Жизненный цикл любого проекта в IT — это время от инициации до завершения. При этом, чтобы каждый спринт проходил легко и команда успешно дошла до конечного релиза, необходим постоянный мониторинг и контроль со стороны PM-а. Для оптимизации этого процесса большинство менеджеров используют как стандартные, так и кастомные dashboards в Jira, TFS и других системах управления проектами. В статье подробней расскажем про дашборды и на примере Jira покажем, как их настроить.
Что такое dashboard
Dashboard в IT — это по сути динамически форма онлайн-отчета, где на единой информационной панели отображаются данные в удобном для восприятия виде: диаграммах, таблицах, графиках. Доступ к этому инструменту может иметь как PM, так и другие стейкхолдеры — это вопрос настроек. При правильном использовании дашбордов существенно облегчается задача по мониторингу, аналитике и контролю проектов, а также принятию управленческих решений по ним.
Глядя на панель, PM в режиме реального времени может определить общее состояние дел, а проанализировав данные, — выявить слабые места, спрогнозировать развитие ситуации, наметить дальнейшие шаги. Dashboards особенно помогают, когда менеджер ведет сложные проекты с большим количеством задач и участников.
Виды дашбордов
Условно dashboards можно разделить на три категории: стратегические, операционные и аналитические. Каждый вариант имеет свои особенности и применяется в зависимости от того, какую информацию хочет оценить PM.
- Стратегические дашборды. Используют для анализа бизнеса, продукта или проекта в целом и ключевых показателей в частности. Dashboards такого вида помогают менеджерам проектов и руководству компании видеть целостную картину достижения основных целей, выстраивать стратегию «в долгую» по развитию, получению большей прибыли.
- Аналитические дашборды. Носят характер регулярных отчетов по конкретным показателям. Анализ полученных данных помогает проджекту выявлять проблемы и тенденции, быстро вносить корректировку в работу команды. К примеру, Project Manager видит, что уже второй спринт подряд девелопер затягивает закрытие своих задач из-за неправильного распределения времени. Видя эту информацию и проанализировав ее, PM-у проще найти решение проблемы.
- Операционные дашборды. Помогают отслеживать ситуацию по текущим процессам. Часто используются не только PM-ами, но и отдельными специалистами. Например, на этапе тестирования девелоперы и тестировщики часто следят за появлением баг-репортов и обратной связи по ним.
В повседневной рутине Projects Managers обычно используют операционные и аналитические панели — это их основные помощники для понимания и контроля текущего состояния дел. Аналитические применяют реже и в основном при анализе конечных результатов и планировании работы команды перед стартом нового проекта.
Как создать эффективный дашборд
В интернете часто можно увидеть фотографии, где менеджер сидит перед монитором, на котором видно много разных диаграмм, схем и других визуальных инструментов с данными. Картинка красивая, но на практике такой подход скорее может запутать, чем помочь. Опытные PM-ы при настройке дашбордов рекомендуют всегда учитывать, кто будет еще пользоваться панелью, какие данные реально нужно отображать и как часто они необходимы. Например, вряд ли клиенту будет интересно, кто из специалистов и когда закрыл задачи — его интересует общий прогресс по проекту.
Рекомендации при создании dashboards:
- Приоритезируйте данные и оставляйте только самые важные для отображения.
- Подавайте информацию максимально наглядно и просто для восприятия. Для этого применяйте схемы, диаграммы, таблицы, инфографики.
- Группируйте, показатели одного направления (например, текущее состояние задач по проекту).
- Располагайте рядом данные, которые планируете сравнивать и сопоставлять.
- Всегда учитывайте разный уровень доступов к тем или иным показателям.
Дашборд — это рабочий инструмент менеджера, и от его настройки во многом зависит скорость получения и обработки информации, а также реагирование на нее. Поэтому хороший dashboard отображает наиболее важные данные и их изменения, легкий для восприятия и анализа. Это тот случай, когда простота и практичность приоритетней «красивой обертки»
Как настроить dashboard в Jira
Jira — один из лучших сервисов по управлению проектами и компаниями в IT. Не удивительно, что в нем встроена возможность создания и работы с дашбордами. По умолчанию каждому пользователю предлагается Default Dashboard, который всегда доступен для просмотра всем участникам проекта. Представляет собой панель управления с «плитками» из так называемых gadgets.
При желании всегда можно расширить Default Dashboard другими гаджетами либо же создать New Dashboard. В случае с новым дашбордом у вас будет возможность выбрать уровни доступа к панели и отображаемой на ней информации, определить роли для Viewers и Editors. При этом каждый gadget имеет собственные настройки и кастомизацию под предпочтения пользователя: имя, размер, расположение на панели, цвет ярлыка.
В целом процесс создания и настройки дашбордов вместе с гаджетами интуитивно понятен. По количеству dashboards в Jira нет ограничений, при этом вы можете использовать сразу несколько для разных проектов. Для лучшей информативности и эффективности работы опытные менеджеры советуют добавлять до 10 гаджетов на одну панель. Какие именно это будут — все зависит от тех показателей, которые вы планируете демонстрировать и анализировать при работе с конкретным дашбордом.
Вместо вывода
Правильно настроенные dashboards — это значительная экономия времени на получение и анализ данных для проектного менеджера. С их помощью он может не только постоянно «держать руку на пульсе», но и в нужный момент быстро предоставить все необходимые данные клиенту или руководству. Практика многих PM-ов показывает, что использование дашбордов упрощает операционную деятельность и уменьшает количество ошибок, повышает эффективность управления проектом и командой в целом.