Робота на позиції Project Manager багато в чому нагадує диригентську — менеджеру не обов’язково вміти «грати на всіх інструментах», щоб ефективно керувати проєктом. Головне завдання PM — правильно організувати команду фахівців та грамотно спрямовувати процес для досягнення результату, який би влаштував усі зацікавлені сторони. Питання лише в тому, які навички допоможуть проджекту в цьому. Про це і розповімо у статті.
Вміння працювати зі стейкхолдерами
Ви можете добре розумітися на технологіях та бізнес-процесах, але якщо у вас проблеми з комунікабельністю, на позиції Project Manager буде складно. Тому головна навичка ідеального менеджера — вміння вибудовувати взаємини зі стейкхолдерами.
Стейкхолдери — це всі люди чи організації, які зацікавлені у проєкті або можуть вплинути на нього:
- команда IT-фахівців та ваше начальство;
- клієнт, його співробітники чи керівництво;
- підрядники з боку замовника;
- незалежні експерти.
Хороший Project Manager вміє вибудовувати взаємодію з усіма, а ідеальний гармонійно поєднує всіх в одну систему. У цьому допомагає знання іноземних мов, вивчення та застосування різних способів спілкування та впливу на людей, а також використання спеціальних інструментів, наприклад, матриць зацікавленості та відповідальності.
Матриця зацікавленості допомагає визначити рівень впливу стейкхолдерів на проєкт, а також ступінь можливого залучення конкретної людини або організації до загального робочого процесу. За допомогою цього інструменту PM-у простіше планувати та вибудовувати взаємодію з учасниками.
Матриця відповідальності допомагає побачити ролі кожного учасника проєкту, а також дозволяє ефективно розподіляти та контролювати завдання. Можна використовувати у будь-якому процесі.
Керування задачами та процесами
Будь-який проєкт — це комплекс із робочих завдань та процесів, а Project Manager повинен складати все в одну систему: від розподілу ресурсів до контролю виконання завдань та оцінки результатів.
Менеджеру необхідно знати в теорії та використовувати на практиці:
- методології управління проєктами, серед обов’язкових — це Agile, Waterfall та гібридний підхід;
- методики та методи: Scrum, Kanban тощо;
- основи документообігу;
- інструменти для спрощення роботи PM: таск-менеджери, сховища документів, поштові служби та чати, засоби для особистих записів, дошки для творчості, програми для дизайну.
До перерахованого обов’язково потрібно додати навички планування: без них складно уявити ідеального менеджера проєктів.
Тайм-менеджмент та вміння концентруватися на головному
Правильне планування та контроль часу підвищує ефективність PM-а та команди в цілому. При цьому потрібно враховувати, що в реаліях IT-проєктів завдання та цілі часто змінюються під впливом різних факторів, а значить, менеджер повинен вміти швидко приймати рішення та вносити корективи в початковий план.
Для оптимізації процесу планування можна розробити систему запланованих зустрічей та поділ завдань на групи з урахуванням специфіки конкретного проєкту та індивідуальних особливостей PM-а. Наприклад, якщо у вас з клієнтом велика різниця в часі, то вам, напевно, доведеться зміщувати звичний робочий графік і призначати мітинги на обід або навіть на вечір.
У плануванні зустрічей добре допомагають матриці Ейзенхауера для розподілу завдань за важливістю та терміновістю. Таким чином менеджерові простіше виділити пріоритетні справи та сфокусувати увагу на них.
Навичка концентрації на важливому допомагає ефективно розподіляти власний час та результативно виконувати пріоритетні завдання, а також визначати:
- основні чинники для проєкту;
- рівень впливу завдань на проєкт: які важливі, а що можна забрати з плану;
- практичну користь тих чи інших інструментів та підходів;
- проблеми, із якими регулярно стикається команда.
Для збереження концентрації протягом робочого часу можете використовувати тайм-трекери та спеціальні методи, такі як Pomidoro.
Управління командою або Teamwork
Без злагодженої команди фахівців, кожен із яких виконує своє завдання відповідно до загальної стратегії, успіх будь-якого проєкту під сумнівом. Тому PM-у важливо правильно підбирати людей, розподіляти ролі між ними з урахуванням їх професійних скілів, характерів, комунікативних особливостей.
Для ефективного Teamwork менеджер повинен грамотно мотивувати, спрямовувати та контролювати роботу фахівців. У цьому йому дуже допоможуть:
- знання принципів побудови колективу: життєвий цикл команди, які ролі бувають, як проводити відбір фахівців та вбудовувати їх в наявну бізнес-систему компанії;
- розвинена емпатія та лідерські якості;
- навички ораторської та театральної майстерності;
- знання психології побудови взаємин між людьми;
- грамотне використання інструментів для вибудовування командної роботи на кшталт тімбілдінгу та зустрічей віч-на-віч.
Роль PM на будь-якому проєкті — одна з ключових, і саме від його дій залежить ефективність роботи команди та результат всього проєкту.
Вміння вирішувати конфлікти
Вкрай рідко буває, що на проєкті все йде за планом і всі задоволені. Зазвичай навпаки: технічний фахівець неправильно зрозумів завдання чи менеджер невірно його поставив, клієнт приходить зі змінами та вносить корективи, стейкхолдери не хочуть йти на контакт. На цьому фоні легко може виникнути конфліктна ситуація, яку Project Manager має вміти вчасно вирішити, а в ідеалі — запобігти.
Ескалації часто виникають із трьох причин:
- погана комунікація з людьми;
- не налагоджені робочі процеси;
- особистісні розбіжності.
Якщо опрацювати ці чинники, кількість конфліктів суттєво знизиться. У випадках виникнення ескалації PM-у важливо проаналізувати ситуацію, знайти причину і лише тоді діяти. У такі моменти багато залежить від того, наскільки прокачані навички прийняття рішень та емоційний інтелект менеджера.
Навичка приймати рішення і брати на себе відповідальність
Project Manager — це керівник і лідер, який не тільки роздає завдання та контролює їх виконання. Він також відповідальний за результат та проєкт загалом. Який би формат управління PM не вибрав — каскадний, гнучкий чи гібридний — у разі провалу головним винним буде менеджер, бо не зміг правильно спланувати, організувати та проконтролювати роботу команди.
Можете делегувати частину своїх обов’язків і навіть застосовувати практику колегіальних рішень, але у ключових питаннях останнє слово має залишатися за вами. Особливо це стосується критичних моментів на кшталт виходу члена команди в середині проєкту, коли постає питання: умовляти людину на подальшу співпрацю чи розійтися.
Ідеальний PM при прийнятті рішень:
- орієнтується на власний досвід та думку експертів;
- враховує бізнес-інтереси компанії та клієнта;
- бере до уваги професійні та особисті взаємини у команді.
Деякі менеджери також радять прислухатися до своєї інтуїції — вона може підказати неординарні виходи навіть із найскладніших ситуацій. Але це правило працює тільки, якщо у менеджера великий досвід управління проєктами.
Вміння вбудовуватись у бізнес
Будь-який проєкт не може існувати окремо від бізнес-системи клієнта чи IT-компанії. Ідеальний PM повинен розуміти, як і на що його діяльність впливає не лише в рамках конкретних завдань, а і поза їх межами:
- Дбати не тільки про інтереси замовника, а й про прибуток для компанії, оскільки з нього формується зарплатний фонд, забезпечується покриття інших фінансових потреб IT-компанії.
- Враховувати вартість робочого часу команди та підрядників.
- Розуміти, які витрати мають бути в процесі реалізації проєкту.
- Знати, як бюджет витрачається на кожному етапі та які резерви доступні.
Також треба пам’ятати, що кожен проєкт має конкретну та вимірювану фінансову мету, і для її досягнення менеджерові потрібно вже на етапі планування врахувати підсумкову маржинальність. Тому ідеальний Project Manager має вміти працювати з фінансами, управляти процесами, командою та змістом проєкту — включати в план робіт лише ті завдання, які є важливими для досягнення бізнес-цілей IT-компанії.
Навичка керувати ризиками та змінами
Оскільки PM відповідає за весь проєкт, він має враховувати різні чинники впливу і прораховувати ризики. Для пошуку, аналізу та запобігання можливим проблемам існують різні стратегії реагування, але основних чотири:
Стратегія |
Опис |
Ухилятися від ризику |
Змінюють план управління проєктом так, щоб унеможливити конкретний ризик. |
Передавати ризик |
Переносять відповідальність та негативні наслідки на третю сторону на умовах двосторонніх домовленостей. |
Приймати ризик |
Не роблять жодних кроків для усунення потенційної проблеми та розробки плану на випадок виникнення ризику. |
Знижувати ризик |
Вживають заходів для зменшення ймовірності появи проблеми: перевіряють гіпотези, моделюють, тестують і відпрацьовують рішення заздалегідь, спрощують або деталізують процеси. |
Кожна стратегія може бути використана окремо або в комплексі з іншими. При цьому вибір базується на підставі спеціальної матриці, яка будується на оцінці ризиків за двома критеріями: ймовірність виникнення проблеми в конкретний період часу та рівня потенційної шкоди від реалізації ризику. Далі дані ранжуються за шкалою від 1 до 10, після чого вибирається стратегія реагування.
Системне мислення та вміння аналізувати інформацію
Для ефективного управління проєктом PM-у в процесі роботи необхідно обробляти великий обсяг інформації, а потім правильно передавати її всім учасникам для запобігання конфліктам і непорозумінням — тобто використовувати системне мислення.
Для цього Project Manager має вміти:
- визначати причинно-наслідкові зв’язки;
- прораховувати наслідки рішень та дій;
- проводити аналіз навіть у разі мінімальної кількості даних;
- розуміти напрям проєкту та його динаміку.
Для тренування системного мислення відмінно підходять інтелектуальні ігри, досвід спостереження за іншими фахівцями та пошук ефективних моделей взаємодії.
Технічна експертиза та здатність до самонавчання
Один із найважливіших hard skill менеджера — вміння розбиратися в IT-продукті та базово розуміти всі аспекти його розробки, щоб правильно оцінити та спланувати майбутній проєкт, відстежити його динаміку. Технічний бекграунд полегшує комунікацію з архітекторами, розробниками, тестувальниками, дизайнерами та іншими членами команди. Наприклад, розуміючи основи програмування, PM-у легше ставити завдання девелоперу та контролювати її виконання, а знаючи методологію розробки — пояснити клієнту основні етапи роботи над проєктом.
В основі всіх soft і hard skills проєктного менеджера, а також можливостей для його професійного зростання, лежить здатність і прагнення до самонавчання. Взагалі, це обов’язкова навичка для всіх, хто працює в ніші високих технологій — постійно шукати та вбирати нові знання не лише у своєму напрямку, а й у суміжних.
Висновки
Усі навички ідеального проєктного менеджера взаємопов’язані. Щоб стати PM-ом високого рівня, мало мати тільки прокачані soft skills, потрібно ще підтягувати технічні та бізнес скіли. Також важливо розвивати в собі бажання та прагнення навчатися чомусь новому, і не боятися впроваджувати це на практиці. Втім це стосується всіх IT-спеціальностей, а не тільки менеджерських.