Життєвий цикл будь-якого проєкту в IT — це час від ініціації до завершення. При цьому, щоб кожен спринт проходив легко і команда успішно дійшла до кінцевого релізу, необхідний постійний моніторинг і контроль з боку PM-а. Для оптимізації цього процесу більшість менеджерів використовують як стандартні, так і кастомні dashboards у Jira, TFS та інших системах управління проєктами. У статті детальніше розповімо про дашборди та на прикладі Jira покажемо, як їх налаштувати.
Що таке dashboard
Dashboard в IT — це, по суті, динамічна форма онлайн-звіту, де на єдиній інформаційній панелі відображаються дані в зручному для сприйняття вигляді: діаграмах, таблицях, графіках. Доступ до цього інструменту може мати як PM, так й інші стейкхолдери — це питання налаштувань. За правильного використання дашбордів істотно полегшується завдання з моніторингу, аналітики та контролю проєктів, а також ухвалення управлінських рішень щодо них.
Дивлячись на панель, PM у режимі реального часу може визначити загальний стан справ, а проаналізувавши дані, — виявити слабкі місця, спрогнозувати розвиток ситуації, намітити подальші кроки. Dashboards особливо допомагають, коли менеджер веде складні проєкти з великою кількістю завдань і учасників.
Види дашбордів
Умовно dashboards можна розділити на три категорії: стратегічні, операційні та аналітичні. Кожен варіант має свої особливості та застосовується залежно від того, яку інформацію хоче оцінити PM.
- Стратегічні дашборди. Використовують для аналізу бізнесу, продукту або проєкту загалом і ключових показників зокрема. Dashboards такого виду допомагають менеджерам проєктів і керівництву компанії бачити цілісну картину досягнення основних цілей, вибудовувати стратегію «в довгу» щодо розвитку, отримання більшого прибутку.
- Аналітичні дашборди. Мають характер регулярних звітів за конкретними показниками. Аналіз отриманих даних допомагає проджекту виявляти проблеми і тенденції, швидко вносити коригування в роботу команди. Наприклад, Project Manager бачить, що вже другий спринт поспіль девелопер затягує закриття своїх завдань через неправильний розподіл часу. Бачичи цю інформацію та проаналізувавши її, PM-у простіше знайти рішення проблеми.
- Операційні дашборди. Допомагають відстежувати ситуацію за поточними процесами. Часто використовуються не тільки PM-ами, а й окремими фахівцями. Наприклад, на етапі тестування девелопери та тестувальники часто стежать за появою баг-репортів і зворотного зв’язку щодо них.
У повсякденній рутині Projects Managers зазвичай використовують операційні та аналітичні панелі — це їхні основні помічники для розуміння і контролю поточного стану справ. Аналітичні застосовують рідше і здебільшого під час аналізу кінцевих результатів і планування роботи команди перед стартом нового проєкту.
Як створити ефективний дашборд
В інтернеті часто можна побачити світлини, де менеджер сидить перед монітором, на якому видно багато різних діаграм, схем та інших візуальних інструментів з даними. Малюнок красивий, але на практиці такий підхід швидше може заплутати, ніж допомогти. Досвідчені PM-и під час налаштування дашбордів рекомендують завжди враховувати, хто буде ще користуватися панеллю, які дані реально потрібно відображати і як часто вони необхідні. Наприклад, навряд чи клієнту буде цікаво, хто з фахівців і коли закрив завдання — його цікавить загальний прогрес за проєктом.
Рекомендації під час створення dashboards:
- Пріоритезуйте дані та залишайте тільки найважливіші для відображення.
- Подавайте інформацію максимально наочно і просто для сприйняття. Для цього застосовуйте схеми, діаграми, таблиці, інфографіки.
- Групуйте показники одного напряму (наприклад, поточний стан завдань за проєктом).
- Розташовуйте поруч дані, які плануєте порівнювати та зіставляти.
- Завжди враховуйте різний рівень доступів до тих чи інших показників.
Дашборд — це робочий інструмент менеджера, і від його налаштування багато в чому залежить швидкість отримання та обробки інформації, а також реагування на неї. Тому хороший dashboard відображає найважливіші дані та їхні зміни, легкий для сприйняття й аналізу. Це той випадок, коли простота і практичність пріоритетніші за «красиву обгортку».
Як налаштувати dashboard у Jira
Jira — один із найкращих сервісів з управління проєктами і компаніями в IT. Тож не дивно, що в ньому вбудована можливість створення і роботи з дашбордами. За замовчуванням кожному користувачеві пропонується Default Dashboard, який завжди доступний для перегляду всім учасникам проекту. Являє собою панель керування з «плитками» з так званих gadgets.
За бажання завжди можна розширити Default Dashboard іншими гаджетами або ж створити New Dashboard. У випадку з новим дашбордом у вас буде можливість вибрати рівні доступу до панелі та відображуваної на ній інформації, визначити ролі для Viewers і Editors. При цьому кожен gadget має власні налаштування і кастомізацію під потреби користувача: ім’я, розмір, розташування на панелі, колір ярлика.
Загалом процес створення і налаштування дашбордів разом із гаджетами інтуїтивно зрозумілий. За кількістю dashboards у Jira немає обмежень, водночас ви можете використовувати одразу кілька для різних проєктів. Для кращої інформативності та ефективності роботи досвідчені менеджери радять додавати до 10 гаджетів на одну панель. Які саме це будуть — усе залежить від тих показників, які ви плануєте демонструвати й аналізувати під час роботи з конкретним дашбордом.
Замість висновку
Правильно налаштовані dashboards — це значна економія часу на отримання та аналіз даних для проєктного менеджера. З їхньою допомогою він може не тільки постійно «тримати руку на пульсі», а й у потрібний момент швидко надати всі необхідні дані клієнту або керівництву. Практика багатьох PM-ів показує, що використання дашбордів спрощує операційну діяльність і зменшує кількість помилок, підвищує ефективність управління проєктом і командою загалом.