Работа на позиции Project Manager во многом напоминает дирижерскую — менеджеру не обязательно уметь «играть на всех инструментах», чтобы эффективно управлять проектом. Главная задача PM — правильно организовать команду специалистов и грамотно направлять процесс для достижения результата, который бы устроил все заинтересованные стороны. Вопрос лишь в том, какие навыки помогут проджекту в этом. Об этом и расскажем в статье.
Умение работать со стейкхолдерами
Вы можете хорошо разбираться в технологиях и бизнес-процессах, но если у вас проблемы с коммуникабельностью, на позиции Project Manager будет сложно. Поэтому главный навык идеального менеджера — умение выстраивать взаимоотношения со стейкхолдерами.
Стейкхолдеры — это все люди или организации, которые заинтересованы в проекте или могут повлиять на него:
- команда IT-специалистов и ваше начальство;
- клиент, его сотрудники или руководство;
- подрядчики со стороны заказчика;
- независимые эксперты.
Хороший Project Manager умеет выстраивать взаимодействие со всеми, а идеальный — гармонично объединяет всех в одну систему. В этом помогает знание иностранных языков, изучение и применение различных способов общения и влияния на людей, а также использование специальных инструментов, например, матриц заинтересованности и ответственности.
Матрица заинтересованности помогает определить уровень влияния стейкхолдеров на проект, а также степень возможной вовлеченности конкретного человека или организации в общий рабочий процесс. С помощью этого инструмента PM-у проще планировать и выстраивать взаимодействие с участниками.
Матрица ответственности помогает увидеть роли каждого участника проекта, а также позволяет эффективно распределять и контролировать задачи. Можно использовать в любом процессе.
Управление задачами и процессами
Любой проект — это комплекс из рабочих задач и процессов, а Project Manager должен складывать все в одну систему: от распределения ресурсов до контроля выполнения заданий и оценки результатов.
Менеджеру необходимо знать в теории и использовать на практике:
- методологии управления проектами, среди обязательных — это Agile, Waterfall и гибридный подход;
- методики и методы, например такие как Scrum и Kanban;
- основы документооборота;
- инструменты для упрощения работы PM-а: таск-менеджеры, хранилища документов, почтовые службы и чаты, средства для личных записей, доски для творчества, программы для дизайна.
К перечисленному обязательно нужно добавить навык планирования: без него сложно представить идеального менеджера проектов.
Тайм-менеджмент и умение концентрироваться на главном
Правильное планирование и контроль времени повышает эффективность PM-а и команды в целом. При этом нужно учитывать, что в реалиях IT-проектов задачи и цели часто меняются под воздействием разных факторов, а значит менеджер должен уметь быстро принимать решение и вносить коррективы в изначальный план.
Для оптимизации процесса планирования можно разработать систему запланированных встреч и разделение задач на группы с учетом специфики конкретного проекта и личных особенностей PM-а. Например, если у вас с клиентом большая разница во времени, то вам наверняка придется сдвигать привычный рабочий график и назначать созвоны на обед или даже на вечер.
В планировании встреч хорошо помогают матрицы Эйзенхауэра для распределения задач по важности и срочности. Таким образом менеджеру проще выделить приоритетные дела и сфокусировать внимание на них.
Навык концентрации на важном помогает эффективно распределять собственное время и результативно выполнять приоритетные задачи, а также определять:
- главные факторы для проекта;
- уровень влияния задач на проект: какие важны, а что можно убрать из плана;
- практическую пользу тех или иных инструментов и подходов;
- проблемы, с которыми регулярно сталкивается команда.
Для сохранения концентрации на протяжении рабочего времени в качестве помощников можете использовать тайм-трекеры и специальные методы, такие как Pomidoro.
Управление командой или Teamwork
Без слаженной команды специалистов, каждый из которых выполняет свою задачу согласно общей стратегии, успех любого проекта под сомнением. Поэтому PM-у важно правильно подбирать людей, распределять роли между ними с учетом их профессиональных скилов, характеров, коммуникативных особенностей.
Для эффективного Teamwork менеджер должен грамотно мотивировать, направлять и контролировать работу специалистов. В этом ему сильно помогут:
- знание принципов построения коллектива: жизненный цикл команды, какие роли бывают, как проводить отбор специалистов и встраивать в существующую бизнес-систему компании;
- развитая эмпатия и лидерские качества;
- навыки ораторского и театрального мастерства;
- знание психологии построения взаимоотношений между людьми;
- грамотное использование инструментов для выстраивания командной работы вроде тимбилдинга и встреч один-на-один.
Роль PM-а на любом проекте — одна из ключевых, и именно от его действий зависит эффективность работы команды и результат всего проекта
Умение решать конфликты
Крайне редко бывает, что на проекте все идет по плану и все довольны. Обычно наоборот: технический специалист неверно понял задачу или менеджер неправильно ее поставил, клиент приходит с изменениями и вносит коррективы, стейкхолдеры не хотят идти на контакт. На этом фоне легко может возникнуть конфликтная ситуация, которую Project Manager должен уметь вовремя решить, а в идеале — предотвратить.
Эскалации часто возникают по трем причинам:
- плохая коммуникация с людьми;
- не налаженные рабочие процессы;
- личностные разногласия.
Если проработать эти факторы, количество конфликтов существенно снизится. В случаях же возникновения эскалации PM-у важно проанализировать ситуацию, найти причину и только тогда действовать. В такие моменты многое зависит от того, насколько прокачан навык принятия решений и эмоциональный интеллект менеджера.
Навык принимать решение и брать на себя ответственность
Project Manager — это руководитель и лидер, который не только раздает задачи и контролирует их выполнение. Он также ответственен за результат и проект в целом. Какой бы формат управления PM не выбрал — каскадный, гибкий или гибридный — в случае провала главным виновным будет менеджер, так как не смог правильно спланировать, организовать и проконтролировать работу команды.
Можете делегировать часть своих обязанностей и даже применять практику коллегиальных решений, но в ключевых вопросах последнее слово должно оставаться за вами. Особенно это касается критических моментов вроде ухода члена команды в середине проекта, когда стоит вопрос: уговаривать человека на дальнейшее сотрудничество или разойтись.
Идеальный PM при принятии решений:
- ориентируется на собственный опыт и мнение экспертов;
- учитывает бизнес-интересы компании и клиента;
- принимает во внимание профессиональные и личные взаимоотношения в команде.
Некоторые менеджеры также советуют прислушиваться к своей интуиции — она может подсказать неординарные выходы даже из самых сложных ситуаций. Но это правило работает только если у менеджера большой опыт управления проектами
Умение встроиться в бизнес
Любой проект не может существовать отдельно от бизнес-системы клиента или IT-компании. Идеальный PM должен понимать, как и на что его деятельность влияет не только в рамках конкретных задач, но и за их пределами:
- Беспокоиться не только об интересах заказчика, но и о прибыли для компании, так как из него формируется зарплатный фонд, обеспечивается покрытие других финансовых нужд компании.
- Учитывать стоимость рабочего времени команды и подрядчиков.
- Понимать, какие затраты предстоят в процессе реализации проекта.
- Знать, как бюджет расходуется на каждом этапе и какие резервы доступны.
Также нужно помнить, что каждый проект имеет конкретную и измеряемую финансовую цель. Для ее достижения менеджеру нужно уже на этапе планирования учесть итоговую маржинальность. Поэтому идеальный Project Manager должен уметь работать с финансами, управлять процессами, командой и содержанием проекта — включать в план работ только те задачи, которые важны для достижения бизнес-целей IT-компании.
Навык управлять рисками и изменениями
Так как PM отвечает за весь проект, он обязан учитывать различные факторы влияния и просчитывать риски. Для поиска, анализа и предотвращения возможных проблем существуют разные стратегии реагирования, но основных четыре:
Стратегия | Описание |
Уклоняться от риска | Изменяют план управления проектом так, чтобы исключить конкретный риск. |
Передавать риск | Переносят ответственность и негативные последствия на третью сторону на условиях двусторонних договоренностей. |
Принимать риск | Не предпринимают никаких шагов для устранения потенциальной проблемы и разработки плана на случай возникновения риска. |
Снижать риск | Принимают меры с целью уменьшения вероятности появления проблемы: проверяют гипотезы, моделируют, тестируют и отрабатывают решения заранее, упрощают или детализируют процессы. |
Каждую стратегию можно использовать отдельно или в комплексе с остальными. При этом выбор базируется на основании специальной матрицы, которая строится на оценке рисков по двум критериям: вероятности появления проблемы в конкретный период времени и уровня потенциального ущерба от реализации риска. Далее данные ранжируются по шкале от 1 до 10, после чего выбирается стратегия реагирования.
Системное мышление и навык анализировать информацию
Для эффективного управления проектом PM-у в процессе работы необходимо обрабатывать большой объем информации, а потом правильно передавать ее всем участников для предотвращения конфликтов и недопонимания — то есть использовать системное мышление.
Для этого Project Manager должен уметь:
- определять причинно-следственные связи;
- просчитывать последствия решений и действий;
- проводить анализ даже в случае минимального количества данных;
- понимать направление проекта и его динамику.
Для тренировки системного мышления отлично подходят интеллектуальные игры, опыт наблюдения за другими специалистами и поиск эффективных моделей взаимодействия.
Техническая экспертиза и способность к самообучению
Один из самых важных hard skill менеджера — умение разбираться в IT-продукте и базово понимать все аспекты его разработки, чтобы правильно оценить и спланировать будущий проект, отследить его динамику. Технический бэкграунд упрощает коммуникацию с архитекторами, разработчиками, тестировщиками, дизайнерами и другими членами команды. Например, понимая основы программирования, PM-у легче ставить задачу девелоперу и контролировать ее выполнение, а зная методологию разработки — пояснить клиенту основные этапы работы над проектом.
В основе же всех soft и hard skills проектного менеджера, а также возможностей для его профессионального роста, лежит способность и стремление к самообучению. Вообще это обязательный навык для всех, кто работает в нише высоких технологий — постоянно искать и впитывать новые знания не только в своем направлении, но и в смежных.
Выводы
Все навыки идеального проектного менеджера взаимосвязаны. Чтобы стать PM-ом высокого уровня, мало иметь только прокачанные soft skills, нужно еще подтягивать технические и бизнес скилы. Также важно развивать в себе желание и стремление обучаться чему-то новому, и не бояться внедрять это на практике. Впрочем, это относится ко всем IT-специальностям, а не только менеджерским.