроваджувати, як це зробити, ділилися досвідом. Співробітники розуміли, що компанія не стоїть на місці, не заплющує очі на проблеми, а намагається їх вирішити.
Будь-які зміни – це завжди важко. Тому, звичайно, комусь може бути складно перебудуватися на нові процеси, але ми розуміємо, що не буває розвитку без певного дискомфорту, а «лейкопластир треба зривати швидко».
Звісно, ми стикалися і зі складнощами. Десь треба було більше часу, щоб проаналізувати, пошукати вихід, але рішення завжди знаходилися. На всі запитання ми отримали максимально прозорі й розгорнуті відповіді. Ми також отримували відповіді на запитання, які одразу й не обговорювалися.
Що допомогло вам подолати труднощі й отримати максимум від консалтингу
Юрій: Як менеджери з боку IAMPM, так й експерт Олександр Крючков дуже вдумливо ставилися до всіх наших запитів: ми працювали як єдине ціле.
У спільному чаті менеджер IAMPM призначав зустрічі, стежив, щоб усім було зручно, щоб в особистих і корпоративних календарях були слоти. Мені сподобалося, коли ми писали коментарі в документі й отримували розгорнуті, вичерпні відповіді у стислі терміни. В результаті Олександр повністю закривав наші потреби в розумінні, як впроваджувати той чи інший інструмент.
Які інсайти ви винесли й коли
Юрій: Ми почали отримувати інсайти з першої зустрічі з Олександром — коли описували проблеми, вже розуміли частину рішень. І навідні запитання від Олександра, дуже тонкі, точні, не в брову, а в око, дозволяли знаходити вузькі місця в організації компанії.
Як фаундери, ми з Анатолієм зрозуміли, що консультації з професіоналами своєї справи — це новий етап у розвитку нашої компанії. Адже в результаті ми отримали нешаблонні рішення, які працюють тут і зараз, і ефективні саме для нашої компанії.
Є речі, які, в принципі, всі знають, але які чомусь не працюють у вашому конкретному випадку. Тут дуже допомагає погляд досвідченого професіонала, щоб дізнатися, як покращити процеси конкретно у вашій ситуації. У нас вже зараз багато позитивних змін, і я впевнений, що після фінального впровадження ми вийдемо на якісно новий рівень роботи проджект менеджменту.
Наскільки консалтинг вирішив задачі компанії
Юрій: Зараз ми перебуваємо на фінальному етапі й дуже задоволені результатами. Навіть той факт, що ми щодня збираємося з командою проджект менеджменту й обговорюємо роботу, впроваджуємо нововведення, — це вже результат.
Які покращення бачимо зараз:
- Впровадили звітність із конкретними метриками, щоб чітко розуміти маржинальність кожного проєкту.
- Знайшли хорошого Head of PM за допомогою Олександра, розписали організаційну структуру компанії, задачі фахівців на кожній позиції. Наразі співробітники розуміють, що потрібно робити, щоб досягати результатів.
- Отримали чіткі шаблони для звітів, оцінки проєктів, самого процесу розробки. Удосконалили планування довгострокових проєктів: усі нові проєкти ми вже запускаємо за допомогою шаблонів.
Наразі ми знаходимося на етапі фіналізації, впроваджуємо ідеї, які були результатом кількох тижневих консультацій. Але вже зараз можу сказати, що компанія до й після знайомства з IAMPM – це дві різні компанії.
Для яких компаній ви б порекомендували консалтинг
Анатолій: Консалтинг необхідний для різних етапів: тим, хто тільки починає — тому що такі компанії частіше концентруються на прибутках і зростанні, а не на процесах. Або компаніям, які, як і ми, зробили швидкий стрибок і побачили, що якість не встигає за зростанням. Шкода, що нам цього ніхто не підказав, бо зараз я думаю, що нам слід було б провести консалтинг раніше.
Юрій: Я радив би консалтинг усім компаніям, які спочатку вибудовували процеси без урахування масштабування бізнесу. Для команд, які перебувають на етапі стрімкого зростання, дуже корисно буде не просто отримати поради від консультанта, а й допомога у впровадженні — це найцінніше.
Якщо хочете отримати результат, то СЕО, власникам компаній, необхідно займати роль учня, навіть якщо вже є багато досвіду в IT. Тоді від консалтингу можна отримати максимум користі.