Для результативної роботи над проєктом і отримання потрібного результату, будь-якій команді потрібне ефективне управління. Без цього фахівцям доводиться виконувати багато зайвих процедур, що підвищує навантаження та знижує ККД кожного. Для спрощення управління проєктами в IT існує кілька методів і методик. Найвідоміші з них — Kanban і Scrum, але є ще більш успішне рішення, яке об’єднує сильні сторони обох підходів. Воно отримало назву Scrumban.
Кому підходить Scrumban
Scrumban — це еволюція у світі методологічних розробок гнучкого управління проєктами Agile. Метод можна назвати гібридним, оскільки в ньому використовуються корисні елементи Scrum і безперервний робочий процес з Kanban — таким чином ефективно вирішуються завдання обох способів.
Метод-гібрид Scrumban підходить:
- проєктам, які дуже жорстко прив’язані до дедлайну;
- сапортам і службам підтримки з їхніми стандартними завданнями та періодичними авралами;
- новим продуктам, розробкою яких займаються розподілені команди;
- різним проєктам, в яких займаються тестуванням;
- замовникам, для яких потрібна альтернатива Scrum і Kanban через особливості бізнес-процесів.
Scrumban також підходить проєктам, які стрімко розвиваються та показують непогані результати, але водночас почуваються обмежено в рамках лише Kanban або Scrum. Новий спосіб застосовується до довгострокового і короткочасного управління, з легкістю адаптується під різні напрямки та процеси (зокрема й під гібридну модель ведення проєктів).
Особливості Scrumban
Оскільки принцип роботи Scrumban базується на основі двох основних складових управління проєктами за Agile, для визначення особливостей гібридного методу потрібно розуміти принципи Scrum і Kanban.
Scrum — це ітеративний підхід Agile, який розбиває досить великий проєкт на кілька частин, тобто на простіші та зрозуміліші в управлінні завдання. Працювати над кожним сегментом окремо зручніше і продуктивніше. Scrum можна включати в проєкт у будь-який момент, але особливо ефективно себе показує, коли команда працює над конкретною проблемою. Тривалість спринту (часу кожної ітерації) може бути будь-якою, але зазвичай встановлюють відрізки від 7 днів до 4 тижнів.
Kanban створений насамперед для спрощення розуміння і контролю завдань, поточного стану проєкту. Для роботи використовують реальну або онлайн дошку, яка розділена на 3 стовпці: To Do, Doing, Done. Завдяки такій подачі інформації з одного погляду нескладно оцінити статус вашого проєкту. У Kanban передбачено обмеження незавершеної роботи, що запобігає перевантаженню команди — це одна з головних відмінностей «дошкового» підходу від Scrum, адже спринти не належать до обмежувальних елементів.
Scrumban, об’єднавши перераховані способи, став досконалішим методом Agile, що акцентований на ефективне і менш витратне за часом управління проєктами. Одночасне використання спринтів і робота з дошками допомагають:
- точніше визначати тривалість ітерацій;
- легше планувати процеси з урахуванням нових завдань і форс-мажорів;
- правильно розставляти пріоритети для кожного завдання й обмежувати їхню кількість;
- зберігати ролі всіх учасників до застосування гібридного методу, але за необхідності завжди можна ввести нових;
- краще контролювати роботу команди шляхом проведення регулярних стендапів у команді, тривалість яких в ідеалі не перевищує 15 хвилин.
Загалом Scrumban — це щось на кшталт Porsche у світі управління проєктами. Швидко їде, легко адаптується до змін і рідко підводить.
4 ключові аспекти в адаптації Scrumban
Будь-який підхід до управління проєктами має пройти етап впровадження та адаптації. У випадку зі Scrumban зазвичай визначають чотири ключові аспекти в цьому процесі — це:
- тригер планування;
- дошка Kanban;
- ліміти часу для незавершених завдань;
- планування в довгостроковій перспективі.
Для ефективної роботи команди зі Scrumban важливо впровадити і налаштувати всі перераховані аспекти. Зазвичай це робить Project Manager.
Тригер планування
Спринт планується на підставі показників минулих результатів, що дає змогу правильно визначити початок наступної ітерації. Таким чином можна наочно і в цифрах побачити, скільки завдань не виконано на цьому етапі.
Дошка Kanban
Використання дошки Kanban дає змогу швидко й ефективно оцінити результативність виконуваної роботи — такий підхід допомагає відстежувати не тільки заплановану, а й завершену роботу. Найчастіше дошка складається з трьох стовпців:
- Завдання, які потрібно виконати.
- Активності, що запущені в роботу.
- Виконані таски.
У складних і об’ємних проєктах можливе доповнення стовпцями з іншими статусами завдань. Наприклад, такий варіант часто використовують, коли необхідно провести проміжне тестування. Деякі менеджери також виводять в окрему колонку таски, які пов’язані зі щоденними повторюваними діями на кшталт перевірки запитів від клієнтів.
Зазвичай під час роботи з дошкою члени проєкту самостійно обирають завдання з беклогу й оцінюють результати після завершення роботи. Тобто, визначають першорядні таски та розставляють пріоритети, керуючись власними навичками. Саме тому дошку важливо перевіряти щодня — це дасть змогу краще планувати завантаження команди та швидко вносити корективи.
Ліміти часу для незавершених завдань
У Scrumban є ліміти на кількість робочих завдань. Цей показник залежить від учасників команди. Наприклад, якщо залучено 7 осіб, кількість незавершених процесів дорівнює 7. Це дає змогу кожному співробітнику зосередитися на конкретному елементі проєкту, що позитивно впливає на індивідуальну та загальну ефективність — кожен учасник робить свою роботу, за яку й відповідає.
Планування в довгостроковій перспективі
Команди Scrumban користуються сегментами довгострокового планування. На практиці це виглядає так: карта розбивається на 3 блоки та відображається на Канбан-дошці. У першій колонці вказані цілі тривалої перспективи — на рік. Чіткіші плани, які необхідно реалізувати протягом 6 місяців, внесено до другого сегмента, а найтерміновіші, на найближчі кілька місяців або навіть тижнів — до третього.
Чому Scrumban
Scrumban — це майстерне поєднання Kanban і Scrum в одну систему, але існують деякі відмінності від попередників:
- Розробка впроваджується легше, ніж у випадку зі Scrum, і в цьому відношенні гібридний метод більше нагадує Kanban. У підсумку адаптуватися до нової системи простіше — тобто робота вже зі старту буде більш ефективною та зрозумілою.
- Постійне вдосконалення. Метод нескінченно розвивається і поліпшується. Цей процес забезпечується в основному завдяки впровадженню елементів Scrum.
- Scrumban використовує систематизацію складнішої методики Scrum і візуалізацію легшого у сприйнятті методу Kanban. Це дає змогу командам отримувати об’єднані переваги двох популярних підходів в управлінні IT-проєктами.
Scrumban — це інноваційний Agile-метод, що дає змогу працювати над проєктом ефективніше та справді розв’язувати поставлені завдання, а не просто концентруватися на них. Гібридний підхід допомагає швидше визначати ключові проблеми та знаходити шляхи їхнього вирішення, краще планувати та контролювати навантаження команди, швидко реагувати на зміни.