Як зробити правильний розклад на день

21 September 2022

  • Автор: Олександр Кононенко

  • Складність: Легко

  • Час: 5 хв

Грамотна організація власного часу підвищує ефективність праці, знижує втомлюваність та сприяє особистісному зростанню — так пишуть у бізнес-книгах та говорять успішні люди. Наприклад, Ілон Маск, Марк Цукерберг, Джефф Безос та Білл Гейтс у своїх інтерв’ю часто згадують про те, як важливо правильно планувати свій день. Тому пропонуємо разом розібратися в ефективному тайм-менеджменті з упором на специфіку IT. І почнемо з головного — універсального підходу до складання розкладу не існує.

Планування дня завжди індивідуальне

Зазвичай завдання всіх членів команди відрізняються один від одного за тимчасовими та трудовими витратами. Кожен з них може працювати у відмінному від інших часовому поясі та форматі роботи (в офісі, на ремоуті або в гібридному варіанті), а також залежить від сім’ї, звичок та інших обставин, які впливають на рівень ефективності у різні години.

Якщо скласти всі чинники докупи, стає зрозумілим — будь-яке планування дня потребує індивідуального підходу. Наприклад, офісному працівнику доводиться розраховувати час на проїзд туди-назад, а IT-фахівцю на ремоуті пам’ятати про самодисципліну через ризик забути про важливі завдання. Менеджеру необхідно враховувати не тільки власний графік, а й співробітників. Складати особистий розклад краще із запису завдань та їх пріоритизації.

Запис та пріоритизація завдань

Мозок часто порівнюють із суперкомп’ютером у питаннях обробки та зберігання інформації. Якщо виходити з цієї аналогії, чим більше перевантажена оперативна (короткострокова) пам’ять, тим сильніше гальмуються процеси. Тому немає сенсу пам’ятати всі завдання на день, коли їх можна перенести на зовнішній носій — у блокнот, планер чи таск-менеджер — і тим самим знизити навантаження на ОЗУ мозку.

Запис

Фіксування завдань на день допомагає краще їх структурувати та визначити пріоритет виконання. Найкраще складати список ввечері або вранці, коли мозок не зайнятий обробкою важливих завдань.

Приорітизація

Якщо у вас маленька завантаженість, для складання особистого графіка на день радимо використовувати онлайн-календар на кшталт Google і простий вебпланер на кшталт Todoist — у ньому легко виставляти пріоритети. Також часто використовують таск-менеджери — на зразок Jira та Trello — для створення власного розкладу, що цілком виправдано у разі наявності великої кількості завдань з різним ступенем важливості та терміновості. Не просто так Jira — це must have для PM-ів.

Jira Start

Пріоритизація

Говорячи про пріоритизацію та розподіл завдань, то найкраще почати з поділу на групи за терміновістю, важливістю та складністю. Для цього можна використовувати матрицю Ейзенхауера. 

Матриця Ейзенхауера

Бажано враховувати час, коли ваша діяльність найефективніша. Наприклад, існує думка, що складні та важливі завдання найкраще виконувати у першій половині дня, а рутинні — після обіду. Основа такого підходу — загальноприйняті поняття про біоритми людини та психологічний фактор «Справив діло — гуляй сміло».

На практиці пріоритизація та поділ завдань за стандартними біологічними ритмами дійсно показує хороші результати, але може не всім підійти. Наприклад, якщо ви працюєте в нічний час, або у компанії прийнято проводити операційну діяльність саме вранці, вам так чи інакше доведеться підлаштовувати свій графік під систему. Все це підводить нас до того, що ефективний розклад на день має бути гнучким, але з обов’язковим контролем.

Гнучкість планування та контроль

Як би ретельно ви не складали свій графік, завжди є ймовірність перенесення завдань, їх скасування чи коригування через зовнішні обставини чи якусь невраховану деталь на початку. Це одна з причин, чому методологію гнучкого планування Agile багато IT-фахівців переносять і в звичайне життя поза роботою — вона дозволяє швидше і з меншими втратами реагувати на будь-які зміни в розкладі.

Контроль факту виконання завдань і витраченого на це часу, а також виявлення факторів, що відволікають, — ще одна важлива складова правильного планування. Це дозволяє ефективно розподіляти навантаження та оптимізувати особисту діяльність протягом дня. Для самоконтролю відмінно підходять тайм-трекери, системи обліку та оцінки продуктивності на зразок Yaware.TimeTracker, Mirobase. З їхньою допомогою можна не лише проаналізувати власну ефективність, а й виявити «пожирачів часу». Більше того, такі послуги допомагають визначити оптимальний час для перерв на роботі, що важливо для збереження високої працездатності.

Планування

Типовий приклад робочого дня проєктного менеджера

Залежно від пріоритетності та ефективних годин самого менеджера, наведений нижче список завдань можна зменшувати або розширювати новими завданнями, а пункти переміщувати за шкалою часу:

  • перегляд каналів комунікації на початку робочого дня;
  • планування/коригування робочих завдань для команди;
  • ранковий щоденний мітинг;
  • контроль тасків;
  • опрацювання запитів від клієнтів;
  • вирішення поточних питань щодо завдань;
  • проведення естімейтів, якщо є запити від сейлз-департаменту;
  • пошук рішень для більшої монетизації проєктів;
  • опрацювання документації;
  • спілкування з командою з метою виявлення проблемних моментів та оптимізації робочих процесів;
  • дзвінки та зустрічі з клієнтами;
  • фіксація результатів;
  • перегляд робочих каналів, чатів та пошти наприкінці дня.

Сон, харчування та відпочинок — це важливо

Енергія — основний ресурс будь-якої людини, тому важливо вчасно його поповнювати. Найкраще з цим справляється повноцінний сон та харчування з пріоритетом у бік вуглеводів, якщо йдеться про розумову діяльність.

Сон

Багато відомих осіб сплять по 5-6 годин, наприклад, Ілон Маск. Вчені рекомендують сон довжиною не менше 7 годин, але головне — з урахуванням циркадних (біологічних) ритмів. Оптимальний час для відбою — це 22-23:00, оскільки в цей час організм починає виробляти мелатонін — гормон сну.

Інше питання, що часто айтівцям доводиться працювати вночі через різницю в часі з основним офісом компанії. У цьому випадку допоможуть невеликі перерви та повноцінний денний сон із обов’язковим захопленням періоду з 13:00 до 15:00 (причина знову у циркадних ритмах).

Харчування

В ідеалі має бути три основні прийоми їжі на день (сніданок, обід та вечеря) та кілька перекусів. Чудово, якщо вони збалансовані з урахуванням високих енерговитрат на вирішення IT-завдань через постійну розумову напругу, тривалу сидячу роботу в приміщенні та відсутність правильного режиму харчування у багатьох спеціалістів.

Для IT-фахівців дієтологи рекомендують їжу з високим вмістом вуглеводів на зразок овочів, фруктів та каш. Також слід пам’ятати про негативний вплив довгого сидіння за монітором. Очі та хребет в особливій зоні ризику, тому не варто забувати про моркву, морську рибу та чорницю в раціоні, а також контроль кількості солі, що споживається.

Відпочинок

Відпочинок протягом робочого дня — це must have, якщо хочете бути ефективним. Лікарі рекомендують після кожних 45-60 хвилин за монітором робити паузу в 10-15 хвилин. Так очі менше втомлюються і працездатність мозку довше зберігається на належному рівні. Добре показує себе метод Pomodoro з розбиттям завдань на маленькі відрізки-«помідори». У класичному варіанті поділ відбувається по 30 хвилин (25 відводиться для роботи і 5 — на відпочинок) з наступною великою перервою в 15-30 хвилин після чотирьох таких «помідорів», але можете визначити й інші тимчасові відрізки.

Підхід простий і дієвий та дозволяє краще сконцентруватися на процесі. Головне в цьому всім — обов’язкова перерва, навіть коли завдання ще не закінчено. Для зручності можна скористатися спеціальними програмами або гаджетом Pomodoro у вигляді будильника.

У перервах найкраще повністю відволіктися від поточних завдань. Добре допомагає читання, прослуховування музики та прогулянки на свіжому повітрі. Підвищена фізична активність та гімнастика буде лише у плюс, особливо, якщо акцент робиться на спину та очі. У деяких великих компаніях практикуються сеанси йоги та короткого сну під час робочих перерв, тому можете взяти на замітку.

Якщо говорити про відпустку, то тут важливим є повний фізичний та емоційний відпочинок від роботи аж до повного відключення всіх засобів комунікації. Пам’ятайте, у вас може бути ідеально складений розклад на день, тиждень і навіть місяць, але якщо ви не в ресурсі, ваша ефективність буде низькою. На тривалій дистанції це може перерости у серйозні проблеми на кшталт професійного вигорання, що негативно впливає на загальний стан організму та веде до зниження конкурентоспроможності як фахівець.

Ні «білці в колесі»

Низька ефективність у роботі найчастіше пов’язані з неправильним розподілом завдань протягом дня та відсутністю внутрішнього ресурсу. Режим «білки в колесі» без пріоритизації веде лише до вигорання та зниження рівня мотивації. Правильний розклад дня — це баланс між роботою, особистим життям та відпочинком. При цьому важливо пам’ятати, що ефективне планування передбачає можливість адаптації графіка під обставини, що змінилися.

Олександр Кононенко

Копірайтер-маркетолог з технічною освітою, досвідом у продажах та маркетингу. Завжди в пошуках найкращих рішень для досягнення поставленої мети. Вважає, що створення текстів — це симбіоз мистецтва та науки.