В сучасному світі бізнес-процеси стають все більш складними й вимагають чіткого розуміння та управління. Одним з потужних та універсальних інструментів для моделювання і візуалізації бізнес-процесів є BPMN-діаграма. Вона дозволяє створювати зрозумілі схеми, сприяючи систематизації та ефективному управлінню процесами. В статті розглянемо компоненти нотації BPMN і змоделюємо побудову бізнес-процесу за її допомогою.
Нотація BPMN: що це таке і чому вона популярна
Нотація BPMN (Business Process Model and Notation) — це стандартизована графічна система, призначена для моделювання бізнес-процесів і відображення взаємодії між учасниками в них. Діаграма BPMN дозволяє створювати зрозумілі та стандартизовані блок-схеми бізнес-процесів, що полегшує їх аналіз, оптимізацію та автоматизацію.
Мета нотації BPMN полягає у створенні чіткого зображення бізнес-процесу від його початку до кінця. Ця діаграма візуалізує послідовність бізнес-операцій, необхідних для переходу від однієї точки процесу до іншої.
Однією з ключових переваг діаграми BPMN є гнучкість у створенні блок-схем різної складності — від простих до досить складних.
Нотація BPMN стала популярною завдяки кільком ключовим факторам:
- Стандартизація. BPMN є міжнародним стандартом для моделювання бізнес-процесів, прийнятим консорціумом Object Management Group, що дозволяє різним організаціям і спеціалістам використовувати спільну мову при описі, аналізі й оптимізації процесів.
- Гнучкість і зрозумілість. Нотація пропонує широкий спектр елементів і конструкцій, які дозволяють створювати як прості, так і деталізовані та складні моделі бізнес-процесів. BPMN може використовуватися на різних етапах життєвого циклу бізнес-процесів. Схема є легкою для розуміння, навіть тим, хто не має технічної експертизи.
- Інтеграція. BPMN може інтегруватися з іншими стандартами управління бізнес-процесами, зокрема BPM (Business Process Management), BPEL (Business Process Execution Language), що розширює її застосування.
- Підтримка інструментів. Багато інструментів для моделювання процесів підтримують BPMN, наприклад IBM BPM, Microsoft Visio, Bizagi Modeler, Signavio.
- Застосування в різних галузях. На відміну від інших нотацій, BPMN не обмежена тільки ІТ чи розробкою програмного забезпечення. Це дозволяє використовувати її в різних галузях і сферах бізнесу.
Таким чином BPMN надає єдину й уніфіковану діаграму бізнес-процесів, що допомагає командам легше розуміти, спілкуватися та спільно працювати над оптимізацією та автоматизацією бізнес-процесів в організації.
Елементи нотації BPMN
BPMN нотація базується на конкретних графічних елементах, які використовуються для візуалізації послідовності подій і взаємодій між різними етапами бізнес-процесу. Основні елементи, на які спирається нотація BPMN, включають:
Ролі й зони відповідальності
В діаграмах BPMN ролі й зони відповідальності відіграють ключову роль у визначенні учасників, їхніх відповідальностей і взаємодій в рамках бізнес-процесу.
Ролі відображають різних учасників або групи в рамках бізнес-процесу. Це може бути окрема особа, команда, відділ або зовнішня організація. На діаграмі ролі позначаються у вигляді пула (Pool).
Зона відповідальності або «доріжка» (Lane) визначає конкретну область або відділ, що несе відповідальність за виконання певних функцій у бізнес-процесі. Lines можуть бути частиною пула та вказувати на розподіл відповідальності між ролями. «Доріжки» відображаються як горизонтальні або вертикальні розділювачі в пулі.
Об’єкти потоку управління
Об’єкти потоку управління (Flow Objects) в нотації BPMN відображають послідовність дій, подій, рішень та умовних переходів у бізнес-процесах. Вони визначають, як дані й управління передаються від одного стану до іншого у рамках процесу.
Моменти, що відбуваються в процесі, такі як старт, завершення чи проміжкові, називаються подіями (Event). Наприклад, це може бути продаж послуги чи розмова з клієнтом. На діаграмі події позначаються кружечком або кружечком з іконкою, що вказує на тип події.
Задачі або активності, що виконуються в рамках бізнес-процесу, позначаються на схемі BPMN у вигляді прямокутника з загнутими кутами.
Для моделювання рішень і визначення відносин між шляхами використовуються логічні оператори або шлюзи (Gateway). На діаграмі бізнес-процесів вони позначаються у вигляді ромба з вказівкою, яка визначає умови вибору шляхів (ворота-розгалуження) або ромба з вказівкою, яка вказує, звідки об’єднуються шляхи (ворота-злиття).
З’єднуючі об’єкти
З’єднуючі об’єкти в діаграмі бізнес-процесів використовуються для визначення взаємозв’язків і потоків між подіями й активностями.
Основні типи з’єднуючих об’єктів включають потік управління, потік повідомлень та асоціацію.
- Потік управління (Sequence Flow): Визначає порядок виконання дій та подій в бізнес-процесі. Позначається стрілкою, яка вказує напрямок потоку.
- Потік повідомлень (Message Flow): Визначає обмін повідомленнями між елементами бізнес-процесу, які можуть перебувати в різних ролях чи пулах. Також зображується стрілкою, але з додатковими лініями або маркерами, що конкретизують, що це за повідомлення.
- Асоціація (Association): Використовується для пов’язання артефактів, текстових анотацій чи інших елементів з об’єктами процесу, не впливаючи на хід виконання процесу.
З’єднуючі об’єкти допомагають візуалізувати й аналізувати логіку бізнес-процесів, визначаючи взаємозв’язки між різними елементами й диктуючи правила виконання дій.
Артефакти
Артефакти в нотації BPMN використовуються для надання додаткової інформації, анотацій і специфікацій. Допомагають розширювати розуміння процесів і забезпечувати контекстуальну інформацію, але не впливають на виконання бізнес-процесу безпосередньо.
Основні типи артефактів:
- Дані (Data Object): Визначають дані, які використовуються або генеруються в бізнес-процесі. Позначаються прямокутником з заголовком «Data Object».
- Група (Group): Використовуються для логічного згрупування елементів діаграми, щоб надати більшу структуру й організацію. Зображуються прямокутником зі стрілкою, яка вказує на групування, а також містить ім’я групи.
- Текстові анотації (Text Annotation): Надають додатковий опис чи пояснення елементів або зв’язків на діаграмі. Представляється лінією без стрілки, яка з’єднує елементи або артефакти. Асоціації часто використовуються для позначення взаємозв’язків без вказівки на порядок або напрямок.
Як побудувати модель бізнес-процесу в нотації BPMN: поетапний план
Побудова нотації BPMN включає в себе кілька ключових етапів, що дозволяють створювати візуальні моделі бізнес-процесів. Давайте розглянемо план крок за кроком:
- Визначення цілі й області моделювання. Чітко окресліть, для чого потрібна модель бізнес-процесу. Це може бути оптимізація, аналіз, адаптація чи автоматизація процесів. Встановіть межі та взаємодію з іншими процесами в організації.
- Вибір рівня деталізації. Визначте, на якому рівні деталізації ви хочете моделювати процес. BPMN має різні рівні складності.
- Визначення основних елементів. Ознайомтеся з основними символами й елементами BPMN, такими як круги (події), прямокутники (задачі), ромби (шлюзи), стрілки (потоки даних). Вибирайте ті, які відповідають вашим елементам процесу.
- Розміщення задач і подій, визначення послідовності дій. Розташуйте на діаграмі всі задачі й події, які відображають хід бізнес-процесу. Використовуйте стрілки, щоб з’єднати елементи й визначити потік виконання.
- 5. Використання шлюзів. Вкажіть шлюзи для визначення умов розгалуження та об’єднання в процесі. Це дозволяє моделювати різні сценарії виконання.
- Візуалізація ролей. Додайте пули для визначення ролей і зони відповідальності учасників та їх взаємодії.
- Додавання артефактів. Використовуйте артефакти, такі як анотації чи групи, для надання додаткової інформації або структуризації елементів.
- Перевірка точності й чіткості. Кожен елемент і з’єднання мають бути зрозумілі для читачів. Додайте текстові пояснення, анотації та коментарі для забезпечення детального розуміння моделі. Забезпечте документацію для подальшого аналізу чи спільного використання.
Використання цих кроків допоможе створити чітку й ефективну BPMN-модель, яка відображає всі етапи виконання вашого бізнес-процесу.
Приклад побудови діаграми BPMN
Щоб зрозуміти як виглядає нотація BPMN на практиці, побудуємо простий приклад бізнес-процесу узгодження термінів і форми оплати послуги.
Отже, в нашому випадку бізнес-процес можна розбити на наступні етапи:
- Ініціація запиту.
- Первинне обговорення варіантів.
- Узгодження термінів співпраці.
- Узгодження форми оплати.
- Підписання договору.
- Передача товарів або послуг.
- Оплата за фактом виконання.
Схема BPMN складатиметься з таких елементів:
Стартова подія:
- Позначена як «Початок узгодження».
Задачі:
- Провести перше обговорення.
- Погодження термінів.
- Погодження форми оплати.
- Укладання договору.
- Передача послуги.
Шлюзи для перевірки:
- можливості погодження термінів.
- готовності до укладання договору.
- успішності передачі послуги.
Кінцева подія:
- Позначена як «Завершення узгодження з оплатою».
Візуально приклад BPMN-діаграми виглядатиме наступним чином:
Також ви можете додати артефакти до кожної задачі для додаткових пояснень, вказати ресурси або відповідальних осіб.
Таким чином, схема BPMN надає візуальне та структуроване представлення процесу узгодження термінів і форми оплати, що допомагає визначити критичні етапи, взаємозв’язки й відповідальних учасників.
Використання нотації BPMN у бізнес-аналізі
В роботі бізнес-аналітиків нотація BPMN служить не лише інструментом для створення діаграм, але й засобом комунікації між учасниками проєкту. Діаграма ефективна у відображенні різних бізнес-сценаріїв, від взаємодії клієнта з сервісом до керування проєктами. Розглянемо деякі приклади використання нотації BPMN у бізнес-аналізі:
- Візуалізація бізнес-процесів. Діаграми в BPMN зрозумілі й легкі для використання як інструмент комунікації між різними учасниками проєкту. Наприклад, можна створити візуальну схему для процесу замовлення в інтернет-магазині, від вибору товару до оформлення покупки.
- Аналіз й моделювання процесів. Дозволяє легко виявляти покращення та оптимізаційні можливості. Можна змоделювати процес взаємодії клієнта з онлайн-сервісом, включаючи етапи реєстрації, вибору послуг й оплати.
- Визначення бізнес-вимог. Використання BPMN допомагає конкретизувати бізнес-вимоги до процесів, включаючи вхідні й вихідні дані, взаємодії між учасниками й умови виконання. Наприклад, формулювання бізнес-вимог для сапорту клієнтів, включаючи обробку звернень, визначення пріоритетів і відповіді на запитання.
- Керування проєктами. BPMN дозволяє структурувати й візуалізувати робочі процеси, що полегшує керування проєктами та взаємодію між учасниками. Зокрема використання схеми BPMN для створення календарного графіку й робочих планів проєкту розробки нового програмного продукту.
BPMN — це ефективний інструмент для створення діаграм, які сприяють розумінню, уточненню та оптимізації бізнес-процесів. Схема BPMN допомагає визначити бізнес-вимоги, формалізувати логіку процесів, спросити взаємодію між учасниками. Це робить її невід’ємною частиною арсеналу бізнес-аналітика, сприяючи підвищенню ефективності й адаптації в умовах постійних змін в бізнес-середовищі.