Запорука ефективної роботи компанії — правильно вибудувані комунікації між співробітниками. Будь-яке порушення в цій сфері може призвести не тільки до погіршення стосунків усередині команди, а й значно знизити ККД кожного. Детальніше про погану комунікацію, її наслідки та що робити, щоб не допустити непорозумінь усередині колективу і в спілкуванні з керівництвом або клієнтами, розповімо в статті.
Які формати комунікації бувають
Усередині компанії завжди є два види комунікацій — міжособистісні та організаційні. Їх важливо вміти відрізняти, оскільки джерела проблем у кожному з варіантів зазвичай мають різний характер. Наприклад, питання в організаційній комунікації часто виникають через технічні причини, а в міжособистісній — через відмінності в характерах і життєвому досвіді, різний рівень емоційного інтелекту.
Міжособистісна комунікація передбачає обмін будь-якою інформацією між співробітниками, керівництвом і клієнтами. Може відбуватися під час особистого спілкування, телефоном або в листуванні.
Організаційна комунікація — спілкування всередині якоїсь певної групи людей, яке спрямоване на обмін виключно робочою інформацією. Зазвичай відбувається в письмовому вигляді: документація, листування в месенджерах або по e-mail, завдання в таск-менеджерах.
Обидва варіанти існують як окремо, так і в тісному перетині. Порушення в будь-якому з наведених форматів комунікації можуть призвести до різних наслідків: від невеликих розбіжностей усередині колективу до зривів термінів, репутаційних і фінансових втрат компанії. Погано налагоджене спілкування в команді — це проблема, з якою стикаються керівники різних рівнів як міжнародних IT-компаній, так і українських. Для розв’язання питання спочатку потрібно знайти причини виникнення проблем у комунікації.
Як визначити причини непорозуміння в колективі
Незалежно від формату — міжособистісний або організаційний — будь-яка комунікація містить у собі 4 складові передання інформації: відправник, повідомлення, канал, одержувач. Випадання кожної ланки може призвести до непорозуміння. Розгляньмо кілька прикладів.
PM як відправник відіслав повідомлення із завданням електронною поштою конкретному спеціалісту. Менеджер очікував виконання через 3 дні, але терміни довелося перенести. Причина — лист потрапив у спам і співробітник зміг прочитати його тільки наприкінці робочого дня, а Project Manager не проконтролював вчасно відповідь. Проблема — у поганій організації процесу передачі інформації.
У команду заонбордили новачка, який тривалий період часу виконує винятково прямі накази від керівництва і не хоче йти на контакт із колегами. Тут вочевидь питання побудови міжособистісної комунікації з останньою ланкою в процесі передання інформації — отримувачем.
Розбиття будь-якої комунікації на ланцюжок із чотирьох елементів: відправник, повідомлення, канал, одержувач, допомагає визначити характер проблеми та виявити «слабку ланку». На базі цього легше шукати рішення.
Основні причини виникнення проблем у комунікації:
- Керівник не здатний правильно призначити виконавців завдання з урахуванням навичок і можливостей кожного співробітника, на ґрунті чого всередині колективу виникають конфлікти. Той, хто отримав завдання, не може приступити до його виконання, а інший працівник ображений на керівництво за недовіру, тому що task повністю вписувався в спектр його вмінь.
- Команда відчуває страх перед керівником через його надмірну авторитарність.
- Дані важко отримати через технічні неполадки. Наприклад, важливі повідомлення губляться в загальному чаті на тлі обговорення якогось заходу, повільний інтернет в офісі не дає вчасно отримувати повідомлення з електронної пошти.
- Гра в «зіпсований телефон», коли завдання передається виконавцю не напряму, а через безліч посередників. У результаті кінцевий результат може істотно відрізнятися від спочатку запланованого.
- Зворотний зв’язок відсутній або встановлений «для галочки».
Головне завдання Project Manager-а — не перекладати провину за зірвані дедлайни або невідповідність технічному завданню на співробітника, а спробувати розібратися в причинах. Після цього можна шукати вирішення проблеми, і тут менеджеру дуже допоможуть розвинені soft skills.
Як не допустити порушення комунікацій усередині компанії
Кожен колектив унікальний, адже складається з особистостей зі своїми цілями, інтересами, проблемами та страхами. Як має поводитися проєктний менеджер, щоб створити максимально ефективне спілкування між своїми підлеглими, старшим керівництвом та іншими учасниками процесу?
Поради для побудови якісної комунікації:
- Завжди розподіляйте інформацію за термінами та ступенем важливості. Так простіше розставляти пріоритети, планувати робочі процеси, давати й отримувати зворотний зв’язок. Навчайте цього і співробітників.
- Кожна інформація повинна мати свого адресата, і краще спочатку знати, хто він. Уявіть, що у вас горять дедлайни за кількома проєктами, і «зверху» ще навантажують новими завданнями — у такому режимі легко щось переплутати. Сортування по теках на комп’ютері або шафах в офісі, позначення маркерами різних кольорів та інші способи допоможуть уникнути того, що звіт із заробітної плати раптово опиниться на столі frontend-розробника, а не головного бухгалтера.
- Під час розподілу завдань вказуйте суворі терміни їхнього виконання навіть тоді, коли здача «не горить», або ви практикуєте Scrumban та інші методи й методики гнучкого управління Agile. Це дасть змогу не тільки створити та підтримувати необхідну дисципліну, а й не дасть заплутатися між проєктами.
- Активний зворотний зв’язок — найкращий показник того, наскільки ефективна діяльність керівництва. Спілкуватися зі співробітниками можна особисто — для цього менеджер має користуватися авторитетом у колективі та викликати прихильність до себе, інакше він навряд чи отримає правдиві відповіді за допомогою опитувань у робочих групах, анкетування та інших методів.
У побудові правильної та своєчасної комунікації дуже допомагають онлайн-сервіси, такі як корпоративний месенджер Slack, таск-менеджер Jira, e-mail-розсилка. Імейли підходять для донесення інформації, яка стосується всієї компанії. Крім того, в ланцюжку електронних листів зручно вести листування з клієнтом, щоб зберігалися всі внесені зміни. Це дасть змогу уникнути виникнення конфліктів у майбутньому.
Що робити, якщо комунікація всередині команди була порушена
Робота з людьми вважається одним із найскладніших видів діяльності. Навіть найдосвідченіший керівник може помилитися, внаслідок чого в команді виникнуть непорозуміння та конфлікти. Для запобігання розбіжностей і «лікування» проблем, що виникли, можна знайти багато рішень, але зазвичай вони всі базуються на чесному діалозі між керівником і співробітниками.
Поради для «лікування» проблем із комунікацією:
- Не закривайтеся від співробітників — у прямому сенсі цього виразу. Провідні IT-компанії часто практикують політику «відкритих дверей» або розмови tet-a-tet, у рамках якої кожен працівник відділу може зайти в кабінет свого начальника для того, щоб просто поговорити. Розповісти про свої проблеми, страхи і попросити поради від більш досвідченого наставника. При цьому ні ви, ні ваші підлеглі не повинні забувати про робочу субординацію.
- Використовуйте анонімність, як спосіб підвищити довіру співробітників. Таким методом нерідко користуються шкільні психологи: кожен учень може залишити записку про те, що не влаштовує його в колективі, а пізніше ці питання обговорюють спільно без згадки автора звернення. Таку практику легко застосувати в робочому процесі — збирати послання можна будь-яким зручним способом: у коробку, якщо ви працюєте в офісі, або за допомогою зручного бота, наприклад, у Telegram.
- Навчіться чути своїх підлеглих. Часто PM-и бувають так зайняті своїми особистими справами, проблемами або переживаннями про нараду з вищим керівництвом, що слухають підлеглих «у фоновому режимі». У підсумку у співробітників складається враження, що їхня думка і стан нікому не важливі — це відбивається на їхньому ставленні до своїх обов’язків.
- Не бійтеся проводити неформальний час із командою. Спільний обід або поїздка на природу всім колективом точно не зашкодить комунікаціям у вашій команді — це стане ще одним інструментом для вибудовування ефективного і плідного спілкування. Не дарма team building такий популярний.
Головне під час розв’язання проблем із комунікацією в колективі — не боятися спілкуватися з командою, питати думку, претензії та страхи кожного, а також не соромитися отримати пораду в досвідченіших колег.
Замість висновків
Побудова правильної комунікації в команді — це левова частка роботи проєктного менеджера. Важливо не просто знайти точки дотику з членами колективу, а й навчитися чути кожного окремо, аналізувати інформацію та об’єднувати все це в єдине ціле. Ваші дії мають бути виваженими, дипломатичними та добре продуманими. У перший час може бути важко, проте активні зусилля, відсутність суворих рамок і можливість для кожного працівника відкрито висловити свою точку зору точно принесуть свої плоди.