HR-процеси в IT компаніях: практичні поради для рекрутерів та HR-спеціалістів

Робота HR-менеджера знаходиться на перетині інтересів кандидатів, співробітників і компанії, тому його задачею є створення та удосконалення HR-процесів таким чином, аби вони максимізували цінність для кожної зі сторін. 

З ключовими кадровими процесами нам допоможе розібратися Ірина Дяченко — HR Business Partner у GlobalLogic, тренер курсів для молодих HR-фахівців та консультант бізнесів з питань побудови HR-процесів, яка має вже більше 7 років експертизи у сфері HR. 

У цій статті визначимо, з яких етапів складаються HR-процеси і як впливають на успіх організації. 

HR-процеси — це встановлені послідовні дії та процедури, які використовуються в діяльності HR відділу з метою забезпечення ефективного та систематичного управління персоналом, за рахунок чого бізнес зможе досягти своїх цілей. 

HR-процеси можуть бути як стандартизованими, так і адаптованими відповідно до потреб компанії та її специфіки. Відштовхуючись від сфери бізнесу та кількості співробітників, ви можете визначити оптимальний набір HR-процесів, які повністю задовольнятимуть запит бізнесу на даний період часу.

№1. Найм та підбір персоналу

Найм та підбір персоналу має на меті залучення та відбір найкращих кандидатів, які підійдуть безпосередньо на вакансії компанії. Розглянемо детальніше основні кроки у даному HR-процесі:

1. Розуміння потреб бізнесу та вакансій

Компанія має з’ясувати, на які позиції необхідно залучити нових фахівців, які є очікування та вимоги до потенційних кандидатів. Не можна розпочинати пошук хаотично! Ви маєте чітко усвідомлювати, кого саме шукаєте, навіщо і що хочете отримати від співпраці.

2.  Оголошення вакансії та пошук кандидатів

Компанія повинна оголосити про відкриття вакансії та розпочати пошук кандидатів через різні канали, такі як власний сайт, соціальні мережі, сайти з працевлаштування (job-портали), рекрутингові агентства або інші, залежно від можливостей бізнесу. 

3. Оцінка кандидатів та співбесіда

Передусім рекрутер має відібрати тих спеціалістів, які найбільше відповідають вимогам вакансії. Оцінка кандидатів є зваженою за попередньо визначеними критеріями. Ви маєте розуміти, яким набором компетенцій та якостей вже володіє потенційний майбутній співробітник. 

З обраними кандидатами, які пройшли через перший скрінінг, слід провести співбесіду. Під час інтерв’ю ви зможете більше дізнатись про здібності, досвід та мотивацію кандидата, який відгукнувся на позицію або якого ви знайшли самостійно.

Необхідно побудувати таку культуру проведення співбесіди, яка буде приємна для кандидатів, тому що вже на цьому етапі людина підсвідомо приймає рішення, чи готова вона рухатися далі з компанією. Немає жодних переваг в інтерв’ю, після якого відчуваєш себе так, ніби був на допиті. Набагато цінніше, аби кандидат після співбесіди мав мотивацію та розуміння, що саме на цій позиції він зможе реалізувати свої потреби.

4. Вибір кандидата, Job Offer та Onboarding

Маючи повну картину про кандидатів після проведених співбесід, ви зможете визначитись, хто з них підійде компанії та кому ви готові запропонувати job offer. Цей процес визначення має бути проактивним. Кандидат навряд чи чекатиме три місяці, допоки ви повернетесь до нього. Оскільки ризик втратити потенційного співробітника є високим, ваш обов’язок —  надати зворотній зв’язок кандидату та запропонувати йому роботу у найближчі строки.

Уже після job offer’у, ви маєте забезпечити комфортну адаптацію та onboarding для новачка в компанії.

№2. Оцінка та розвиток персоналу

Оцінка та розвиток персоналу — це комплексний процес, який передбачає систематичну оцінку професійних навичок та компетенцій працівників. Після того, як кандидати приймають job offer, вони вже співробітники вашої компанії. Ви зацікавлені розвивати їх, аби вони були максимально залученими, вмотивованими та продуктивними, оскільки це напряму впливає на конкурентну спроможність бізнесу. 

Для цього HR-процесу можна виокремити наступні етапи:

1. Визначення цілей і задач оцінки та розвитку персоналу. Ви маєте розуміти, навіщо вашій компанії розвиток працівників, що він принесе конкретному співробітнику та як в цілому вплине на успішність бізнесу. Для цього слід визначити задачі та цілі, які можна буде досягнути за допомогою навчання персоналу.
2. Вибір методів оцінки. Наразі існує безліч методів оцінки персоналу, найпоширенішими з яких є інтерв’ю, анкетування, тестування, оцінка 360 чи 180 градусів, надання зворотнього зв’язку. Однак, ви маєте обрати один або декілька, які будуть актуальними і всеохоплюючими для вашої компанії.
3. Оцінка працівників. Результатом проведеної оцінки за обраним методом має бути визначення сильних та слабких сторін співробітників, а також їхнього потенціалу для розвитку. Етап оцінки працівників відповідає на питання: «Які є сильні сторони? Де можна їх залучати для отримання позитивних результатів? Які існують зони для розвитку? Як ці слабкі сторони можна удосконалити? Що ми (як компанія і HR-відділ) можемо запровадити, аби співробітники стали ще краще?». Це важливо не тільки для організації, а й для працівників, які розділяють цінності росту та самовдосконалення. Тільки коли компанія підтримує співробітників та надає інструменти для розвитку, на виході ви зможете отримати вмотивовану команду з високими результатами.
4. Розробка планів розвитку. На етапі розробки планів розвитку ви вважаєте кожну слабку сторону зоною для вдосконалення, адже за допомогою навчання її можна розвинути до сильної сторони. На основі цього усвідомлення, ви зможете сформувати і розробити план розвитку для кожного працівника. Для полегшення реалізації, краще додатково прописати покроковий план дій для покращення професійних навичок. Наприклад, це може бути втілено у вигляді форми індивідуального плану, де ви спільно з працівником пропишете бажані зони розвитку та «інструкцію», як досягти поставленої мети.
5. Реалізація програм розвитку. Прописати план розвитку і залишити його лежати на Google Диску — недостатньо. HR-відділ має слідкувати за його реалізацією та стимулювати співробітників активно рухатися за планом.
6. Моніторинг та оцінка результатів. Важливою складовою HR-процесу розвитку персоналу є моніторинг та забезпечення повторної оцінки. Ви маєте підтримувати зв’язок зі співробітниками, запитуючи, як вони рухаються по своєму плану розвитку, які у них виникають перешкоди на цьому шляху, як ви можете полегшити їхній процес зростання. Періодичність оцінки результатів визначається компанією самостійно — кожен місяць, квартал, півроку чи більше.

№3. Управління продуктивністю

Зусилля співробітників мають бути спрямовані на досягнення стратегічних цілей компанії. Performance менеджмент допомагає впоратися із викликами, пов’язаними з управлінням персоналом. Управління продуктивністю — це невід’ємний комплексний підхід до керування ефективністю працівників в організації, який передбачає оцінку продуктивності та планування подальшої роботи з урахуванням досягнутих показників:

1. Встановлення метрик та стандартів продуктивності

Ви маєте визначити очікування та цілі, яких має досягти працівник. Звертайте увагу на кожну людину, оскільки вклад одного співробітника — це вже цеглинка в побудові спільного результату команди. 

2. Оцінка продуктивності

На підставі звітів, one-to-one зустрічей та зворотного зв’язку, ви зможете порівняти реальні результати з метриками та стандартами продуктивності. Так ви дійдете розуміння, як спеціаліст рухається в напрямку своїх цілей.

Протягом цього етапу варто провести performance review зі співробітником. Для зручності використовуються різні форми або фрейми, які структурують висновки.

Performance review залежно від потреб компанії та рівня спеціаліста (junior, middle, senior) може відбуватися з різною частотою — раз на квартал, півроку чи рік. Наприклад, компанія GlobalLogic проводить перегляд продуктивності щороку.

Під час performance review працівник отримує зворотний зв’язок щодо своїх успіхів, може побачити свої сильні та слабкі сторони з точки зору керівника. Ця зустріч масштабна і потребує попередньої підготовки не тільки з боку менеджера, а й з боку співробітника. Він має згадати, чого саме досягнув за певний період часу, які в нього були перешкоди, які сильні сторони він в собі розвиває, куди надалі хоче рухатись. Це відмінна нагода відкрито обговорити питання щодо траєкторії подальшого кар’єрного розвитку та можливостей, які компанія може забезпечити для фахівця. У результаті встановлюються прозорі стосунки та взаєморозуміння. 

3. Планування розвитку

Після оцінки продуктивності визначте, які дії можуть бути прийняті для підвищення продуктивності працівника.

4. Комунікація та зворотний зв’язок 

Без цього кроку неможлива якісна колаборація між керівниками та підлеглими. Мають бути організовані регулярні зустрічі з працівниками для обговорення їхньої продуктивності, визначення проблем та спільного пошуку рішень, інструментів для покращення роботи.

5. Винагорода 

Компанія має розробити систему матеріальних та нематеріальних винагород для мотивації працівників, які досягають високої продуктивності. 

Взірцем в управлінні продуктивністю є компанія Google, яка використовує цілісний підхід — від постановки метрик ефективності працівника до обміну фідбеком. Кожен працівник має особисту карту продуктивності, де відображені всі цілі, завдання і прогрес роботи, що є надійним інструментом. 

№4. Винагороди та бенефіти

Існує декілька видів винагород, які компанії можуть використовувати як для залучення, так і для утримання талановитих співробітників:

• Базова зарплата — це фіксована сума грошей, яку співробітник отримує за виконання своїх обов’язків. Вона може залежати від кваліфікації працівника, досвіду роботи та інших значущих факторів. Визначається на основі ринкового аналізу.
• Премії — це додаткова винагорода, яка виплачується співробітникам за досягнення певних цілей або результатів. Наприклад, за успішне виконання проєкту, перевиконання плану продажів.
• Акції компанії — це можливість отримати власну частку в компанії, надзвичайно приваблива для співробітників, які хочуть бути пов’язані з успіхом компанії.
• Пільги — це форма винагороди, яка не пов’язана з фінансами; нематеріальні блага. Наприклад, пакет медичного страхування, гнучкий графік роботи, можливість працювати віддалено, програми підтримки здоров’я і фітнесу, психологічна допомога, навчання та розвиток. Такі бенефіти свідчать про турботу компанії до співробітників, їхнього професійного та особистого добробуту.

Ще одним цікавим видом нематеріальних бенефітів є залучення співробітників до внутрішніх процесів. Наприклад, можна запровадити програму внутрішнього інтерв’ювання, завдяки якій зацікавлені особи зможуть знайомитись з кандидатами під час проведення співбесід, або дати можливість спробувати себе в ролі внутрішніх спікерів, організаторів. Додатковий персональний вклад всередині компанії буде розцінюватись як вигода та набуття нових навичок, які раніше не можна було виявити у рамках «посадової інструкції» на своїй основній позиції. 

Разом із цим, доцільно проводити регулярну аналітику пакету винагород, аби у нього включити те, що дійсно важливе для працівників, і вилучити неактуальні бонуси. 

№5. Управління талантами

Управління талантами (талант менеджмент) важливе для кожної компанії, хоча воно складається всього з трьох етапів:

1. Виявлення талантів — це процес пошуку потенційно талановитих та висококваліфікованих працівників, які здатні значно вплинути на успіх організації. Для цього використовують різні методи, такі як: оцінка компетенцій, аналіз результативності, спостереження, тестування.
2. Розвиток талантів — це процес підготовки талантів до нових ролей та викликів в компанії за допомогою тренінгів, навчання, менторинга, коучинга. Компанія прагне вирощувати майбутніх лідерів всередині колективу, а не брати ззовні. 
3. Збереження талантів. Для цього використовують різні стимули, наприклад, відповідну оплату праці, кар’єрні можливості, комфортні умови роботи, участь у проєктах.

№6. Оффбординг (звільнення)

Фінальний процес взаємодії зі співробітником — це оффбординг (звільнення), який включає ряд заходів, що потрібно виконати для лояльного та екологічного виходу спеціаліста з колективу. Цей процес не менш важливий, ніж інші, оскільки та людина, яка покидає вашу організацію та йде на ринок, стає амбасадором компанії. Її остання думка формується від того, як ви попрощалися.

Які кроки точно не можна пропустити під час оффбордингу:

• Співробітника треба сповістити про звільнення в заздалегідь визначений строк. Зазвичай в контракті прописують згоду, що обидві сторони попереджатимуть про звільнення за 14, 30 днів або інший термін. З одного боку, ви як бізнес перестраховуєте себе, що зможете вчасно знайти заміну. З іншого боку, коли звільняєте працівника, у нього буде час морально прийняти це рішення.
• Робітник повинен повернути всі речі, що належать компанії, за попередньо описаним алгоритмом.
• Компанія повинна виконати всі необхідні заходи для анулювання доступу працівника до всіх конфіденційних даних. Це потрібно для запобігання кібератакам чи втратам інформації.
• Важливо провести вихідне інтерв’ю (exit інтерв’ю) зі співробітником, щоб детально дізнатися, яка була причина звільнення, якщо це була ініціатива працівника, як можна поліпшити процеси в компанії. За рахунок такої відвертої розмови можна зберегти теплі відносини. Якщо співробітника звільнили через його токсичну поведінку, HR-спеціаліст має залишатись стриманою нейтральною стороною і без упереджень спілкуватись за списком стандартних питань. Часто виходить так, що «складний» фахівець надає змістовний фідбек з приводу того, що варто покращити, його думку теж слід взяти до розгляду, якщо вона об’єктивна і відповідає дійсності.
• Компанія повинна оформити всі необхідні документи, включаючи угоду про розірвання контракту.
• Слід зберегти контакти та перетворити колишнього співробітника на амбасадора. Навіть після звільнення, амбасадор буде позитивно відгукуватись про компанію як роботодавця та рекомендуватиме її іншим.

Наприклад, у компанії Deloitte одним із інструментів перетворення колишніх співробітників на амбасадорів є проведення alumni зустрічей, де попередні працівники беруть участь у зустрічах у неформальній атмосфері. Так вони обмінюються інформацією про свої нинішні справи, створюють колаборації і досі відчувають турботу з боку попереднього роботодавця. Все це можливо за рахунок ефективно побудованих HR-процесів!

Висновок

Кожен з шести основних HR-процесів має власні особливості, але при цьому завжди передбачає вимірювані цілі та напряму впливає на конкурентоспроможність бізнесу. HR-спеціаліст — це нейтральна сторона, яка вправно знаходить баланс між потребами організації та працівників. 

Хоч і не існує «ідеального» набору процесів в управлінні персоналом, адаптуючи основу під запити вашої компанії, ви зможете досягти високого рівня задоволення співробітників на робочих місцях, зменшення плинності кадрів, а також швидкого ефективного досягнення бізнес-цілей. Саме так, HR-процеси стануть одним з ключовим факторів успіху у досягненні цілей вашої компанії!