Собеседование на роль Senior PM: вопросы об управлении проектами

8 июня 2022

  • Автор: Александр Крючков

  • Сложность: нормально

  • Время: 5 мин

Это третья статья цикла «Как пройти собеседование на роль Senior PM». В прошлом материале обсудили, какие вопросы задают об опыте кандидата и почему. Сегодня поговорим о базовых навыках позиции РМ-а: планирование, трекинг прогресса и управление изменениями. Этот базис дает возможность работодателю понять, подходит ли кандидат на роль РМ-а. 

Вопросы о планировании

вопросы на собеседовании на роль senior pm

Открытый вопрос «Как вы планируете проект?» задают, чтобы дать человеку выбрать удобное направление ответа, понять сильные и слабые стороны кандидата. Дальше могут предложить к рассмотрению ситуационный кейс. Давайте посмотрим на пример в следующем пункте. 

Сроки сдачи проекта 

Представьте, что вы планируете проект с внешним дедлайном (его нельзя перенести) и скоупом, который обязательно нужно выполнить. Как решите ситуацию?

В аутсорсинге часто ограниченный бюджет и сроки, и так же часто эти рамки очень жесткие. Даже если у вас не Fixed Price контракт,  все равно невыполнение ожиданий вызовет недовольство клиента и испортит репутацию менеджера. 

Нанимая РМ-а, работодатель хочет понять, сможет ли специалист планировать проекты, придерживаясь жестких бюджетных и временных ограничений. Ответ «Спланирую на пару спринтов вперед, начну разработку, пойму свою скорость и тогда сообщу о примерных сроках» не подходит. Такой прием хорош, когда есть готовый план, и вы начали отслеживать его реалистичность. Клиент не подпишет с вами контракт, если не увидит хотя бы предварительной оценки бюджета и сроков сдачи. А в некоторых случаях ему нужна не просто оценка, а контрактный коммитмент.    

Процесс оценки бэклога

Оценку можно построить по-разному: попросить команду заполнить таблицу с трудоемкостью, провести общую встречу, применить фасилитационную технику типа Planning Poker. Ценность таких техник в том, что они стимулируют обсуждение задач между инженерами, а это способствует общему пониманию объема работы командой.

Покажите, что понимаете механику процесса: что именно включаете в оценку, в каких единицах привыкли работать (часы или относительные единицы, например Story Points) и какие техники применяете: PERT, 2-point и т.д. 

Конвертация оценки работ в план и расчет дедлайна 

Этот блок вопросов соответствует следующему важному этапу планирования — расчету прогноза даты релиза.  

Кандидат должен показать, как оценка бэклога, сделанная командой, будет сконвертирована в роадмап проекта и ресурсный план. В частности, как кандидат будет учитывать зависимости, производительность команды, время на коммуникацию, багфикс. Например, построит диаграмму Ганта или заменит её простыми математическими расчетами (стоит рассказать, какими именно). Тут стоит избегать ответов в стиле «Просто возьму оценку от команды и поделю на количество людей» — опытные PM-ы знают, что такой расчет приводит к нереалистичному плану и срыву сроков.    

Подготовка к релизу

Интервьюеру нужно удостовериться, что кандидат сможет спланировать весь жизненный цикл проекта — от начала до конца. Работы по реализации проекта состоят не только из разработки и тестирования.

Направить мысли в нужное русло поможет вопрос, как РМ будет готовиться к релизу. Планируя проект, менеджер всегда должен понимать, как он будет его завершать. Правильно спланированный релиз предполагает следующие фазы:

  • регрессионное тестирование и стабилизация;
  • приемка — заказчик оценивает результаты с точки зрения соответствия бизнес-требованиям и принимает проект;
  • развертывание системы в продакшн-среде. 

Все эти блоки вопросов помогают понять, есть ли у вас опыт планирования проекта полного цикла: от сбора требований до релиза с предсказуемыми сроками и бюджетом. Кандидату важно отвечать предметно и уметь показать механику процесса. 

Вопросы о трекинге прогресса

вопросы на собеседовании на роль senior pm

Следующая группа вопросов ориентирована на оценку трекинга прогресса. Ни один проект не идет четко по плану, поэтому нужно постоянно отслеживать его состояние: насколько опережаем или отстаем от графика, успеваем ли к дедлайну. 

Как понять, что вы успеваете/не успеваете к релизу

У клиента всегда есть ожидания по срокам, и РМ-у нужно ими управлять. Кандидат должен рассказать, какие метрики собирается использовать, и как будет прогнозировать новую дату релиза, если старая уже не актуальна.

Например, у вас прошла половина проекта, сделали 40% работ. Как узнать, успеете ли вы к дедлайну? Как будете это считать? Некоторые менеджеры говорят, что определяют прогресс проекта по контрольным точкам. Это хороший способ, но если контрольные точки не гранулярно расположены на таймлайне, то отставание по срокам можно увидеть слишком поздно. Вам нужно показать, как вы построите процесс регулярного измерения прогресса.  

Как измерить прогресс, если не весь бэклог декомпозирован

Обычно разработка начинается с высокоуровневого негранулярного бэклога (уровня эпиков и фич), который команда постепенно декомпозирует в процессе работы. В большинстве случаев, планирование происходит «набегающей волной»: детализируем бэклог на один-три спринта вперед. 

На собеседовании наниматель может попросить рассказать механику измерения прогресса в случае, если есть расписанные на три недели User Story, но на следующие полгода их нет, а есть только эпики. 

Какие показатели включать в отчет

Этот вопрос не только о том, как измерять прогресс, но и о том, понимаете ли вы, что интересно клиенту. Это особенно важно в аутсорсинге, где работа PM-а всегда ориентирована на внешнего клиента.

Менеджер должен знать, какую информацию нужно предоставить клиенту, чтобы тот понимал соблюдаются ли дедлайны, при этом не углубляясь в ненужные детали. Например, клиенту на крупном проекте может быть не важно, в каком статусе находится та или иная задача. Гораздо важнее понимать общий прогресс по проекту и прогноз по срокам, бюджету, скоупу.

Кандидата могут спросить, что он включит в отчет на разных фазах. Например, на фазе приемки логично использовать метрику, которая покажет сколько функций продукта клиент уже принял, а на фазе стабилизации — количество найденных и устраненных дефектов и общий тренд по ним. 

Плюсом будет, если отвечая на этот блок вопросов, вы скажете, что хотите согласовать структуру и формат отчета с клиентом. Это особенно важно в работе Senior-специалиста — ваша задача не просто следовать стандартам компании, но и адаптировать их под нужды конкретного заказчика.

Scope Change Management

вопросы на собеседовании на роль senior pm

Не бывает так, что в начале утвердили скоуп — и проект «живет» полгода без всяких корректив. Работа с изменениями знакома всем менеджерам: иногда изменений настолько много, что команда тратит больше времени на их обработку, чем на выполнение проекта. Вопросы по Change-management позволяют нанимателю понять, сумеет ли РМ справиться с потоком изменений заказчика. 

Что делать, если клиент постоянно уточняет скоуп проекта

Вопрос задают, чтобы понять, знаком ли кандидат с change-менеджментом, какие инструменты применяет. Допустим, PM рассказал о реестре изменений и данных, которые туда нужно вносить, показал, как использовал это на текущей работе. Теперь можно переходить к уточняющим вопросам.

Как отличить новый скоуп от простой детализации требований    

С подобными ситуациями РМ-ы сталкиваются постоянно, но при этом на многих проектах change-менеджмент построен плохо. Нанимателю нужно понимать, как вы будете решать спорные вопросы по скоупу.  

Представьте, что есть недекомпозированный элемент бэклога — менеджмент пользователей. Вы начинаете уточнять, что именно относится к этой фиче, и внезапно появляется импорт аккаунтов из active directory. Чтобы понять, новый это скоуп или нет, менеджеру нужно оперировать понятиями scope baseline, уметь применять как формальные критерии сравнения, так и убеждать клиента, делая отсылки к здравому смыслу. Ведь далеко не все аспекты могут быть задокументированы даже в очень детальном бейзлайне.     

Что делать, если изменений слишком много

Бывает так, что клиент непрерывно генерирует изменения, и команда тратит время на их обработку вместо разработки. Предлагая такую ситуацию, наниматель хочет услышать, с какими аргументами вы пойдете клиенту, что ему предложите или какие данные соберете.

Если подытожить, то блоки с вопросами по трекингу прогресса и управлению изменениями показывают интервьюеру, умеет ли менеджер брать ответственность за проект целиком, не ограничиваясь исключительно поставкой отдельных спринтов. 

Supreme PM баннер

Senior PM — это специалист, который может спланировать проект с «нуля», знает, как действовать в жестких ограничениях по срокам, бюджету, скоупу. Собеседуясь на эту позицию, покажите, что у вас есть план, как решать трудные ситуации.  Учитывайте, что работодатель хочет услышать не теорию, а то, с чем кандидат реально сталкивался в практике.      

В следующей, четвертой статье, поговорим о финансах, контрактах и кризисах на проекте. Увидимся!

Александр Крючков

17 лет опыта в IT, Senior PM, Program Manager, Head of Presale Сейчас работает Head of Presale в Avenga, до этого был Program Manager в Ciklum. 17 лет опыта в IT, 14 из которых управлял проектами и программами численностью до 120 человек. Специализируется на работе в аутсорсинге разработки программного обеспечения. Спикер и ментор курса Supreme PM.