Как сделать правильное расписание на день

21 сентября 2022

  • Автор: Александр Кононенко

  • Сложность: легко

  • Время: 5 мин

Грамотная организация собственного времени повышает эффективность труда, снижает утомляемость и способствует личностному росту — так пишут в бизнес-книгах и говорят успешные люди. Например, Илон Маск, Марк Цукерберг, Джефф Безос и Билл Гейтс в своих интервью часто упоминают о том, как важно правильно планировать свой день. Поэтому предлагаем вместе разобраться в эффективном тайм-менеджменте с упором на специфику IT, и начнем с главного — универсального подхода к составлению расписания не существует.

Планирование дня всегда индивидуально

Обычно задачи всех членов команды отличаются друг от друга по временным и трудовым затратам. Каждый из них может трудиться в отличном от других часовом поясе и формате работы (в офисе, на ремоуте или в гибридном варианте), а также зависит от семьи, привычек и других обстоятельств, которые влияют на уровень эффективности в разные часы.

Если сложить все факторы воедино, становится понятным — любое планирование дня требует индивидуального подхода. Например, офисному работнику приходится рассчитывать время на проезд туда-обратно, а IT-специалисту на ремоуте помнить про самодисциплину из-за риска забыть про важные задачи. Менеджеру же необходимо учитывать не только собственный график, но и сотрудников. Составлять личное расписание лучше с записи задач и их приоритизации. 

Запись и приоритизация задач

Мозг часто сравнивают с суперкомпьютером в вопросах обработки и хранения информации. Если исходить из этой аналогии, то чем больше перегружена оперативная (краткосрочная) память, тем сильнее тормозят процессы. Поэтому нет смысла держать в голове все задачи на день, когда их можно перенести на внешний носитель — в блокнот, планер или таск-менеджер, — и тем самым снизить нагрузку на ОЗУ мозга. 

Запись

Фиксирование задач на день помогает лучше их структурировать и определить приоритет выполнения. Оптимальней всего составлять список вечером либо утром, когда мозг не занят обработкой важных задач. 

Запись и приоритизация задач

В качестве инструментов для составления личного графика на день, если у вас маленькая загруженность, советуем использовать онлайн-календарь вроде Google и простой веб-планер по типу Todoist — в нем легко выставлять приоритеты. Также часто используют таск-менеджеры — вроде Jira и Trello — для создания собственного расписания, что вполне оправдано в случае наличия большого количества задач с разной степенью важности и срочности. Не просто так Jira — это must have для PM-ов.

Jira Start

Приоритизация

Говоря про приоритизацию и распределение задач, то лучше всего начать с разделения на группы по срочности, важности и сложности. Для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра. 

Матрица Эйзенхауэра

Желательно учитывать время, когда ваша деятельность наиболее эффективна. Например, существует мнение, что сложные и важные задачи лучше всего выполнять в первой половине дня, а рутинные — после обеда. Основа такого подхода — общепринятые понятия о биоритмах человека и психологический фактор «сделал дело — гуляй смело».

На практике приоритизация и разделение задач по стандартным биологическим ритмам действительно показывает хорошие результаты, но может не всем подойти. Например, если вы работаете в ночное время, либо в компании принято проводить операционную деятельность именно утром, вам так или иначе придется подстраивать свой график под систему. Все это подводит нас к тому, что эффективное расписание на день должно быть гибким, но с обязательным контролем.

Гибкость планирования и контроль

Как бы тщательно вы не прорабатывали свой график, всегда есть вероятность переноса задач, их отмены или корректировки из-за внешних обстоятельств или какой-то неучтенной детали в начале. Это одна из причин, почему методологию гибкого планирования Agile многие IT-специалисты переносят и в обычную жизнь вне работы — она позволяет быстрее и с меньшими потерями реагировать на какие-либо изменения в расписании.

Контроль факта выполнения задач и затраченного на это времени, а также выявление отвлекающих факторов — еще одна важная составляющая правильного планирования. Это позволяет эффективно распределять нагрузку и оптимизировать личную деятельность в течение дня. Для самоконтроля отлично подходят тайм-трекеры, системы учета и оценки продуктивности вроде Yaware.TimeTracker, Mirobase. С их помощью можно не только проанализировать собственную эффективность, но и выявить «пожирателей времени». Более того, такие сервисы помогают определить оптимальное время для перерывов на работе, что важно для сохранения высокой работоспособности.  

Планирование

Типичный пример рабочего дня проектного менеджера

В зависимости от приоритетности и эффективных часах самого менеджера, представленный ниже список задач можно делать меньше или расширять новыми задачами, а сами пункты перемещать по временной шкале:

  • просмотр каналов коммуникации в начале рабочего дня;
  • планирование/корректировка рабочих задач для команды;
  • утренний ежедневный митинг;
  • контроль тасков;
  • проработка запросов от клиентов;
  • решение текущих вопросов по задачам;
  • проведение эстимейтов, если есть запросы от сейлз-департамента;
  • поиск решений для большей монетизации проектов;
  • проработка документации;
  • общение с командой с целью выявления проблемных моментов и оптимизации рабочих процессов;
  • созвоны и встречи с клиентами;
  • фиксация результатов;
  • просмотр рабочих каналов, чатов и почты в конце дня.

Сон, питание и отдых — это важно

Энергия — основной ресурс любого человека, поэтому важно ее вовремя восполнять. Лучше всего с этим справляется полноценный сон и питание с приоритетом в сторону углеводов, если речь про умственный труд.

Сон

Многие известные личности спят по 5-6 часов, например, Илон Маск. Ученые же рекомендуют сон длиной не менее 7 часов, но главное — с учетом циркадных (биологических) ритмов. Оптимальное время для отбоя — это 22-23:00, так как в это время организм начинает вырабатывать мелатонин — гормон сна.

Другой вопрос, что часто айтишникам приходится работать ночью из-за разницы во времени с основным офисом компании. В этом случае помогут небольшие перерывы и полноценный дневной сон с обязательным захватом периода с 13.00 до 15.00 (причина снова в циркадных ритмах).

Питание

В идеале должно быть три основных приема пищи на день (завтрак, обед и ужин) и несколько перекусов. Отлично, если они сбалансированы с учетом высоких энергозатрат на решение IT-задач из-за постоянного умственного напряжения, длительной сидячей работы в помещении и отсутствия правильного режима питания у большинства.

Для IT-специалистов диетологи рекомендуют пищу с высоким содержанием углеводов вроде овощей, фруктов и каш. Также следует помнить про негативное влияние долгого сидения за монитором. Глаза и позвоночник в особой зоне риска, поэтому не стоит забывать про морковь, морскую рыбу и чернику в рационе, а также контроль количества потребляемой соли.

Отдых

Отдых в течение рабочего дня — это must have, если хотите быть эффективным. Врачи рекомендуют после каждых 45-60 минут труда за монитором делать паузу в 10-15 минут. Так глаза меньше устают, и работоспособность мозга дольше сохраняется на должном уровне. Хорошо себя показывает метод Pomodoro с разбиением задач на маленькие отрезки-«помидоры». В классическом варианте деление происходит по 30 минут (25 отводится для работы и 5 — на отдых) с последующим большим перерывом в 15-30 минут после четырех таких «помидоров», но можете определить и другие временные отрезки.

Подход простой и действенный, позволяет лучше сконцентрироваться на процессе. Главное в этом всем — обязательный перерыв, даже когда задача не закончена. Для удобства можно воспользоваться специальными приложениями или гаджетом Pomodoro в виде будильника.

В перерывах лучше всего полностью отвлечься от текущих задач. Хорошо помогает чтение, прослушивание музыки и прогулки на воздухе. Повышенная физическая активность и гимнастика будет только в плюс, особенно, если акцент делается на спину и глаза. В некоторых крупных компаниях практикуются сеансы йоги и короткого сна во время рабочих перерывов, так что тоже можете взять на заметку.

Если говорить про отпуск, то здесь важен полный физический и эмоциональный отдых от работы вплоть до полного отключения всех средств коммуникации. Помните, у вас может быть идеально составленное расписание на день, неделю и даже месяц, но если вы не в ресурсе, ваша эффективность будет низкой. На длительной дистанции это может перерасти в серьезные проблемы вроде профессионального выгорания, что негативно влияет на общее состояние организма и ведет к снижению конкурентоспособности в качестве специалиста.

Нет «белке в колесе»

Низкая эффективность в работе чаще всего связана с неверным распределением задач в течение дня и отсутствием внутреннего ресурса. Режим «белки в колесе» без приоритизации ведет только к выгоранию и снижению уровня мотивации. Правильное расписание дня — это баланс между работой, личной жизнью и отдыхом. При этом важно помнить, что эффективное планирование подразумевает возможность адаптации графика под изменившиеся обстоятельства.

Александр Кононенко

Копирайтер-маркетолог с техническим образованием, опытом в продажах и маркетинге. Всегда в поисках лучших решений для достижения поставленных целей, и считает, что создание текстов — это симбиоз искусства и науки.