Залог эффективной работы компании — правильно выстроенные коммуникации между сотрудниками. Любое нарушение в этой сфере может привести не только к ухудшению отношений внутри команды, но и значительно снизить КПД каждого. Подробней о плохой коммуникации, ее последствиях и что делать, чтобы не допустить недопонимания внутри коллектива и в общении с руководством или клиентами, расскажем в статье.
Какие форматы коммуникации бывают
Внутри компании всегда есть два вида коммуникаций — межличностные и организационные. Их важно уметь отличать, так как источники проблем в каждом из вариантов обычно носят разный характер. Например, вопросы в организационной коммуникации часто возникают по техническим причинам, а в межличностной — из-за различий в характерах и жизненном опыте, разном уровне эмоционального интеллекта.
Межличностная коммуникация подразумевает обмен любой информацией между сотрудниками, руководством и клиентами. Может происходить при личном общении, по телефону или в переписке.
Организационная коммуникация — общение внутри какой-то определенной группы людей, которое направлено на обмен исключительно рабочей информацией. Обычно происходит в письменном виде: документация, переписка в мессенджерах или по e-mail, задачи в таск-менеджерах.
Оба варианта существуют как отдельно, так и в тесном пересечении. Нарушения в любом из приведенных форматов коммуникации могут повлечь за собой разные последствия: от небольших разногласий внутри коллектива до срывов сроков, репутационных и финансовых потерь компании. Плохо налаженное общение в команде — это проблема, с которой сталкиваются руководители разных уровней как международных IT-компаний, так и украинских. Для решения вопроса сначала нужно найти причины возникновения проблем в коммуникации.
Как определить причины недопонимания в коллективе
Вне зависимости от формата — межличностный или организационный — любая коммуникация включает в себя 4 составляющих передачи информации: отправитель, сообщение, канал, получатель. Выпадение каждого звена может привести к недопониманию. Давайте рассмотрим несколько примеров.
PM в качестве отправителя отослал сообщение с задачей по электронной почте конкретному специалисту. Менеджер ожидал выполнение через 3 дня, но сроки пришлось перенести. Причина — письмо попало в спам и сотрудник смог прочесть его только в конце рабочего дня, а Project Manager не проконтролировал вовремя ответ. Проблема — в плохой организации процесса передачи информации.
В команду заонбордили новичка, который длительный период времени выполняет исключительно прямые приказы от руководства и не хочет идти на контакт с коллегами. Здесь явно вопросы построения межличностной коммуникации с последним звеном в процессе передачи информации — получателем.
Разбиение любой коммуникации на цепочку из четырех элементов: отправитель, сообщение, канал, получатель, помогает определить характер проблемы и выявить «слабое звено». На базе этого легче искать решение.
Основные причины возникновения проблем в коммуникации:
- Руководитель не способен правильно назначить исполнителей задачи с учетом навыков и возможностей каждого сотрудника, на почве чего внутри коллектива возникают конфликты. Тот, кто получил задание, не может приступить к его выполнению, а другой работник обижен на руководство за недоверие, так как task полностью вписывался в спектр его умений.
- Команда чувствует страх перед руководителем из-за его чрезмерной авторитарности.
- Данные трудно получить из-за технических неполадок. Например, важные сообщения теряются в общем чате на фоне обсуждения какого-то мероприятия, медленный интернет в офисе не дает вовремя получать сообщения с электронной почты.
- Игра в «испорченный телефон», когда задача передается исполнителю не напрямую, а через множество посредников. В результате конечный результат может существенно отличаться от изначально запланированного.
- Обратная связь отсутствует или установлена «для галочки».
Главная задача Project Manager-а — не перекладывать вину за сорванные дедлайны или несоответствие техническому заданию на сотрудника, а попытаться разобраться в причинах. После этого можно искать решение проблемы, и здесь менеджеру очень помогут развитые soft skills.
Как не допустить нарушения коммуникаций внутри компании
Каждый коллектив уникален, ведь состоит из личностей со своими целями, интересами, проблемами и страхами. Как должен вести себя проектный менеджер, чтобы создать максимально эффективное общение между своими подчиненными, старшим руководством и другими участниками процесса?
Советы для построения качественной коммуникации:
- Всегда распределяйте информацию по срокам и степени важности. Так проще расставлять приоритеты, планировать рабочие процессы, давать и получать обратную связь. Обучайте этому и сотрудников.
- Каждая информация должна иметь своего адресата, и лучше изначально знать, кто он. Представьте, что у вас горят дедлайны по нескольким проектам, и «сверху» еще нагружают новыми задачами — в таком режиме легко что-то перепутать. Сортировка по папкам на компьютере или шкафам в офисе, обозначение маркерами разных цветов и другие способы помогут избежать того, что отчет по заработной плате внезапно окажется на столе frontend-разработчика, а не главного бухгалтера.
- При распределении задач указывайте строгие сроки их выполнения даже тогда, когда сдача «не горит», или вы практикуете Scrumban и другие методы и методики гибкого управления Agile. Это позволит не только создать и поддерживать необходимую дисциплину, но и не даст запутаться между проектами.
- Активная обратная связь — лучший показатель того, насколько эффективна деятельность руководства. Общаться с сотрудниками можно лично — для этого менеджер должен пользоваться авторитетом в коллективе и располагать к себе, иначе он вряд ли получит правдивые ответы с помощью опросов в рабочих группах, анкетирования и других методов.
В построении правильной и своевременной коммуникации очень помогают онлайн-сервисы, такие как корпоративный мессенджер Slack, таск-менеджер Jira, e-mail рассылка. Имейлы подходят для донесения информации, которая касается всей компании. Кроме того, в цепочке имейлов удобно вести переписку с клиентом, чтобы сохранялись все внесенные изменения. Это позволит избежать возникновения конфликтов в будущем.
Что делать, если коммуникация внутри команды была нарушена
Работа с людьми считается одним из самых сложных видов деятельности. Даже самый опытный руководитель может ошибиться, в результате чего в команде возникнут недопонимания и конфликты. Для предотвращения разногласий и «лечения» возникших проблем можно найти много решений, но обычно они все базируются на честном диалоге между руководителем и сотрудниками.
Советы для «лечения» проблем с коммуникацией:
- Не закрывайтесь от сотрудников — в прямом смысле этого выражения. Ведущие IT-компании часто практикуют политику «открытых дверей» или разговоры tet-a-tet, в рамках которой каждый работник отдела может зайти в кабинет своего начальника для того, чтобы просто поговорить. Рассказать о своих проблемах, страхах и попросить совета от более опытного наставника. При этом ни вы, ни ваши подчиненные не должны забывать о рабочей субординации.
- Используйте анонимность, как способ повысить доверие сотрудников. Таким методом нередко пользуются школьные психологи: каждый ученик может оставить записку о том, что не устраивает его в коллективе, а позже эти вопросы обсуждаются сообща без упоминания автора обращения. Такую практику легко применить в рабочем процессе — собирать послания можно любым удобным способом: в коробку, если вы работаете в офисе, или с помощью удобного бота, например, в Telegram.
- Научитесь слышать своих подчиненных. Часто PM-ы бывают так заняты своими личными делами, проблемами или переживаниями о совещании с высшим руководством, что слушают подчиненных «в фоновом режиме». В итоге у сотрудников создается впечатление, что их мнение и состояние никому не важно — это отражается на их отношении к своим обязанностям.
- Не бойтесь проводить неформальное время с командой. Совместный обед или поездка на природу всем коллективом точно не навредит коммуникациям в вашей команде — это станет еще одним инструментом для выстраивания эффективного и плодотворного общения. Не зря team building так популярен.
Главное при решении проблем с коммуникацией в коллективе — не бояться общаться с командой, спрашивать мнение, претензии и страхи каждого, а также не стесняться получить совет у более опытных коллег.
Вместо выводов
Построение правильной коммуникации в команде — это львиная доля работы проектного менеджера. Важно не просто найти точки соприкосновения с членами коллектива, но и научиться слышать каждого в отдельности, анализировать информацию и объединять все это в единое целое. Ваши действия должны быть взвешенными, дипломатичными и хорошо продуманными. В первое время может быть трудно, однако активные усилия, отсутствие строгих рамок и возможность для каждого работника открыто высказать свою точку зрения точно принесут свои плоды.