Як мотивувати працівників на розвиток за допомогою зустрічей one-to-one: техніки ефективного HR-а

Мотивація співробітників падає на очах, тімліди незадоволені якістю роботи, а клієнти якістю проєктів. І так по колу… А тіммейти не розуміють навіщо проводити 1:1 зустрічі, бо нічого суттєво не змінюється. Хочете дізнатися, як HR може стати супергероєм і вивести команди з цього замкнутого кола, а також зрозуміти, як проводити one-to-one зустрічі, щоб вони робили робітників щасливішими і надихали?

Ірина Дяченко — HR Business Partner в Smart Team, має 7+ років досвіду роботи HR-менеджером у міжнародних компаніях, викладає просунутий HR-менеджмент в IT на курсі HR Time та точно знає, як зробити так, щоб від словосполучення «зворотний звʼязок» ваші колеги не намагалися скіпнути зустріч, а готувалися до неї із задоволенням. Вона розповіла про правила та ефективні техніки проведення зустрічей у форматі one-to-onе, які будуть мотивувати співробітників на розвиток в компанії.

Чому one-to-one важливі

One-to-one зустрічі — це інструмент взаємодії та встановлення контакту, який дозволяє сформувати довірчі робочі відносини між керівником/HR-спеціалістом і співробітником. На відміну від групових мітів та тімбілдінгів, на 1:1 сесіях основна увага спрямована на:

• індивідуальні цілі конкретного працівника;
• взаємодію людини з командою і менеджером;
• оцінку результатів роботи;
• можливості особистого та професійного зростання.

В ідеалі, one-to-one зустрічі— місце, де керівник або HR-менеджер та співробітник краще починають розуміти запити та проблемні місця у співпраці, виявляють сильні сторони цього фахівця та формулюють напрямок для його розвитку з метою підвищення продуктивності.

Цілі 1-2-1 зустрічей

1. Спілкування та побудова відносин — розбудова довіри та позитивних робочих відносин співробітника з керівництвом і командою.
2. Мотивація та залучення — створення атмосфери, де працівник відчуває свою важливість та цінність.
3. Оцінка продуктивності — розгляд досягнень та проблем, що можуть впливати на ефективність фахівця.
4. Розвиток — розгляд особистих та професійних цілей для зростання співробітника.
5. Розробка подальших дій — покроковий план, що треба робити працівнику після зустрічі, з урахуванням поточних потреб та стратегій розвитку.
6. Уточнення цілей та очікувань — обговорення основних намірів спеціаліста та того, що він очікує від своєї роботи. 
7. Підтримка емоційного стану — виявлення та розгляд особистих або робочих труднощів.

Переваги 1-2-1 зустрічей

Для співробітників

1:1 зустрічі надають можливість отримати особистий зворотний зв’язок та підтримку, які важливі для досягнення успіху в роботі та розвитку кар’єри кожного працівника.

Для менеджера

One-to-one сесії допомагають керувати розвитком членів команди, мотивувати, вчасно вирішувати проблемні питання та краще заохочувати спеціалістів залишатися в компанії.

Для HR

1-2-1 зустрічі дозволяють HR-м зосередитися на потребах кожного співробітника окремо. Крім того, розуміння особистих та професійних аспектів кожного допомагає вчасно запроваджувати відповідні зміни.

Для бізнесу

Крім зміцнення зв’язку між керівниками та членами команди, регулярне tet-a-tet спілкування сприяє індивідуальному зростанню працівників, загальній згуртованості та продуктивності команди. Все разом веде бізнес до успіху.

Як HR-у чи керівнику налагодити особистий контакт з працівниками

Jane E. Dutton, професорка університету Мічигану та автор книги «Energize Your Workplace: How to Create and Sustain High-Quality Connections at Work», стверджує, що ключем до здорового робочого середовища є створення «високоякісних зв’язків». One-to-one зустрічі оптимально підходять для налагодження особистого контакту з працівниками та покращення взаємовідносин між співробітником та HR-ом та/або керівництвом. Та і як будь-який інструмент, tet-a-tet сесії мають свої особливості.

Головне пам’ятати, що під час спілкування основний фокус та увага приділяється співробітнику. Тому не відволікайтесь на робочі чати, повідомлення, телефон.

4 правила ефективних tet-a-tet сесій

Як підготувати та провести результативний one-to-one

Перед зустріччю оновіть в пам’яті попередні домовленості та перегляньте коментарі до one-to-one, що був до цього. Обов’язково встановіть ціль для tet-a-tet сесії та підготуйте список основних питань — це дозволить отримати більше конструктиву від розмови.

На 1:1 зустрічі:

• Розпочніть з питання до співробітника: «Що ти хочеш обговорити сьогодні?» 
• Покажіть щиру зацікавленість до співрозмовника: встановіть зоровий контакт,  слідкуйте за емоціями та голосом, активно слухайте та задавайте питання для уточнення.
• Комунікуйте з партнерської позиції «тобі добре = мені добре». Не перебивайте і не переходьте на особистості.
• Робіть нотатки, але попередьте про це співробітника — це ще більше додасть довіри у розмову.
• Надайте апдейти щодо ваших попередніх домовленостей.
• Визначте пріоритетні питання, які обговорюєте на зустрічі. Більше уваги приділяйте тим, які потребують негайного вирішення.
• Якщо не можете відповісти на питання одразу, візьміть паузу і повернеться до співробітника з відповіддю пізніше.
• Запитайте у співрозмовника фідбек щодо домовленостей.
• Дотримуйтеся правила конфіденційності — це дуже важливо! Від цього залежить довіра співробітника до вас.

В кінці one-to-one підсумуйте ваші домовленості. Обов’язково подякуйте співрозмовнику за відкритий діалог. Для закріплення позитивної ноти можна поговорити про хобі, родину, захоплення. Після зустрічі створіть action plan по результатах спілкування та внесіть всі коментарі в систему, якщо така існує. Обов’язково слідкуйте за виконанням action plan, бо інакше втрачається основний сенс tet-a-tet — допомогти працівникові зрости та стати продуктивнішим.  

Методи виявлення мотиваційних факторів під час 1:1 зустрічей

Сесія one-to-one — це, в першу чергу, про виявлення проблем у роботі співробітника та його мотивації. Тому розмова завжди вибудовується навколо трьох P — People, Process, Product. Саме у відповідях на запитання про ці складові роботи фахівця будуть міститися основні проблемні та мотиваційні фактори, які й потрібно виявити HR-спеціалісту/керівнику.

• People. Все, що стосується взаємовідносин працівника з командою, керівництвом. Варіантів запитань безліч, але головне: «Як взагалі тобі працюється з цими людьми, наскільки комфортно?»  
• Process. Цей блок питань в основному про цілі співробітника щодо власного зростання. Як він рухається до мети, що йому заважає, що може допомогти тощо.
• Product. Тут питання більше про роль людини у проєкті в цілому. Які задачі зараз виконує, які є проблеми, щоб хотів змінити та інше.

Отримавши відповіді з цих трьох сфер та поєднавши їх в єдину систему, ви зможете виявити проблемні місця у роботі та мотивації працівника, визначити потенційні точки та кроки для його зростання. Також пропонуємо кілька методів, які допоможуть краще зрозуміти тригери та потреби співробітника.

Метод 1. Метамодель

Основна ідея — задавати уточнювальні питання співробітникові. 

Наприклад, людина каже, що йому не цікаві ті задачі, які він зараз виконує. Тут буде корисно спитати, що саме йому не до вподоби. Бо на практиці часто буває ситуація, коли працівникові одна частина поточних завдань подобається та легко дається, а інша — важко йде, і саме це його дратує. Виявивши цей момент, вже можна конструктивно розмовляти про вирішення проблема.

Метод 2. Шкалювання

Основна ідея — встановити зі співробітником чіткі та зрозумілі рамки у діалозі, відповідях на питання.

Приклади шкалювання:

Метод 3. Три стільці: скарга, бажання, рішення

Основна ідея — вислухати проблему працівника, почути його бажання, разом знайти рішення. Цей інструмент добре підходить для негативно забарвлених one-to-one.

У цього метода 3 умовних етапи:

1. Скарга. Запросіть співробітника поділитися тим, що його турбує. Наприклад, немає порозуміння з командою чи керівництвом. Вислухайте, але не при яких обставинах не знецінюйте те, чим він ділиться з вами — це важливий момент для побудови довіри!
2. Бажання. Після розповіді працівника про те, що його бентежить, дайте йому помріяти. Як би саме йому/їй хотілось, щоб було? Тут головне не давити та не поспішати, дати простір почути мрії самої людини, а не нав’язливі зі сторони. Можливо співробітнику буде потрібен додатковий час на обмірковування — дайте йому його та на наступній tet-a-tet сесії обговорить це ще раз.
3. Рішення. Коли попередні два етапи зроблені, разом зі співробітником подумайте про перший невеликий крок в сторону його мрії. Проте не забувайте, що головне завдання вашої зустрічі — вирішити початкову проблему, з якою прийшов працівник.

Для більшого конструктиву обов’язково обмежте часом перший етап. Якщо у вас на 1:1 зустріч виділено 30 хвилин, то це не значить, що має бути лише монолог про скарги.

Як стимулювати розвиток працівників і налаштувати на досягнення цілей компанії

Одне з завдань one-to-one — допомогти HR/керівнику зрозуміти поточний стан співробітника та що з ним робити далі з урахуванням його власних амбіцій та бажань, цілей компанії. Тому так важливо визначити, що людину мотивує: гроші, кар’єра, ідейна зацікавленість, можливість професійного зростання, соціальна складова тощо. Саме ці фактори є тими важелями, завдяки яким можна стимулювати працівника до розвитку та ефективного виконання власної роботи.

Інше питання, що іноді співробітник:

1. не розуміє своїх бажань;
2. не вміє правильно ставити цілі;
3. не може зараз ефективно працювати та вчитися, але хоче;
4. не бажає професійно зростати, проте хоче залишатися у компанії.

Перші два пункти зазвичай пов’язані один з одним, і завдання HR та/або керівника допомогти людині у цих питаннях якраз через діалог з нею. Щодо третього пункту, коли робітник хоче зростати, але не може через якісь проблеми, то тут важливо: виявити причини, допомогти з їх вирішенням та прописати індивідуальний план розвитку. Можливо знадобиться лікарняний чи відпустка, допомога психолога, менторство надалі.

Четвертий пункт, коли людина не хоче зростати, на практиці стає найгострішим — часто тут постає питання щодо подальшої співпраці в принципі. Це той момент, коли керівникові потрібно чітко визначити роль такого працівника і його користь для компанії, та на підставі цього приймати рішення. До речі, у всіх чотирьох випадках дуже допомагає правильно налагоджений зворотний зв’язок.

Як використовувати зворотний звʼязок, як спосіб мотивації, а не покарання

Фідбек — ефективний інструмент, який надає обидвом сторонам краще «підсвітити» найважливіші моменти one-to-one. При цьому зворотний зв’язок має стосуватися всієї зустрічі, бути чесним, об’єктивним та конфіденційним по можливості. Правильно побудувати фідбек допоможуть кілька популярних моделей:

• SBI — Situation, Behavior, Impact. По цій структурі ви даєте зворотний зв’язок щодо конкретної ситуації, поведінки співробітника під час неї та як реакція працівника вплинула на результат.
• SCS — Stop, Continue, Start. Ідея полягає у тому, що свій фідбек ви маєте розпочати з відповідей на три запитання: «Що співробітник має припинити, що продовжувати, а що розпочати робити?» 

Пам’ятайте, що будь-який фідбек з вашої сторони як HR-а чи керівника має викликати зворотну реакцію працівника. Важливо правильно це прийняти, проаналізувати та надати відповідь. На практиці добре працює схема HEAR:

Зрозумілий фідбек, який надається на регулярній основі після кожної tet-a-tet сесії, може стати добрим помічником у побудові довіри між співробітником і HR-ом/керівником. Це важлива складова результативного one-to-one.

Бонус: топ-5 книг, що допоможуть HR-у в проведенні one-to-one зустрічей

1. Radical Candor: How to Get What You Want by Saying What You Mean Book, Kim Scott. Автор — колишній топ-менеджер Google, Apple та YouTube, бізнес-консультант Dropbox, Twitter. 
2. Жодних правил. Унікальна культура Netflix, Рід Хастінгс, Ерін Мейєр. Співзасновник і керівник Netflix точно знає, як створити команду, члени якої мотивували б один одного і допомагали зростати в професійному плані. Завдяки свободі у прийнятті рішень та оригінальному способу найму Netflix став однією з найбільших фірм у розважальній індустрії.
3. Мистецтво говорити. Таємниці ефективного спілкування, Джеймс Борг. Автор — психолог і бізнес-консультант з питань міжособистісного спілкування, менеджменту та розвитку бізнесу, чиї книги перекладені більш ніж 35 мовами.
4. Стратегії і тактики спілкування, Патрік Кінг. Автор — фахівець із соціальної взаємодії та коуч спілкування, один з авторів, що найкраще продаються на Amazon.
5. Ефект емпатії. 7 ключів до надприродної проникливості, Хелен Рісс. Щоб легко порозумітися з іншими людьми, важливо володіти навичкою емпатії: це найвірніший шлях до успіху в побудові комунікації.