10 навыков идеального менеджера проектов

Работа на позиции Project Manager во многом напоминает дирижерскую — менеджеру не обязательно уметь «играть на всех инструментах», чтобы эффективно управлять проектом. Главная задача PM — правильно организовать команду специалистов и грамотно направлять процесс для достижения результата, который бы устроил все заинтересованные стороны. Вопрос лишь в том, какие навыки помогут проджекту в этом. Об этом и расскажем в статье.

Умение работать со стейкхолдерами

Вы можете хорошо разбираться в технологиях и бизнес-процессах, но если у вас проблемы с коммуникабельностью, на позиции Project Manager будет сложно. Поэтому главный навык идеального менеджера — умение выстраивать взаимоотношения со стейкхолдерами.

Стейкхолдеры — это все люди или организации, которые заинтересованы в проекте или могут повлиять на него:

• команда IT-специалистов и ваше начальство;
• клиент, его сотрудники или руководство;
• подрядчики со стороны заказчика;
• независимые эксперты.

Хороший Project Manager умеет выстраивать взаимодействие со всеми, а идеальный — гармонично объединяет всех в одну систему. В этом помогает знание иностранных языков, изучение и применение различных способов общения и влияния на людей, а также использование специальных инструментов, например, матриц заинтересованности и ответственности. 

Матрица заинтересованности помогает определить уровень влияния стейкхолдеров на проект, а также степень возможной вовлеченности конкретного человека или организации в общий рабочий процесс. С помощью этого инструмента PM-у проще планировать и выстраивать взаимодействие с участниками. 

Матрица ответственности помогает увидеть роли каждого участника проекта, а также позволяет эффективно распределять и контролировать задачи. Можно использовать в любом процессе.

Управление задачами и процессами

Любой проект — это комплекс из рабочих задач и процессов, а Project Manager должен  складывать все в одну систему: от распределения ресурсов до контроля выполнения заданий и оценки результатов. 

Менеджеру необходимо знать в теории и использовать на практике:

• методологии управления проектами, среди обязательных — это Agile, Waterfall и гибридный подход;
• методики и методы, например такие как Scrum и Kanban;
• основы документооборота;
• инструменты для упрощения работы PM-а: таск-менеджеры, хранилища документов, почтовые службы и чаты, средства для личных записей, доски для творчества, программы для дизайна.

К перечисленному обязательно нужно добавить навык планирования: без него сложно представить идеального менеджера проектов.

Тайм-менеджмент и умение концентрироваться на главном

Правильное планирование и контроль времени повышает эффективность PM-а и команды в целом. При этом нужно учитывать, что в реалиях IT-проектов задачи и цели часто меняются под воздействием разных факторов, а значит менеджер должен уметь быстро принимать решение и вносить коррективы в изначальный план.

Для оптимизации процесса планирования можно разработать систему запланированных встреч и разделение задач на группы с учетом специфики конкретного проекта и личных особенностей PM-а. Например, если у вас с клиентом большая разница во времени, то вам наверняка придется сдвигать привычный рабочий график и назначать созвоны на обед или даже на вечер.

В планировании встреч хорошо помогают матрицы Эйзенхауэра для распределения задач по важности и срочности. Таким образом менеджеру проще выделить приоритетные дела и сфокусировать внимание на них. 

Навык концентрации на важном помогает эффективно распределять собственное время и результативно выполнять приоритетные задачи, а также определять:

• главные факторы для проекта;
• уровень влияния задач на проект: какие важны, а что можно убрать из плана;
• практическую пользу тех или иных инструментов и подходов;
• проблемы, с которыми регулярно сталкивается команда.

Для сохранения концентрации на протяжении рабочего времени в качестве помощников можете использовать тайм-трекеры и специальные методы, такие как Pomidoro.

Управление командой или Teamwork 

Без слаженной команды специалистов, каждый из которых выполняет свою задачу согласно общей стратегии, успех любого проекта под сомнением. Поэтому PM-у важно правильно подбирать людей, распределять роли между ними с учетом их профессиональных скилов, характеров, коммуникативных особенностей.

Для эффективного Teamwork менеджер должен грамотно мотивировать, направлять и контролировать работу специалистов. В этом ему сильно помогут:

• знание принципов построения коллектива: жизненный цикл команды, какие роли бывают, как проводить отбор специалистов и встраивать в существующую бизнес-систему компании;
• развитая эмпатия и лидерские качества;
• навыки ораторского и театрального мастерства;
• знание психологии построения взаимоотношений между людьми;
• грамотное использование инструментов для выстраивания командной работы вроде тимбилдинга и встреч один-на-один.

Роль PM-а на любом проекте — одна из ключевых, и именно от его действий зависит эффективность работы команды и результат всего проекта

Умение решать конфликты

Крайне редко бывает, что на проекте все идет по плану и все довольны. Обычно наоборот: технический специалист неверно понял задачу или менеджер неправильно ее поставил, клиент приходит с изменениями и вносит коррективы, стейкхолдеры не хотят идти на контакт. На этом фоне легко может возникнуть конфликтная ситуация, которую Project Manager должен уметь вовремя решить, а в идеале — предотвратить.

Эскалации часто возникают по трем причинам:

• плохая коммуникация с людьми;
• не налаженные рабочие процессы;
• личностные разногласия.

Если проработать эти факторы, количество конфликтов существенно снизится. В случаях же возникновения эскалации PM-у важно проанализировать ситуацию, найти причину и только тогда действовать. В такие моменты многое зависит от того, насколько прокачан навык принятия решений и эмоциональный интеллект менеджера.

Навык принимать решение и брать на себя ответственность

Project Manager — это руководитель и лидер, который не только раздает задачи и контролирует их выполнение. Он также ответственен за результат и проект в целом. Какой бы формат управления PM не выбрал — каскадный, гибкий или гибридный — в случае провала главным виновным будет менеджер, так как не смог правильно спланировать, организовать и проконтролировать работу команды.

Можете делегировать часть своих обязанностей и даже применять практику коллегиальных решений, но в ключевых вопросах последнее слово должно оставаться за вами. Особенно это касается критических моментов вроде ухода члена команды в середине проекта, когда стоит вопрос: уговаривать человека на дальнейшее сотрудничество или разойтись.

Идеальный PM при принятии решений:

• ориентируется на собственный опыт и мнение экспертов;
• учитывает бизнес-интересы компании и клиента;
• принимает во внимание профессиональные и личные взаимоотношения в команде. 

Некоторые менеджеры также советуют прислушиваться к своей интуиции — она может подсказать неординарные выходы даже из самых сложных ситуаций. Но это правило работает только если у менеджера большой опыт управления проектами

Умение встроиться в бизнес

Любой проект не может существовать отдельно от бизнес-системы клиента или IT-компании. Идеальный PM должен понимать, как и на что его деятельность влияет не только в рамках конкретных задач, но и за их пределами:

• Беспокоиться не только об интересах заказчика, но и о прибыли для компании, так как из него формируется зарплатный фонд, обеспечивается покрытие других финансовых нужд компании.
• Учитывать стоимость рабочего времени команды и подрядчиков.
• Понимать, какие затраты предстоят в процессе реализации проекта.
• Знать, как бюджет расходуется на каждом этапе и какие резервы доступны.

Также нужно помнить, что каждый проект имеет конкретную и измеряемую финансовую цель. Для ее достижения менеджеру нужно уже на этапе планирования учесть итоговую маржинальность. Поэтому идеальный Project Manager должен уметь работать с финансами, управлять процессами, командой и содержанием проекта — включать в план работ только те задачи, которые важны для достижения бизнес-целей IT-компании.

Навык управлять рисками и изменениями

Так как PM отвечает за весь проект, он обязан учитывать различные факторы влияния и просчитывать риски. Для поиска, анализа и предотвращения возможных проблем существуют разные стратегии реагирования, но основных четыре:

Каждую стратегию можно использовать отдельно или в комплексе с остальными. При этом выбор базируется на основании специальной матрицы, которая строится на оценке рисков по двум критериям: вероятности появления проблемы в конкретный период времени и уровня потенциального ущерба от реализации риска. Далее данные ранжируются по шкале от 1 до 10, после чего выбирается стратегия реагирования. 

Системное мышление и навык анализировать информацию

Для эффективного управления проектом PM-у в процессе работы необходимо обрабатывать большой объем информации, а потом правильно передавать ее всем участников для предотвращения конфликтов и недопонимания — то есть использовать системное мышление.

Для этого Project Manager должен уметь:

• определять причинно-следственные связи;
• просчитывать последствия решений и действий;
• проводить анализ даже в случае минимального количества данных;
• понимать направление проекта и его динамику.

Для тренировки системного мышления отлично подходят интеллектуальные игры, опыт наблюдения за другими специалистами и поиск эффективных моделей взаимодействия.

Техническая экспертиза и способность к самообучению

Один из самых важных hard skill менеджера — умение разбираться в IT-продукте и базово понимать все аспекты его разработки, чтобы правильно оценить и спланировать будущий проект, отследить его динамику. Технический бэкграунд упрощает коммуникацию с архитекторами, разработчиками, тестировщиками, дизайнерами и другими членами команды. Например, понимая основы программирования, PM-у легче ставить задачу девелоперу и контролировать ее выполнение, а зная методологию разработки — пояснить клиенту основные этапы работы над проектом.

В основе же всех soft и hard skills проектного менеджера, а также возможностей для его профессионального роста, лежит способность и стремление к самообучению. Вообще это обязательный навык для всех, кто работает в нише высоких технологий — постоянно искать и впитывать новые знания не только в своем направлении, но и в смежных. 

Выводы

Все навыки идеального проектного менеджера взаимосвязаны. Чтобы стать PM-ом высокого уровня, мало иметь только прокачанные soft skills, нужно еще подтягивать технические и бизнес скилы. Также важно развивать в себе желание и стремление обучаться чему-то новому, и не бояться внедрять это на практике. Впрочем, это относится ко всем IT-специальностям, а не только менеджерским.