Одне з головних завдань Project або Product Manager — правильно розподіляти і контролювати роботу команди. Коли проєктів та учасників небагато, теоретично менеджер може обійтися блокнотом, Excel, електронною поштою та месенджерами для взаємодії з технічними спеціалістами, клієнтами та керівництвом. Але давайте будемо чесними: чи часто ви як менеджер стикалися з невеликою кількістю завдань та зацікавлених у результаті сторін?
Серед безлічі листувань губляться файли та важливі повідомлення. Не допустити хаосу в роботі PM-а допоможе таск-менеджер — програма чи сервіс для створення спільного робочого простору, в якому зручно планувати та ставити завдання, контролювати процес та результат. У статті розповімо про 5 популярних IT-рішень для управління проєктами, які часто використовують студенти та експерти IAMPM.
Trello
Trello — додаток-планувальник на основі ідеї Kanban-дошки для спільної роботи команди (сервіс часто використовують як перший пробний таск-менеджер). У базовій версії кожен проєкт представлений у форматі дошки, яка розбита на колонки під назвою етапів робочого процесу. Завдання у вигляді карток додаються у відповідні стовпці.
Для роботи доступні такі версії: онлайн-сервіс, програма для Windows та MacOS, додаток на iOS та Android. Також є можливість індивідуального налаштування робочого процесу під конкретний проєкт вручну або за допомогою системи автоматизації Butler. Менеджер у ролі адміністратора може надавати рівні доступу та розподіляти ролі співробітників, контролювати постановку завдань та хід їх виконання, відстежувати результати.
У завдання можна: додавати підзавдання, описи, чек-листи і файли, встановлювати різні терміни виконання та пріоритети, призначати відповідальних.
Плюси
- Безкоштовна версія таск-менеджера, в якій є базовий набір інструментів для управління проєктом.
- Наочний та простий інтерфейс.
- Можливість працювати в режимі офлайн, синхронізація з усіма версіями.
- Великий вибір шаблонів для проєктів.
- Широкий пул інтеграцій з іншими сервісами.
- Дружня та оперативна техпідтримка.
- Великий вибір мов інтерфейсу.
Мінуси
- Безкоштовна версія Trello обмежена 10 Kanban-дошками в одному робочому просторі, максимальним обсягом кожного вкладення до 10 Мб та 1 покращенням базової функціональності.
- Одночасно на екрані відображаються завдання лише одного проєкту.
- Для великих компаній може вистачити функціональності у питаннях звітності, подання проєктів, зв’язку між роботою різних команд.
- Trello — зручний таск-менеджер для організації роботи невеликої команди, управління короткими та не дуже складними проєктами.
Asana
Asana — сервіс управління проєктами, який візуально і за функціональністю в базовій версії схожий на Trello. Завдання ставляться на Kanban-дошці, принцип управління якої є стандартним для даного виду інструментів. З цікавих фіч — відображення власного списку завдань співробітника на день, тиждень, місяць у форматі списку, календаря або дошки.
Для роботи доступні варіанти у вигляді: онлайн-сервісу, програма для Windows, програми на iOS та Android. Є індивідуальне налаштування робочого процесу в таск-менеджері і висока деталізація: проєкт — завдання — підзавдання — мітки. Доступна можливість ставити лайки завданням, групувати їх та створювати для них окремі робочі столи. Окремо виділимо різноманітність уявлень проєктів, ходу роботи та звітності у платній версії.
Плюси
- Є безкоштовна версія сервісу управління проєктами з набором основних інструментів для організації роботи співробітників.
- Простий та зрозумілий інтерфейс.
- Режим автономної роботи без підключення до інтернету з подальшою синхронізацією під час підключення до мережі у всіх версіях програми.
- Інтеграція з великою кількістю програм та сервісів.
- У платній версії багато варіантів представлення проєктів, ходу робіт та звітів, є можливість наочно показати зв’язок між роботою різних команд та рядом інших функцій.
- Підтримка Asana Academy, яка за допомогою тестів і завдань допомагає швидше адаптуватися до роботи таск-менеджера.
Мінуси
- Безкоштовна версія онлайн-сервісу Asana обмежена 15 користувачами.
- Основні фічі присутні лише у платній передплаті.
Asana — функціональна альтернатива Trello для управління командами середніх розмірів та розробкою проєктів різної складності, яку неважко адаптувати під власні робочі процеси.
Basecamp
Basecamp — платформа для управління проєктами на основі чек-листів. Має простий інтерфейс, поєднує у собі всі основні інструменти для планування, постановки та відстеження завдань, комунікації між учасниками проєкту.
Для роботи доступні вебверсія, програми на iOS та Android, програма для ПК. В цілому ж таск-менеджер являє собою єдиний робочий простір із завданнями, файлами, загальним чатом, стрічкою новин, календарем та автоматичними чеклістами. Завдання можуть бути розподілені на одну або декілька осіб, далі групуються в лист. Реалізовано зручний перегляд активності користувачів.
Плюси
- Класичний підхід до створення завдань (на кшталт планувальника Todoit).
- Вбудований онлайн-чат, де кожен співробітник може поставити питання щодо проєкту, обговорити завдання з колегами.
- Стрічка новин — зручне рішення, щоб донести важливу інформацію від компанії.
- Календар, в якому керівництво та учасники проєкту відзначають важливі події.
- Зручне визначення прогресу за допомогою чеклістів.
Мінуси
- Немає безкоштовної версії (тільки пробна з подальшою платною підпискою).
- Для любителів Kanban-дощок може бути не дуже наочне відображення даних.
Basecamp — це відмінне рішення для команд та компаній, яким для планування, постановки та відстеження завдань зручний формат чеклістів. Сервіс дозволяє вести проєкт без відволікання на сторонні програми.
Monday.com
Monday.com — одна з найфункціональніших платформ для управління проєктами. Має багато корисних інструментів, зручне відображення даних, а інтерфейс та бізнес-логіка таск-менеджера порадують зрозумілою структурою.
Для роботи доступні онлайн-сервіс, програми на iOS та Android. Реалізовано можливість максимально точно налаштувати платформу під конкретний проєкт, у тому числі за допомогою автоматизації процесів, що допомагає швидко підключати нових співробітників. Для всіх тарифів, крім базового, доступні різні варіанти відображення проєктів на кшталт діаграми Ганта та шкали часу, а інформація оновлюється на основі релевантності. Також у системі є режим синхронізації даних на всіх пристроях.
Плюси
- Широкі можливості щодо інтеграції з іншими сервісами.
- Крім діаграми Ганта та шкали часу як відображення даних можна використовувати: Kanban-дошку, таблицю, дашборд, звичайну діаграму, картки.
- Існує вбудований інструмент для створення форм.
- Можливість відстеження завдання на кількох дошках, керуючи власним та командним робочим навантаженням.
- База знань швидкої адаптації співробітників до роботи у сервісі.
- Техпідтримка 24/7.
Мінуси
- Немає безкоштовного тарифу (тільки пробний період на 14 днів).
- Для застосування та використання знадобиться час на вивчення всіх можливостей таск-менеджера.
- Monday.com — сервіс для допомоги в управлінні проєктами, який підійде середнім та великим командам, які працюють над масштабними та довготривалими проєктами.
Jira
Jira — один із найпопулярніших сервісів для IT-команд, що пропонує великий арсенал інструментів для ведення проєктів. Фактично це комплекс IT-рішень, які в більшості випадків повністю закривають всі робочі запити PM-ів.
Головні особливості — «заточеність» під Agile-проєкти, висока адаптація Jira до роботи з проєктами будь-якої складності та кастомізація. Для роботи доступні онлайн-сервіс та десктопна програма. Програма пропонує широкий вибір готових шаблонів, можливість вибрати проєкти під керуванням командою або компанією, функціонал для роботи менеджера в ролі адміністратора.
Плюси
- Якісний Usability, завдяки чому інтуїтивно зрозуміло, що де знаходиться.
- Можливість роботи з методології Kanban чи Scrum без додаткових «танців із бубном».
- У завданнях фіксується інформація про виконавця, цілі, необхідні дії, проводиться фіксація часу виконання (при необхідності можна додати вкладення).
- Зручний формат ведення документації, складання звітності, обміну інформацією.
- Можна настроїти Webflow.
- Великий потенціал розширення базового функціоналу за допомогою плагінів: Script Runner, Tempo, Big Picture, EazyBI, Structure.
- Jira є доброзичливою до інтеграції з великим пулом сервісів: Gmail, Salesforce, Slack, Outlook, Teams, Github.
- Є офіційна сертифікація.
- Якісна техпідтримка.
Мінуси
- Для отримання максимального результату від використання Jira потрібний платний тариф.
- Для ефективного впровадження та адаптації потрібен час, певні знання та навички.
Jira — це гнучка система управління проєктами різного рівня складності. При правильному налаштуванні значно знижує кількість помилок у плануванні та контролі роботи команди, а також економить час та гроші компанії. Це універсальний таск-менеджер з великим потенціалом для оптимізації процесів будь-якої IT-компанії.
Досвід IAMPM та висновки
У IAMPM ми використовуємо Trello, хоча тестували кілька рішень. Зупинилися на цьому інструменті, оскільки він закриває всі необхідні запити щодо управління проєктами і прийшовся «за духом» всій команді.
Таск-менеджер це не просто система управління проєктами, а й особистий помічник кожного PM-а. Тому при його виборі обов’язково враховуйте:
- реальні бізнес-завдання, які необхідно закрити (немає сенсу використовувати масштабні IT-рішення, якщо у вас, наприклад, один невеликий проєкт);
- технічні особливості та тимчасові терміни щодо впровадження та налаштування;
- зручність для роботи команди.
Обов’язково пам’ятайте про можливості масштабування у разі зростання кількості та складності проєктів.