Який таск-менеджер обрати у 2022 році

8 September 2022

  • Автор: Олександр Кононенко

  • Складність: легко

  • Час: 6 хв

Одне з головних завдань Project або Product Manager — правильно розподіляти і контролювати роботу команди. Коли проєктів та учасників небагато, теоретично менеджер може обійтися блокнотом, Excel, електронною поштою та месенджерами для взаємодії з технічними спеціалістами, клієнтами та керівництвом. Але давайте будемо чесними: чи часто ви як менеджер стикалися з невеликою кількістю завдань та зацікавлених у результаті сторін?

Серед безлічі листувань губляться файли та важливі повідомлення. Не допустити хаосу в роботі PM-а допоможе таск-менеджер — програма чи сервіс для створення спільного робочого простору, в якому зручно планувати та ставити завдання, контролювати процес та результат. У статті розповімо про 5 популярних IT-рішень для управління проєктами, які часто використовують студенти та експерти IAMPM.

Trello

Trello

Trello — додаток-планувальник на основі ідеї Kanban-дошки для спільної роботи команди (сервіс часто використовують як перший пробний таск-менеджер). У базовій версії кожен проєкт представлений у форматі дошки, яка розбита на колонки під назвою етапів робочого процесу. Завдання у вигляді карток додаються у відповідні стовпці.

Для роботи доступні такі версії: онлайн-сервіс, програма для Windows та MacOS, додаток на iOS та Android. Також є можливість індивідуального налаштування робочого процесу під конкретний проєкт вручну або за допомогою системи автоматизації Butler. Менеджер у ролі адміністратора може надавати рівні доступу та розподіляти ролі співробітників, контролювати постановку завдань та хід їх виконання, відстежувати результати.

У завдання можна: додавати підзавдання, описи, чек-листи і файли, встановлювати різні терміни виконання та пріоритети, призначати відповідальних.

Trello task

Плюси

  • Безкоштовна версія таск-менеджера, в якій є базовий набір інструментів для управління проєктом.
  • Наочний та простий інтерфейс.
  • Можливість працювати в режимі офлайн, синхронізація з усіма версіями.
  • Великий вибір шаблонів для проєктів.
  • Широкий пул інтеграцій з іншими сервісами.
  • Дружня та оперативна техпідтримка.
  • Великий вибір мов інтерфейсу.

Мінуси

  • Безкоштовна версія Trello обмежена 10 Kanban-дошками в одному робочому просторі, максимальним обсягом кожного вкладення до 10 Мб та 1 покращенням базової функціональності.
  • Одночасно на екрані відображаються завдання лише одного проєкту.
  • Для великих компаній може вистачити функціональності у питаннях звітності, подання проєктів, зв’язку між роботою різних команд.
  • Trello — зручний таск-менеджер для організації роботи невеликої команди, управління короткими та не дуже складними проєктами.

Asana

Asana

Asana — сервіс управління проєктами, який візуально і за функціональністю в базовій версії схожий на Trello. Завдання ставляться на Kanban-дошці, принцип управління якої є стандартним для даного виду інструментів. З цікавих фіч — відображення власного списку завдань співробітника на день, тиждень, місяць у форматі списку, календаря або дошки.

Для роботи доступні варіанти у вигляді: онлайн-сервісу, програма для Windows, програми на iOS та Android. Є індивідуальне налаштування робочого процесу в таск-менеджері і висока деталізація: проєкт — завдання — підзавдання — мітки. Доступна можливість ставити лайки завданням, групувати їх та створювати для них окремі робочі столи. Окремо виділимо різноманітність уявлень проєктів, ходу роботи та звітності у платній версії.

Asana tasks

Плюси

  • Є безкоштовна версія сервісу управління проєктами з набором основних інструментів для організації роботи співробітників.
  • Простий та зрозумілий інтерфейс.
  • Режим автономної роботи без підключення до інтернету з подальшою синхронізацією під час підключення до мережі у всіх версіях програми.
  • Інтеграція з великою кількістю програм та сервісів.
  • У платній версії багато варіантів представлення проєктів, ходу робіт та звітів, є можливість наочно показати зв’язок між роботою різних команд та рядом інших функцій.
  • Підтримка Asana Academy, яка за допомогою тестів і завдань допомагає швидше адаптуватися до роботи таск-менеджера.

Мінуси

  • Безкоштовна версія онлайн-сервісу Asana обмежена 15 користувачами.
  • Основні фічі присутні лише у платній передплаті.

Asana — функціональна альтернатива Trello для управління командами середніх розмірів та розробкою проєктів різної складності, яку неважко адаптувати під власні робочі процеси.

Basecamp

Basecamp

Basecamp — платформа для управління проєктами на основі чек-листів. Має простий інтерфейс, поєднує у собі всі основні інструменти для планування, постановки та відстеження завдань, комунікації між учасниками проєкту.

Для роботи доступні вебверсія, програми на iOS та Android, програма для ПК. В цілому ж таск-менеджер являє собою єдиний робочий простір із завданнями, файлами, загальним чатом, стрічкою новин, календарем та автоматичними чеклістами. Завдання можуть бути розподілені на одну або декілька осіб, далі групуються в лист. Реалізовано зручний перегляд активності користувачів.

Basecamp tasks

Плюси

  • Класичний підхід до створення завдань (на кшталт планувальника Todoit).
  • Вбудований онлайн-чат, де кожен співробітник може поставити питання щодо проєкту, обговорити завдання з колегами.
  • Стрічка новин — зручне рішення, щоб донести важливу інформацію від компанії.
  • Календар, в якому керівництво та учасники проєкту відзначають важливі події.
  • Зручне визначення прогресу за допомогою чеклістів.

Мінуси

  • Немає безкоштовної версії (тільки пробна з подальшою платною підпискою).
  • Для любителів Kanban-дощок може бути не дуже наочне відображення даних.

Basecamp — це відмінне рішення для команд та компаній, яким для планування, постановки та відстеження завдань зручний формат чеклістів. Сервіс дозволяє вести проєкт без відволікання на сторонні програми.

Monday.com

Monday

Monday.com — одна з найфункціональніших платформ для управління проєктами. Має багато корисних інструментів, зручне відображення даних, а інтерфейс та бізнес-логіка таск-менеджера порадують зрозумілою структурою.

Для роботи доступні онлайн-сервіс, програми на iOS та Android. Реалізовано можливість максимально точно налаштувати платформу під конкретний проєкт, у тому числі за допомогою автоматизації процесів, що допомагає швидко підключати нових співробітників. Для всіх тарифів, крім базового, доступні різні варіанти відображення проєктів на кшталт діаграми Ганта та шкали часу, а інформація оновлюється на основі релевантності. Також у системі є режим синхронізації даних на всіх пристроях.

Monday.com tasks

Плюси

  • Широкі можливості щодо інтеграції з іншими сервісами.
  • Крім діаграми Ганта та шкали часу як відображення даних можна використовувати: Kanban-дошку, таблицю, дашборд, звичайну діаграму, картки.
  • Існує вбудований інструмент для створення форм.
  • Можливість відстеження завдання на кількох дошках, керуючи власним та командним робочим навантаженням.
  • База знань швидкої адаптації співробітників до роботи у сервісі.
  • Техпідтримка 24/7.

Мінуси

  • Немає безкоштовного тарифу (тільки пробний період на 14 днів).
  • Для застосування та використання знадобиться час на вивчення всіх можливостей таск-менеджера.
  • Monday.com — сервіс для допомоги в управлінні проєктами, який підійде середнім та великим командам, які працюють над масштабними та довготривалими проєктами.

Jira

Jira

Jira — один із найпопулярніших сервісів для IT-команд, що пропонує великий арсенал інструментів для ведення проєктів. Фактично це комплекс IT-рішень, які в більшості випадків повністю закривають всі робочі запити PM-ів.

Головні особливості — «заточеність» під Agile-проєкти, висока адаптація Jira до роботи з проєктами будь-якої складності та кастомізація. Для роботи доступні онлайн-сервіс та десктопна програма. Програма пропонує широкий вибір готових шаблонів, можливість вибрати проєкти під керуванням командою або компанією, функціонал для роботи менеджера в ролі адміністратора.

Jira tasks

Плюси

  • Якісний Usability, завдяки чому інтуїтивно зрозуміло, що де знаходиться.
  • Можливість роботи з методології Kanban чи Scrum без додаткових «танців із бубном».
  • У завданнях фіксується інформація про виконавця, цілі, необхідні дії, проводиться фіксація часу виконання (при необхідності можна додати вкладення).
  • Зручний формат ведення документації, складання звітності, обміну інформацією.
  • Можна настроїти Webflow.
  • Великий потенціал розширення базового функціоналу за допомогою плагінів: Script Runner, Tempo, Big Picture, EazyBI, Structure.
  • Jira є доброзичливою до інтеграції з великим пулом сервісів: Gmail, Salesforce, Slack, Outlook, Teams, Github.
  • Є офіційна сертифікація.
  • Якісна техпідтримка.

Мінуси

  • Для отримання максимального результату від використання Jira потрібний платний тариф.
  • Для ефективного впровадження та адаптації потрібен час, певні знання та навички.

Jira — це гнучка система управління проєктами різного рівня складності. При правильному налаштуванні значно знижує кількість помилок у плануванні та контролі роботи команди, а також економить час та гроші компанії. Це універсальний таск-менеджер з великим потенціалом для оптимізації процесів будь-якої IT-компанії.

Jira Start

Досвід IAMPM та висновки

У IAMPM ми використовуємо Trello, хоча тестували кілька рішень. Зупинилися на цьому інструменті, оскільки він закриває всі необхідні запити щодо управління проєктами і прийшовся «за духом» всій команді.

Таск-менеджер це не просто система управління проєктами, а й особистий помічник кожного PM-а. Тому при його виборі обов’язково враховуйте:

  • реальні бізнес-завдання, які необхідно закрити (немає сенсу використовувати масштабні IT-рішення, якщо у вас, наприклад, один невеликий проєкт);
  • технічні особливості та тимчасові терміни щодо впровадження та налаштування;
  • зручність для роботи команди.

Обов’язково пам’ятайте про можливості масштабування у разі зростання кількості та складності проєктів.

Олександр Кононенко

Копірайтер-маркетолог з технічною освітою, досвідом у продажах та маркетингу. Завжди в пошуках найкращих рішень для досягнення поставленої мети. Вважає, що створення текстів — це симбіоз мистецтва та науки.